Erasmus+ Öğrenim Görme Hareketliliği Öğrencilerinin Sorumlulukları Erasmus Kurum Koordinatörlüğü

GİTMEDEN ÖNCE YAPILACAKLAR 2

1. Yerleştiğiniz üniversitenin son başvuru tarihini web sayfasını inceleyerek öğrenin ve başvuru için gereken evrakları hazırlayıp gönderin. 3

Ofisten gideceğiniz üniversiteye hitaben bir «Nomination» e-postası gönderilecektir. Yani sizin adınız ve gerekli bilgileriniz online olarak ya da e-posta ile karşı üniversiteye resmi olarak bildirilecektir. Erasmus hareketliliğinden vazgeçmeyi düşünüyorsanız, bunu 15 Nisan 2015 Çarşamba gününe kadar bir dilekçeyle bildirin ki yedekteki öğrenciler de başvuru tarihlerini kaçırmadan işlemlerine başlayabilsinler. 4

2. Yerleştiğiniz Üniversitenin akademik takvimini inceleyin. Güz ve Bahar dönemlerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini öğrenin. Buna göre işlemlerinizi planlayın. 5

3. Gideceğiniz ülkenin elçiliğini arayın veya internet sitesini araştırın ve öğrendiğiniz tarihlere göre şunu sorun: Ben ……. ayında (güz ve bahar dönemine göre öğreniminiz hangi ayda başlıyorsa) ülkenize Erasmus öğrencisi olarak geleceğim. Vize başvurumu ne kadar süre önce yapmalıyım? 6

4. Pasaportunuz yoksa vize başvuru tarihinizden 1-1,5 ay önce Ofise gelin ve bizden «Pasaport yazısı» isteyin. Bu yazıyla birlikte önce Defterdarlığa (Vergi Dairesine) gidip yazıyı onaylatın. Sonra Ankara Emniyet Müdürlüğünde Pasaport başvurunuzu gerekli evrakları öğrenerek yapın. Not: Gideceğiniz ülkenin ne kadar süre geçerli pasaport istediğine dikkat edin. 7

5. Bu sırada başvurduğunuz üniversiteden size bir kabul mektubu gelmiş olmalıdır. Bu kabul mektubunun orijinali vize işlemlerinde kullanmak üzere sizde kalmalıdır. Ofise bu belgenin bir kopyasını bırakarak «Vize yazısı» (Elçilik yazısı) isteyin. Vize yazınız birkaç gün sonra hazır olacaktır. 8

6. Pasaportunuz çıkar çıkmaz, hatta daha da önce vize için gereken evrakları hazırlamaya başlayın. Bu evrak listesinin güncel olup olmadığını mutlaka elçilikten öğrenin. 9

7. Öğrenim anlaşması (Learning Agreement) 10

8. İmzalanan öğrenim anlaşmanızı tarayarak e- posta ile, istenirse orijinalini de acele postayla karşı üniversiteye gönderin. Sizin tarayarak gönderdiğiniz belgeyi, karşı üniversite imzalatarak size yine e-posta ile gönderir. Bu belgeyi Ofise teslim edin. %70 hibeniz bu belgedeki imzalar olmadan hesabınıza yatamaz. Bölüm koordinatörünüze belgenin bir kopyasını bırakmalısınız. 11

* Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri belirlemelisiniz ve bunları «Changes» sayfasında belirtmeli ve belgeyi imzalatıp bize göndermelisiniz. 12

* Ders değişikliği işlemi öğrenci gitmeden önce de yapılabilir. Değişiklik olacağı siz gittikten sonra ortaya çıkarsa, bu işlem 1 ay içinde yapılmalı ve güncel «changes sayfası» (öğrenci ve karşı taraftan imzalı) bölüm koordinatörüne e-posta ile gönderilmelidir. 13

10. Learning Agreement’ınızın imzalı kopyası size e-postayla geldikten sonra Halkbank’tan euro hesabı açtırın. Iban numaranızla birlikte Ofise gelin ve kabul mektubunuzdaki öğrenim tarihi aralığına göre «hibe sözleşmesi» yapmak istediğinizi söyleyin. Hibe sözleşmesi yapıldıktan sonra %70 hibenizin hesabınızda aktarılma işlemi başlayacaktır. 14

11. Bu arada size mail ile bir online dil sınavı gelecektir. Bu sınavda başarılı ya da başarısız olma durumu yoktur, sınavın amacı sizin gitmeden önce ve döndükten sonraki dil seviyenizi görmektir. Sınavları almak zorunludur. Öğrenci sınav sonucunu ofise sözleşme yapmadan önce getirmelidir. 15

12. Hibe sözleşmesi yaptıktan sonra Ofisten Erasmus Öğrenci Beyannamenizi alın. Artık gitmeden önceki işlemleriniz bitmiştir ve gitmeye hazırsınız. 16

* Özellikle Güz dönemi öğrencilerinin işlemlerinin büyük bir kısmını yaz tatili başlamadan önce bitirmeleri, yalnızca pasaport ve vize işlemlerini elçiliklerden doğrulayarak yaza bırakmaları gerekmektedir. Yaz tatilinden önce öğrenim anlaşmanız hazır olmalıdır. 17

DÖNMEDEN ÖNCE ve DÖNDÜKTEN SONRA YAPILACAKLAR 18

1. Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri «Changes» sayfasında belirtip, belgeyi tüm taraflara imzalattıktan sonra Ofise e-postayla göndermelisiniz. 19

2. Karşı üniversitede öğreniminizi tamamlamadan önce oradan alacağınız ders notlarınızı belirten «Transcript of Records» adlı belgeyi dönmeden önce almaya çalışmalısınız. Siz döndükten sonra gönderilecek Transkript hibe işlemlerinizi yavaşlatır. Mümkünse Transkriptinizle birlikte dönmelisiniz. 20

