Kıbrıslı Sivil Toplum Harekette IV Hibe Programı Başvuru Eğitimi Sözleşme Gereklilikleri Kavram Belgesi Aşaması Eylül 2013 Lefkoşa

Doldurulacak Dökümanlar EK A – Başvuru formu (Word) EK B – Bütçe (Excel) EK C – Mantıksal Çerçeve(Excel) EK D – Tüzel Kişilik Formu EK E – Mali Kimlik Formu EK F – PADOR off line form

Bilgi için Dokümanlar EK G – Standart Hibe Sözleşmesi (Özel Koşullar) EK II Genel Koşullar EK IV İhale(Satın alma) Prosedürleri EK V Standart Ödeme Talebi EK VI Teknik ve Finansal Rapor Formatları EK VII Gider Doğrulama Rapor Formatı EK IX Malların Sahipliğinin Devrine ilişkin standart format EK H – Günlük Harcırah Oranları (per diem) EK J – Vergi Uygulamalarıyla ilgili bilgi EK K – Bütçe ve basitleştirilmiş maliyet opsiyonlarını değerlendirmek için rehber ve kontrol listesi

Aktörler (Uygunluk ve ilgililik açısından doğru ve istekli paydaşlarla uygun ortaklıklar) Faaliyetler (Öncelikli sektörlerin birinde olan program hedeflerine yönelik uygun projeler ve bölüm F’de anlatılan faaliyet kategorilerinden en az ikisi) Maliyetler (Gerçekçi bütçe tahminleri, özenli yerel ve uluslararası pazar araştırması, mali kapasite) Süre (Maks. ve min. uygulama süresi): ay Yerel koşullar, zorunluluklar, ön gereklilikler Kavram Belgesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar (Adım 1)

Süre (Maks. ve min. uygulama süresi): ay Faaliyetler Bütçe hazırlığı (Hibe miktarları, %20) Satın Alma Yerel koşullar, zorunluluklar, ön gereklilikler Tam Başvuru Formu Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar (Adım 2)

Hibe Sözleşmesi – Özel Koşullar Projenin Süresi Minimum süre: 18 ay Maksimum süre: 36 ay Madde 2 – Projenin Uygulama süresi: 2.2 Projenin uygulama süresi aşağıdaki gibi başlayacaktır: Projenizin uygulama süresi, hibe sözleşmenizin taraflarca imzalanmasının ertesi günü başlayacaktır.

Talep edilecek hibe miktarı: Hibe Miktarı: Minimum 75,000 € Maksimum 350,000 € Hibe Oranı Minimum 50% Maksimum 80% Not: AB katkısı ilk öngörülen (kavram belgesinde talep edilen) miktarın %20’sinden fazla değişmemelidir. Başvuru sahipleri, hibe Rehberinde belirtildiği üzere eş finansman yüzdesini asgari ve azami miktar ve yüzdeler arasında ayarlamakta özgürdür..

Tam Başvuru Formu Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar - Bütçe Pazar Araştırması (internet, proforma fatura) Milliyet kuralı, Menşei kuralı Fiyatlandırma KDV Geriye dönük harcamalar uygun maliyet değildir Satın Alma Prosedürleri Finansman kaynakları, finansal planlama

PRAG Basitleştirilmiş Maliyet Opsiyonları: Ek K’da belirlenmiş olan kriterlere uygunluk göstermeli Bu şekilde geri ödeme öneren başvuru sahibi bütçede, bu tip finansmanla ilgili uygun maliyetlerin her bir başlık/kalemini belirtmelidir, örn. Birim hanesine büyük harflerle “BİRİM MALİYET”(UNIT COST) (aylık/uçuş başına vs.), “TOPLU MİKTAR”(LUMP SUM) veya “SABİT ORAN”(FLAT RATE) Basitleştirilmiş maliyet opsiyonları temelinde Sözleşme Makamı tarafından yetkilendirilebilecek toplam finansman miktarı Euro’yu aşamaz Buna ek olarak, Bütçedeki “Tahmini maliyetlerin gerekçelendirilmesi” sayfası, Rehberde ve EK K’de bahsedilen detayları içermelidir. Sözleşme Makamı tarafından değerlendirme/sözleşme aşamalarında onaylanacaktır

