OCTOMED HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ

Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS) Dış Hizm. Ekipmanlar Hasta Doktor Tıbbi Kayıtlar Bilişim dilinde Tıbbi süreçler sonucunda ortaya çıkan verilerin oluşturulması, işlenmesi ve depolanmasını sağlayan yazılım ve donanımlar bütünüdür. Hastane boyutunda Hastanın girişinden, hastaların tedavisine kadar olan çevrimi yöneten bir bilgi sistemidir.

HBYS Octomed (HBYS) otomasyon çözümü, sağlık sektörünün ihtiyaçlarını geniş anlamda kapsayan içeriği ile bir hastanenin günümüz rekabetçi ortamına ve teknolojik gelişmelerine ayak uydurarak performansının arttırılması,sürekli ve sağlıklı büyümesi, maliyetlerin kontrol altına alınması, aynı zamanda tüm bu süreçler boyunca yöneticilerin stratejik karar alma faaliyetlerinin alt yapılarını hazırlayacak ürün ve hizmet tasarımlarının yapılması, hayata geçirilmesi, eğitim, danışmanlık ve araştırma hizmetlerinin sağlanmasını amaçlar. Sistem bir bütün olarak kullanılabileceği gibi, kullanıcıların tercihleri doğrultusunda modüler olarak da kullanılabilmektedir. Yazılım, donanım, destek/eğitim, danışmanlık gibi bilişimin tüm alanlarında hizmet veren İ Sistem, entegre hastane otomasyonu Octomed  ile yüksek standartlarda yönetilebilir hastaneler oluşturur.

GENEL ÖZELLİKLER Octomed HBYS; Sağlık Bakanlığı ile entegrasyon gerekleri olan Medula, DRG Sağlık.Net Ulusal sağlık bilgi sistemi ve Ulusal sağlık veri bankası (USH/YBS, Aile Hekimliği vb) tüm yeni düzenlemeleri kapsamaktadır. HBYS uygulamasının .NET ve Powerbuilder altında geliştirilmiş iki ayrı versiyonu mevcuttur.

Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS)

Niçin veriler toplanır ? Hasta ve toplum sağlığı için Değerlendirme yapmak için Kaliteyi artırmak için Maliyeti azaltmak için Karar verme sürecinde kullanmak (veri madenciliği, araştırma vs) Denetlemek – cezalandırmak için

Sağlıkta Kullanılan Yönetim Sistemi Standardları ISO 9001 Kalite Yönetim Standardı Sağlık Bakanlığı Hizmet Kalite Standardları JCI Hastane Akreditasyon Standardı ISO 15189 Medikal Laboratuvar Akreditasyon Standardı ISO 27001 Bilgi Güvenliği Standardı ISO 16001 Enerji Yönetim Sistemi Standardı

TEMEL BAŞARI ÖLÇÜTLERİ Prensiplere uyum Bilginin toplanması, işlenmesi, raporlanması ve saklanması faaliyetlerinin; doğru, hızlı ve güvenilir olmasıdır. Ana unsurlar arası bilgi akışı HBYS projesinin doğrudan ve/veya dolaylı etkileşim içinde bulunduğu, sağlık hizmeti ile ilintili tüm bilginin; hasta, sağlık personeli, hastane, sigorta kurumu, Sağlık Bakanlığı, uluslararası sağlık örgütlerinden elde edilmesi, paylaşılması ve aktarılması kavramlarına dayandırılmaktadır. Hedeflerin gerçekleştirilmesi HBYS projesi, yukarıda belirtilmiş olan prensipler çerçevesinde, etkileşimde bulunulan ana unsurlar için: Ulusal ve uluslararası mevzuat ve standartlara uyumunu, Yeni sağlık projeleri ile entegrasyonu, Toplam kalitenin arttırılmasını, İş süreçlerindeki performansın arttırılmasını, Hizmet maliyetlerinin düşürülmesini, İzlenebilirliğin sağlanmasını hedeflemektedir.

