TRAKYA KALKINMA AJANSI SATIN ALMA EĞİTİMİ İZLEME VE DEĞERLENDİRME BİRİMİ

Satın Alma Nedir? Mal alımı, hizmet temini ve yapım işlerinde İlgili kuruluşun proje hedef ve amaçlarının detaylı açıklanması Rekabette adillik, doğruluk şeffaflığın sağlanması Ekonomiklik ve paranın en etkin kullanılmasının sağlanması dikkate alınarak ihtiyaç duyulan mal, hizmet ve yapım işinin zamanında gerçekleştirilmesidir. Proje Hedeflerine Ulaşmak için en temel fonksiyonlardan biridir İhtiyaçların zamanında, maliyet etkin ve güvenilir karşılanması için belirlenen standartlarda ilgili tüm taraflarca ortak çalışmaktır (tedarikçiler, hizmet sunucuları ve yükleniciler dahil) Kapsadığı faaliyetler : tedarikçilerle görüşmeler yapma, teklifleri inceleme ve değerlendirme, sorunları gideme, dokümantasyon ve kayıt tutma

Satın Alma Nedir? Temel Satın Alma Kuralları : Ayrım Gözetmeme (tedarikçilere teklifin maliyet etkinliği ve kalite dışında ayrım yok) Adil Rekabet Ortamı Sağlama (eşit bilgi, fırsat ve ortam sağlanmalı) Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması Etkin Duyuru (Basın yayın, medya, Ajans internet sayfası) Yeterli Süre Tanınması (teklif hazırlığı için yeterli zaman tanınması) Uygun Objektif Değerlendirme Kriterlerin Kullanılması Kayıtların Düzgün, Anlaşılır, Yeterli Tutulması (son ödeme tarihinden itibaren 10yıl saklama) Söz konusu kurallara uymamak gerçekleştirilen satın almanın uygun maliyet sayılmaması sonucunu doğurabilecektir!!!

Satın Alma Nedir? Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması : İş kapsamında isteklilere duyurulması gereken tüm idari mali, ve teknik bilgiler şartnamede yer almalı Genel kabul görmüş teknik özellikleri referans almalı Gerektiğinde kalite güvence standartları ve uygun belgelendirme koşullarını dikkate almalı Varsa teknik standartlara uygunluğa yönelik düzenlemeler Şartnamelerde belirli marka, model, patent, menşei, kaynak, veya ürün BELİRTİLEMEZ; Belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara YER VERİLEMEZ (Ancak DENGİ ifadesine yer verilmek şartıyla marka patent, model belirtilebilir. Mevcut teknoloji altyapısı ile uyum zorunluluğu uygun görülme şartıyla kapsam dışıdır)

Satın Alma Nedir? Satın Alma Planı: Yararlanıcı Proje başlangıcında hazırlayarak en geç projenin ikinci ayında Ajansa göndermeli ( İlk İzleme Ziyareti  ) Lotlama: Benzer niteliklere sahip (aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması) işlemidir Bilgisayar Yazıcı Projeksiyon Masa Sandalye Dolap Yer döşemesi Boya İşleri Araç Kiralama Hizmeti Mal Alımı Mal Alımı Yapım İşi Hizmet LOT4 LOT1 LOT2 LOT3

Kalkınma Ajansları Satın Alma Usulleri Satın Alma Limitleri Kalkınma Ajansları Satın Alma Usulleri Harcama Usul ve Esasları hiçbir Kanun Tarafından Belirlenmemiş Yararlanıcıların mal, hizmet ve yapım işleri satın alımları (Özel Sektör, Birlikler, KKNMK …) Satın Alma Usulü Güncel Limit (KDV Hariç) Açıklama Doğrudan Temin 67.613,00 ve altı 4734 KİK M. 22-d belirlenen limitin altında Pazarlık Usulü 67.613,00 ile 338.104,50 arası 4734 KİK M. 21-f limitin 1,5 katına kadar, (Açık ihale sonunda teklif çıkmaz ise pazarlığa dönülebilir) Açık İhale 338.104,50 ve üzeri 4734 KİK M. 21-f limitin 1,5 katından fazla,

