Doküman Yönetİm (DYS) Sİstemİ

... konulu sunumlar: "Doküman Yönetİm (DYS) Sİstemİ"— Sunum transkripti:

1 Doküman Yönetİm (DYS) Sİstemİ
OKUL-KURUMLARA YAYGINLAŞTIRMA E-KONFERANS BİLGİLENDİRME TOPLANTISI OCAK-2017 ElazIğ milli eğİtİm müdürlüğü Mebbİs bİrİmİ

2 DYS Nedİr? Milli Eğitim Bakanlığı Merkez ve Taşra teşkilatı arasında elektronik imza kanununa göre resmi yazışmaların elektronik sistemde yapıldığı Doküman Yönetim Sistemidir.

3 DYS Nedir? A. BAĞLANTI, ALTYAPI VE DONANIM
B. E-İMZA KANUNU, NES(Nitelikli Elektronik Sertifika) c. DYS MODÜLÜ (Tanımlar, İşleyiş, Uygulama)

4 A. BAĞLANTI, ALTYAPI VE DONANIM
BAĞLANTI 1) MEB ADSL İnternet hattı. 2) FATİH Projesi Kapsamında kurulan Fibernet.

5 A. BAĞLANTI, ALTYAPI VE DONANIM
ALTYAPI VE DONANIM 1) Kurumda Kullanılan Her Bilgisayarda DYS çalışması için gerekli teknik kurulum. (Kurulum Dosyası adresinde Bilgi İşlem altında) 2) Tüm bilgisayarlara meb sertifika yüklenmiş olmalıdır.

6 A. BAĞLANTI, ALTYAPI VE DONANIM
ALTYAPI VE DONANIM 3) Bilgisayarlar Milli Eğitim Bakanlığı Bilgi Güvenliği politikaları gereği resmi işlemler haricinde kullanılmamalıdır , internet üzerinden uzaktan erişim yazılımı, P2P gibi dosya paylaşım yazılımları gibi güvenlik açığına neden olacak yazılımlar yüklenmemelidir. Aksine durumlarda doğacak hukuki sorumluluk ilgili bilgisayarları kullanan kişiye okul müdürüne ait olacaktır. 4) MEBBİS Kişisel Kullanıcı İle Giriş. 5) DYS Dışı Evrakın Sisteme Aktarımı İçin Tarayıcı

7 B. E-İMZA KANUNU, NES(Nitelikli Elektronik Sertifika)
5070 Sayılı E-İmza Kanunu _5070.html Nitelikli Elektronik Sertifikalar (NES) kişiye özel olup, kuruma veya 2. Şahıslara devredilemez.

8 B. NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) Kimlere alInacak?
-Resmi yazışma işleminde yer alan idari personel (Okul Müdürü, Müdür Başyardımcısı, Müdür Yardımcısı, memurlar) -Genel İdare Hizmetleri kadrosunda ünvanı memur olmayıp ancak ihtiyaçtan dolayı memur görevi verilen (Hizmetli gibi) personel için onay alınmalıdır. -Alınan NES 3 yıl geçerli olup ücreti TÜBİTAK’a Bakanlığımızca ödenmektedir. -Bu süreçte kayıp-çalıntı olması durumunda yeniden üretilecek olup ücretini personelin kendisi karşılayacaktır.

9 B. NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) yapIlacaklar?
-Elazığ Milli Eğitim Müdürlüğü web sayfasında ki excel formu doldurularak e-posta ile ilçe milli eğitim müdürlüğünün e-postasına gönderecek, İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü de tüm okulları tek dosya yaparak Müdürlüğümüz adresine göndereceklerdir. -NES başvurusu internet üzerinden yapılarak ıslak imzalı başvuru formu mavi kalemle imzalanıp ilçe Milli Eğitim Müdürlüğüne gönderilecek ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü de DYS den resmi yazı yazacak ayrıca formları toplu olarak elden 17 OCAK 2017 MESAİ BİTİMİNE KADAR Müdürlüğümüz MEBBİS Birimine teslim edeceklerdir. -NES başvurusunun nasıl yapıldığı ile ilgili doküman ve internet adresi Bilgi İşlem

10 B. NES BAŞVURU YAPILIRKEN DİKKAT EDİLECEKLER.
1-) Güvenlik Sözcüğü 2-) Adres , teslim alınacak adres. 3-) SMS Mesajı geldikten sonra sayfa hata verebilir, bu durumda adres satırına tıklanıp ENTER yapılınca kaldığı yerden devam eder. 4-) Islak İmzalı başvuru formu alınacaktır. Formun yazıcı çıktısı alınıp ilgili kişi tarafından sağ alt tarafında imza yeri mavi kalemle imzalanacaktır.

11 C. DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama)
DYS MODÜLÜ GENEL İŞLEYİŞ GELEN EVRAK GİDEN EVRAK DYS İçi DYS Dışı Hazırlama - İmzalama Yetkili Personel Birim Gelen Evrak Müd. Yrd – Müdür İmzalama Okul / Kurum Müdürü Okul / Kurum Müdür Yrd. -Evrakı Hazırlayan Personelin İş Listesine Tarih Sayı Alarak Geri Dönüş -Evrak Gönder Şef Yönlendirme Memura Havale DYS İçi Direk DYS Dışı Birim Giden Evrak Posta KAYIT

12 c. DYS MODÜLÜ (TanImlar, İşleyiş, Uygulama)
-Modülün kullanımı ile ilgili yüz yüze eğitim verilecektir. -01 Mart’a kadar Adresi eğitim amaçlı olarak kullanılacak olup deneme yapılacaktır.

13 c. DYS MODÜLÜ (TanImlar, İşleyİş, Uygulama)
-http//mebdeogren.meb.gov.tr Ve webdeogren video eğitim sayfalarında yeteri kadar görsel eğitimler vardır.

14 c. DYS MODÜLÜ (EVRAK ARŞİV)
01 Mart 2017 tarihinde DYS’ye geçildikten sonra gelen-giden evrak kayıt defteri tutmaya gerek yoktur. DYS içi giden-gelen yazışmaların dosyalanmasına gerek yoktur. Ancak Personel Özlük ve diploma defterleri gibi yönetmeliğine uygun olarak ıslak imzalı tutulması gereken evraklar dosyalanmaya devam edilecektir.

15 c. DYS MODÜLÜ (EVRAK ARŞİV)
DYS sistemi dışından gelen evraklar dilekçe, başka kurum yazısı, vb. gibi evraklar, Birim Gelen Evrak Yetkilisi rolü tarafından taranarak DYS sistemine dahil edilecektir. İlgili evrakın orjinali evrak tarama işlemi yapılan okul/kurum tarafından üzerine DYS sistemince verilen gelen evrak , tarih ve sayısı yazılarak arşiv yönetmeliğine uygun olarak saklanacaktır.

16 c. DYS MODÜLÜ (EVRAK ARŞİV)
DYS içinde üretilmiş, DYS dışı dağıtımlı evraklar ( örn. Dilekçe cevapları, MEB dışı başka kurumlara yazılan cevap yazıları) üzerine kırmızı renkte “Güvenli Elektronik İmzalı Aslı İle Aynıdır.” Kaşesi ve bu işlemi yapan personelin adı soyadı ve unvanını içeren kaşe basılarak mavi tükenmez kalem ile imzalanacaktır. Gizli evraklar Usulüne uygun kapalı zarf olarak posta ile gönderilecek olup DYS’ye sadece Tarih Sayı alınması için işlenecektir.