HİD ALTIN PUSULA BAŞVURU PROJESİ AK Parti Halkla İlişkiler Başkanlığı Kasım 2004

“Yönetime Siz de Katılın, Yaşanılabilir Bir Türkiye Hepimizin Hakkı”

AKİM (AK İletişim Merkezi) Nedir? Ülkemizde bugüne değin hiçbir siyasi parti tarafından uygulanmayan bir halkla ilişkiler modelidir, Vatandaşlarımız merkezi yönetim ve parti ile ilgili dilek/şikayet, talep veya önerilerini, web sitemizden başvuru formunu doldurarak yahut telefon, mektup, faks veya bürolarımıza kişisel başvuru ile AKİM’e iletmekte ve tüm başvurular bu amaçla geliştirilen özel bir yazılım üzerinde çalışan veritabanına kaydedilmektedir, Başvurular ilgili kurum/kişiler nezdinde görevlilerimizce takip edilip, başvuru sahibine alınan sonuç iletilmektedir, Böylelikle AK Parti ile tüm vatandaşlarımızın doğru ve eşit şartlarda ve çift yönlü iletişim kurması sağlanmaktadır.

AKİM’in İşleyiş Mekanizması-1 AKİM’e internet, telefon ve fax aracılığıyla ulaşılabildiği için sistem 7 x 24 tüm vatandaşların kullanımına açıktır, Sistem yurt içi ve yurt dışında yaşayan tüm Türk vatandaşları tarafından kullanılabilmektedir, AKİM aracılığıyla vatandaşlarımız tüm dilek, şikayet, öneri, talep ve eleştirilerini, ilgili kamu kurumlarına, seçtikleri milletvekillerine veya AK Parti Genel Merkez yöneticilerine iletebilmektedir, Başvurular AK Parti Halkla İlişkiler Başkanlığı’na bağlı olarak AKİM’in Genel Merkez bünyesinde ve İl Merkezlerinde çalışan personel aracılığıyla kaydedilmektedir.

AKİM’in İşleyiş Mekanizması-2 Telefon: 444 25 44 (444 AK 44) numaralı telefonumuz Türkiye genelinden ücretsiz aranmakta ve arayan kişi hangi ilimizde ise o ilde bulunan AKİM merkezine bu telefon otomatik olarak düşmektedir. İlin halkla ilişkiler operatörü arayan kişinin iletişim bilgilerini ve başvurusunun özetini bilgisayar yazılımımıza kaydederek, konusuna göre yerel düzeyde ya da Genel Merkez üzerinden ilgili merkezi yönetim kuruluşu, parti yöneticisi, milletvekili düzeyinde takip etmekte, alınan sonuç müracaat sahibine iletilmektedir.

AKİM’in İşleyiş Mekanizması-3 İnternet: www.akparti.org.tr adresinden AKİM butonuna basarak başvuru formu doldurulmakta ve sisteme giren başvuru takip edilerek, alınan sonuç vatandaşa bildirilmektedir. Posta-Faks: AKİM’e gelen mektup, faks iletileri operatörler tarafından kaydedilerek, alınan sonuç başvuru sahiplerine iletilmektedir. Kişisel Başvuru: Parti teşkilatlarımıza şahsen başvuran vatandaşlarımızın müracaatları da sisteme kaydedilerek, alınan sonuç vatandaşa bildirilmektedir.

Neden AKİM? Türkiye’de siyasi partiler, ağırlıklı olarak seçim dönemlerinde toplumla yoğun iletişim kurmaktadır, Seçmenlerin herhangi bir gerekçeyle siyasi partilere rahatça ulaşması için parti teşkilat mensupları ile kişisel tanışıklığının bulunmasının yararlı olduğu kanaati yaygındır. Bu kanaat, vatandaşlar arasında ayrımcılık yapıldığı düşüncesine sebep olmaktadır, Her iki durum da bir partinin halkla ilişkileri açısından yanlıştır ve seçmen sadakatini zayıflatmaktadır, Bu sakıncaları ortadan kaldırmak amacıyla, parti ve mensuplarıyla doğrudan bir ilişkisi olmasa da “bütün” vatandaşların her istedikleri zaman partiye ve hükümete yönelik dilek/şikayet, talep veya önerilerini iletebilecekleri bir kanal olarak AKİM kurulmuştur.

AKİM’in Yarattığı Farklar AK Parti dışında hiçbir partinin gerçekleştirmediği bir uygulama olması, Tüm vatandaşlar tarafından kullanılabilmesi, Hızlı ve masrafsız kullanımı, Vatandaşların beklentilerinin, seçmen taleplerinin izlenebilmesi.

