Doç. Dr. Muzaffer Aydemir TAKIM ÇALIŞMASI Doç. Dr. Muzaffer Aydemir

İÇİNDEKİLER Giriş. Takım ve özellikleri. Takımların kuruluş amaçları. Takımların oluşum süreci. Takım üyelerinin rolleri. Hayvanlar da takım oyunu oynuyorlar.

İÇİNDEKİLER Başarılı takımların özellikleri. Takım ve çatışma yönetimi. Takım türleri. Takımların yararları. Takımların sakıncaları. Sonuç ve tartışma.

TAKIMIN TANIMI VE ÖZELLİKLERİ

Takım (Ekip) Nedir? Takım, birbirini tamamlayıcı yeteneklere (farklı artyetişimlere) sahip olan ve ortak amaçları gerçekleştirmek için kendilerini sorumlu hisseden küçük bir gruptur. 11-5 5

Takımların Özellikleri Farklı yeteneklere sahip en az iki veya daha fazla sayıda insan, Açıkça belirtilmiş ortak amaçlar, Ortak amaçlar doğrultusunda üyeler arasında gerçekleştirilen iletişim, etkileşim ve işbirliği çabaları,

Takımların Özellikleri Takım bilinci Kendilerini bir takım olarak tanımlama ve Dışarıdakilerce bir takım olarak algılanma,

Takımların Özellikleri Formel ya da informel liderlik, Roller ve rollere bağlı az veya çok hiyerarşi, Davranış normları (kurallar), İç dayanışma, yapışkanlık ya da sargınlık,

John F. Welch, CEO – General Electric IF YOU CAN’T OPERATE AS A TEAM PLAYER, NO MATTER HOW VALUABLE YOU HAVE BEEN, YOU REALLY DON’T BELONG AT GE. John F. Welch, CEO – General Electric İstersen dünyanın en değerli, akıllı adamı ol. Eğer bir TAKIM OYUNCUSU değilsen GE’te çalışamazsın..

Takımlar bireyleri önemsiz hale mi getirir? 3 11

Takımların elde ettikleri başarılar bireysel başarıların çok üstündedir. 3 12

TAKIMLARIN KURULUŞ AMAÇLARI

İşyerinde demokrasiyi ve katılımcı yönetimi geliştirmek, Çalışanlar arasındaki uyumu ve işbirliğini geliştirmek, İnsan kaynaklarını motive etmek, In surveys conducted by OSU among its alumni, a frequent need that they cited was more preparation in project management, group management, and people skills – especially the ability to communicate clearly both in writing and in public speaking.

Farklılıkları zenginliğe dönüştürmek,

Sürekli iyileştirme ve geliştirme aracılığıyla kaliteyi yükseltmek, Hızlı ve etkin karar vermeyi sağlamak, Kompleks problemleri çözmek,

Almayanlar, Sorunun Bir Çözümde Rol Almayanlar, Sorunun Bir Parçası Olurlar. GOETHE

Takımlar örgütsel öğrenmenin en önemli aracıdırlar.

Araştırmalara göre en etkin öğrenme, işi bizzat yaparak gerçekleşmektedir.

Değişimi yakalamak ve gerçekleştirmek, Örgütsel yapıları basık, yalın, esnek ve çevik hale getirmek,

Müşteri memnuniyetini arttırmak, Verimliliği ve örgütsel performansı artırmak…

All of us are smarter than any one of us! Hiçbirimiz Hepimiz Kadar Akıllı Değiliz!

TAKIMLARIN OLUŞUM SÜRECİ

Takımlar kurulur kurulmaz kendilerinden beklenen fonksiyonları icra edemezler. Takımların performans sergileyebilecek bir olgunluk düzeyine erişebilmeleri belli bir zamanı gerektirir. 11/29/2018 25

Takımlar 5 aşamalı bir yaşam serüvenine sahiptirler: Kuruluş aşaması (Forming), Çatışma aşaması (Storming), Kuralların oluşma aşaması (Norming), Performans aşaması (Performing), Dağılma aşaması (Adjourning).

