Soru: Birim amiriniz tarafından iştirakinizin zaruri görülmesi halinde, bir yurt dışı görevi için yapılması gereken ilk işlem aşağıdakilerden hangisidir? a)Tercüme ve Dış Görevler Şube Müdürlüğünü arayarak bilgi almak b)Birim amirinize tekrar sorup zaruriyeti teyit etmek c)Otel rezervasyonu yapmak d)Pasaport işlemlerine başlamak e)Yurt Dışı Geçici Görev Başvuru ve Takip Yardım Kılavuzu’nu okumak

Yurt Dışı Geçici Görev Başvuru ve Takip Yardım Kılavuzu’na nereden ulaşabilirim?

adresinden;  E-Hizmetler,  Kurumsal Portal veya “Yurt Dışı Görev Başvuruları”  Güncel Belgeler üzerinden “Yurt Dışı Görev Başvuruları” sistemine ulaşılabilir. ( ) Kullanıcı adı ve şifresiyle de sisteme giriş yapılır

5

6

7

Personel Bilgileri, Bakanlığımız Personel Bilgi Sisteminden otomatik olarak alınmaktadır. Mevcut bilgiler kontrol edilerek, varsa yanlış olanların Personel Dairesi Başkanlığı ile iletişime geçilerek düzeltilmesi gereklidir

9

Gidilecek Görevin Konusu: Görevin konusu açık ve net ifadelerle yazılmalıdır. Toplantı adı ve konusu açık şekilde yazılarak kısaltma öngörülmesi halinde bunlar parantez içinde belirtilmelidir. Sadece kısaltmalar ile toplantı adı ya da konusu belirtilmemelidir. Örneğin “Birleşmiş Milletler İklim Değişikliği Çerçeve Sözleşmesi (BMİDÇS) Taraflar Konferansı” şeklinde açık ifadeler kullanılmadır. Katılım Sağlanacak Görevin Maksadı: Katılım sağlanacak görevin ne maksatla düzenlendiği (düzenleyen kurumun düzenleme maksadı) açıkça ifade edilecektir. Düzenleyen/Davet Eden Kurumun Adı : Toplantıyı kim organize ediyor ise o ülke, kurum, kuruluş vs.nin ismi belirtilmelidir. Görevin Tarihi : Göreve katılım sağlanacak tarihler yazılmalı, yol hariç katılım günü sayısı rakamla ayrıca belirtilmelidir. 1 günlük bir toplantıya katılım sağlanması söz konusu ise görev başlangıç ve bitiş tarihleri aynı tarih olarak seçilmelidir. Gidilecek Ülke ve Yer (Şehir) : Ülke ya da ülkeler (birden çok ülkeye gidilecekse, gidilecek ülkeler tek tek) seçildikten sonra şehir ya da şehirler (birden çok şehre gidilecekse araya virgül (,) konularak) yazılmalıdır

Gidilecek Göreve İlişkin Katılım Gerekçesi: İştirak edilecek görevin objektif gerekçeleri açık şekilde belirtilmeli, bir başka deyişle katılımın niçin gerekli olduğu açıklanmalıdır. 2007/3 Sayılı Tasarruf Tedbirlerine İlişkin Başbakanlık Genelgesi hükümleri çerçevesinde ve Bakanlığımız AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığının konuya ilişkin tarih ve sayılı yazısı kapsamındaki Müsteşarlık Makamı talimatları uyarınca söz konusu gerekçeler “zorunlu görülmektedir”, “gereklidir”, “zaruridir” ve sair ibareler ile nihayetlendirilmelidir. Belirtilen ifadeler ile bağlanmayan görev gerekçeleri ve görev onayı talepleri Müsteşarlık Makamının talimatları gereği olarak işleme alınmayacaktır. Gündem (Türkçe/İngilizce): Katılım sağlanacak toplantının varsa günlük/saatlik gündemi ek olarak konulacak, herhangi bir gündemin mevcut olmaması halinde “gündem yok” ibaresi seçilecektir. Davet Yazısı (Türkçe/İngilizce): Davet yazısı ek olarak mutlaka eklenecektir. Davet yoksa neden olmadığı açıklanacaktır. Masrafları Kimin Karşılayacağı: Bu kısımda kılavuzda verilen örnekler gözetilerek bahse konu göreve uygun ifadenin seçilmesi ve masraf kalemlerinden herhangi birinin veya tamamının karşı tarafça karşılanması durumunda Bakanlığımız 2011/4 Sayılı Yönergesine atıfta bulunulacaktır. Mezkûr yönerge kapsamında karşı tarafça masrafların karşılanması hâlinde belirtilen gündeliğin kabul edildiğine dair Daire Başkanlığımız sayfasında bulunan örnek dilekçe doldurularak teslim edilecektir

