Erasmus+ Öğrenim Görme Hareketliliği Öğrencilerinin Sorumlulukları Erasmus Kurum Koordinatörlüğü
GİTMEDEN ÖNCE YAPILACAKLAR 2
1. Yerleştiğiniz üniversitenin son başvuru tarihini web sayfasını inceleyerek öğrenin ve başvuru için gereken evrakları hazırlayıp gönderin. 3
Ofisten size, gideceğiniz üniversiteye hitaben bir «Nomination» mektubu verilecektir. Yani sizin adınız ve gerekli bilgileriniz karşı üniversiteye resmi olarak bildirilecektir. Erasmus hareketliliğinden vazgeçmeyi düşünüyorsanız, bunu 2 Nisan 2014 Çarşamba gününe kadar bir dilekçeyle bildirin ki yedekteki öğrenciler de başvuru tarihlerini kaçırmadan işlemlerine başlayabilsinler. 4
2. Yerleştiğiniz Üniversitenin akademik takvimini inceleyin. Güz ve Bahar dönemlerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini öğrenin. 5
3. Gideceğiniz ülkenin elçiliğini arayın veya internet sitesini araştırın ve öğrendiğiniz tarihlere göre şunu sorun: Ben ……. ayında (güz ve bahar dönemine göre öğreniminiz hangi ayda başlıyorsa) ülkenize Erasmus öğrencisi olarak geleceğim. Vize başvurumu ne kadar süre önce yapmalıyım? 6
4. Pasaportunuz yoksa vize başvuru tarihinizden 1-1,5 ay önce Dış İlişkiler Ofisine gelin ve bizden «Pasaport yazısı» isteyin. Bu yazıyla birlikte önce Ulustaki Defterdarlığa (Vergi Dairesine) gidip yazıyı onaylatın. Sonra Ankara Emniyet Müdürlüğünde Pasaport başvurunuzu gerekli evrakları öğrenerek yapın. Not: Gideceğiniz ülkenin ne kadar süre geçerli pasaport istediğine dikkat edin. 7
5. Bu sırada başvurduğunuz üniversiteden size bir kabul mektubu gelmiş olmalıdır. Bu kabul mektubunun orijinali vize işlemlerinde kullanmak üzere sizde kalmalıdır. Ofise bu belgenin bir kopyasını bırakarak «Vize yazısı» (Elçilik yazısı) isteyin. Vize yazınız birkaç gün sonra hazır olacaktır. 8
6. Pasaportunuz çıkar çıkmaz, hatta daha da önce vize için gereken evrakları hazırlamaya başlayın. Bu evrak listesinin güncel olup olmadığını mutlaka elçilikten öğrenin. 9
7. Öğrenim anlaşması (Learning Agreement) 10
8. İmzalanan öğrenim anlaşmanızı tarayarak e- posta ile, istenirse orijinalini de acele postayla karşı üniversiteye gönderin. Sizin tarayarak gönderdiğiniz belgeyi, karşı üniversite imzalatarak size yine e-posta ile gönderir. Bu belgeyi Ofise teslim edin. %80 hibeniz bu belgedeki imzalar olmadan hesabınıza yatamaz. Bölüm koordinatörünüze belgenin bir kopyasını bırakmalısınız. 11
* Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri belirlemelisiniz ve bunları «Changes» sayfasında belirtmeli ve belgeyi imzalatıp bize göndermelisiniz. 12
* Ders değişikliği işlemi öğrenci gitmeden önce de yapılabilir. Değişiklik olacağı siz gittikten sonra ortaya çıkarsa, bu işlem 1 ay içinde yapılmalı ve güncel «changes sayfası» (öğrenci ve karşı taraftan imzalı) bölüm koordinatörüne e-posta ile gönderilmelidir. 13
10. Learning Agreement’ınızın imzalı kopyası size e-postayla geldikten sonra Halkbank’tan euro hesabı açtırın. Iban numaranızla birlikte Ofise gelin ve kabul mektubunuzdaki öğrenim tarihi aralığına göre «hibe sözleşmesi» yapmak istediğinizi söyleyin. Hibe sözleşmesi yapıldıktan sonra %80 hibenizin hesabınızda aktarılma işlemi başlayacaktır. 14
11. Hibe sözleşmesi yaptıktan sonra Ofisten Erasmus Öğrenci Beyannamenizi alın. Artık gitmeden önceki işlemleriniz bitmiştir ve gitmeye hazırsınız. 15
