Sağlık Kuruluşlarında Halkla İlişkiler 4. Hafta* Öğr. Gör. Sait SÖYLER *Bu dersin notları çeşitli kaynaklardan derlenerek hazırlanmıştır. Atıf verilemez.

İŞLETMELERDE HALKLA İLİŞKİLER PROGRAMININ GELİŞTİRİLMESİ 1- Bilgi toplama 2- Planlama 3-Planlama tipleri 4-Uygulama 5-Değerlendirme

Bilgi Toplama 1- Bilgi toplama yolları; a- Mevcut kaynakların incelenmesi b- Kuruluş kaynakları c- Bilimsel yöntemler kullanılarak elde edilen bilgiler -Örnekleme yöntemleri

Planlama 1- Durum değerlendirmesi ve problem alanlarının tespiti 2- Amaçların tanımı 3- Hedef kitlenin belirlenmesi 4- İletişim aracı ve tekniklerinin seçilmesi 5- Bütçeleme 6- Sonuçları değerlendirme

Uygulama ve Değerlendirme

Bilgi toplama yolları Mevcut kaynakların incelenmesi: Her araştırmanın faydalanabileceği, genellikle ulaşması kolay olan ve el altında bulunan bilgilerdir. Bunlar; faaliyet raporları, toplantı tutanakları, benzer konular ile ilgili yapılmış çalışmalar, uzmanlardan elde edilen bilgiler, basında yer alan haberler.

Bilgi toplama yolları Kuruluş kaynakları: Her kuruluş kendisi ile ilgili bilgilere sahiptir. Bu bilgiler uygun yöntemeler ile saklanmakta ve gerektiğinde kullanılmaktadır. Bunlar; çeşitli konularda gelen mektuplar, şikayetler, öneriler gibi kaynaklardır.

Bilgi toplama yolları Bilimsel yöntemler kullanılarak elde edilen bilgiler: Halkla ilişkiler çalışmalarında önemli olan toplanan bilgilerin tarafsız ve güvenilir olmasıdır. Bu yöntem zaman alsa ve masraflı olsa da en sağlıklı şekilde bilgi edinilebilecek yöntemdir. En sağlıklısı yüz yüze görüşmeler. Ama zaman ve maliyet? Bu nedenle örneklem alınır.

Bilgi toplama yolları Bilimsel yöntemler kullanılarak elde edilen bilgiler: Örneklem? SWOT Analizi

ÖRNEKLEM

Bilgi toplama yolları ÖRNEKLEME YÖNTEMLERİ Rastgele Sistematik Küme Tabakalı

Bilgi toplama yolları Ölçekler uygulanabilir. Bu ölçekler yüz yüze veya elektronik ortamlarda ilgililere ulaştırılabilir.

BİLGİ TOPLAMA SONUÇ Halkla ilişkiler faaliyetlerinde hedef kitlenin belirlenmesinin ardından bu kitlenin özelliklerinin belirlenmesi önemli bir unsurdur. Hedef kitlenin eğilimleri, görüş ve düşünceleri belirlenemedikçe uygulanan halkla ilişkiler programı adeta bir terzinin giyecek insanı görmeden diktiği elbiseye benzeyecektir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2011).

Planlama Planlama ileride yapılacak çalışmaların düzgün ve hedefler doğrultusunda yürütülebilmesi için önceden kararlar alınmasıdır. Ne yapılacak? Ne zaman yapılacak? Nerede yapılacak? Nasıl yapılacak? Kim yapacak? Ne kadar para harcanacak? Bu sorulara verilen cevaplar planlamayı oluşturmaktadır ve bunlara cevap vermeden girişilen uygulamalar rotasız bir gemiye benzeyecektir.

Planlama Uzun vadeli planlar -- nihai amaç Kısa vadeli planlar – ulaşılacak somut hedefler Bazı kaynaklara göre orta vadeli planlar.

Planlama Halkla ilişkilerin planlama aşamasında cevaplanmayan soruların kalmaması gerekir. Önceki sunularda bahsedilen soruların tamamına cevap verilmesi gereklidir. Tüm sorulara cevap verilse dahi örneğin bütçeleme ile ilgili sorular cevaplanmadığı takdirde uygulamaların maliyet etkinliği incelenemeyecektir.

Planlama Bir halkla ilişkiler planlamasında izlenmesi gereken süreç: 1- Durum değerlendirmesi ve problem alanlarının tespiti 2- Amaçların tanımlanması 3- Hedef kitlenin tanımlanması 4- İletişim araçları ve tekniklerinin seçimi 5- Bütçeleme 6- Planın değerlendirilmesi

Durum Değerlendirmesi Ve Problem Alanlarının Tespiti Kuruluşun kamuoyu gözündeki izlenimi, kurum imajı, işletme hakkında ne düşünüldüğü bilinmeden başarıya götürecek bir plan yapmak mümkün değildir. Araştırmalar ile beraber mevcut problemler ortaya konulur ve planlama yapılır.

