1 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

2

3 EVRAK İMHA İŞLEMLERİ DERSİ

4 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 HAZIRLAYAN İSMAİL IŞIK TAPU VE KADASTRO UZMANI ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİLGİ BELGE YÖNETİMİ BİRİM SORUMLUSU TEL:

5 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 AYIKLAMA NEDİR-İMHA NEDİR  AYIKLAMA: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini,  İMHA: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, Yönetmelikte ve Genelgede belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade etmektedir.

6 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 AYIKLAMA VE İMHAYA NEDEN İHTİYAÇ DUYULUR  Arşivler için ayrılan fiziksel alanların sınırsız olmaması,  Belgelere hızlı ve kolay ulaşımın sağlanmasını temin etmek,  Emek ve zaman tasarrufu sağlamak.

7 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMİNE NE ZAMAN BAŞLANILMALI  Ayıklama ve imha işlemlerine mart ayı itibariyle başlanılmalı ve haziran ayının sonuna kadar ayıklama ve imhayla ilgili süreç tamamlanmalıdır.

8 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONUN TEŞKİLİ  Müdürlüklerde imha işlemleri için öncelikle Ayıklama ve İmha Komisyonu oluşturulur ve bu komisyon için Kaymakamlık Makamından Olur alarak, çalışacak Komisyonun belirlenmesi gerekmektedir.  Bazı Müdürlüklerimizde Müdürlerimizin kendilerinin yer aldığı komisyon için hazırlanan Olur yazısına kendilerinin Olur verdikleri görülmektedir. Bu uygulama doğru değildir. Çünkü Kaymakamlık Yönergelerinde ilçedeki Olur ve Onayları Kaymakamın vereceği belirtilmiş ve taşra birimlerimizin de idari anlamda Kaymakamlığa bağlı olduğu düşünüldüğünde, Ayıklama ve İmha Olur’larının hazırlanmasına dikkat edilmelidir.

9 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİĞE GÖRE İMHA EDİLEBİLECEK EVRAKLAR NELERDİR..?  Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları,  Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,  Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç),  Genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar,

10 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİĞE GÖRE (31. madde) İMHA EDİLEBİLECEK EVRAKLAR NELERDİR?  Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,  Zimmet defterleri ve havale fişleri,  Anket, soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar…  Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,  Esasa ilişkin olmayan her türlü yazışmalar,

11 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİĞE GÖRE İMHA EDİLEBİLECEK EVRAKLAR NELERDİR..?  Sadece bilgi maksadı ile gönderilen, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,  Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak,  Demirbaş, ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

12 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016  Yanlış havale ve sevk sonucu oluşturulmuş her türlü yazışmalar,  İlgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,  İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,  Kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİĞE GÖRE İMHA EDİLEBİLECEK EVRAKLAR NELERDİR..?

13 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİĞE GÖRE İMHA EDİLEBİLECEK EVRAKLAR NELERDİR..?  Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,  Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları, bayram tebrikleri ve benzerleri,  Cari işlemlerde kullanılamayacağı anlaşılan, güncelliğini kaybetmiş ve değersiz oldukları takdir edilen yazışmalar.

14 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİĞE GÖRE İMHA EDİLEBİLECEK EVRAKLAR NELERDİR..?  Genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.

15 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 MAHKEME SAFHASINDA SAKLAMA SÜRESİNİ DOLDURAN BİR EVRAK İMHA EDİLEBİLİR Mİ ?  Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan veya herhangi bir davaya konu olan evrak, Devlet Arşiv hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin 31. maddesinde sayılanlar içinde olsa bile, davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamaz.  (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Madde 30)

16 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları ( maddeler)  Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.  İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.  Her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır.

17 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları ( maddeler)  Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri (Merkez Birimleri için), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.  Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı (Arşiv Dairesi Başkanlığı’nın) kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır.

18 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart /20 sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgemizde yer alan imha işlemlerine ilişkin Tespit ve Değerlendirme Formları  EK7- Merkez Birimleri (Daire Başkanlıkları) için,  EK8- Bölge Müdürlükleri için,  EK9- Tapu Müdürlükleri için,  EK13-Kadastro Müdürlükleri için düzenlenmiştir

19 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 İmha listesi oluşturulurken evrakın saklama süresinin hesaplanması  TAŞRA birimlerimiz hem birim arşivi hem de kurum arşividir. Bu sebeple imha edilecek evrak (Birim + Kurum) saklama süresi toplamı hesaplanarak bulunduğumuz yıl hariç geriye doğru hesaplama yaparak belirlenir.

20 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart /20 sayılı genelge eklerinde belirlenmiş Tespit ve Değerlendirme Formlarında yer almayan bir evrakın durumu.  Bir evrak 2010/20 sayılı genelge eklerinde (Ek-7, Ek-8, Ek-9, Ek-13) yer alan madde başlıklarında bulunmuyorsa ve söz konusu evrak güncel değilse, hukuki delil olma vasfından yoksun ise, yani Ayıklama ve Tespit Komisyonu tarafından bu kanaat hakimse, Diğer Yazışmalar başlığı altında değerlendirilip imha edilebilir.  (Anket, soru kâğıtları, istatistik formları gibi)

21 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 Evrak imha listesi onay süreci  Hazırlanan Ayıklama ve İmha listesi Olur için Arşiv Dairesi Başkanlığına gönderilir,  Başkanlık (Bilgi Belge Yönetimi Birimi) tarafından listeler incelenir. Uygun olanlara Olur, olmayanlara ise eksikliklerin tamamlanması için yazı gönderilir.  Arşiv Dairesi Başkanlığından alınan Olur’a göre imha işlemleri yapılır ve imha tutanağı hazırlanarak bir örneği Bilgi Belge Yönetimi Birimine gönderilir.  Hazırlanan imha tutanağı komisyon üyelerince mutlaka imzalanır.

22 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 İmha işleminin şekli (39. madde)  Onay işlemini tamamlayan imhalık evrak, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

23 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 İMHA TUTANAĞININ SAKLANMA SÜRESİ  İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir.  Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.  Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

24 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

25 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

26 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

27 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

28 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

29 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

30 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

31 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

32 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

33 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

34 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

35 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

36 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

37 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

38 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016

39 İsmail IŞIK (Tapu ve Kadastro Uzmanı) - Mart 2016 İSMAİL IŞIK TAPU VE KADASTRO UZMANI TEL: ARŞİV DAİRESİ BAŞKANLIĞI BİLGİ BELGE YÖNETİMİ BİRİM SORUMLUSU