AK Parti’ye Kazandırdığı Avantajlar Vatandaşlarla simetrik iletişim kurulabilmesi, Vatandaşların parti bağlılığını arttırması ve/veya yeni parti taraftarları elde edilmesini motive etmesi, Ulusal ölçekte uygulanan bir sistem olduğu için düşük maliyet ile vatandaş memnuniyetinin sağlanması, Elde edilen istatistiki bilgilerle vatandaş beklentilerinin analiz edilerek periyodik olarak parti üst yönetiminin ve Merkez Karar ve Yönetim Kurulu’nun bilgilendirilmesi, İstatistiki bilgiler çerçevesinde parti politikalarının değerlendirilebilmesi.

Vatandaşlara Kazandırdığı Avantajlar Vatandaşların talep/şikayet v.s. için her an ulaşabilecekleri bir kanala sahip olmaları, Başvuruların sonuçsuz ve cevapsız kalmaması, Tüm vatandaşların eşit muameleye tabii tutulması, Ücretsiz, özel ilişki gerektirmeksizin hizmet alımı yapılabilmesi.

Parti Programı ve AKİM Yukarıda sıralanan gerekçelerin yanı sıra, Parti programımızda yer alan bazı düzenlemeler de AKİM’in hayata geçirilmesini gerektirmiştir; “Vatandaşların şikayetlerini kamu adına izleyecek kurum ve kuruluşlar oluşturulacaktır” ... “Vatandaşların yönetime katılması ve yönetimi denetleyebilmesi için bilgi ve belgelere ulaşılabilmesini kolaylaştıracak, böylece vatandaşların bilgiye ulaşım hakkını etkili olarak kullanabilmesine imkan sağlayan düzenlemeleri yapacaktır” ...

İletişim Hedefleri Partili veya seçmen olmak şartı aranmaksızın, tüm vatandaşlarımızla, “Koşulsuz vatandaş memnuniyeti” ilkesine dayanan, Çift yönlü, Tüm vatandaşlarına eşit yakınlıkta duran, Birey odaklı, Kesintisiz iletişim kurulabilen, bir iletişim kanalı oluşturmak suretiyle sunacağı hizmetler vasıtasıyla, Partinin etkinlik ve itibarını geliştirmek, AK Parti ile vatandaşlar arasındaki duygusal bağı güçlendirmek, AK Parti’nin siyasi alanda “ilklerin partisi” olarak konumlanmasına katkı sağlamak, AK Parti’nin, çağdaş iletişim yöntemlerini kullanan modern bir parti olduğu algısını güçlendirmek, Vatandaş beklentilerinin tesbit edilebileceği bir geri-besleme kanalı oluşturmak.

Sosyal Paydaşlar Ana Sosyal Paydaşlar Etkileyici Sosyal Paydaşlar Mevcut Seçmenler Potansiyel seçmenler Sivil Toplum Kuruluşları Parti Teşkilatı Mensupları Etkileyici Sosyal Paydaşlar Yazılı, işitsel, görsel medya AKİM çalışanları Kanaat önderleri

Mesajlar AKİM’in Kurulduğu dönemde kullanılan mesajlar: “Yönetime Siz de Katılın, Yaşanılabilir bir Türkiye Hepimizin Hakkı” “Şimdi Size Daha Yakınız” 1. Kuruluş yıldönümünden itibaren kullanılan ana mesaj: “Bir Yılda 100 Binden Fazla Konuk Ağırladık”

Zamanlama AKİM’in hazırlık çalışmaları Aralık 2002-Şubat 2003 tarihleri arasında yürütülmüştür, 6 Mart 2003 tarihinde kurulmuştur, Kesintisiz iletişim mantığıyla yürütülen AKİM’in çalışmaları kurulduğu günden bu yana aralıksız devam etmektedir.

Projenin Uygulama Aşamaları-1 HAZIRLIK ÇALIŞMALARI: Uygulama öncesinde Partimizce yaptırılan çeşitli araştırmalarda, seçmenlerin Parti merkezi, milletvekilleri ve hükümete doğrudan ulaşabilme yönündeki beklentileri tesbit edilmiştir, Doğrudan Partiyi çağrıştıracak bir isim belirlenmiş (AK İletişim Merkezi), telefonla erişim numarası olarak 444 AK 44 (444 25 44) seçilmiş ve böylece parti ismine bir gönderme daha yapılarak, hem telefon numarasının kolay hatırlanır olması sağlanmış, hem de AKİM-AK Parti ilişkisine bir kez daha vurgu yapılmıştır, Bütün uygulamanın üzerinde çalışacağı özel bir bilgisayar yazılımı geliştirilmiştir, AK Parti kurumsal sitesi içinde bağımsız bir kanal şeklinde, AKİM sitesi yayına sokulmuştur, Uygulama öncesinde hazırlanan raporlar doğrultusunda, AKİM sisteminin uygulayıcılar tarafından öğrenilmesi için, geliştirilen yazılımın ve çalışma yönteminin düzenlenen eğitim programları ile operatörlere ve teşkilata benimsetilmesi sağlanmıştır, Milletvekillerinin vatandaş başvurularını değerlendirebilmesi için milletvekilleri danışmanlarına eğitim verilmiştir,