Üçüncü Taraflara Mali Destek Her hibe maksimum 10,000 € Toplamda maksimum 60,000 € Faaliyetin ana hedefi üçüncü taraflara mali destek olamaz Kavram Belgesinde (Concept Note) belirtilmeli; Tam Başvuru Formu aşamasında detaylandırılmalıdır

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular Proje Yönetimi Satın Alma Raporlama Ödemeler Sürdürülebilirlik ve Görünürlük

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular 1) Proje Yönetimi  Yetkin proje yönetim personeli (Proje koordinatörü, mali idareci, diğer)  Proje planlaması – detaylı faaliyetler  Zaman yönetimi  Sözleşme Makamı ve STK uzmanları tarafından düzenlenen toplantı ve eğitimlere katılım

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular 2) Satın Alma Prosedürleri Ek 4’ün içeriği Olası tedarikçilere karşı şeffaflık, eşit rekabet ilkeleri çerçevesinde ve olası çıkar çatışması durumlarından kaçınarak AB Pratik Rehberinde tanımlandığı şekliyle, her türlü çıkar ilişkisinden kaçınılmalıdır: “Çıkar çatışması” olası tedarikçilerle aile, özel hayat, siyasi ve milli bağlılık, maddi çıkar veya herhangi başka bir ortak çıkar sebebiyle projenin eşitlik, şeffaflık, bağımsızlık ve tarafsızlık prensiplerine uyulmadığı durumlarda yaşanır. Tabiyet Kuralı Menşe Kuralı

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular Mal Alımı  Pazar araştırması  Tarafsız teknik spesifikasyonlar  Menşe kuralı  İdari ve teknik değerlendirme gereklilikleri  İhale dosyası formatı

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular Altyapı / inşaat işleri  Çevre ve maliyet konuları göz önündeki bulundurularak seçilecek uygun yerleşkeler (Kazı işleri, atık su, Natura 2000, inşaat malzemeleri)  Pazar araştırması  Mali ve idari kapasiteleri aşmayan tasarım kapsamı  Birim fiyatlarını da içeren keşif özeti  İdari ve teknik değerlendirme gereklilikleri  İhale dosyası formatı

16 Hizmet SözleşmeleriMal Alım SözleşmeleriYapım Sözleşmeleri Avro veya üzerindeki sözleşmeler Uluslararası kısıtlı ihale usulü Avro veya üzerindeki sözleşmeler Uluslararası açık ihale usulü Avro veya üzerindeki sözleşmeler Uluslararası açık ihale usulü Avro ile Avro arasındaki sözleşmeler Yerel açık ihale usulü Avro ile Avro arasındaki sözleşmeler Yerel açık ihale usulü Avro altında ancak Avro’dan fazla sözleşmeler Pazarlık usulü (Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye başvurur) Avro altında ancak Avro’dan fazla sözleşmeler Pazarlık usulü (Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye başvurur) Avro altında ancak Avro’dan fazla sözleşmeler Pazarlık usulü (Faydalanıcı en az 3 tedarikçiye başvurur) Avro veya daha düşük tutarlı sözleşmeler Faydalanıcı tarafından oluşturulan prosedürler kullanılabilir Avro veya daha düşük tutarlı sözleşmeler Faydalanıcı tarafından oluşturulan prosedürler kullanılabilir Avro veya daha düşük tutarlı sözleşmeler Faydalanıcı tarafından oluşturulan prosedürler kullanılabilir

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular 3) Raporlama  Gerekli dil becerisi, ilgili altyapı ve deneyime sahip yetkin proje yöneticisi  Çeviri giderleri (eğer gerekliyse)  İlgili prosedür ve kurallar hakkında bilgi ve uygun formatların kullanılması  Raporlama hazırlıklarına vakitli başlanması  Profesyönel yetkili muhasıp / murakıp

Raporlama Raporlar Genel Koşulların Madde 15’ine göre ödeme talepleriyle beraber sunulmalıdır. Raporlar aşağıdakileri içermelidir: Sözleşme Makamının hangi kısmını finanse ettiğine bakılmaksızın tüm projeyi bütün olarak kapsamalıdır Annex VI’da sunulan şablona uygun olarak hazırlanmış teknik ve mali rapordan oluşmalıdır Sözkonusu döneme ait projenin uygulamasıyla ilgili tüm detayları içermelidir Özel Koşullar Değişiklik Genel Koşullar Madde 2.1: g) Sözkonusu raporlama dönemine ait projenin uygulamasıyla ilgili satın alma faaliyetlerini içeren özel bir rapor eklenecektir. Satın alma faaliyetleriyle ilgili bu rapor, ihalelerle ilgili bilgileri içerecektir ve Annex VI’daki modele uygun olarak hazırlanacaktır. h) Raporlama döneminde gerçekleşen tüm giderlerin detaylarını içeren gider listesi finansal raporlara eklenmelidir 18