* Özellikle Güz dönemi öğrencilerinin işlemlerinin büyük bir kısmını yaz tatili başlamadan önce bitirmeleri, yalnızca pasaport ve vize işlemlerini elçiliklerden doğrulayarak yaza bırakmaları gerekmektedir. Yaz tatilinden önce öğrenim anlaşmanız hazır olmalıdır. 16
DÖNMEDEN ÖNCE ve DÖNDÜKTEN SONRA YAPILACAKLAR 17
1. Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri «Changes» sayfasında belirtip, belgeyi tüm taraflara imzalattıktan sonra Ofise e-postayla göndermelisiniz. 18
2. Karşı üniversitede öğreniminizi tamamlamadan önce oradan alacağınız ders notlarınızı belirten «Transcript of Records» adlı belgeyi dönmeden önce almaya çalışmalısınız. Siz döndükten sonra gönderilecek Transkript hibe işlemlerinizi yavaşlatır. Mümkünse Transkriptinizle birlikte dönmelisiniz. 19
3. Dönmeden önce karşı kurumdan öğrenim tarih aralığınızı belirten bir «katılım sertifikası» almalısınız. Bu belge imzalı ve mühürlü olmalıdır. Bir örneği web sitemizde vardır, eğer karşı üniversitenin matbu bir sertifikası yoksa bunu da doldurtabilirsiniz. 20
4. Döndükten sonra Ofiste Pasaportunuzun giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopisini çekeceğiz. Havaalanlarında bu mühürleri bastırmayı unutmayınız. Eğer mühür bastıramazsanız, uçuş kartlarınızın fotokopisini de alabiliriz. Bu yüzden gidiş-dönüş uçuş kartlarınızı kaybetmeyiniz. 21
5. Döndükten sonra web sitemizde bulunan dönen öğrenci raporunu doldurup ofise bırakmanız gerekmektedir. 22
* Evraklarınızı tamamladıktan sonra katılım sertifikanız ve pasaport giriş-çıkış tarihlerine göre %20 hibeniz hesaplanır ve hesabınıza yatar. 23
Hibeler Erasmus hibenizin %80 i gitmeden önce kabul mektubunuzda belirtilen tarihlere göre hesaplanır. %20 si ise döndükten sonra katılım sertifikası ve pasaporttaki tarihlere göre hesaplanır. 24
Hibeler Karşı kurumdan aldığınız, öğrenim anlaşmanızda belirttiğiniz derslerin üçte ikisinden başarılı olmanız durumunda Erasmus hibenizde kesinti olmaz. Ancak daha az dersten geçerseniz %20 hibeniz kesilebilir. Bütün derslerden başarısız olmanız durumunda tüm hibenizin iadesi istenebilir. 25
26 Hayat pahalılığına göre ülke türleri Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Aylık Öğrenci Öğrenim Hibesi (€) 1. Grup Program Ülkeleri Avusturya, Danimarka, Finlandiya, Fransa, İrlanda, İtalya, Lihtenştayn, Norveç, İsveç, İsviçre, Birleşik Krallık Grup Program Ülkeleri Belçika, Hırvatistan, Çek Cumhuriyeti, Kıbrıs Rum Kesimi, Almanya, Yunanistan, İzlanda, Lüksemburg, Hollanda, Portekiz, Slovenya, İspanya, Türkiye Grup Program Ülkeleri Bulgaristan, Estonya, Macaristan, Letonya, Litvanya, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya 300
Gitmeden Önce Ofise Teslim Edilecek Belgeler -Kabul Belgesi -Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) Gitmeden Önce Ofisten Alınacak Belgeler -Pasaport Yazısı (Pasaportunuz yoksa) -Vize (elçilik) yazısı -Erasmus Öğrenci Beyannamesi 27
Döndükten Sonra Ofise Teslim Edilecek Belgeler -Katılım Sertifikası -Transcript of Records ve Learning Agreement’ın Transkript Bölümü -Pasaport giriş-çıkış sayfaları -Rapor 28
GEREKLİ BİLGİLER Gazi Üniversitesi’nin Erasmus ID kodu: TR ANKARA 02 Erasmus Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. Ufuk KOCA ÇALIŞKAN Eczacılık Fakültesi Öğretim Üyesi 29
DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ İLETİŞİM Tel: e-posta: 30