Kuruluş Aşaması Bu aşama, takım üyelerinin birbirlerini tanımaya çalıştıkları bir oryantasyon dönemidir. Çeşitli kaygılar nedeniyle ilişkiler oldukça nazik ve dikkatli kurulur. Kabul edilebilir davranışların neler olduğu üyelerce keşfedilmeye çalışılır.

Kuruluş Aşaması Takımın amaçlarına ya da bu amaçlara nasıl ulaşılacağına, üyelerin takım içindeki pozisyonlarına veya rollerine ve liderliğe ilişkin bir dizi soru işareti havada uçuşur. Takım bu dönemde çok az iş başarır.

Çatışma Aşaması Takım üyeleri farklılıkları zenginliğe dönüştürebilecek ortak bir anlayışa ve işbirliğine ulaşmada zorlanırlar. Statü ve güç mücadeleleri görülür. “Bireyselliği koruma” ve “takım olma” çabaları karşı karşıya gelir.

Çatışma Aşaması Rekabet, kutuplaşmalar ve koalisyonlar ortaya çıkar. Enerjinin çoğu amaçlar yerine çatışmalara ve uzlaşma çabalarına harcanır. Takım fazla bir iş çıkaramaz.

Kuralların Oluşma Aşaması Takım üyeleri takımı ve birbirlerini kabullenmeye başlarlar. Ortak bir anlayış oluşmaya başlar. İlişkiler daha yardımlaşmacı ve işbirlikçi hale geldikçe duygusal çatışmalar da azalır.

Kuralların Oluşma Aşaması Takım amaçlara daha fazla yoğunlaşır. Üyelerin davranışlarını düzenleyen normlar ve beklentiler oturmaya başlar. Liderlik, roller ve kurallar netleşir.

Henry FORD Bir araya gelmek bir başlangıçtır Bir arada kalmak bir ilerlemedir Bir arada çalışmak ise başarının ta kendisidir Henry FORD

Performans Aşaması Takım üyeleri arasında güven ve işbirliği oluşmuştur. Artık tüm enerji amaçlara kanalize edilmeye başlanır. Takım problem çözme, kalite iyileştirme, ürün geliştirme vb. konularda önemli başarılara imza atmaya başlar. Elde edilen başarılar takımın kendine olan güvenini ve motivasyonunu artırır.

Dağılma Aşaması Takım amaçlarına ulaşmış ise, dağılır ve üyeler kendi bölümlerine dönerler. Takımın amaçlarına ulaşamayacağı anlaşılmış ise, takım yine dağılır. Takımların ömrü sınırlıdır. En başarılı takımlar bile bir süre sonra dağılmaya başlarlar.

TAKIM KURMAYA İLİŞKİN YAKLAŞIMLAR

“Demiryolu” modeli, takımın zaman içindeki gelişimi ile ilgili şematik bir açıklama sunar.

“Demiryolu” Modeli İNANÇ BAĞLILIK SOSYAL - süreç ÜRÜN - görev GÜVEN AÇIK KAPALI

Kesikli Denge Modeli

Takım Kurmada Dikkat Edilecek Noktalar!

Bir grup insanı bir araya getirerek etkin bir takımın OTOMATİK bir şekilde oluşmasını bekleyemeyiz!!!

İnsanlar yetenek, deneyim, motivasyon, iş yükü vb İnsanlar yetenek, deneyim, motivasyon, iş yükü vb. açılardan farklı yaratılmışlardır. There is no checklist! Even so, a well written charter can provide an excellent ‘steering wheel’. 42 42

Hiçbir takım diğer takımlara tamamen benzemez. There is no checklist! Even so, a well written charter can provide an excellent ‘steering wheel’. 43 43

TAKIM ÜYELERİNİN ROLLERİ

TAKIMDAKİ ROLLER Liderlik, Toplantı koordinatörlüğü, Zaman tutuculuk, Sekreterlik (rapörtörlük), Yansıtıcılık (reflektörlük), Araştırmacılık (kaşiflik), Kolaylaştırıcılık (nöbetçilik), Şeytanın avukatlığı, Takım üyeliği,

TAKIMDAKİ ROLLER Roller takım üyeleri arasında dönüşümlü olarak yürütülmelidir!