3. Dönmeden önce karşı kurumdan öğrenim tarih aralığınızı belirten bir «katılım sertifikası» almalısınız. Bu belge imzalı ve mühürlü olmalıdır. Bir örneği web sitemizde vardır, eğer karşı üniversitenin matbu bir sertifikası yoksa bunu da doldurtabilirsiniz. 21

4. Döndükten sonra Ofiste Pasaportunuzun giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopisini çekeceğiz. Havaalanlarında bu mühürleri bastırmayı unutmayınız. Eğer mühür bastıramazsanız, uçuş kartlarınızın fotokopisini de alabiliriz. Bu yüzden gidiş-dönüş uçuş kartlarınızı kaybetmeyiniz. 22

5. Döndükten sonra size bir rapor gönderilecek bunu doldurup sistem üzerinden submit etmelisiniz. 23

* Evraklarınızı tamamladıktan sonra katılım sertifikanız ve pasaport giriş-çıkış tarihlerine göre %30 hibeniz hesaplanır ve hesabınıza yatar. 24

Hibeler Erasmus hibenizin %70 i gitmeden önce kabul mektubunuzda belirtilen tarihlere göre hesaplanır. %30 si ise döndükten sonra katılım sertifikası ve pasaporttaki tarihlere göre hesaplanır. 25

*Planlanan süreden daha az hareketlilik gerçekleştiren öğrencilerin kalan hibelerinden kesinti yapılabilir ve ya fark fazlaysa öğrenciden belli miktar hibe iadesi istenir. 26

Hibeler Karşı kurumdan aldığınız, öğrenim anlaşmanızda belirttiğiniz derslerin toplam kredisinin üçte ikisinden başarılı olmanız durumunda Erasmus hibenizde kesinti olmaz. Ancak daha az krediden başarılı olursanız %30 hibeniz kesilebilir. Bütün derslerden başarısız olmanız durumunda tüm hibenizin iadesi istenebilir. 27

Örnek Hibe Hesaplaması: Gidilecek Ülke Almanya Başvurduktan sonra öğrenciye gönderilen kabul belgesindeki tarihler: 1 Mart 2015 – 8 Ağustos 2015, Planlanan hareketlilik 158 gün Döndükten sonra öğrencinin teslim ettiği katılım sertifikası ve pasaport giriş-çıkış mührü tarihleri: 1 Mart 2015 – 15 Haziran 2015, Gerçekleşen hareketlilik 105 gün Yukarıdaki durumda planlanan hareketliliğin toplam hibesi 2107 euro’dur. Bunun %70’i olan 1474,90 euro, gitmeden önce öğrencinin hesabına yatar. Fakat asıl hibe gerçekleşen hareketliliğe göre hesaplanır. Gerçekleşen tarihlere göre toplam hibe 1400 euro’dur. Bu durumda öğrenci %30’luk bir dönüş hibesi almaz, aksine 74,90 euro’yu paranın yatırıldığı hesaba iade eder. Yani, hak edilen hibe öğrencinin döndükten sonra teslim ettiği belgelere göre hesaplanır ve ödenir. Planlanandan erken dönüşlerde öğrenciden iade alınabilir, geç dönüşlerde öğrenciye ekstra hibe ödenebilir. 28

29 Hayat pahalılığına göre ülke türleri Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Aylık Öğrenci Öğrenim Hibesi (€) 1. Grup Program Ülkeleri Avusturya, Danimarka, Finlandiya, Fransa, İrlanda, İtalya, Lihtenştayn, Norveç, İsveç, İsviçre, Birleşik Krallık Grup Program Ülkeleri Belçika, Hırvatistan, Çek Cumhuriyeti, Kıbrıs Rum Kesimi, Almanya, Yunanistan, İzlanda, Lüksemburg, Hollanda, Portekiz, Slovenya, İspanya, Türkiye Grup Program Ülkeleri Bulgaristan, Estonya, Macaristan, Letonya, Litvanya, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya 300

Gitmeden Önce Ofise Teslim Edilecek Belgeler -Kabul Belgesi -Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) -Online Dil Sınav Sonucu -Yönetim Kurulu Kararı Gitmeden Önce Ofisten Alınacak Belgeler -Pasaport Yazısı (Pasaportunuz yoksa) -Vize (elçilik) yazısı -Erasmus Öğrenci Beyannamesi 30

Döndükten Sonra Ofise Teslim Edilecek Belgeler Notlar -Katılım Sertifikası -Transcript of Records ve Learning Agreement’ın Transkript Bölümü -Pasaport giriş-çıkış sayfaları -Rapor (online) -Yönetim Kurulu Kararı 31

Not İlk dönem hibeli olarak gidip ikinci dönem de öğrenimlerine devam etmek isteyen öğrencilerin dönem bitmeden önce ev sahibi kuruma danışmaları ve uygun bulunması durumunda “Ofise ve Bölüm koordinatörlerine” ulaşarak hibesiz olarak !! öğrenimlerine devam etmek istediklerini belirtmelidir. 32

GEREKLİ BİLGİLER Gazi Üniversitesi’nin Erasmus ID kodu: TR ANKARA 02 Erasmus Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. Ufuk KOCA ÇALIŞKAN Eczacılık Fakültesi Öğretim Üyesi 33

Ofis görüşme saatleri Pazartesi 14:00-17:00 Salı 09:30-12:00 Çarşamba 14:00-17:00 Perşembe 09:30-12:00 Cuma09:30-12:00 Acil durumlar dışında belirtilen saatler dışında işlem yapılmayacaktır. 34

Erasmus Kurum Koordinatörlüğü İLETİŞİM Tel: e-posta: 35