BÜTÜN MASRAFLARIN BAĞLI OLUNAN GENEL MÜDÜRLÜK BÜTÇESİNDEN KARŞILANMASI DURUMUNDA YAZILACAK İFADE: Bütün masraflar …… Genel Müdürlüğü bütçe tertibi ilgili harcama kaleminden karşılanacaktır.” 1.Ulaşım (Uçak Bileti) ve konaklamanın karşılanması durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak) ve konaklama bedelleri Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “…. Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 2.Yalnızca konaklama karşılanması durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair konaklama bedelleri Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “…. Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. KARŞI TARAFÇA HERHANGİ BİR ÖDEME YAPILMASI DURUMUNDA;

3.Yalnızca ulaşım karşılanması durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak) Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “… Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 4.Yalnızca gündelik karşılanması durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair gündelikleri Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “…. Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. KARŞI TARAFÇA HERHANGİ BİR ÖDEME YAPILMASI DURUMUNDA; 5. Ulaşım, konaklama ve gündelik karşılanması durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak), konaklama bedelleri ve gündelikleri Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “…. Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir

6.Ulaşım ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair yol masrafı (uçak) ve gündelikleri Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “…. Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. 7.Konaklama ve gündelik ödenmesi durumunda yazılacak ifade; Ekli listede bilgileri takdim kılınan Bakanlığımız yetkililerinin mezkûr göreve dair gündelikleri ve konaklama bedelleri Bakanlığımızın “2011/4 Sayılı Yurtdışı Gündelikleri Yönergesi” hükümleri dairesinde “…. Projesi” bütçesinden, müstahak oldukları harcırahın diğer unsurları ise bağlı bulundukları harcama birimi bütçesi ilgili harcama kaleminden ödenecektir. KARŞI TARAFÇA HERHANGİ BİR ÖDEME YAPILMASI DURUMUNDA;

Resmî Talep Yazısının İhtiva Etmesinin Gerekli Olduğu Hususlar: 1.Görev tarihi, süresi ve yeri 2.Yurt Dışı Geçici Görevlendirmenin hangi sebeplerle zaruri görüldüğü, 3.Söz konusu göreve iştirakin maksadı/maksatları, 4.Görevlendirilmesi talep edilen personelin bilgileri, 5.Görevlendirme Masraflarının ne şekilde karşılanacağı (Kılavuzdaki örnek ifadeler doğrultusunda). Resmî Talep Yazısının Ekleri: 1.Başvuru Sistemi üzerinden doldurulan Islak İmzalı YDGG Bilgi Formu 2.Personele ait Öz Geçmiş (Öz Geçmiş Formu Başkanlığımız sitesinde yer almaktadır) 3.Gündem (varsa) 4.Davet Mektubu (varsa) 5.Göreve İlişkin Bilgi Notu

Resmî Talep Yazısının Birim Amirinizce onaylanarak tarih ve sayı almasının ardından; 1.Başvuru Sistemine yeniden giriş yapılarak Görev Başvuruları ve Durumu sekmesi altından ilgili görevin Evrak Tarih ve Sayısı girilecektir. 2.Evrak Tarih ve Sayı girilmeyen başvurular tarafımıza sistem üzerinden ulaşmayacağından herhangi bir işlem tesisi mümkün olmayacaktır. 3.Evrak Tarih ve Sayının girilmesini hatırlatmak maksadıyla başvurunuzu kaydettiğinizde Personel Bilgilerinizde yer alan e-posta adresini bir hatırlatma e-postası gönderilecektir. 4.Evrak Tarih ve Sayının girilmesinin ardından ise Başvurunun tarafımıza ulaştığı ve işleme alındığına dair yeni bir e-posta gönderilecektir. 5.Nihai olarak ise Yazı ve Eklerinin bir nüshası, başvuru formunun ıslak imzalı asıl nüshasıyla birlikte birimimize elden teslim edilecektir

Evrak tarih ve sayısı girildikten sonra mesaj durumu Olur Hazırlanırken Mesaj Durumu; Olur’un Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanı tarafından imzalanması durumunda;

Olur’un nihai imza sürecinden geçmesini ve Makam’dan onay alınmasını müteakip mesaj durumu;

Yurt Dışı Göreve dair Resmî Talep Yazısı ve Ekleri usulüne uygun şekilde sistem üzerinden doldurularak ıslak imzalı ve eksiksiz bir şekilde Daire Başkanlığımıza görevin başlangıç tarihinden en az on (10) gün önce gönderilmelidir. Aksi durumda talimatlar ve genelgeler uyarınca herhangi bir işlem tesis edilmeyecektir