Temel Başarı Ölçütleri (Sebep/Sonuç İlişkisi) Standartlaşma & İzlenebilirlik Güçlü denetim fonksiyonu Hızlı hata tespiti Süreçlerdeki performans artışı Hizmetlerdeki maliyetlerin düşüşü Toplam Kalite artışı Uluslararası standartlara uyum, proje çıktısını oluşturan ürünün toplam kaliteye olumlu etkisini sağlamaktadır.

Projede kullanılan yöntem ve yaklaşım sistematiği Proje yönetimi adına “Project Management Body of Knowledge” baz alınmıştır. Metodoloji olarak “Şelale” (Waterfall) yöntemi uygulanmıştır. Yazılım mühendisliği kapsamında “CMMI – L3” disiplinleri esas alınmıştır. Sistem mimarisi client-server olabileceği gibi istendiği takdirde web tabanlı ve çok katmanlı olabilmektedir. Ürünün kendi kullandığı tüm bilgiler, Oracle 10g ilişkisel veri modelinde tanımlanmış bir veritabanında tutulmaktadır. Yazılım tasarımında nesneye dayalı (object oriented) çözümleme ve tasarım metotları uygulanmış, SOA mimarisi baz alınmış, uygulama iş akışı tabanlı hazırlanmış ve özellikle raporlar ve istatistiklerde OLAP teknolojisinden faydalanılmıştır. Çözümleme ve tasarım aşamaları, UML (Unified Modelling Language) ile modellenmiştir. Proje sürecinde uyulan ulusal/uluslararası standartlar İletişim (mesaj formatı) Standartları – DICOM, HL7, ASC X12 İçerik & Yapı Standartları – HL7 Mahremiyet, Veri Güvenliği, Doğrulama Standartları – HL7, ISO17799 Klinik Verilerin Simgelenmesi – ICD10 Kalite ve Süreç Yönetim Sistemleri – JCI, ISO9001 Teknoloji Bazında Uygulanan Standartlar - .NET, XML, SOAP, WSDL Bu standartların dışında gerek ulusal, gerekse uluslararası yönetmelik, kanun ve standartlara uyulmuştur.

Entegrasyon Sayesinde FİNANS STOK TÜM BU İŞLEMLERİNİZİ TEK BİR PROGRAM ÜZERİNDEN GERÇEKLEŞTİRİN. BİRİMLER ARASINDA ENTEGRASYON SIKINTISI YAŞAMAYIN. MUHASEBE SATIN ALMA HASTA İŞLEMLERİ PERSONEL

HBYS HASTA KAYIT HASTA KODLAMA POLİKLİNİK FİYAT HESAPLAMA MUAYENE HASTA YATIŞ AMELİYAT İSTEK AMELİYAT KARAR AMELİYAT SONUÇ ACİL İŞLEMLERİ HASTA TAKİP ÇİZELGESİ DOKTOR TAKİP ÇİZELGESİ LİS VEZNE İŞLEMLERİ FATURA İŞLEMLERİ RANDEVU SERVİS FORMU İŞLEMLERİ RAPORLAR İSTATİSTİK VE DİĞERLERİ…

HASTA KAYIT İlk ziyaretleri sırasında hastaların her türlü bilgisi bu ekrana kayıt edilmekte ve her hastaya ayrı bir protokol numarası verilmektedir. Hastalar daha sonraki ziyaretlerinde bu protokol numarası yardımı ile izlenmektedir. Eğer arzu edilirse, her hasta için barkod içeren bir hasta tanıtma kartı basmak da mümkündür. Hastalar bir bölümden diğer bir bölüme veya belirli bir doktora, bu ekrandan sevk edilebilmektedir.

