STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI

Harcama Yönetim Sistemi Giriş Ekranı ‘’Kullanıcı Adı’’ olarak T.C. Kimlik numarası kullanılacaktır. Kapalı zarfta verilen ‘’Şifre’’ bu alana girilecektir. Aşağıda şekil olarak verilen karakterler ‘’Güvenlik Resmi’’ alanına girilecektir.

Birim / Kurum Gerçekleştirme Görevlisi işlem yapacağı kurum adına göre bu alandan seçimini yapacaktır.

Harcama Yönetim Sistemi giriş ekranı

Ödeme Belgesi Giriş modülünde karşımıza çıkan ilk uyarı ‘’ ‘’olacaktır Ödeme Belgesi Giriş modülünde karşımıza çıkan ilk uyarı ‘’ ‘’olacaktır. Bu uyarı HYS’ nin aslında öğrenilmesinin ne kadar basit olduğunu gösteren ilk adımdır.

Ödeme yapılacak kişi / kurum un T. C Ödeme yapılacak kişi / kurum un T.C. / Vergi numarası girilerek banka bilgilerinin getirilmesi için ‘’Banka’’ butonuna basılır.

Görüldüğü üzere her işlem adımında karşımıza çıkan bilgilendirme uyarıları bize yol gösterici oluyor. Banka bilgilerinin gelmemesi durumunda yapılacak işlemler ilerleyen bölümlerde kısaca anlatılacaktır.

İlgili hesap bilgileri seçildikten sonra ‘’Seç’’ butonuna basılır.

İşlem Tipi… Beş farklı işlem tipi bulunmakta. 1-Harcama 2-Avans/Kredi/Akreditif 3-Kesinti/Mahsup/Nakit Talep a-103 hesap b-33-36’ lı grup c-600 avans d-Kişilerden Alacaklar Kaydı 4-Nazım Hesaplar a-998 hesap 5-Diğer İşlemler a-191 hesap HYS sadece özel bütçeli kurumlara değil bütün kurumlara hitap ettiği için kullanmayacağımız hesap kodları da bulunmaktadır. Üniversitemizin işlemlerini ilgilendiren hesap kodları ise belirtilen şekildedir.

İşlem tipi seçildikten sonra ilgili harcama kodu (tipi), fonksiyonel kod, finansal kod seçilir.

Harcama tipinde örnek olarak seçtiğimiz 150 hesap koduna bağlı olarak harcama türleri sıralanır.

Aynı şekilde ilgili harcama türüne göre bütçe yansıma kodları sıralanır.

Tutar girildikten sonra işlemlerimizin çokluğuna göre, ihtiyaç olduğu kadar hesapların girilebilmesi için ‘’Satır Ekle’’ butonuna basılır.

Örneğin mal ve malzeme alımında 150 hesap kodunda farklı hesaplardan girişler yapılacak bunun için gerekli olan şey yeni satır eklemek olacaktır.

‘’Toplam Borç’’ kısmında miktarın görülmesi sağlanır. Örnekte verdiğimiz alımı gerçekleşen mal ve malzemelerin gerekli bilgileri girildikten sonra ‘’Toplam Tutar Göster’’ butonuna basılır ve ‘’Toplam Borç’’ kısmında miktarın görülmesi sağlanır.

‘’Ödenek Kontrol’’ butonuna basılarak kayıtların ÖEB giriş sayfasına aktarılması sağlanır.

Aktarım gerçekleştikten sonra gerekli kesintilerin ve net ödenecek miktarın yazılması için işlem tipinden gerekli seçimler yapılır

Örneğimize uygun olarak devam ettiğimizde ise işlem tipinden damga vergisi için 3 numaralı seçenek seçilir ve ‘’33-36’ lı grup’’ seçilir.

HYS deki en önemli sıkıntı olarak göreceğimiz şey ise SGB HYS deki en önemli sıkıntı olarak göreceğimiz şey ise SGB.net ten alıştığımız kesintinin sistem tarafından otomatik hesaplatılması burada yok.

Eğer başka kesintiler yapılacaksa satır eklenir toplam tutar yansıtılır ve ‘’Kabul’’ butonuna basılarak aktarım sağlanır.

Kesintiler yapıldıktan sonra ödeme yapılacağı için bu sefer 3 numaralı seçenekten ‘’103 hesap’’ seçilerek ödeme yapılacak ekranın gelmesi sağlanır.

Aynı sıkıntı burada da karşımıza çıkıyor. Tutarın girilmesi…

!!! açıklama kısmı kesinlıkle boş kalmamalı !!! 1-İşlemlerimiz bitmesiyle kontrollerimizi yaptıktan sonra ‘’Ödeme Belgesi Oluştur’’ butonuna basılır. 2-Ödeme belgesi çıktı alınarak ilgili ödeme belgesinde bulunması gerekli ekler arkasına iliştirilir. 3-Hazırladığımız belgesinin ödenmesi için ‘’Muhasebe Birimine Gönder’’ butonuna basılır.

Banka Bilgileri Banka bilgilerinde sıkıntı olan veya banka bilgileri bulunamayan kişi yada kurumlar için yapılması gerekenler…

Ödeme yapacağımız veya ilgili kişi / kurumun T. C Ödeme yapacağımız veya ilgili kişi / kurumun T.C. / Vergi numarası girilerek Enter tuşuna basılır.

‘’Kayıt Ekle’’ butonuyla yeni hesap bilgilerinin girileceği ekran getirilir.

Yeni hesap bilgilerine ait il, banka adı vs Yeni hesap bilgilerine ait il, banka adı vs. bilgileri girilerek ‘’Kaydet’’ butonuna basılır.

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’ nda Ödenek üstü harcama Madde 70- Kamu zararı oluşturmamakla birlikte bütçelere, ayrıntılı harcama programlarına, serbest bırakma oranlarına aykırı olarak veya ödenek gönderme belgelerindeki ödenek miktarını aşan harcama talimatı veren harcama yetkililerine, her türlü aylık, ödenek, zam ve tazminat dahil yapılan bir aylık net ödemeler toplamının iki katı tutarına kadar para cezası verilir.

Ödenek üstü işlemlerde yapılmaması gerekenler ! Yükseköğretim kurumlarına ilişkin (1) Sıra Nolu 2012 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği’nin 8-(3). maddesinde “Harcama yetkilileri, serbest bırakılan ödeneklerin üzerinde veya Ödenek Gönderme belgelerindeki ödenekleri aşan ödeme emri düzenleyemez ve bu ödenekleri aşan bir harcama yapamazlar.” hükmü bulunmaktadır. Bu hüküm gereğince bütçede ödeneği bulunmayan hiçbir iş için yüklenmeye girişilmeyecektir.

Bu kısımda dikkat edilmesi gereken en önemli husus; Ödenek üstü Bu kısımda dikkat edilmesi gereken en önemli husus; ödenek üstü olan harcamaların kesinlikle gerçekleştirilmemesi gerekmektedir.

Yönetim Butonları Ödeme Belgesinin ödenmesi için muhasebe birimine gönderilmesini sağlar. Tahakkuk numarası TC Kimlik veya Vergi Kimlik numarası Tahakkuk Tarihi (Başlangıç – Bitiş tarih aralığı) durumlarına göre sorgulama yapılabilir. Ödeme Belgesinin Ödeme Emri Belgesi veya Muhasebe İşlem Fişi çıktısını alır.

KILAVUZ Kılavuz Nisan 2010 tarihli olmasına rağmen sistemde çok fazla bir değişiklik olmadığı için yapacağınız işlemlerde en büyük yardımcınız olacaktır.

İyi Çalışmalar…