1 RAP4LEO PROJE SAHİPLERİ İÇİN GÖRSEL KULLANIM KILAVUZU (v.1.07) Eğitim ve Kültür

2 Yerleştirme/Değişim Faaliyetinden Önce Yapılması Gerekenler

3 RAP4LEO’ya giriş yapabilmek için Kullanıcı Adınızı ve Şifrenizi bu bölüme girip Bağlan tuşuna basınız. Kullanıcı Adınızı ve Şifrenizi unuttuysanız e-posta adresinizi bu bölüme girip Gönder tuşuna basarak tarafınıza e-posta ile gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

4 Sol taraftaki sabit menüdeki linklere tıkladıkça sağ tarafta ilgili sayfalar gelecektir.

5 Ulusal Ajans ile sözleşme imzaladıktan sonra sözleşmeniz RAP4LEO’da veri girişi için aktif hale getirilecektir. Uyarı: Kurumunuz adına kabul edilmiş başka projeler varsa bu ekranda ve Yerleştirme/Değişimler ekranında bilgiler görebilirsiniz. Lütfen kendi projeniz haricindeki kurumunuzun diğer projelerinin bilgilerini değiştirmeyiniz.

6 Yerleştirme/Değişimler başlığına tıklayın. Daha sonra üstteki menüden “Yeni Yerleştirme/değişim” düğmesine tıklayın.

7 Açılan Yeni pencereden önce sözleşme numaranızı seçip daha sonra “Adım 2” ye tıklayın.

8 Bu Pencerede Akış bilgileriniz görüntülenmez ise “Yeni Oluştur” düğmesine basarak sözleşmenizde yer alan akış bilgilerini bu bölüme işlemelisiniz.

9 Sözleşmeye göre gideceğiniz ülkeyi seçip “Kaydet”e basın. Böylece akış bilgileri eklenmiş olacak. Bu ülkeye gidecek olan yararlanıcıyı akışı seçip ADIM3’e tıklayarak yapabileceksiniz.

10 Bu pencere yararlanıcınızla ilgili tüm bilgileri girdiğiniz alandır. Öncelikle “Yeni yararlanıcı” düğmesine basmalısınız.

11 Yararlanıcınızın kişisel bilgilerini bu pencerede doldurup “Kaydet” e basmalısınız. Yararlanıcıların kişisel e-posta adreslerini hatasız girmeye dikkat ediniz. Uyarı: Bu ekranda girilen bilgiler yararlanıcının kimlik ve adres bilgileridir. Kaydet düğmesine tıkladıktan sonra aynı kişi için bir sonraki ekrandaki Yerleştirme/değişim ile ilgili bilgiler de mutlaka doldurulmalıdır.

12 Bu yararlanıcı için gönderen Ortak eğer kurumunuz ise aşağı doğru açılan menüden seçebilirsiniz. Eğer bu kişiyi gönderen kurum farklı bir kurumsa lütfen “Yeni Gönderen Ortak” düğmesine basınız Bu yararlanıcıya evsahipliği yapacak ortağınızı “Yeni alıcı ortak” düğmesine basarak girebilirsiniz. (Dikkat alıcı ortak her yararlanıcı için aynı ise bu ortağı tekrar eklemek zorunda değilsiniz. Bir kez ekledikten sonra aşağı doğru açılır menüden bu kurumu ekleyebileceksiniz.

13 Ortağınızla ilgili bilgileri bu pencerede girip “Kaydet” düğmesine basmalısınız. Kullanılan kodların listesini internet sitemizde faydalı dokümanlar bölümünde bulabilirsiniz.

14 Yararlanıcınızla ilgili talep edilen diğer bilgileri de girdikten sonra “Kaydet”e basarak bu yararlanıcıyı ve onun Yerleştirme/Değişim bilgilerini kaydetmiş olacaksınız.

15 Girmiş olduğunuz yararlanıcınızın bilgileri ekrandaki gibi görünecektir. Kalem işaretine basıp değişiklik yapabilirsiniz.

16 İlk yararlanıcıyı ekledikten sonra diğer yararlanıcıları eklerken “Kopyasını oluştur” düğmesinden yararlanabilirsiniz. Bu düğme sayesinde bu kişi için girmiş olduğunuz Yerleştirme/Değişim (Y/D) Bilgileri (Ortaklar, Eğitim Durumu, Y/D başlangıç ve bitiş tarihleri vb.) yeni açılan pencerede görünecek ve sadece yararlanıcınızın kişisel bilgilerini girip “Kaydet”e basarak yeni bir Y/D eklemiş olacaksınız.

17 Kopyasını oluştur düğmesine basıldıktan sonra karşınıza çıkan bu ekranda daha önce girmiş olduğunuz Y/D bilgilerini göreceksiniz. Bu bilgiler başka bir yararlanıcı için geçerliyse Yeni Yararlanıcı düğmesine tıklayıp yeni yararlanıcınızın kişisel bilgilerini girip Kaydet’e basabilirsiniz.

18 Yerleştirme/Değişim Faaliyetinden Sonra Yapılması Gerekenler

19 Yerleştirme/Değişimler gerçekleştikten sonra Final Raporu oluşturmak için Sözleşmeler menüsünden € düğmesine tıklamalısınız.

20 Mali Raporları güncelle penceresinde yapmış olduğunuz harcamaları girmelisiniz. İlk pencerede bütün yararlanıcılar için yapılan genel harcamaları kaydedeceksiniz. İkinci aşamada her bir yararlanıcı için yapılan harcamaları girmek için yararlanıcının karşısındaki € düğmesine basmalısınız.