Satın Alma Usulleri DOĞRUDAN TEMİN 4734 KİK M.22 d her yıl BB’ler için belirlenen limitin altında (67.613 TL) Yararlanıcıların ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmiş olması ‘tek üretici belgesi veya Yed-i Vahit gerekli Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaçla ilgili özel hakka sahip olması Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum için asıl sözleşmeye dayalı ve toplam süresi 3 yılı aşmayan sözleşmelerle İLK ALIM yapılan tedarikçi. Harcanacak para kamu kaynağı; rekabet ortamı sağlanmalıdır. EN İYİ DEĞER; EN UGUN ÇÖZÜM!!! Farklı tedarikçilerden aynı teknik şartname için EN AZ 3 FİYAT TEKLİFİ!

TAVSİYE/TERCİH : AÇIK İHALE USULÜ Satın Alma Usulleri PAZARLIK USULÜ 4734 KİK M.21 f her yıl için belirlenen limitin 1,5 katına kadar (338.104,50TL) olan satın alımlar Açık ihale usulü ile yapılan ihaleye teklif çıkmaması Mücbir sebep veya beklenmeyen haller dolayısıyla ivedi satın alım (Ajans onayı ile) İhaleye konu alımın Ar-Ge sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelik taşıması İhale konusu işlerin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeni ile teknik ve mali özelliklerin gerekli nitelikte belirlenememesi TAVSİYE/TERCİH : AÇIK İHALE USULÜ

PAZARLIK USULÜ SATIN ALIM İŞ AKIŞI Satın Alma Usulleri PAZARLIK USULÜ SATIN ALIM İŞ AKIŞI İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması İhtiyaçlara cevap verebilecek nitelikte olan ve teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa liste İhtiyacın Teknik Açıdan Tam Olarak Belirlenememesi durumunda 1- Fiyat içermeyen teklifler, 2- Yöntem ve Çözümler üzerine her istekli ile görüşme, 3- Görüşmeler sonunda şartların netleşmesi ve teknik şartnamenin son hali Fiyat Tekliflerinin Alınması Tekliflerin Değerlendirilmesi İsteklilerin katılımıyla teklifler üzerinden fiyat görüşmesi yapılması, son indirimli fiyat tekliflerinin yazılı alınması, En Uygun teklif veren istekliye ihalenin verilmesi Sözleşmenin imzalanması ve uygulanması (kazanana tebligat 5 gün, imza 7 gün)

2018 yılı için bu limit 338.104,50 TL olmasına rağmen AÇIK İHALE USULÜ Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 21. maddesinin birinci fıkrasının f bendinde her yıl belirlenen limitin bir buçuk katından büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir. 2018 yılı için bu limit 338.104,50 TL olmasına rağmen 67.613,00 TL üzerinde açık ihale esastır. Her yıl belirlenen 4734 KİK 21f md belirlenen limitin 1,5 katından büyük alımlar açık ihale usulü ile yapılır. ihale süreci pazarlık aşamasına göre daha kolay gerçekleştiğinden ihale süreci tercih ediyoruz. İhale sürecinde sadece ilan masrafı bulunmakta ve ihale ilan bedelini proje bütçelerine ajans tarafından da eklenmektedir.

AÇIK İHALE İŞ AKIŞ SÜRECİ VI. Sözleşmenin imzalanması ve uygulanması V. İhalenin verilmesi / seçilmeyenlerin bilgilendirilmesi IV. Tekliflerin değerlendirilmesi III. Tekliflerin yazılı olarak alınması II. İhale duyurusunun yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans’ın internet sayfasında duyurulması I. İhtiyaçların belirlenmesi / Teknik Şartnamenin (İş Tanımı) ve İhale Dosyasının hazırlanması, Değerlendirme Komitesinin oluşturulması İhale stratejisi=en iyi finansman, kalite ve risk dengesini elde etmek. Ne istiyorsunuz? Ne kadar istiyorsunuz? Ne zaman istiyorsunuz ve Nitelikleri nasıl olmalı? Başvuru sırasında sunulan Teknik Şartname bazen bütçe revizyonu sırasında ajans tarafından değiştirilebilir. Fakat teknik şartnamelerin çok elzem bir ihtiyaç olmadığı sürece başvuru sırasında sunulduğu şekliyle ihaleye çıkılması gerekir. Eğer sözleşme imzalandıktan sonra teknik şartname ile ilgili bir değişiklik ihtiyacı oluşursa bunu izleme uzmanına bildirip karşılıklı olarak değişiklikte mutabık kalarak son halini vermeniz gerekir. Şartname hazırlandıktan sonra ihale dosyası oluşturulacak.

