Leonardo da Vinci Hareketlilik Proje Yönetimi 05 Temmuz 2013 İstanbul

Sunu İçeriği Sözleşme Öncesi Belgeler Sözleşmenin İmzalanması (Süreçler ve Sözleşme Ekleri) Projenin Uygulanması Harcama Kalemleri Nihai Rapor

Sözleşme Öncesi Belgeler Tüm kurumlar için ortak belgeler: (TURNA sisteminde “Başvurular” başlığında sağ tıklanarak indirilir.) Sözleşme Bilgi Formu (Hibe Sözleşmesi bu form esas alınarak hazırlanacaktır.) Niyet mektuplarının asılları Yurtiçi Ortaklık Beyanı Banka Yazısı Yetki Devri Beyanı (varsa)

Yararlanıcı kurum şirket ise; Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan şirket ana sözleşmesi   Vergi durumunu (borcu olmadığını) gösteren belge Sigorta pirim borcu olmadığını gösteren belge  İlgili odadan alınacak halen faaliyette olduğunu gösterir belge   Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli)   Şirket adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı   60.000 Avro üzerinde hibe sağlanan yararlanıcı kuruluşun son mali yıla ait bilançosu (Mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylanmalıdır.)

Yararlanıcı kurum sivil toplum kuruluşu ise; Kuruluş ile ilgili kanun, tüzük, sözleşme vb. belgelerin tasdikli birer örneği Yetkili resmi kurumdan alınacak halen faaliyette olduğunu gösterir belge   Sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişinin imza sirküleri (noter tasdikli)   Kuruluş adına hibe sözleşmesini imzalamaya yetkili olduklarını gösteren yönetim kurulu kararı   Hibe miktarı 60.000 Avro’nun üstünde olan projeler için; Bilanço esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait bilanço (Mali müşavir, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci tarafından onaylı) İşletme esasına göre çalışan kuruluş için son mali yıla ait işletme hesabı tablosu (Yasal temsilci ve muhasip üye tarafından imzalı)   Şube ise, bağlı bulunulan merkezden alınacak, merkezin mali sorumluluğu üstlendiğine ilişkin yazı

Sözleşme Öncesi Belgelerin Gönderilmesi Belgeler tamamlandıktan sonra en geç 30 Kasım’a kadar aşağıdaki adrese gönderilmelidir: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (2013-ProjeNo-LdV Hareketlilik Sözleşme Belgeleri) Mevlana Bulvarı No:181 TR 06520 Balgat / ANKARA

Sözleşme İmzalanması Süreçleri Sözleşme öncesi belgeler tamamlandıktan sonra Ulusal Ajansta görevli proje yöneticisi tarafından Hibe Sözleşmesi TURNA sisteminde hazırlanması TURNA üzerinden yasal temsilci ve irtibat kişisine e-posta yoluyla bilgi notunun gönderilmesi Hibe sözleşmesinin kontrol edildikten sonra iki nüsha çıktısı alınacak hibe sözleşmesinin tüm sayfalarının yasal temsilci tarafından imzalanması ve taraflarını isimlerinin yer aldığı sayfanın tarih ve yer belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi Sözleşmenin sonunda yer alan KDV Bilgi Formunun iki nüsha halinde aynı tarih belirtilerek imzalanması ve mühürlenmesi Her iki belgenin Ulusal Ajans Başkanlığınca imzalanarak birer nüshalarının yararlanıcı kuruma gönderilmesi

Önemli Tarihler 1 Haziran 2013 – 31 Mayıs 2015: 2013 projelerinin geçerlilik/uygunluk dönemi 30 Kasım 2013: Sözleşme belgelerinin en son gönderilme tarihi 31 Aralık 2013: Sözleşmenin Ulusal Ajans Başkanlığınca en son imzalanma tarihi

Sözleşmenin Gönderilmesi İki nüsha halindeki Hibe Sözleşmesi ve KDV Bilgi Formunun gönderileceği adres: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (2013-ProjeNo-LdV Hareketlilik Hibe Sözleşmesi) Mevlana Bulvarı No:181 TR 06520 Balgat / ANKARA