Projenin Uygulama Aşamaları-2 TANITIM ÇALIŞMALARI: Sayın Başbakan Recep Tayyip Erdoğan’ın katılımıyla düzenlenen bir basın toplantısı ile AKİM’in lansmanı yapılmış, faaliyete geçtiği ve sistemin nasıl çalışacağı kamuoyuna duyurulmuştur, Bir reklam kampanyası yürütülmüş, yerel TV ve radyolarda reklamlar yayınlanmış, ayrıca bastırılan afiş ve broşürler il teşkilatları tarafından asılmış ve halka dağıtılmıştır, 9.600 sivil toplum kuruluşuna mektupla ulaşılarak sistemin kullanımı ve amaçları hakkında bilgi verilmiş, AKİM’i kullanmaları için çağrı yapılmıştır, 2003 ve 2004 CeBİT Bilişim fuarlarında tanıtım standı açılmış, farklı konulardaki muhtelif fuarlara da katılarak AKİM tanıtılmıştır, İl AKİM’lerinin programa entegrasyonunun sağlanması amacıyla, İl başkanlıklarına AKİM kurumsal kimlik CD’si gönderilmiştir, İl binalarına tanıtıcı görseller yerleştirilmiştir İl Halkla ilişkiler Başkanlıklarına AKİM’in kurumsal kimliğini güçlendirmek üzere tüm çalışmalarda kullanılacak mektup kağıdı, post-it, zarf, dosya gönderilmiştir Milletvekilleri ve danışmanlarına AKİM’i tanıtıcı materyal gönderilmiştir, AK Parti’nin yayın organı olan Türkiye Bülteni’nin tüm sayılarında AKİM’i tanıtıcı yazılar yayınlanmıştır.

Uygulama Sonuçları-1 MEDYA İLİŞKİLERİ: 1 Aralık 2004’e değin yazılı basında 126 haber yayınlanmıştır. 1 Aralık 2004’e değin televizyon kanallarında 16 haber yayınlanmıştır. İnternet haber portallarında 17 haber yayınlanmıştır.

Uygulama Sonuçları-2 AKİM için geliştirilen özel yazılım aynı zamanda başvuru sayısı, verilen cevap sayısı, başvuruların değerlendirilme ve cevap verilme süreleri, AKİM çalışanlarının performansı konularında istatistiki analizler yapabilecek şekilde tasarlanmıştır. Sistemden alınan verilere göre; 1 Aralık 2004 tarihi itibariyle toplam başvuru sayısı 151.759’dur. Kuruluştan itibaren ilk üç ay içinde 11.000 başvuru gerçekleşmiştir. Daha sonra yürütülen iletişim çabaları ve yükselen kullanıcı memnuniyetinden dolayı sisteme başvuru sayısı süreç içerisinde hızla artmış ve son üç aylık dönemde gerçekleşen başvuru miktarı 19.742’ye yükselmiştir. Kuruluştan bugüne kadar, başvuran vatandaşların % 70’ine geri dönülmüş olup, diğer başvurular üzerinde halen ilgili kurumlarca çalışılmaktadır.

Uygulama Sonuçları -3 2003 yılından beri İl Halkla İlişkiler Başkanlıkları tarafından, AKİM’in bilinirliğini ve kullanıcı memnuniyetini ölçmeye yönelik anketler yapılmakta, sonuçlar düzenli olarak genel merkeze bildirilmektedir. AKİM personelinin vatandaşlara geri dönüş performansı bilgisayar yazılımı aracılığıyla sürekli olarak, kontrol edilmektedir. Verilen eğitimler ve yapılan motivasyon çalışmaları neticesinde, AKİM operatörlerinin verimliliği yükselmiştir. İlk aylarda başvurulara cevap verme oranı yüzde 65 iken, bu oran yüzde 70’e ulaşmıştır. Milletvekillerinin başvuruları değerlendirme istatistikleri tutulmaktadır.

Proje Ekibi AK Parti Halka İlişkiler Başkanlığı Akif Gülle (AK Parti Halkla İlişkiler Başkanı) Dr. Zeynep Karahan Uslu (AK Parti Halkla İlişkiler Başkan Yardımcısı) Nevzat Demirkol (AKİM Koordinatörü) AKİM Operatörleri Kaynak Araştırma ve Telekomünikasyon A.Ş. Arter Reklam Mesut Matbaacılık Ltd.