İHALE DOSYASI İÇERİĞİ SR EK 1: İLANLI USUL İÇİN STANDART GAZETE İLANI FORMU SR EK 2: İHALEYE DAVET MEKTUBU (Sadece Pazarlık Usulü) SR EK 3: TEKLİF DOSYASI Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Bölüm B: Taslak Sözleşme (Özel Koşullar) ve Ekleri Söz. Ek-1: Genel Koşullar Söz. Ek-2: Teknik Şartname (İş Tanımı) Söz. Ek-3: Teknik Teklif Söz. Ek-4: Mali Teklif Söz. Ek-5: Standart Formlar ve Diğer Gerekli Belgeler Bölüm C: Diğer Bilgiler Kısa Liste İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu Teknik Değerlendirme Tabloları Bölüm D: Teklif Sunum Formu Beyanname Formatı Hizmet Alımı İhalelerinde Kilit Uzmanlar İçin Münhasırlık ve Müsaitlik Taahhüdü Sözleşme makamı isteklilere, doldurup imzalamak üzere teklif sunum formu, mali-tüzel kimlik formları, teknik teklif, mali teklif formları ve beyannamesi gibi ihale dosyasında yer alan formları (EK3 TEKLİF DOSYASINI) verir. İsteklilerin ihale sürecinde izleyecekleri tutum ve davranışlar ile uymaları gereken şartların yer aldığı isteklilere talimatlar verilir. Bu slayttan sonra ihale ilanı öncesi önemli yerler uygulama föyüne geç.

TEKLİF SUNUM Sözleşme Makamı Dosya İstekliye elden teslim edildi İhale Dosyası Teslim Formu verildi Sözleşme Makamı Tüm Sayfaları İmza/Kaşeledi Dosya İstekliye elden teslim edildi İhale Dosyası İhale İlanı İstekli tüm sayfaları İmza/Kaşeledi TEKLİF DOSYASI Ajans ve Yararlanıcı İnternet Sitesinde Yayınlandı İmzalı Dosya Teslim Formu + Diğer belgeler Zarflama Md. 4 te bu slayta geç İhalelerin tam rekabet ve eşit şartlarda katılımı sağlayacak şekilde aday ve isteklilere duyurulması önem arz etmektedir. İhale duyurusu yerel ve ulusal basında, yararlanıcının ve Ajans’ın internet sayfasında yapılır. 450.806,00 TL üzeri ulusal gazetede ilan zorunludur. İhale dosyası elektronik ortamda ilgili web sitelerinden indirilecek şekilde yayınlanır. İhale ilanları ihale tarihinden önce en az 20 gün yayınlanmalıdır. Alındı Belgesi verildi Teklif numarası verildi + Teklif kaydedildi Teklif Dosyası Teslim

