Boğaziçi Üniversitesi Bütçe Uygulaması Kullanım Kılavuzu   İçindekiler Giriş Ekranı Yeni İstek Fişi Oluşturulması İstek Fişi ve Resmi İstek Listesinin(Malzeme İstem Listesi) Yazdırılması İstek Fişlerinin Takibi İstek Fişi Arama İstek Fişi Geçmişi Bütçe Takibi

1. Giriş Ekranı Uygulamaya Boğaziçi Üniversitesi elektronik posta kullanıcı adınız ve şifrenizi kullanarak https://butce.boun.edu.tr adresinden giriş yapabilirsiniz. Şifrenizi hatırlamıyorsanız Bilgi İşlem Merkezi ile iletişime geçebilirsiniz. Programa sadece yetki verilen kişiler Boğaziçi Üniversitesi e-mail adresi ve şifresi ile giriş yapabilir, Ayrıca programa üniversite dışından giriş yapılacak ise yine Bilgi İşlem Merkezi ile iletişime geçerek VPN kullanılarak giriş yapılabilir.

2. Yeni İstek Fişinin Oluşturulması İstek fişi işlemleri menüsünden “Yeni İstek Fişi” seçeneğini seçiniz. *İstek Fişleri “TL” olarak yazılacaktır. Yurtdışı alımlarında da istek fişi yine TL yazılacak olup, TL tutarının içine gümrük vergisi, kur farkı vb. giderler eklenecektir. Açıklama veya ek bilgi kısmına da döviz tutarı mutlaka belirtilecektir. *Temsil Ağırlama ve Yapı işleri Proje yazılarında Rektör Onayı alındıktan sonra, onay tarihi ve yazı içeriği bilgilerine göre istek fişi oluşturulacaktır. (Aynı zamanda alınan onayın aslının bütçeye gönderilmesi şarttır.)

İstek fişini talep eden “Birim”i seçiniz.

Kullanılacak “bütçe türünü” seçiniz Kullanılacak “bütçe türünü” seçiniz. Bütçe türü, istek fişi hangi ödenekten talep ediliyorsa fakülteler (Hazine, Makine Teçhizat, SKS Özel Öğrenci Bütçesi, Şartlı Bağış, Rektörlük Talep) ve birimler için (Rektörlük Talep, Şartlı Bağış) bütçe türleri seçilir.

Sonra alt sekmedeki “kurumsal kod ve ekonomik kod” belirtilir Sonra alt sekmedeki “kurumsal kod ve ekonomik kod” belirtilir. Her ekonomik kod için ayrı istek fişi düzenlenir. Bütçe türünüz “rektörlükten talep” olursa kurumsal ve ekonomik kod penceresinde herhangi bir işlem yapılmayacaktır. Bu işlem ödenek ayırma aşamasında bütçe ve performans program müdürlüğü tarafından yapılacaktır.

“İhtiyacı Talep Eden” İhtiyacı talep eden kişi otomatik olarak doldurulmuş olacaktır. Eğer bu olan otomatik doldurulmadıysa boş olarak geliyorsa,(Nedeni bazı birim amirleri kadrolu olmaması dolayısıyla) Bu bilgi Resmi İstek Listesinde kullanılacağından) buraya kadrolu bir personeli yazmanız zorunludur. “İlgili kişileri” yazınız. (İlgili kişilere malzeme teslim edileceğinden ilgili kişinin kadrolu personel olması zorunludur) Eğer malzeme birkaç kişiye zimmet yapılacaksa bu kısma birden fazla isim girilebilir. “Resmi talep açıklamasını” yazınız. (Bu açıklama malzeme istem listesinde görüneceğinden eski istek fişindeki açıklamalar gibi olması gerekmekte olup, mutlaka doldurulmalıdır.)

