ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ

ERASMUS+ TEMEL KURALLARI Erasmus+ programı ile öğrenim hareketliliğine katılabilmek için Boğaziçi Üniversitesi’nde tam zamanlı öğrenci (1 dönemde 30 ECTS kredi yükü olan öğrenci) olmak gerekir. Öğrenim anlaşmalarınızda (Learning Agreement) minimum 30 ECTS’ lik ders seçmelisiniz. Ancak Fransa’ya gidecek öğrencilerin 30 ECTS sağlamaması durumunda minimum 7 ders seçmelidir. Öğrenim için Tek Faaliyet Asgarî ve Azamî Süreler Faaliyetler Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen asgarî ve azamî sürelere uygun olarak gerçekleştirilir. - Öğrenim hareketliliğinde asgarî süre 3 tam ay , azamî süre 12 tam aydır. Eğer Misafir olduğunuz Kurumda 1 dönem 90 günden az ise dönemi belirleyen belgeyi sunmanız gerekmektedir. Her bir öğrenim kademesinde (BA, MA, Phd) ayrı ayrı 12 aya kadar hareketlilik yapılabilir. Bu süre şartlarına uyulmadığı takdirde ödeme yapılmış ise yapılan ödemenin tamamının iadesi söz konusu olacaktır.

ERASMUS+ TEMEL KURALLARI Gidiş öncesinde ve dönüşte olmak üzere, zorunlu OLS (Online Language Support/ Çevrimiçi Dil Desteği) sınavına iki defa girilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde verilmesi hibeden %5 oranında kesinti yapılacaktır. Kurumlarla yaptığımız anlaşma çerçevesinde, Erasmus+ katılımcıları seçtikleri dil ile OLS sistemine entegre olunacaklardır. Ardından katılımcıların beyan ettikleri mail adresine bir davet linki yollanacaktır. Bu aşamadan sonra, sistemde belirtilen son tarihe kadar profil oluşturup ilk sınava girilmelidir. Gidiş öncesi (ilk sınav) online yapacağınız OLS 1. sınavında B2 altında not almanız durumunda sistem otomatik olarak Online Dil Kursu size tahsis etmektedir. Sistem üzerinden belirli periyotlar da Online Kursa katılımınız gerekmektedir. 1. ve 2. ödemeler yapılmadan önce OLS sınavı kontrol edilmektedir.

ERASMUS+ TEMEL KURALLARI Hibe Desteği, Süre ve Hibe Hesaplamaları Yurtdışında geçirdikleri faaliyet süreleri boyunca öğrencilerin yurtdışında olmalarından kaynaklanan masraflarına yardımcı olmak üzere hibe verilmektedir. Hibeler, öğrencilerin faaliyetle ilgili masraflarının tamamını karşılamaya yönelik değil, yalnızca katkı niteliğindedir. Öğrenci hareketliliği faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği ülkeler hayat pahalılığı düzeylerine göre 3 gruba ayrılmış ve ülke grupları için aylık öğrenim ve staj hibeleri belirlenmiştir. Ülke grupları ve bu ülkelere gidecek öğrencilere verilecek aylık hibe miktarları tabloda yer almaktadır:

Sİgorta Yükümlülükleri Faaliyetlere katılan öğrencilerin ilgili faaliyet türlerine göre zorunlu olan sigortalarını yaptırmaları gerekmektedir. Yükseköğretim kurumu sigortaların yapıldığını kontrol eder ve yapıldığından emin olur. Hangi sigortaların zorunlu olduğu öğrenci sözleşmesinde belirtilmektedir. Öğrenim Hareketliliği için; Sağlık sigortası içeriği misafir olduğu ülkede geçireceği tarih aralığını kapsamalıdır. Ayrıca yatarak tedavi, ayakta tedavi ve cenaze naklini kapsayacak şekilde poliçe teminatı minimum 30.000,00 EUR olmalıdır. Almanya gidecek öğrencilerimiz SGK olması durumunda SGK AT11 belgesi almaları durumunda sigorta yükümlülüğünü sağlamış olacaktır.