TEKLİF SUNUM TEKNİK TEKLİF ZARFI MALİ TEKLİF ZARFI Mali Teklif Formu Teknik Teklif Formu Teklif sunum formu Beyanname Geçici Teminat (istendiyse teklif bedelinin %3’ünden az olmamalı) İhale Dosyası (her sayfası İstekli ve sözleşme makamı kaşeli/imzalı) SGK ve Vergi borcu bulunmadığına dair güncel belgeler Mali Kimlik Formu Tüzel Kimlik Formu TSO veya Meslek Odası Kayıt Belgesi (İhale ilan yılında alınmış) Ticaret Sicil Gazetesi İmza Beyannamesi veya sirküleri İhale dosyası teslim alındı belgesi İhale yasaklısı olmadığına dair belgeler Noter tasdikli vekaletname ve imza beyannamesi (ihaleye vekaleten katılım durumunda) Kilit Uzmanlar için Münhasırlık ve Müsaitlik Taahhüdü(Hizmet Alımı) Ortaklık/Konsorsiyum beyannamesi (varsa) Ortaklık/Konsorsiyum noter tasdikli ortaklık sözleşmesi(varsa) Ortak/Hissedarı olunan tüzel kişiliklere ilişkin beyanname(varsa) Kilit Personel Özgeçmiş (hizmet alımında istendiyse) Tesis, Ekipman, Araç (yapım işi alımlarda istendiyse) Kalite Belgeleri (istendiyse) Ekonomik ve Mali Yeterliliğe İlişkin Belgeler (istendiyse) Mesleki ve Teknik Yeterliliğe ilişkin Belgeler (istendiyse) TEKNİK TEKLİF ZARFI MALİ TEKLİF ZARFI Md. 7 de bu slayt anlat İhale günü itibariyle açılan zarflarda, yukarıda sayılan belgelerden teklif mektubu (teklif sunum formu ve ayrı zarflarda olmak üzere teknik teklif ve mali teklif) ile (eğer istenmişse) geçici teminata ait belgelerde şekil veya içerik yönünden herhangi bir eksiklik bulunduğu takdirde ilgili teklif eksik evrak süreci yürütülmeden idari aşamada elenecektir. Mali Teklif Formu

TEKLİF SUNUM Md. 23 ve 24 te bu slaytı anlat ve word bittikten sonra ara ver.

TEKLİF DEĞERLENDİRME SÜRECİ Değerlendirme Komitesinin Oluşturulması Tekliflerin Alınması İdari Uygunluğun İncelenmesi Teknik Tekliflerin Açılması ve Değerlendirmesi İdari Uygunluğu Geçemeyen Teklifler Değerlendirme Dışı Bırakılır (Elenir) Mal Alımı ve Yapım İşlerinde Teknik Şartname ile Karşılaştırma Hizmet Alımlarında İş Tanımına ve önerilen uzmanlara göre puanlama Teknik Olarak Uygun Olan Teklifler arasında en düşük bedelli olan seçilir 80 eşik puanı geçen tekliflerin Mali Teklifleri açılır ve mali puanlama da yapılarak teklif toplam puanı bulunur Toplam puanı en yüksek olan teklif seçilir Başarılı istekli sözleşme için davet edilir ve kazanamayan isteklilere yazılı bilgi verilir Sözleşme evrakının tamamlanması ve kesin teminatın sunulmasını takiben Sözleşme Makamı ile Başarılı İstekli arasında Sözleşme imzalanır Bu Slayttan sonra İhale İlanı Sonrası Değerlendirme Evraklarına geç İhale başlamadan önce SR EK-5 Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı komisyon üyeleri ve gözlemciler tarafından ayrı ayrı imzalanır. Üzerinde tarih, saat ve numara verilen teklif zarfları İhale açılış tutanağına kaydedilerek değerlendirme komitesi üyeleri tarafından imzalanır. İhale değerlendirme sürecinin başlangıcında izlenmesi gereken adımları gösteren Teklif Açılış Kontrol Listesi doldurulmaya başlanır. Teklifler kayıt sırasına göre açılıp öncelikle İdari Uygunluk Değerlendirme Tablosu kullanılarak değerlendirilir. (Her lot için ayrı ayrı doldurulacaktır.) İdari kontrolü uygun olan tekliflerin zarfları açılarak teklifler için EK3 Teknik Değerlendirme Tablosu doldurulur. Hizmet alımı ihalelerinde en iyi fiyat-kalite oranını sağlayan teklife verilmesi gerekmektedir. Mal alımı ve yapım işi ihalelerinde tek kriter fiyattır. (Teknik şartnameyi karşılamak kaydıyla) Teknik değerlendirmede uygun bulunan tekliflerin mali zarfları açılarak Mali Teklif Oturumu Teklif Açılış Tutanağı doldurulur. Teklif edilen fiyatlar yüksek sesle okunarak hazır bulunanlara duyurulur. Mali teklif zarfı ve diğer belgelerin ilk sayfası başkan ve değerlendirme komisyonu üyeleri tarafından paraflanmalıdır. Teklif edilen fiyatlar EK 9 Teklif Değerlendirme Raporuna işlenir. Eğer değerlendirme dışı bırakılan teklif varsa bunlar da EK 9 Teklif Değerlendirme Raporunda belirtilir.