Sözleşme Ekleri TURNA sistemi üzerinden yararlanıcı kuruma e-posta ile gönderilecek bilgi notunda yer alan ve projenin uygulanması sırasında kullanılması gereken Sözleşme Ekleri : Ek III.1. IVT ve PLM için Sözleşme Modeli, Ek III.2. IVT ve PLM için Üçlü Taahhüd ve Çalışma Programı Modeli, Ek III.3. VETPRO için Sözleşme Modeli, Ek III.4. VETPRO için Üçlü Taahhüd ve Çalışma Programı Modeli, KDV Muafiyeti

Projenin Uygulanması Yurtdışı faaliyet öncesi Yurtdışı faaliyet Yurtdışı faaliyet sonrası

Yurtdışı Faaliyet Öncesi Bilgilendirme ve seçim Hazırlık Taraflarla sözleşme Uygulama desteği

Bilgilendirme ve Seçim Muhtemel katılımcı adaylarına Proje konusu, Hazırlık Hangi masrafların karşılanacağı Yurtdışı faaliyet içeriği, süresi Konaklama imkanları, Elde edilecek kazanımlar vs. hakkında bilgi ve belgelerin verilmesi Rol ve sorumlulukların bildirilmesi (Sözleşme ve Üçlü Taahhüt) Seçimin proje teklifine uygun ve şeffaf bir şekilde yapılması

Hazırlık Pedagojik Kültürel Dil hazırlığı Özel durumlar hariç yurtdışına çıkmadan önce Hazırlık yapılacak dil Proje teklifine uygunluk Hazırlık kalitesi

Taraflarla Sözleşme Üçlü Taahhüt (Gönderen ortak, ev sahibi ortak ve katılımcı) Katılımcılarla Sözleşme (Yararlanıcı kurum ile katılımcı) Üçlü Taahhüt ile Katılımcı ile yapılan sözleşmeler Hibe Sözleşmesinin ekidir.

Uygulama Desteği Pasaport Vize Sigorta Bilet Rezervasyonu Yurtdışı çıkış harcı Ulaşım Engelli için özel destek

Yurtdışı Faaliyet Yurtdışı eğitim/staj Katılımcılarla paylaşma Proje teklifine uygunluk Ev sahibi ortakla mutabakat Hafta içi mesai saatleri içinde Transfer, konaklama, şehir içi ulaşım vb. Rehberlik ve Danışmanlık Sertifikalandırma (katılımcı adı, proje konusu, faaliyet tarihleri, imza ve kaşe) Kültürel ve sosyal faaliyetler Mesai saatleri dışında veya hafta sonları

Yurtdışı Faaliyet Sonrası Katılımcı raporlarının doldurulması (dönüş sonrası 3 hafta içinde) Yaygınlaştırma ve sonuçların kullanılması Nihai rapor

Harcama Kalemleri Yönetim ve Organizasyon Hazırlık Seyahat Harcırah

Yönetim ve organizasyon Hazırlık, seyahat ve harcırah kalemlerinden biri kapsamına girmeyen ve ön görülemeyen proje masrafları için Fatura, makbuz, tutanak vb. belgelerin muhafaza edilmesi

Hazırlık Pedagojik, kültürel ve dil hazırlığı için düzenlenecek faturada Kurum adı Proje numarası Katılımcı isimlerinin bulunması Yurtiçi harcamalarda KDV muafiyeti

Seyahat Geçerli harcamalar: Havaalanı transferi (Yurtiçi ve yurtdışı) Uçak (ekonomik sınıf) Yurtdışı çıkış harcı Vize (varsa) Yurt içi transferlerde KDV muafiyeti Pasaport masrafı proje hibesinden karşılanmamaktadır.