Sİgorta İçİn Dİkkatlİ Olun! Konsoloslukların sizden talep ettiği seyahat sağlık sigortası ile sağlık sigortası ayrı kategoridedir, aralarında bazı belirgin farklar vardır. Seyahat sağlık sigortası birbiriniz izleyen 90 veya 92 günlük izleyen seyahatler kapsamaktadır. Bu tarz poliçeleri kabul etmemekteyiz. Sizden istediğimiz gidişinizden dönüşünüze kadar tarih aralığını kapsayacak poliçe yaptırmanızdır. Ayrıca Eğitim Amaçlı yurt dışı sağlık sigortası yapmanız durumunda Konsolosluğun şartınızı da yerine getirmiş olacaksınız.

Gİdİş Öncesİ İşlemler Öğrenim Anlaşması Formu (Learning Agreement ): Yurtdışına gitmeden en az 1,5 ay öncesinden bu süreci E-Petition üzerinden başlatmanız ve Fakülte onayı gerekmektedir. Learning Agreement çerçevesinde, ders yükünüzün 30 ECTS olması ve alacağınız derslerin karşılığı belirtmeniz sizden istenmektedir. Fakülte Onayından sonra imza için ofisimize gelmeniz gerekir. İmza süreçleri bittikten sonra tarafınıza bu belge 3 nüsha olarak size teslim edilir. Dönüşünüzde ise bir nüshasının gittiğiniz kurumdan (imzalı ve mühürlü) onaylatılıp ofise teslim edilmesi gerekir. Aksi takdirde gidiş öncesi işlemlerinizi başlatamayacağız.

Gİdİş Öncesİ İşlemler Gidiş Öncesi İşlemler Erasmus+ KA103 Yükseköğretim öğrenme hareketliliği için hibe ve hibesiz sözleşmesi modeli (2017-2018 Erasmus+ SMS hibe Sözleşme Modeli) 2017-18 Hibeli öğrenciler için: sözleşme doldurulmadan önce Halk Bankası Bebek Şubesi’nde vadesiz avro hesabı açtırılmalıdır. Sözleşmedeki ilgili (Sarı Alanlar) alanlar doldurulduktan sonra erasmus- accounting@boun.edu.tr e-posta adresine Word formatında iletilmelidir. Ofise geldiğinizde ilgili personel sözleşmede bulunan alanı (kırmızı alanları) oldurup sözleşmenin son halini imza için size sunacaktır. Sözleşme Hibesiz giden Öğrenciler içinde yapılacaktır. Sözleşmenizi ofise gelmeden1 hafta öncesinden gönderiniz! Hibesiz katılımcılar Halk Bank Bebek Şubesinde hesap açmaları zorunlu olmayıp önerimiz hareketlilik sırasında hibelenmeleri durumunda ödeme yapmamız için hesap açmalarıdır.

Gİdİş Öncesİ İşlemler Kabul Mektubun Fotokopisi (çıktı olarak yanınızda bulunacak)   Yurt Dışı Eğitim Amaçlı Sağlık sigortası Poliçe (yanınızda bulunacak)   Öğrenci Bilgi Formu (çıktı olarak yanınızda bulunacak)   Hibe Bilgi Notu (imzalı çıktı olarak yanınızda bulunacak) OLS dil sınavı için sisteme entegreniz yapılacaktır. (Ofiste)

Gİttİkten Sonra GönderİlecekLER Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)   (eğer anlaşmada değişiklik söz konusu ise!) Programınızda değişiklik olması halinde 30 ECTS ders yükü kriterine bağlı kalınarak e-petition üzerinden değişiklik yapılması sizden beklenilmektedir.   Sistem onayından sonra çıktı alınarak karşı kuruma imza ve mühürle onaylatınız dönüşünüzde ofisimize teslim etmeniz zorunludur.