Liderlik Rolü!

LİDERLİK ROLÜ Lider, takımın vizyonunu, amaçlarını vb. oluşturur (tek başına-birlikte), Lider, takımın amaçlarına ulaşması için izlemesi gereken yolu, stratejiyi vs. belirler. Lider, takım üyelerini motive eder. Lider, takımı amaçlarına ulaştırır.

LİDERLİK ROLÜ Lider korkuları ortadan kaldırarak güven ortamı oluşturmalıdır. Öğrenmeyi, öğretmeyi, yaratıcılığı ve risk almayı teşvik etmelidir. Çatışmaları yönetmelidir. Takımın ihtiyaç duyduğu kaynakları tedarik etmelidir.

İYİ BİR TAKIM LİDERİ İletişim yeteneğine sahip olmalı, Ne zaman kenara çekileceğini bilmeli, Takıma ve takım üyelerine nerede ve nasıl destek vereceğini bilmeli, Takım üyelerinin potansiyellerini takım lehine harekete geçirebilmelidir.

Toplantı Koordinatörlüğü Rolü!

Toplantı Koordinatörlüğü Rolü Toplantı koordinatörü liderin gözetiminde gündemi hazırlar ve katılımcıları koordine eder, Toplantı zamanını, tarihini ve yerini koordine eder, Toplantı için gerekli tüm kaynakları sağlar,

Zaman Tutuculuk Rolü!

Zaman Tutuculuk Rolü Zaman tutucu, işlerin belirlenen zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini kontrol eden kişidir. Örneğin, takım toplantılarında süreye uyulmasını ve toplantı gündeminin süresi içinde bitirilmesini sağlar.

Sekreterlik Rolü!

Sekreterlik Rolü Sekreter liderle, koordinatörle birlikte gündemi hazırlar, Toplantı tutanaklarını yazar, Toplantıların belgelerini muhafaza eder, Sekreter takımın yazı işlerini yürütür,

Sekreterlik Rolü Üyelere görev olarak dağıtılan işlerin kayıtlarını tutar, Yapılacaklar listesini hazırlar, Alınan kararları, gerçekleştirilen işleri ve diğer duyuruları üyelere iletir (raportör),

Yansıtıcılık (Reflektörlük) Rolü!

Yansıtıcılık (Reflektörlük) Rolü Bu üye etkileşimleri ve gelişmeleri izler. Takımın performansı ile ilgili olarak geribildirimler sunar. Takımın etkinliğini artırıcı faaliyetleri gerçekleştirir.

Araştırmacılık (Kaşiflik) Rolü!

Araştırmacılık (Kaşiflik) Rolü İlginç fikirleriyle takımın ufkunu açar. Enerjisiyle takımı motive eder. Alternatif bakış açılarını gündeme taşır. Öğrenmeyi ve araştırmayı teşvik eder.

Kolaylaştırıcılık Rolü!

Kolaylaştırıcılık Rolü Takım üyelerinin dengeli bir şekilde takım süreçlerine katılımını teşvik etmek, Sessiz üyeleri harekete geçirmek, baskın konumdakileri frenlemek, Çatışmaların çözümünde, verimliliğin artırılmasında vs. lidere yardımcı olmak,

Şeytanın Avukatlığı Rolü!

Şeytanın Avukatlığı Rolü Şeytanın avukatı rolünü üstlenen üye, takımın ele aldığı konunun tüm yönlerini değerlendirmesini sağlamak için takım kararını eleştirmekle görevlidir.

Takım Üyeliği Rolü!

İyi bir takım oyuncusu; Takım çalışmalarına katkıda bulunmaya çalışmalı, Dinlemeli, bilgi ve deneyimlerini diğerleriyle paylaşmalı, Yetenekleriyle uyumlu görevleri üstlenmeli, Takım üyeleriyle yapıcı ve işbirlikçi ilişkiler kurup geliştirmeli…

Etkin bir takım çalışması için “İşbirliği Kuralları” (Code of Cooperation) geliştirilip kullanılabilir!

