Bilgiye Dayalı Organizasyonlar. Günümüzün organizasyonları bilgi bombardımanı altında faaliyetlerini sürdürmek zorundadırlar. Gelişen enformasyon teknolojileri.

... konulu sunumlar: "Bilgiye Dayalı Organizasyonlar. Günümüzün organizasyonları bilgi bombardımanı altında faaliyetlerini sürdürmek zorundadırlar. Gelişen enformasyon teknolojileri."— Sunum transkripti:

1 Bilgiye Dayalı Organizasyonlar

2 Günümüzün organizasyonları bilgi bombardımanı altında faaliyetlerini sürdürmek zorundadırlar. Gelişen enformasyon teknolojileri ve müşteri istekleri, küresel rekabet ve bilgi toplumlarının oluşması, bilginin etkin yönetilmesi ihtiyacını ortaya çıkarmıştır.

3 Organizasyonların küçülme ihtiyaçları sonucunda bilginin ayrılan çalışanlarla gitmesi yani kaybedilmesi sorununu gündeme getirmiştir. Bilginin kaybedilmesi, bilgi yoğun olan ancak etkin olmayan bir bilgi yönetimi sistemini kullanmayan organizasyonların en büyük sorunudur.

4 Bilgi dünyasında iki çeşit bilgi organizasyonu vardır. Bilgi- yoğun organizasyonlar: Bu organizasyonlar, enformasyon ürünlerini üreteceklerdir. Bu tür organizasyonlar var olan bilgilerin toplanması ve dönüştürülmesi üzerine yoğunlaşmaktadır. Bilgi yaratma ile ilgilenmemektedirler. Bilgisayar yazılım organizasyonları bilgi yoğun organizasyonlara iyi bir örnektir.

5 Bilgi-Yaratan Organizasyonlar: Enformasyon ölçeğinin en sonundaki diğer organizasyonlardır. Bu organizasyonlar yenilik ve yaratıcılıkla uğraşmaktadırlar. Bilgi yaratan organizasyonlara en güzel örnek danışmanlık organizasyonlarıdır.

6 Bilgiye Dayalı Organizasyon nedir? Günümüzde başarı anahtarının “bilgi” olması, organizasyonun bilgi tabanına dayanan, bilgi yönetimini kolaylaştıran ve destekleyen organizasyon yapıları oluşturmaya yöneltmiştir. Amerika, Kanada ve Japonya’da bir çok işletme yönetim yapılarını bu şekilde tanımlamışlardır.

7 Bilgiye dayalı organizasyonlar literatürde farklı şekillerde tanımlanmıştır. Bu tanımlardan bazıları aşağıdaki gibidir: Bilgiye dayalı organizasyon, düz bir yapıdadır ve geleneksel organizasyon anlayışının gerektirdiğinden daha az yönetim kademesine sahiptir. Bilgiye dayalı organizasyon kendi performansını, meslektaşlarından ve müşterilerinden aldıkları tepkilere göre düzenleyen bir kuruluştur. Bilgiye dayalı organizasyon, bilginin serbest ve daha açık olduğu bir organizasyondur.

8 Bilgiye Dayalı Organizasyonların Özellikleri Bilgiye dayalı organizasyonlar genellikle bilinen kumanda ve kontrol yapısından çok daha fazla uzman gerektiren, her birimin kendine has bilgisi, eğitimi, dili olan ve yönetimde fillien çalışan birinin bulunduğu organizasyon yapısıdır. Bu organizasyonlar geleneksel organizasyondan farklıdır. Yapıları düz şekildedir. Yönetim kademelerinde daha az yönetici bulunmaktadır.

9 Bilgiye Dayalı Organizasyonların Özellikleri Geleneksel organizasyonlara göre daha düz bir organizasyon yapısına sahiptirler. Yönetim kademelerinde uzman istihdam edilmektedir. Yönetim kademeleri yetki ya da karar verme için değildir. Bu kademeler bilginin aktarılması için vardır. Bilgiye dayalı yapı, yönetimin en önemli ilkelerinden olan kontrol alanı ilkesine uymamaktadır. Ancak onun yerine iletişim alanı ilkesi kullanılmaktadır.

10 Bilgiye dayalı yapı, her alanda müşterilerin özel sorunlarını çözmek için araştırmacı ve teknik elemana daha fazla ihtiyacın oluşmasına neden olmaktadır. Sorumluluk ön plandadır.

11 Barutçugil başarılı bilgi organizasyonlarının ortak özelliklerini aşağıdaki gibi belirtmiştir Bilgiye ve Kullanımına Değer Verme: Günümüzün başarı kriteri olan bilginin ve onun elde edilmesi, geliştirilmesi, paylaşılması ve kullanılmasının diğer bir ifade ile bilgi yönetimi sürecinin mümkün olan her şekilde kolaylaştırılması ve desteklenmesidir.

12 Uyum Yeteneği: Organizasyonun, iç ve dış çevresinde meydana gelen her türlü değişime hızlı ve etkili bir biçimde cevap verme yeteneğine sahip olmasıdır. Toplumsal İlgi ve Aktif Katılım: Bu organizasyonların, toplumsal ve profesyonel faaliyetlere büyük ilgi göstermesi ve önemli ölçüde katılması.

13 Hoşgörü: Organizasyonda varolan büyük hoşgörü ve destek ortamı yeni fikirlerin ve fırsatların kolayca ortaya çıkarılmasını sağlamaktadır. Finansal Yönetim: Bu organizasyonlar varolan tüm varlıklarını en iyi şekilde kullanılmaktadır. En uygun sermaye yapısı oluşturularak riskten kaçınılması.