HASTA KODLAMA Hasta Kayıt ekranında kaydı yapılan hastanın bilgisi girilerek veya hasta listesinden seçilerek, gelen ekran üzerinde hastanın kayıt bilgilerine ulaşılır. Ayrıca ilgili menülere geçiş sağlanarak, giriş yapan personel tarafından Tetkik İstek, Malzeme, İlaç, Müdahale gibi hastaya ait işlemlerin girişi yapılır.

FİYAT HESAPLAMA Hasta Kayıt bilgisi girilmeden hastaya yapılacak işlemlerin toplam tutarlarını anlaşmalı kurum bazında, kurum ve hasta payı olarak ayrı ayrı gösterimi yapılan ekrandır.

POLİKLİNİK MUAYENE İŞLEMLERİ Bu ekrandan kullanıcı doktorlar hastanın önceki muayene kayıtlarını görüntüleyebilir, güncelleyebilir veya yeni muayene kayıtları oluşturabilir. Tanı , muayene bilgileri, reçeteler, tetkik, sonuçları, yatış istekleri, konsültasyon kayıtları entegre olarak bu ekrandan izlenebilir.

DİŞ MUAYENE FORMU Diş Muayene ekranı, diş polikliniğine sevk edilen hastalara bu ekranda hizmet verilmektedir. Diş seçilip,o dişe uygun tanının girildiği ekran.

GÖZ MUAYENE EKRANLARI Bu ekranlarda, göz birimine sevk edilen hastalara hizmet verilmektedir. (Göz Muayene, Refraktif Muayene, Refraktif Takip, Katarak Muayene vb.)

GÖZ MUAYENE EKRANLARI Göz muayene ekranında ise göz birimine sevk edilen hastalara hizmet verilmektedir. Her branş için farklı muayene ekranları mevcuttur. (Şaşılık, Glokom, Retina, Okuloplastik muayene ekranları vb.)

KADIN DOĞUM VE ÇOCUK MUAYENE EKRANLARI Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıklarına özel hazırlanmış, ek bilgiler içeren muayene ekranlarıdır.

RADYOLOJİ Radyoloji uygulamalarına özel hazırlanmış, ek bilgiler ve resimler içeren muayene ekranlarıdır.

LENS SATIŞ EKRANI Hastanemize lens için gelen hastalarımıza verilen lenslerin giriş ekranıdır.Yapılan satışlardan başlangıç ve bitiş tarihi girilerek rapor alınabilir.

HASTA YATIŞ Kliniklere yatması gereken hastaların yatış ve taburcu işlemleri, aynı ekran da yapılır.

DOKTOR TAKİP EKRANI Hosteslerin ve doktorların hasta takip ekranıdır.

AMELİYAT İSTEK-KARAR-SONUÇ Ameliyat İstek ekranında; ameliyatı olan hastanın nerede, hangi doktorun ameliyat yaptığı, tarih ve ameliyat seansı belirtilerek sisteme kaydedilir.

ACİL İŞLEMLERİ Bu modül, Acil polikliniklerine başvuran hastalarla ilgili bilgilerin yanı sıra, diğer polikliniklerde yapılabilen işlemlere ek olarak, burada çalışan tüm personel ile kullanılan malzeme kayıtlarını tutmak ve hizmet sürekliliğini sağlamak, burada yapılan her türlü işleme hız kazandırmak amacıyla tasarlanmıştır.

LABORATUAR Numune alma, numune onayı ve tetkik sonuçlarının girişi bu ekrandan tamamlanır. Mevcut olan laboratuar cihazları, bilgisayar ile entegre yapılandırılıp cihaz sonuçları otomatik olarak program modülüne aktarılarak sonuçların direkt hastanın kaydına işlenmesi istenildiğinde sağlanabilmektedir. Octomed LİS, klasik laboratuar bilgi yönetim sistemlerinin tüm özelliklerine sahip olmasının yanı sıra; HL7 standardında tam otomatik cihaz entegrasyonu sağlama, etkin maliyet yönetimi sistemi (kit başına maliyet hesaplayabilme), kurumunuzun her türlü gider-gelir ve faaliyetini izleyebileceğiniz, geleceğe ilişkin planlarınızı yapabileceğiniz etkin karar destek modülü özelliklerini içermektedir. Dağınık yapıdaki laboratuarınızın operasyonunu tek bir merkezden yönetebilir, şubeler arasında entegrasyon sağlayabilirsiniz.