Döndükten Sonra Ofİse Sunulacak Belgeler ve yapılacak İşlemler Katılımcı Raporu (Mobility Tool üzerinden, online doldurulacaktır) (Sistemden Kontrol edilip dosyanıza konulacaktır.) OLS (Çevrimiçi Dil Desteği) dönüş sonrası sınava katılmanız zorunludur. (Sistemden Kontrol edilecek)   Not Dökümü (Transcript of Records)(mevcut elinde bulunmayanlara ulaştığı zaman teslim edecektir.)   Katılım Sertifikası (Letter of Confirmation)   Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ilk hali ve değişiklik sayfaların karşı Kurumun imzalı ve mühürlü onaylı olması zorunludur. Pasaport Fotokopisi (Aslın İbrazı)

Hİbe Hesaplanması Üniversite Yönetim Kurulu kararı gereği, 1 dönem için azami 5 ay (150 gün) hibe verilmesi kararlaştırılmıştır. Süre hesaplamasında Avrupa Komisyonun belirlediği ‘HE grant calculation MT+_calculation_method ‘ modülü kullanılmaktadır. Sözleşmenizde bulunan Madde 3'te belirtilen tutarı veya süreyi [4 ay 15 günü (135 günü)] aşmanız durumunda sadece 135 günün (%80 tutarında) ön ödemesi yapılır. OLS ilk sınavı yapılmadan ön ödeme yapılmaz. Dönüşünüzden sonra sözleşme tarih aralığını geçmemesi şartı ile Letter of Confirmation ve pasaportunuzun giriş/çıkış tarihleri göz önünde bulundurulacaktır. Başarı durumunuzun da kontrolü ardından size verilen ön ödeme çıkarılarak kalan kısım ikinci ödeme olarak ilgili hesabınıza aktarılacaktır. İkinci ödeme için OLS ikinci sınavı ve Katılımcı Raporunu online olarak doldurulmaldır. Aksi takdirde hibenizden %5 kesinti yapılacaktır.

HİBeden Yapılacak Kesİntİler Katılımcıdan gitmeden önce istenen minimum 30 ECTS ders yükünün dönüşünde 10 ECTS’i geçmemesi durumunda, dönüşünde belirlenen toplam hibesinin % 20 oranında kesinti yapılacaktır. Öğrencinin öğrenim faaliyeti ile ilgisi olmadan, resmi tatil günleri (hafta sonu resmi tatil olarak kabul edilmez) hariç 7 günden fazla süre ile misafir olduğu şehirden / ülkeden ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılamaz. Daha önce yapılmış olsa bile bu dönem verilen hibenin iadesi talep edilir. Örnek= 8 günlük ara olması durumunda 8 günlük kesinti olacaktır. 7 günü geçen kısım olarak algılamayınız. OLS dil sınavılarını veya Katılımcı Raporunu online yapmamanız durumunda %20 oranında hibenizden kesinti olacaktır. Ayrıca 30.09.2018 tarihine kadar süreci tamamlamayanlardan hibe iadesi talep edilecektir.

Örnek Dosya 1 Katılımcı için ön görülen 15.08.2016 – 31.01.2017 tarih aralığı için Almanya hibesi (aylık 400 avro) sözleşme yapılmıştır. Ön görülen Faaliyet süresi ; 166 gün Üniversite Yönetim Kurulu Kararı gereği sözleşme kısmi olarak 150 gün üzerinden yapılmıştır. Ön görülen hibe tutarı ; 2.000,00 avro (aylık 400 günlük 13,33 avro) Gidiş öncesi işlemleri tamamladıktan sonra (learning agreement, OLS vb. gibi) Sözleşmenin 3 maddesi gereği 135 günün aşması durumunda 135 günün % 80 olarak ilgili hesaba1440,00 avro ön ödeme (1. taksit) yapılacaktır.

Örnek dosya 1 Türkiye döndükten sonra 2 hafta için dönüş belgelerin ofise elten teslim edilmesi gerekmektedir. Pasaport giriş-çıkış tarih aralığı ; 12/08/2016-15/02/2017 Tespit edilen ara (resmi tatil dışında) ; 01/09/2016 - 09/09/2016 (9 gün) Letter of Confirmation; 15/08/2016 – 10/01/2017 Sözleşme tarih aralığı ; 15.08.2016 – 31.01.2017 Esas alınacak faaliyet tarih aralığı ; 15/08/2016-10/01/2017 (146 gün) Ara kesintisi sonrası ; 137 gün hibelecek süre (146 gün – 9 gün) Transkripti 10 veya üstü ECTS getirmesi sonucu ve süreci (katılımcı Raporu, OLS vb) eksiksiz bitirmesi sonucu kesin hibesi Hesaplama modülü kullanarak kesin hibesi 1.827,00 avro dur. Ön ödeme olarak 1440,00 avro ödendiğinden kalan 387,00 avro ikinci ödeme olarak katılımcının hesabına aktarılmaktadır.