Çok bilmişler(?), genelde en kötü yapanlardır.

İşbirliği Kuralları (Code of Cooperation) İşbirliği ya da birlikte çalışma kuralları, takım üyelerinin davranışlarını düzenleyen ve çeşitli ödüllerle ve yaptırımlarla desteklenmiş kurallar bütünü olarak tanımlanabilir.

İşbirliği Kuralları (Code of Cooperation) Birbirinize yardımcı olun! Yeni fikirlerin nasıl uygulanacağına odaklanın, nasıl uygulanamayacağına değil! Tereddüdünüz varsa, araştırıp öğrenin! Birbiriniz hakkında negatif varsayımlar taşımayın!

İşbirliği Kuralları (Code of Cooperation) Diğerlerinin kazanmasına yardımcı olun ve onların zaferleriyle gurur duyun! Her fırsatta birbiriniz, takımınız ve örgütünüz hakkında olumlu konuşun! Şartlar ne olursa olsun pozitif bir kafa yapısını ve bakış açısını muhafaza edin!

İşbirliği Kuralları (Code of Cooperation) Sanki her şey sizin kontrolünüz altında imiş gibi cesur ve girişimci olun! İşlerinizi tutkuyla, zevkle yapın! Bu bulaşıcıdır. Her neye sahip olmak istiyorsanız, siz de onu başkalarına verin! İnancınızı kaybetmeyin! Eğlenin, mutlu olun, kasmayın!

HAYVANLAR DA TAKIM OYUNU OYNUYORLAR!

Araştırma sonucunda şu verilere ulaşmışlar: Göç eden yaban kazları havada "V" şeklinde uçmaktadırlar. Bilim adamları kazların neden bu şekilde uçtuklarını araştırmışlar. Araştırma sonucunda şu verilere ulaşmışlar:

1-) "V" şeklinde uçulduğunda, önde uçan her kuş kanat çırptığında, arkasındaki kuş için onu kaldıran bir hava akımı yaratıyormuş. Böylece kaz grubu, birbirlerinin kanat çırpışları sonucu ortaya çıkan hava akımını kullanarak uçuş menzillerini % 70 oranında uzatıyorlarmış. Yani tek başına gidebilecekleri maksimum yolu grup halinde neredeyse ikiye katlıyorlarmış. Kıssadan Hisse: Belli bir hedefi olan ve buna ulaşmak için bir araya gelen insanlar, hedeflerine daha kolay ve çabuk erişirler.

2-) Bir kaz, "V" grubunun dışına çıktığı anda diğer kuşların yarattığı hava akımının dışında kaldığı için uçma zorluğu yaşıyor. Bunun sonucunda, genellikle gruba geri dönüyor ve yoluna grupla devam ediyor. Kıssadan Hisse: Bizimle aynı yönde gidenlerle bilgi alışverişini ve işbirliğini sürekli kılmalıyız.

3-) "V" grubunun başında giden kaz hiç bir hava akımından yararlanamadığı için diğerlerine oranla daha çabuk yoruluyor. Yorulduğunda en arkaya geçiyor ve bu defa hemen arkasındaki kaz lider konumuna geçiyor. Bu değişim sürekli yapılıyor; böylece her kaz grubun her noktasında yer almış oluyor. Kıssadan Hisse: Yaptığınız her işi, yeri ve zamanı geldiğinde başkasına bırakmasını bilmelisiniz.

4-) Uçuş hızı yavaşladığında gerideki kuşlar, daha hızlı gitmek üzere öndekileri bağırarak uyarıyorlar (motive ediyorlar). Kıssadan Hisse: İlerlemek ve yol almak için bazen başkalarının uyarılarına gereksinim duyarız. Bundan alınmamalıyız; tam aksine, böyle uyarıları sevinç ve takdirle karşılamalıyız.