VEZNE İŞLEMLERİ Mali onay, fatura veya makbuz kesilmesi, kasa tahsilat işlemleri (kasa defteri) ve diğer vezne tahsilatları bu ekrandan gerçekleştirilebilir. Octomed hastane içinde birden fazla veznenin birbiri ile etkileşimli olarak çalışmasına imkan tanır. Ödemeler nakit, kredi kartı, senet, çek gibi değişik yöntemlerle alınabilmektedir. Ödemeli hastaların işlemlerinin devam edebilmesi için vezne bölümündeki işlemlerin tamamlanmış olması zorunludur; aksi takdirde Octomed hasta işlemlerinin devam etmesini otomatik olarak engeller.

FATURA İŞLEMLERİ Ücretli,memur, sigortalı ya da yeşil kartlı hastalar için ayrıntılı faturalar, kurum bazında fatura icmalleri hazırlanabilmekte ve çıktıları alınabilmektedir. Kurumlara göre düzenlenecek değişik fatura tiplerinin tamamı sistem üzerinde kullanıcılar tarafından tasarlanıp, sisteme eklenebilmektedir. Octomed’in fatura ve vezne modülleri, muhasebe modülü ile entegre bir şekilde en son döner-sermaye düzenlemelerine uyumlu olarak çalışmaktadır.

RANDEVU Doktor, bölüm, cihaz, ameliyat, ameliyathane, ameliyat masaları randevu durumları bu ekrandan izlenebilmekte, gerekli raporlar bu ekrandan alınabilmektedir.

İSTATİSTİK Sisteme aktarılan tüm verilere ait istatistik sonuçlarına kolayca erişimi sağlayan ekranlardır.

RAPORLAR Raporlar menüsünde hastanenin ihtiyaç duyduğu bütün raporlar mevcuttur.

YİYECEK (MUTFAK DİYET) MODÜLÜ Sisteme tanımlanmış olan yemek ve öğün çeşitlerine göre yatan hastalardan, refakatçilere; işçi ve memurlardan, diyet gören hastalara kadar tüm kişilere hizmet verebilen bir entegrasyona sahiptir. Birim Tanımları Malzeme Tanım Yemek Tanım Yemek Malzeme Tanım Öğün Tanımları Cins Grupları Diyet Şablon Tanımları Menü Tanımları Diyet Menü Tanımları Rasyon Giriş

ECZANE (STOK) MODÜLÜ Parametreler Firma Tanımları Günlük Döviz Kurları Talep Nedenleri Giriş İŞLEMLER Stok Girişi İhtiyaç Pusulası Sarfiyat İşlemleri Transfer İşlemleri Hastaya İlaç Çıkışı Hastaya Malzeme Çıkışı Stok Hareket Tanımı Düzeltme İşlemleri FATURA BİLGİLERİ Önceki Faturalar Fatura İade İşlemleri Fatura Tipleri Hizmet Faturası İçerik Tanımları EK ARAÇLAR Stok Sayım RAPORLAR Anlık Stok Raporu Geçmişe Dönük Stok Raporu Stok Hareket Raporu Kritik Stok Durum Raporu Stok Listesi Stok Sayım Raporu Stok Raporları Hastaya Çıkış Raporu İstenen Birim Tanımları Birimler Genel Birim Çevirim Faktörleri Depo Tanımları Depo-Personel İlişkisi Stok Tanımları Stok Kartı (Malzeme) Stok Kartı (İlaç) Stok Listesi Ürün Tipleri Bölüm Tipleri Mal Hizmet İskonto Oranları İlaç Sabitleri Girişi İlaç Liste Türleri İlaç Grupları İlaç Maddeleri Jenerik ve Farmakolojik Grup Tanımları Octomed modülünde kayıt altına alınarak hasta yatışı gerçekleşmiş yatan hastalara verilmesi gereken ilaç ve malzemelerin çıkış işlemlerini, depoda mevcut olan ilaç ve malzemelerin stok hareketlerini kontrol etmek adına tasarlanmış modüldür.