21 Bu pencerede bu yararlanıcı için hangi kalemden ne harcandığının girişini yapıp Ok tuşuna basmalısınız. Yararlanıcılarınız için bir dil hazırlığı gerçekleştirdiyseniz “Yeni Oluştur” düğmesine tıklayarak bu kurumu ve yararlanıcı için ne kadar harcama yaptığınızı girebilirsiniz.

22 Mali bilgilerini girdiğiniz yararlanıcının bilgilerinin toplama yansıdığını göreceksiniz. Her yararlanıcı için tek tek mali bilgileri girmek yerine (harcanan miktarlar aynı ise) kopyala düğmesini kullanabilirsiniz

23 Seçmiş olduğunuz yararlanıcının mali bilgilerini başka bir yararlanıcıya kopyalayabilirsiniz. “Bir değer seç” ten hangi yararlanıcıya ait bilgileri kopyalayacaksanız seçip yanındaki “OK” e basın Bu akıştaki bütün yararlanıcıların mali bilgileri aynı ise ve bu kişinin mali bilgilerini bu akıştaki herkese kopyalayacaksanız 2. “OK” tuşuna basın.

24 Toplamın ve yararlanıcılar için yapılan harcamaların değiştiğini göreceksiniz. “OK” düğmesine basıp bu raporu saklayabilir ve daha sonra kaldığınız yerden devam edebilirsiniz. Raporu eksiksiz tamamladığınıza emin olduktan sonra “Mali Raporu Gönder” düğmesine tıklayıp Ulusal Ajans’a gönderebilirsiniz.

25 Mali Raporunuzu gönderdikten sonra Sözleşmeler penceresinde yeni bir düğmenin eklendiğini göreceksiniz. Bu düğmeye tıklayarak excel formatında mali raporunuzu (EK 4b2) bilgisayarınıza indirip, çıktısını alabilirsiniz. Bu çıktıyı her sayfasını imzalayarak Ulusal Ajans’a göndereceğiniz Final Rapor’a eklemelisiniz.

26 Final raporunuzu tamamlamanız için daha önce kaydetmiş olduğunuz yararlanıcılar kendi kullanıcı adları ve şifreleri ile RAP4LEO’ya giriş yapıp anket doldurmalıdırlar. Doldurulmuş olan anketleri ilgili düğmeye tıklayarak görebilirsiniz. Hangi yararlanıcıların anketi doldurmadıklarını zarf düğmesine basarak görebilir, e-posta yolu ile anketi doldurmaları için uyarı e-postası gönderebilirsiniz. Bu düğme ile yararlanıcılarınızın e-posta adreslerine şifrelerini de gönderebilirsiniz

27 Zarf düğmesine bastığınızda açılacak bu pencerede henüz anketlerini doldurmayan yararlanıcıların listesini görebilirsiniz. Yararlanıcılar yanındaki kutucuk işaretlenip “OK” tuşuna basılırsa bu kişilerin e-postasına anketleri doldurmaları için birer hatırlatıcı gönderilecektir.

28 Yararlanıcılarınız raporlarını (anketlerini) doldurduktan sonra çıktı alıp imzalayarak kurumunuza teslim etmelidir. Bu raporların Ulusal Ajans’a gönderilmesi gerekmemekte, ancak 5 yıl boyunca tarafınızca saklanmalıdır. Yararlanıcıların doldurmuş olduğu anketleri internet ortamında takip edebilmek ve projenizin yararlanıcılar gözünde genel durumunu izleyebilmek için ilgili düğmeyi kullanabilirsiniz.

29 Sık Sorulan Sorular Soru: Yararlanıcılarımıza şifreleri nasıl ulaştırılacak? Cevap: Bu işlemi proje sahibi sözleşmeler linkine tıklayarak yapabilir. Sözleşmenizin karşısındaki zarf ikonuna tıkladığınızda (Bkz. Sayfa 26) açılan yeni pencerede henüz anketlerini doldurmayan yararlanıcılarınızı görebileceksiniz. “Tümünü seç” düğmesine bastıktan sonra “OK” tuşuna basmanız halinde listedeki tüm yararlanıcılarınıza şifreleri e-posta ile gönderilecektir.

30 Sık Sorulan Sorular Soru: Öğrenci projesi hazırladık ve yararlanıcılarımız dil eğitimi aldılar. Mali raporu doldururken bu alanda yaptığımız harcamayı işleyemiyoruz. Cevap: Mali raporu doldururken Sözleşmeler linkindeki “€” düğmesine basmalısınız. Açılan pencerede her yararlanıcı için yaptığınız masrafları o kişinin karşısındaki “€” düğmesine tıklayarak yapabiliyorsunuz. Bu pencerede hazırlık faaliyeti için “yeni oluştur” düğmesine bastığınızda dil-eğitimi aldığınız kurumu sisteme işleyebilecek ve o kişi için bu alanda yaptığınız harcamayı kaydedebileceksiniz. (Bkz. Sayfa 20-21)

31 Sık Sorulan Sorular Soru: Şifremi unuttum ne yapmam gerekir? Cevap: adresine girdiğinizde sayfanın alt bölümünde şifre hatırlatıcı bir bölüm bulacaksınız. Bu alana e-postanızı girip “Gönder” tuşuna basarsanız e- posta adresinize kullanıcı adınız ve şifreniz gönderilecektir. (Bkz. Sayfa 3)

32 İyi Çalışmalar Sorularınız için projenizden sorumlu LdV personeli ile temasa geçiniz.