5-) Gruptaki bir kuş hastalanır ya da vurulup uçamayacak duruma gelirse; Düşen kaza yardım etmek üzere gruptan iki kaz daha ayrılıyor ve hasta/yaralı kaz tekrar uçabilene (ölene kadar) onunla beraber kalıyor. Daha sonra kendilerine başka bir kaz grubu buluyorlar. Hiçbir kaz grubu, kendilerine katılmak isteyen kazları reddetmiyor. Kıssadan Hisse: Adam olmak sadece insanlara özgü değil....

BAŞARILI TAKIMLARIN ÖZELLİKLERİ

Takım çalışması “demokratik” bir yönetim anlayışını gerektirir! “Ben sizin patronunuzum, Ben ne dersem o olur!” anlayışının egemen olduğu bir örgütte takım çalışması yapılamaz. 87

Takım çalışması “demokratik” bir yönetim anlayışını gerektirir! Şef haklıdır. Şef her zaman haklıdır. Şefin haksız olduğu durumlarda birinci ve ikinci madde uygulanır. 88

Takım çalışması tartışmayı, eleştiriyi ve değişimi gerektirir! Aşağıdaki, sen sus, masan konuşsun.   Aşağıdaki, yukarıdaki sana sus diyor.  Tamam patron. 89

Takım çalışması tartışmayı, eleştiriyi ve değişimi gerektirir! 90

(Hun İmparatoru Atilla) Bütün yetkileri kendinde toplama!!!    Ancak ekip çalışması ile zafer kazanılır. Başarılı olanı takdir et!!! Başarısız ise, görevde tutma. Bir gün yerine gelebilecekleri endişesiyle, yetenekli insanların önünü tıkama.. (Hun İmparatoru Atilla) 91

Başarılı Takımların Özellikleri Açık ve net amaç / amaçlar, Performans odaklı bir örgütlenme, Yetkin üyelerden oluşma, Bağlılık, İşbirliği, Yüksek takım standartları, Dışarıdan destek ve motivasyon, İlkeli liderlik. 11/29/2018 92

Takım paylaşılan zihinsel modellere, açık ve net bir amaca / amaçlara sahip olmalıdır. Takım amacı spesifik, ölçülebilir, Kolayca anlatılabilir ve anlaşılabilir, Uğrunda çalışmaya değer (motive edici) olmalıdır. 11/29/2018 93

Takım performans odaklı bir örgütlenmeye sahip olmalıdır. 11/29/2018 94

Takım “yetkin” üyelerden oluşmalıdır. Takım üyeleri takımın amacına hizmet edecek bilgi, beceri, deneyim ve donanıma sahip olmalıdırlar. Takım üyelerinin bilgi, beceri ve deneyimleri birbirini tamamlamalıdır. 11/29/2018 95

Takım üyeleri takıma ve takım amaçlarına bağlılık göstermelidirler. Bu takım üyelerinin her konuda hemfikir olacakları şeklinde anlaşılmamalıdır. Bütün üyeler çabalarını takımın amaçlarına yöneltmelidir. 11/29/2018 96

Takım işbirlikçi bir iklime, atmosfere sahip olmalıdır. Dürüst, açık, tutarlı ve saygıdeğer insanların oluşturduğu bir iklim olmalıdır. Bu hava ile takım yüksek performans sergilemelidir. 11/29/2018 97

Etkin takımlar etkin olmayan takımlara yardım etmek isterler. Rakibin kalitesi, ligin kalitesini yükseltir!

Takım tüm üyelerin anlayıp benimsediği yüksek standartlara sahip olmalıdır. Takım üyeleri kendilerinden bireysel olarak ve topluca nelerin beklenildiğini bilmelidirler. “Olumlu tutum,” “çaba göstermek” gibi müphem ifadelerden kaçınılmalıdır. 11/29/2018 99

Takım dışarıdan destek ve teşvik almalıdır. Bireylerin motive edilmesi gibi takımlarından da başarılarından dolayı ödüle ve motivasyona ihtiyacı vardır. 11/29/2018 100