SATIN ALMA MODÜLÜ Herhangi bir ilaç ya da malzemenin temin edilebileceği isteklilere (dağıtıcı, temsilci, bayi) ait bilgiler tutulmaktadır. Gereksinim duyulan malzemeler, hastanede bulunan herhangi bir birimden, depo veya depolara bildirilmektedir. Bu isteklerin depolarda olup olmadığı kontrol edildikten sonra, gerekli makamlarca onaylanıp, malzeme alım planının oluşması sağlanmaktadır. Satın alma süresince gereken matbu formların çıktıları alınabilmekte, gerekli kayıtlar tutulmaktadır. Herhangi bir ilacın, malzemenin alınışına ait fiyat, tarih, miktar vb. bilgiler saklanabilmektedir. Bütün yönetim ve operasyon bölümleri, ihtiyaçlarını elektronik ortamda sisteme girebilmektedir. Satın alma ihalelerinde farklı fiyatları bir arada inceleyip, değerlendirme yapıp sonuca ulaştırma özelliğine sahiptir.

MUHASEBE MODÜLÜ Muhasebesi Tutulacak Firmalar Kurumsal Tanımlamalar İşlemler/Fiş Oluşturma/Günlük Fişler Dönemsel İşlemler Raporlar Bu modül Maliye Bakanlığı’nca çıkarılan 13.6.1999 tarihli Muhasebe Yönetmeliğine uyumlu olarak açılacak tek düzen hesap planına uygun muhasebenin yürütülmesini, günlük, ay sonu, yıl sonu veya herhangi bir tarih aralıklı olarak yönetim dönemi hesabına bilgi aktaran ve bütçe işlemleri ile alıcılar cari hesabının eşgüdümünün uygulanmasını kapsar. Fatura kesildiği anda bütün bilgiler muhasebeleştirilmektedir. Fişler geçici olarak kaydedildikten sonra, gün sonunda tekrar geri çağrılarak onaylanabilmekte, bu aşamadan sonra kesin kayıtlar yapılmaktadır. Satış maliyetleri tablosu, ayrıntılı bilanço ve gelir tablosu, fon akım tablosu, nakit akım tablosu gibi tablolar Octomed tarafından otomatik olarak düzenlenebilmektedir. Octomed’in diğer modüllerinde olduğu gibi parametrik yapı anlayışı bu modülde de ön planda tutulmuştur. Maliye Bakanlığı tarafından önümüzdeki dönemde yeni bir hesap açılması durumunda, bu hesapların sisteme entegrasyonu mümkündür.

CARİ MODÜLÜ Parametreler Müşteri Bilgileri Girişi Ödeme Tipleri Teslim Şekilleri Kurum Bütçe Tipleri Kurum Bütçe Tipleri Eşleştirme Hesap Plan Grup Eşleme Cari Hesap İşlemleri Borç İşlemleri Teslim Bilgileri Tahsilat İşlemleri Takip Bilgileri Raporlar Borç Bilgileri Dökümü Teslim Bilgileri Dökümü Tahsilat Bilgileri Dökümü Tahsilat Bilgileri Dökümü (Detaylı) Teslim Edilmeyen Faturalar Kuruma Gönderilen Tahsil Edilmeyen Faturalar Fatura-Teslim-Tahsilat İcmali Kurum-Bütçe Tipi Tahakkuk Takip (Giden) Kurum-Bütçe Tipi Tahakkuk Takip (Giden) (Detaylı) İade Bilgileri Raporu (Genel) İade Bilgileri Raporu (Detaylı) Faturası çekilip icmal edilmiş olan dökümlerin, hesap- borç-alacak-teslim şekilleri gibi durumları bu modül ile kontrol altına alınarak, hareketler gözlemlenir.