Varsa “ek bilgi notunuzu” yazınız, bu kısım malzeme istem listesi veya teknik şartnamede görünmeyeceğinden marka, özel açıklamalar, notlar v.b. bilgiler bu alana yazılabilir. *Ek bilgi notunda; istek fişine ait ödeme planı mutlaka belirtilmelidir. Örnek: Fotokopi makinesi yıllık bakım sözleşmesinde, “ödeme tek kalemde aralık ayında mı, yoksa aylara bölünerek her ay mı yada ikiye bölünerek temmuz ve aralık aylarında mı” ödenecek, bu bilgi ek bilgi notunda mutlaka belirtilecektir. Bütçenin planlanması açısından bu bilgi mutlak gereklidir.

“İstek listesi” sekmesine geçiniz. “Miktar, birim vb “İstek listesi” sekmesine geçiniz. “Miktar, birim vb.” alanları doldurunuz. Tahmini “birim fiyatı” KDV hariç olacak şekilde yazarak KDV alanında KDV oranını seçiniz. (KDV oranı farklı olan malzemeler için ayrı istek fişi düzenleyiniz.)

Her istek fişini taslak olarak saklamak için “kaydet” sekmesine basınız. Talebinizin işleme alınması için kaydetme işleminden sonra mutlaka “onaya gönder” sekmesine basınız. Aksi halde istek fişi işlemi başlamayacaktır. Açılan pencereden onay verebilir veya iptal seçeneği ile geri dönebilirsiniz. *Kütüphane istek fişlerinin çoklu kitap alımlarında, kitapların dökümü olan ek bir liste olmak şartıyla istek listesine tek bir kalem belirtilerek istek fişi yazınız.

3.İstek Fişi ve Resmi İstek Listesi (Malzeme İstem Listesi) Yazdırılması İstek Fişi Yazdırılması (İstek Fişinin yazdırılması zorunlu değildir. Bütçe birimi bu belgeyi talep etmeyecektir. ) İsteyen birim kendi dosyasında tutmak için yazdırabilirler) İstek fişi işlemleri menüsünden “istek fişi yazdır” seçeneğini seçiniz. Açılan ekrandan istek fişinizi yazdırabilirsiniz. Yazdırma işlemini iptal edip yalnızca görüntüleme yapabilir ve devamında Ctrl+P yaparak tekrar yazdırma ekranını görebilirsiniz.

b)Resmi İstek Listesi (Malzeme İstem Listesi) Yazdırılması Malzeme istem listesi “istek fişi işlemleri” menüsünden “resmi istek listesini yazdır” seçeneği ile oluşturulur. Bu evrak bütçesi onaylandıktan sonra ıslak imza ile satın alma şube müdürlüğüne ivedilikle istek fişini yazan kişi tarafından ivedilikle gönderilmelidir.

4.İstek Fişlerinin Takibi “İstek fişi listeleri” sekmesinden istek fişine onay veren kişi, birimine ait veya onayını bekleyen istek fişlerini görüntüleyebilir, onay veya red işlemlerini yapabilir.

5.İstek Fişi Arama “İstek fişi arama” sekmesini kullanarak istek fişlerini arayabilirsiniz. Eğer istek fişi numarası belirtilmişse diğer bilgi alanları dikkate alınmaz. İstek fişi numaraları yıl, “-“ ve numara şeklinde, aralarında boşluk olmadan oluşturulur. (Örnek: 2016-1370) Numaralar talepler onaya gönderildikten sonra üretilir.

6.İstek Fişi Geçmişi İstek fişinin aşamaları, istek fişi sekmesindeki “ İşlem geçmişi” alanı kullanılarak takip edilir.

Ayrıca her ay rutin yazılan bir istek fişi var ise, istek fişi tekrar yazılmadan önce, daha önce yazılan istek fişi istek fişi arama sekmesinden bulunup göster sekmesiyle açılır. Açılan istek fişi üzerinde “istek fişi”, “istek fişi işlemleri”, “istek tekrarla” sekmesi ile eski istek fişi üzerinden yeni istek fişi oluşturulabilir.

7.Bütçe Takibi “Bütçe” sekmesinden “bütçe listesine” girip birim seçerek açılan pencerede hangi bütçe, hangi kalemden ne kadar harcama yapıldığını görebilir, ayrıca yine aynı sekmede “bütçe durumu” sekmesine basarak excel ortamında tüm bütçelerinize ait rapor döküm alabilirsiniz.