kesinti olmasi durumunda 10 ECTS altında transkritp sahibi olması %20 kesinti yapılır. OLS dil sınavını (1. ve 2. sınavı yapmadığı için) %20 kesinti yapılır. Katılımcı Raporu doldurmaması durumunda %20 kesinti yapılır. Yukarda saydığımız fiillerden birini gerçekleşmesinde aşağıdaki hesaplama yapılır. 137 gün * 0,20= 27,4 yuvarlama 27 gün kesinti + ara için 9 gün toplam 36 gün kesinti yapılacaktır. Modül üzerinde hesaplama sonucu kesin hibe1.467,00 avro dur. Ön ödeme olarak 1440,00 avro yapıldığı için 27 avro 2. ödeme olarak yapılacaktır. Aksi durumdan kesin hibe ön ödemeden az ise aradaki farkın iadesi 15 gün için ilgili hesabımıza yapılması için yazışmalar yapılacaktır. İadeyi gerçekleştirmeyen katılımcının dosyası icra için Hukuk Müşavirliğine sevk edilmektedir.

Hareketliğin geçersiz olmasi durunda Hareketliliğin geçersizliği tespit edildiğinde (öğrenci yükümlülüklerini yerine getirmemek, misafir kurumun eğitim faaliyetlerine katılmamak, disiplin cezası almak vb.) veya sizinle yapmış olduğumuz Hibeli, Kısmi ve Hibesiz sözleşme koşullarını yerine getirmediğini tespiti sonrası size ön ödeme yapılmış olsa bile hibeni tamamının 15 gün içinde iadesi söz konusu olacaktır.

Mücbir sebep Mücbir sebeplerle faaliyete ara verilmesi halinde, mücbir sebebin belgelendirilebilmesi şartıyla, asgari sürenin tamamlanamadığı faaliyetler kabul edilir ve kalınan süre karşılığı hibe verilir. Mücbir sebebe ilişkin bir durum oluşması durumunda Merkez ile iletişime geçilmelidir. Mücbir sebepler dışında asgari süre tamamlanmadan öğrencilerin geri dönmesi halinde, faaliyet kabul edilmez ve hibe ödenmez. "Mücbir sebep", taraflardan herhangi birinin Sözleşmeden doğan herhangi bir yükümlülüğünü yerine getirmesine engel olan, tarafların, taşeronlarının, bağlı kuruluşlarının veya uygulamada görev alan üçüncü tarafların hata veya ihmalinden kaynaklanmayan ve gösterilen tüm özen ve dikkate rağmen kaçınılmaz olan ve önceden tahmin edilemeyen, tarafların kontrolünün dışındaki istisnai herhangi bir durum veya olay anlamına gelir. Bir hizmetin sunulmaması, ekipman veya malzemelerdeki kusurlar veya bunların zamanında hazır edilmemesi, doğrudan bir mücbir sebepten ve ayrıca işgücü anlaşmazlığı, grev veya mali sıkıntılardan kaynaklanmadığı müddetçe, mücbir sebep olarak öne sürülemez.

Mücbir sebep Verilen aranın veya Eğitime devamın söz konusu olmadığı durumlarda zaman kaybetmeden bize dilekçe ile iletmeniz gerekmektedir. Mücbir Sebep sayılması yönünde verileceğiniz dilekçe Ulusal Ajansa iletilip verilecek karar doğrultusunda işlem yapılacaktır. NOT: Geçmiş dönemlerden edindiğimiz tecrübeyle size bunu aktarmak isteriz. Araları dikkate almadıklarını eğitime devam edilemeyecek durumları kabul ettikleri görülmüştür.