Soru: 2012/3 Sayılı Genelge kapsamında yurt dışına geçici görevlendirilmesi talep edilen personelin belirlenmesinde aşağıdakilerden hangisi dikkate alınmaz? a)Uzmanlık alanı b)Yabancı dil bilgisi c)Son iki yıl içinde iştirak ettiği görevlerin sayısı, konusu ve aralarındaki süre d)Geçmiş tarihli görev raporunun/raporlarının sunulup sunulmadığı e) Pasaport sahibi olup olmadığı

Tek Kişilik Makam Oluru: Bakanlığımız Merkez Birimlerinden sadece birinden katılımın söz konusu olduğu ve katılımcı sayısının ikiyi aşmadığı durumlarda alınan Olur türüdür. Toplu Makam Oluru: Bakanlığımız Merkez Birimleri ve/veya Bağlı Kuruluşlarından katılımcıların olduğu müşterek görevlerde alınan Olur türüdür

Soru: Bakanlığımız muhtelif birimlerinden iştirakin hasıl olduğu yurt dışı görevlerinde alınması gereken Makam Oluru türü aşağıdakilerden hangisidir? a)Toplu Makam Oluru b)Tek Kişilik Makam Oluru c)Yurt İçi Makam Oluru d)Müsteşar İmzalı Makam Oluru e) Müsteşar Yardımcısı İmzalı Makam Oluru

GÖREV RAPORUNUN HAZIRLANMASI: Geçici Görev ile yurt dışına çıkan Bakanlık personeli, 2007/3 sayılı Başbakanlık Genelgesi ve ilgili diğer mevzuat mucibince, görevden dönüş tarihinden itibaren en geç 1 (bir) ay içerisinde Yurt Dışı Görev Raporlarını dijital ortamda arşivlenmeye imkân sağlayacak dosya formatında hazırlamak suretiyle sisteme girmek zorundadır. Bir aylık sürenin aşılması durumunda sıralı amirlere görev raporunun sisteme yüklenmediğine ilişkin bildirimde bulunulur. Raporunu süresi içinde sisteme yüklemeyen personel, yeni bir yurt dışı görev başvurusunda BULUNAMAZ

Yurt Dışı Geçici Görev Başvuru ve Takip Sisteminden giriş yapılarak “Kayıtlı Görevler” ve “Görev Raporları” menüsünden son 2 (iki) yıl içerisinde gidilen görevlere ulaşılır. Raporun yüklenmesi için ilk adım olarak söz konusu görevin karşısında “Görev Raporunu Yükle” butonu tıklanır

Yurt Dışı Geçici Görev Bilgileri’nin geldiği açılır pencereden göreve ilişkin alanlar doldurulur

Kaydedilen Rapor Taslağını açarak raporu tamamlayabilmek için “Genel Bilgiler” bölümünü doldurduktan sonra sisteme yükleme işlemi yapılacaktır. Bunun için;

Soru: 2012/3 sayılı Bakanlığımız Genelgesi uyarınca acil ve zaruri durumlar haricinde merkezde ve bağlı kuruluşlarda alınacak Makam Olurları’nda herhangi bir gecikmeye mahal vermemek maksadıyla gerekli bilgi ve belgelerin eksiksiz ve imzalı olarak görev başlama tarihinden en az kaç gün öncesinde merkezde Daire Başkanlığımıza, bağlı kuruluşlarda ise ilgili birime ulaştırılması gerekmektedir? a) 20 gün b) 15 gün c) 10 gün d) 5 gün e) 1 gün

Soru: Yurt Dışı Geçici Görev Raporunun görevin bitimine müteakip ne kadar süre içerisinde web tabanlı «Yurt Dışı Geçici Görev Başvuru ve Takip» bilgi sistemine yüklenmesi ve resmî yazıyla ilgili birimlere gönderilmesi gerekmektedir? a) 15 gün b) 1 ay c) 2 ay d) 3 ay e) 4 ay

Soru: Bakanlığımız Bağlı Kuruluşlarının diğer birimlerle birlikte iştirak edecekleri müşterek yurt dışı görevlerinde Makam Oluru hangi birim tarafından alınır? a) İlgili Bağlı Kuruluşun Dış İlişkiler Birimi tarafından b) Yurt Dışı görevi düzenleyen yabancı kuruluş tarafından c) Göreve iştirak edecek Bakanlığımız Merkez Birimi tarafından d) Göreve iştirak edecek birimlerce müstakilen e) Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığınca

Teşekkür Ederim