Ara Rapor: Ara ödeme talepleriyle beraber ara teknik rapor ve finansal rapor sunulmalıdır Özel Koşullar Değişiklik’de ki detayları da içermelidir Final Raporu: Uygulama süresinin bitiminden en geç üç ay içinde final raporu Sözleşme Makamına sunulmalıdır (Gen. Koş. 15.2) Hibe miktarının 100,000 EUR ve üzeri olduğu durumlarda, final raporuna gider doğrulama raporu eklenmelidir (Gen. Koş. 15.7) Gider Doğrulama Raporu Ek VII’ye uygun şekilde olmalı ve Sözleşme Makamı tarafından seçilen ya da onaylanan bir denetçi tarafından hazırlanmalıdır 19

Hibe Sözleşmesinde Değişiklik Genel Koşullar – Madde 9 Ekleri de dahil hibe sözleşmesine yapılacak tüm değişiklikler yazılı olarak sözleşme makamına bildilirmelidir. Değişikliğin yürürlüğe girmesi gerektiği günden 30 gün önce yazılı değişiklik talebi gerekçeleriyle birlikte sözleşme makamına sunulmalıdır. Başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı ya da hibenin verilmesi kararını sorgulatacak etkide yada amaçda değişiklikler kabul edilemez. Toplam hibe miktarı arttırılamaz. 20

Hibe Sözleşmesinde Değişiklik Genel Koşullar Madde 9 Bildirim Mektubu Eğer değişiklik: Projenin temel amacını etkilemez ise ve değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı ise, ya da ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki uygun maliyetlerinin % 25 (yüzde yirmibeş) veya altında ise Adres, banka hesabı ve denetçi değişikliği söz konusu ise *Değişiklik Bildirim bir sonraki döneme ait raporda belirtilmelidir Diğer her türlü durumda ise ‘Büyük Değişiklik’ Talebi gerekecektir. 21

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular 4) Ödemeler Ödeme planı, Hibe Sözleşmenizin Özel Koşullarında belirtildiği gibidir IBAN numarasına sahip banka hesapları İyi hazırlanmış rapor ve netleştirme belgelerinin zamanında sunulması

23 Ödeme Prosedürleri: Genel Koşullar 15.4 – Ödeme yapılmasıyla ilgili son tarihler Ön ödeme, sözleşme makamına yapılan ödeme talebine takiben 30 gün içinde yapılacaktır. *Sözleşmenin her iki tarafça imzalanması ön ödeme için ödeme talebi olarak kabul edilir. Ara ve nihai ödemeler ise sözleşme makamına yapılan ödeme talebini takiben 60 gün içinde yapılacaktır. Bu ödemelerin yapılması onay süreçleri ve prosedürlerinden dolayı daha uzun sürebilir!!!

24 Ödeme Prosedürleri LÜTFEN AŞAĞIDAKİLERE DİKKAT EDİNİZ!!!! Hibe miktarının nihai ödeme miktarı ve eş finansman proje uygulama süresi içerisinde sizin tarafınızdan finanse edilmelidir. Nihai ödeme miktarı gerçekleşen en son toplam uygun maaliyetler dikkate alınarak final raporunuzun onaylanmasından sonra sözleşme makamı tarafından ödenecektir.

KB ve TBF Hazırlanma Aşamasında Kilit Konular 5) Sürdürülebilirlik ve Görünürlük Finansman, yapı, yasal statü, faaliyetler, ortaklıklar, vs. gibi faktörler göz önünde bulundurularak projenin ‘çıkış stratejisinin’ uygulama döneminin ilk safhalarında belirlenmesi AB Dış Eylemler İletişim ve Görünürlük Rehberi’yle uyumlu proje görünürlüğü

GOOD LUCK!!! Müge Hürkal & Nilay Ertuğalp