Takım ilkeli liderliğe sahip olmalıdır. Takımlar genellikle kendilerini yönetecek liderlere ihtiyaç duyarlar. Takım üyeleri liderin gerekli nitelikleri taşıdığından ve takımın iyiliği için çalıştığından emin olmalıdırlar. Takım üyeleri liderin kendini öne çıkarmaya ve kendi çıkarlarını gerçekleştirmeye çalıştığını düşünürlerse takıma olan desteklerini çekerler. 11/29/2018 101

TAKIM TÜRLERİ

Takım Türleri Sorun Çözücü Takımlar Kalite Çemberleri Kendi Kendini Yöneten Takımlar (Düşünce-Öneri, Üretim-Servis, Proje Yönetim, Hareket-Müzakere Ekipleri) Çapraz Fonksiyonlu Takımlar (dikey, yatay, özel) Sanal Takımlar Vd.

Günümüzde Toyota, Honda, BMW, Ford, Chrysler, General Motors gibi firmalar üstlendikleri zor projeleri tamamlayabilmek için takımlardan yararlanmaktadırlar.

ÇALIŞMASININ YARARLARI TAKIM ÇALIŞMASININ YARARLARI

Takım Çalışmasının Yararları Verimliliğin artması, Çalışanların moralinin yükselmesi, Maliyetlerin azalması, Rekabet gücünün artması, Kalitenin artması, hataların azalması…

Teach me, and I may remember. “Tell me, and I forget. Teach me, and I may remember. Involve me and I learn.” Benjamin Franklin

Formula araba yarışlarında lastik değiştirme, benzin koyma vb Formula araba yarışlarında lastik değiştirme, benzin koyma vb. yapılması gereken işler bir takım çalışmasıyla 6 saniyede gerçekleşmesi takım çalışmasına bir örnek olarak gösterilebilir.

Teamwork is the fuel for common people to achieve uncommon results Teamwork is the fuel for common people to achieve uncommon results. Einstein Takım çalışması sıradan insanların sıradan olmayan sonuçlara ulaşması için önemli bir araçtır. Einstein

ÇALIŞMASININ SAKINCALARI TAKIM ÇALIŞMASININ SAKINCALARI

Takım Çalışmasının Sakıncaları Takımdaki bazı üyelerin yeterince çalışmaması (sosyal kaytarma), Toplantılara katılmaması, ya da yeterli katkıyı yapmaması, Koordinasyon giderlerinin artması, Yöneticilerin alışılmış rollerini sürdürmekte ısrar etmeleri ve bunun yol açtığı sorunlar,

“Wait! Wait! Cancel that…I guess it says ‘Helf.’”

Takım Çalışmasının Sakıncaları Bazı yöneticilerin katılımcı yönetim nedeniyle mevcut pozisyonlarını ve güçlerini yitirecekleri endişesiyle takım çalışmalarına direnmesi, Takım üyelerinin takım çalışmasına inanmamaları dolayısıyla etkinliğin düşmesi,

“I lift, you grab. Was that concept just a little too complex, Carl?”

Takım Çalışmasının Sakıncaları Takım çalışmasının asıl nedeninin çalışanlara daha çok iş yüklemek ve daha az çalışanla daha çok işi başarmak olduğunun düşünülmesi, Bazı sendikaların takım çalışmasını çalışanların kullanılması olarak yorumlamaları, Takım üyeleri arasındaki çatışmaların etkin yönetilmemesi sonucu sorunların büyümesi, Yaşlı takım üyelerinin yeniliklere açık olmamaları,

“Say…What’s a mountain goat doing way up here in a cloud bank?”

Takım Çalışmasının Sakıncaları Toplum ve örgüt kültürünün takım çalışması için uygun olmaması, Takımın homojen yapıda olması ya da gerekli dinamizmi kaybetmesi grup körlüğüne (groupthink) yol açabilir, Üyelerin birlikte çalışma alışkanlığının olmaması dolayısıyla işlerin gecikmesi söz konusu olabilir.

In sports, when the team loses, the whole team “…medicine is a team sport, with two exceptions: people’s lives depend on it and there are no coaches.” -Atul Gawande, MD *** In sports, when the team loses, the whole team loses, but in medicine, only the patient loses. 120 120

121 121

TEŞEKKÜRLER 122