Harcırah Yeme-içme, barınma, sigorta, şehir içi ulaşım vb. yurtdışında yapılacak günlük masraflar için Her bir katılımcıya banka yoluyla aktarılması veya yurtdışı ortağa ödeme yapılması halinde ; toplam harcırah tutarı kadar fatura ve dekont

Döviz Kuru Nihai rapordaki bütün miktarlar Avro (€) cinsinden olacaktır. Bu nedenle, herhangi bir harcama Avro’ya çevrilirken, hibe sözleşmesinin Merkez tarafından imzalandığı tarihteki Avrupa Komisyonu’nun internet sitesindeki aylık kur esas alınır. Aylık kurlara hibe sözleşmesindeki (4. sayfa) aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2003-9&Delim=,&Language=en

Nihai Rapor Nihai rapor, yararlanıcının hibe bakiyesinin ödenmesi talebi olarak kabul edilir. Ulusal Ajans, yararlanıcıdan nihai rapora ek olarak yapılan faaliyetlere ilişkin belgelerin asıllarının ibrazını isteyebilir. Belgelerin asıllarının talep edildiği durumlarda yasal bir zorunluluk nedeniyle asılları sunulamıyorsa, bunu gerekçeli bir şekilde açıklamak suretiyle kopyaları da sunulabilir.

Nihai Rapor Nihai Rapor, proje bitimini müteakiben 60 gün içinde sunulmalıdır. Nihai Rapora ilişkin belgeler kurumu temsile yetkili kişi veya yetki devri yapılan kişi tarafından imzalanmalı. Proje sahibi kurum, projeye ilişkin tüm belgelerinin asıllarını, sözleşmeyle ilgili orijinal belgelerin onaylı kopyalarını, bakiyenin ödendiği tarihten itibaren 5 yıl süreyle Merkez Başkanlığının ve Avrupa Komisyonunun denetimine hazır vaziyette tutmalı ve muhafaza etmelidir.

Nihai Rapor Proje gerçekleştirilirken mücbir sebep vb. hallerde faaliyetlerin bir kısmı öngörüldüğü şekilde gerçekleştirilememiş ise (erken dönüş, bir ya da bir kaç kişinin dil kursu almaması vb.) bu durumlar ve gerekçeleri mutlaka yazılı olarak anında Merkezimize bildirmeli ve bu belgeler Nihai Raporda ilgili kısımlara eklenerek sunulmalıdır. Mücbir sebepler nedeniyle, proje kapsamındaki faaliyetlerini normal süresinde tamamlayamayacağını düşünen Yararlanıcı, proje süresinin bitiminden en az 1 ay önce bu durumu Merkez’e bir dilekçeyle bildirerek ek süre talep etmelidir. Bu değişiklik için taraflar arasında ek bir sözleşme yapılacaktır.

Nihai Rapor Belgeleri Proje bitiminden sonra gönderilecek belgeler Talep edildiğinde gönderilecek belgeler Gönderilmeyip muhafaza edilmesi gereken belgeler

Proje bitiminden sonra gönderilecek belgeler Nihai Rapor Formu (Mobility Tool; 1 nüsha) Yaygınlaştırma Belgeleri (İnternet ekran çıktısı, gazete sayfası kopyaları, broşür, resmi yazılar vb.) Proje faaliyetlerinin yer aldığı CD/DVD (1 adet)

Talep edilmesi halinde gönderilecek belgeler (1 asıl 2 kopya) Hazırlık faturası Seyahat belgeleri Uçak için; fatura veya bilet ile biniş kartları Transfer için; fatura veya bilet Vize ve yurtdışı çıkış harcı masrafının gösteren belgeler Harcırah için; Katılımcının hesabına aktarıldığını gösteren dekont Yurtdışı ortağa ödeme yapıldıysa fatura ve dekont Sertifika veya katılım belgelerinin kopyası

Gönderilmeyip muhafaza edilmesi gereken belgeler Üçlü Taahhüt Katılımcılarla yapılan sözleşmeler Sigorta poliçeleri Yönetim ve Organizasyon kapsamında yapılan proje harcamalarının belgeleri Katılımcı seçimi, hazırlık, yurtdışı eğitimin izlenmesi vb. faaliyetlere ilişkin tutanak vb. belgeler

Projenin Uygulanması Sırasında Dikkat Edilecek Hususlar Projenin teklife uygun yürütülmesi (Başvuru formu sözleşmenin ekidir.) Her aşamadan sonra başarı değerlendirmesi yapılması Projenin yürütülmesinde ekip çalışması Tamamlanmış projelerden yararlanma (yurtdışı eğitimin uygulanması, fiziki şartlar, sertifika, mali konular vb.) Ulusal Ajansla iletişim