PERSONEL MODÜLÜ Kurumda çalışan tüm hizmetlilerin özlük işlerini (sicil) takip altına alarak, izinlerinden tüm yasal haklarına kadar bütün verileri kolayca bünyesinde barındırır.

BORDRO MODÜLÜ Kurum personeline ilişkin tüm bilgilerin saklanıp, bordrolarının çıkartılmasını amaçlar. Bu modül parametrik bir yapıdadır ve mevzuattaki değişiklikler, parametreler aracılığıyla modüle yansıtılabilmektedir. Memur ve sözleşmeli (döner sermaye, vakıf, dernek, vb.) personele ilişkin kimlik, sicil ve özlük bilgileri tutulmaktadır. Hastane içi görevlendirmelerde esas olmak üzere personelin aldığı eğitim, katıldığı kurs ve sertifika programlarıyla ilgili bilgilerin sisteme kaydedilmesi ve sorgulanabilmesi sağlanmaktadır. Tanımlar Bordro Parametreleri Bordro Dönem Tanımları Bordro Katsayıları Kesintiler Bordro Gösterge Tablosu Muhasebe Kodları Lojman Katsayıları Emekli Kesenekleri Oranları Bordro Dönem Kapama Yabancı Dil Tazminat Oranları Bölge Tanımları Puan Cetveli Ek Puan Cetveli Sözleşmeli Ücret Oranları Maktu Ücret Tanımları Eczane Tanımları Bordro Grup Tanımları Ünvan Tanımları Bordro Modülünü Kullanmaya Yetkili Birimler Sendika Bilgiler Banka Disket Tanımı Rapor İmzaları Bütçe Tipi Tanımları Banka Tanımları İcra Daireleri Tanımları Vergi İadesi Oranları Nöbet Parametreleri Ünvan Nöbet Puanları Nöbet Aylık Katsayısı Nöbet Bordrosu Hesaplama Nöbet Bordrosu Nöbet Banka ve Saymanlık Listesi Nöbet Banka Disketi DSS/FİİLİ HİZMET

Başarı Hikayesi: Dünya Göz Hastaneleri 450+ kullanıcı tarafından, 9 + (2 yeni) uzak hastanenin tek merkezden yönetilmesiyle kullanılmaktadır. Tüm veriler tek merkezde bulunmaktadır. Yakın Gelecekte Disaster Recovery Merkezi de devreye girecektir. İZMİT ETİLER LAN Clients Terminal-Server-1 LEVENT Leased-Line Leased-Line DB-1 DB Primary WAN Leased-Line Oracle RAC Terminal-Server-2 Frame-Relay OLAP Server Leased-Line Leased-Line DB Mirror Copy Leased-Line DB Primary Firewall DB Replication Archive DB Primary DB-2 Archive DB Clone DB Primary Clone Backup for servers FENERYOLU GAZİ OSMANPAŞA ATAKÖY ALTUNİZADE

Octomed ile çalışan hastanelerimizden örnekler: Referans Bilgileri Octomed ile çalışan hastanelerimizden örnekler: Dr.Lütfi Kırdar Kartal Eğitim ve Araştırma Hst. Özel Dünya Göz Hastaneleri Süreyyapaşa Göğüs Hastalıkları ve Göğüs Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hst. Erenköy Ruh ve Sinir Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hst. Bursa Çekirge Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hst. Özel Nene Hatun Hst. Türkmenistan Devlet Hastanesi Özel İstanbul Göz Hst. Özel Pendik Şifa Hst. Kocaali Hastanesi

SUNAN: AYSEL ÖZDEMİR 092002008