İHALE SONRASI İhale kararı kesinleştikten sonra, üzerinde ihale kalan istekli ve en uygun 2. teklif sahibine ait (varsa) geçici teminat mektubu Sözleşme Makamınca muhafaza edilir. Diğer isteklilere ait teminatlar iade edilir. İhale üzerinde bırakılan istekliye en geç 5 gün içinde EK 12 Sözleşmeye Davet Mektubu gönderilir ve istekli ile tebliğ tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde sözleşme imzalanır. Sözleşme imzalandıktan sonra en geç 10 gün içerisinde kazanamayan isteklilere Seçilmeyen İstekliye Mektup EK 11 gönderilir

SÖZLEŞMENİN İMZALANMASI Adli sicil belgesi Teminat istendiyse en az % 6 kesin teminat İflas, tasfiye, konkordato vb. durumlarda olmadığını belirtir belge. SÖZLEŞME İMZALAMA SGK ve Vergi borcu yoktur yazısı İhale üzerinde bırakılan istekli, sözleşme imzalamaya gelirken aşağıdaki belgeleri mutlaka sunmalıdır (Aşağıdaki belgeler ihale tarihinden sonraki bir tarihte alınsa bile, belgelerin ihalenin gerçekleştirildiği tarihteki durumu göstermesi zorunludur) İflas, tasfiye, konkordato vb. durumlarda olmadığını belirtir belge. (Ticaret odasından alınır; 4734 sayılı kanunun 10'uncu maddesinin 4'üncü fıkrasının ‘a’ ve ‘b’ bentlerine göre düzenlenmelidir.) Adli sicil belgesi (Adliyeden alınır; 4734 sayılı kanunun 10'uncu maddesinin 4'üncü fıkrasının ‘e’ bendine göre düzenlenmelidir.) Mesleki faaliyetten men olmama kaydı. (Ticaret odasından alınır; 4734 sayılı kanunun 10'uncu maddesinin 4'üncü fıkrasının ‘g’ bendine göre düzenlenmelidir.) SGK ve Vergi borcu yoktur yazısı (İnternet üzerinden alınabilmektedir.) Mesleki faaliyetten men olmama kaydı. Bu belgeler ihale tarihinden sonraki bir tarihte alınsa bile, belgelerin ihalenin gerçekleştirildiği tarihteki durumu göstermesi zorunludur)

ÖNEMLİ NOKTALAR ! Sözleşme Makamı ile Yüklenici arasında yapılan sözleşmenin damga vergisinin taraflarca ödenmiş olması gerekmektedir. Sözleşme taraflarca imzalandıktan sonra, sözleşme özel koşullarının bir örneği ilgili izleme uzmanına gönderilmelidir. Satın alma sürecinin her aşaması kayıt altına alınmalı ve ilgili tüm belgeler bir ihale dosyasında 10 yıl süreyle muhafaza edilmelidir. Ajans uzmanları ara/nihai ödeme öncesi yapacağı izleme ziyareti ve diğer denetim ziyaretlerinde ihale evraklarını inceler.

ÖNEMLİ NOKTALAR ! İhale sürecinin tüm sorumluluğu yararlanıcıya aittir. Ajans uzmanları ihaleye sadece gözlemci olarak katılabilir. İhale şartnamesinde rekabeti kısıtlayan, belirli bir marka veya firmayı doğrudan veya dolaylı olarak işaret eden ifadeler bulunmamalıdır. Açık ihale yönteminde hiçbir potansiyel istekliye ihaleye davet mektubu gönderilmemelidir. (Sadece pazarlık usulü)

TRAKYA KALKINMA AJANSI Sorular & Teşekkür Ederiz…