Amaçların Tanımlanması Problem ortaya konulduktan sonra ulaşılmak istenen hedefler belirlenerek çalışanların gözünde somut hale getirilir.

Halka İlişkilerin Genel Amaçları Halka bilgi verme ve kuruluşu benimsetme İşletmeye karşı olumlu tutum oluşturma İşletme ile olan işlerinde hedef kitlenin işini kolaylaştırmak Aksaklıkların giderilmesinde öneri ve şikayetleri dikkate almak Bu genel amaçların yanı sıra yapılan araştırmalar sonucunda elde edilen verilere göre bazı özel amaçlar da plana dahil edilebilir.

Hedef Kitlenin Belirlenmesi Kurumun hedef kitlesi? Halkla ilişkiler çalışması hangi hedef kitleye yönelik yapılacak?

Hedef Kitlenin Belirlenmesi İç ve dış Birincil, ikincil ve marjinal --- sıralama Mevcut ve potansiyel Destekleyen, karşı tavır takınan ve kararsız

Hedef Kitlenin Belirlenmesi Hedef kitlenin belirlenmesinin işletmeye sağlayacağı avantajlar: Kampanya ile ilgili tüm grupların önceden saptanması Bütçe ve kaynak kullanımında önceliğin belirlenmesi İletişim araç ve tekniklerinin seçilmesi Mesajların etkin bir şekilde hazırlanması

Hedef Kitlenin Belirlenmesi Her kurumun kendisine özgü hedef kitlesi vardır. Genel olarak hedef kitleler; Müşteriler, potansiyel müşteriler, işletme personeli, hissedarlar, meslek kuruluşları, tedarikçi kişi ve firmalar, sigorta şirketleri, potansiyel işgücü, kamuoyu önderleri, medya vb.

İletişim Araç ve Tekniklerinin Seçilmesi İleriki derslerde ayrıntılı olarak işlenecektir. Halkla ilişkilerde kullanılan çok sayıda araç vardır. Bu araçlardan hangisinin kullanılacağının belirlenmesinde önemli olan amaçlara ve hedef kitlenin yapısına uygun olanın seçilmesidir. Mesajlar da iletişim aracına uygun şekilde hazırlanmalıdır.

İletişim Araç ve Tekniklerinin Seçilmesi Mesajlar hedef kitlenin tamamına sunulmadan önce daha küçük gruplara ön denemeler yapılmalıdır. Alınan sonuçlar ve uygulanan süreçte yaşananlara göre gerekli önlemler alınabilir.

Bütçeleme İşletmelerde faaliyetler ile ilgili her ne kadar ayrıntılı bütçeler bulunsa da halkla ilişkiler çalışmalarının özelliklerine göre bütçelendirme yapılması halkla ilişkiler bütçesini oluşturur. Bütçe hazırlanmasında minimum maliyet ile max fayda sağlanmaya çalışılmalıdır.

Bütçeleme Halkla ilişkiler çalışmaları para olmadan yapılamaz. Bu nedenle işletmenin bütçesi, rekabet ortamı, hedef kitlenin ihtiyacı ve halkla ilişkilerin gerekliliği sorgulanarak bir bütçe hazırlanmalıdır.

Sonuçları Değerlendirme Düzenli toplantılar ile yapılan planların amaçlara ve hedef kitleye uyumu ve bütçe ile ilişkisi değerlendirilmelidir. Burada önemli olan iletişimin sürekliliğinin sağlanmasıdır.

Uygulama Planlama aşamasında hedef kitlesi, amacı, süresi ve bütçesi iyi belirlenmiş bir halkla ilişkiler planının uygulanması oldukça kolaydır. Uygulanan plan ile ilgili olarak düzenli periyotlarda gözlem ve toplantılar yapıldığı takdirde planda alınan kararlara uyum sağlanması daha kolay olacaktır.

Değerlendirme Hazırlanan planın uygulama aşaması ile beraber, değerlendirme çalışmaları da başlamalıdır. Bu değerlendirme sonuçları, hazırlanacak bir sonraki çalışma planları için en değerli malzemeyi oluşturacaktır. Halkla ilişkiler programı düzenli aralıklar ile değerlendirilmelidir. Önceki amaç ve hedefler ile uyum sağlanıyor ise planın başarılı olduğu söylenebilir. Bütçe uyumu vs değerlendirmeye alınmaktadır.