14 Bilgiye Dayalı Organizasyonların Yönetimi Sürekli ve hızlı değişen bilgi ortamında işletmeler, hayatta kalabilmek ve rakiplerine karşı bir rekabet üstünlüğü sağlayabilmek için, tek yolun yenilik yapmak ve değişen işletme ortamına hızlı cevap vermek olduğu gerçeğini dikkate alarak esnek organizasyonlar tasarlamak ve uygulamak zorundadırlar.

15 İletişim ve bilgi teknolojilerindeki hızlı değişim nedeniyle, iletişim üst ve alt hiyerarşik yapısından kurtularak daha etkin hale gelmiştir. Dolayısıyla, üretim aşamaları, işlevleri ve hedefleri arasındaki bilgi duvarları ortadan kalkmıştır.

16 Bilgiye dayalı organizasyonlardaki yönetim anlayışı aşağıdaki gibidir 1. İdare etme anlayışı: Ast ve üst ilişkisi azaldığından herkesin ünvanı ne olursa olsun bilgili ve en iyi uzmanlığa sahip bireyler yer almaktadır. Bundan dolayı katı kurallar yerine esnek kurallar yönetimin işini kolaylaştırmaktadır.

17 2. Örgütleme Anlayışı: Örgütlemede temel alınan kriter bilgidir. Organizasyon bilgiye göre örgütlenmektedir. Bilgi toplumlarında, organizasyonların bilgi ve organizasyon sorunlarını çözecek şekilde örgütlenmesi rekabet avantajı sağlayacaktır. 3. Planlama Anlayışı: Bilgiye dayalı organizasyonlarda yapılan tahminler daha doğru olmaktadır. Çünkü, veriler daha çabuk, doğru, zamanında ve bilgi teknolojileri desteğiyle daha ayrıntılı olarak elde edilmektedir.

18 4. Denetleme ve Kontrol Anlayışı: Bilgiye dayalı organizasyonlarda en önemli gelişme denetleme alanında olmuştur. Uzmanlardan oluşan bir yapı olmasından dolayı denetim işi kolaylaşmaktadır. 5. Yenilik Anlayışı: Bilgiye dayalı organizasyonlarda yenilik anlayışı önemlidir ve organizasyonun merkezinde yer almaktadır.

19 Bilgi Yönetimi ve Öğrenen Organizasyonlar 21. yüzyılda, öğrenen organizasyonlar oldukça önemli hale gelmiştir. Çünkü, günümüzde değişimin hızı artmış, müşteri istek ve ihtiyaçları değişmiş, karmaşıklık ve belirsizlik artmış ve yine küreselleşme sonucunda rekabet yapısı ve şekli oldukça saldırgan hale gelmiştir. Böyle ortamda ayakta kalmak için organizasyonlar öğrenme süreçlerini hızlandırmak ihtiyacına girmişlerdir.

20 Organizasyonlar; dünya ile sınır ötesi ticaretin, iş birliğinin arttırılması, standartlar ve çeşitli pazarlarda yaşanan gelişmelerin takibi nedenlerle yeniden yapılanma akımlarını dikkate almak zorunda kalmaktadırlar. Bu yeniden yapılanma akımlarından biri de “öğrenen organizasyon” düşüncesidir.

21 Yaşanan gelişmelerle organizasyonlar yeniden yapılanma akımlarına girmişlerdir. Bunlardan biri de “öğrenen organizasyon” olmaktır. Bu organizasyonlar, bilgi işleyen birimler olarak görülmekte ve çevreye uyum sağlayarak yaşamlarını sürdürebilmek için, karar, ilke, çerçeve sistemlerinde değişiklik yapabilen, değişik şartlara ilişkin bilgileri toplayıp derleyebilen organizasyonlar olmak zorundadır.

22 Organizasyonel Öğrenme ve Öğrenen Organizasyon Öğrenerek kendini yenileyen, değişen ve güncel olabilmeyi başaran öğrenen organizasyonlar, hedeflerine daha kolay ulaşabilmektedir. Eğer organizasyon, “öğrenen organizasyon” felsefesini uygulayabiliyorsa, sonuçta karı arttırma, ihracata yönelme, maliyetleri düşürme ya da verimi arttırma gibi farklı nitelikteki hedeflerine ulaşarak devamlılığını sağlayabilmektedir.

23 Dünya çapında piyasalarda yaşanmakta olan sorunlar ve organizasyonlar arasındaki artan rekabet, mükemmel olarak dizayn edilmiş birçok organizasyonu bile etkilemekte ve organizasyonun değişime karşı olan ihtiyaçlarını gündeme getirmektedir. Bu ihtiyacı giderme konusunda önemi günden güne artan öğrenen organizasyonlar da, literatürde farklı şekillerde tanımlanmaktadır.

24 Tanımlar Öğrenen organizasyonlar, farklı öğrenme strateji ve taktik fikirlerine sahip olan organizasyonlardır. Öğrenen olma özellikleri, onları diğer organizasyonlardan ayırmaktadır. Öğrenen organizasyon, giderek hem yönettiği kurumu tanıyan, hem de becerisini geliştirip iyileştiren ve her gün daha iyi olan bir yönetim sistemidir. Öğrenen organizasyon, öğrenmeyi teşvik eden, personeli geliştirmeyi ön plana alan, açık haberleşme ve yapıcı diyalogu öne çıkaran organizasyonlardır.

25 “ Organizasyonel Öğrenme Süreci, etkili faaliyet göstermek için “organizasyonel yeterliliğinin arttırılması” şeklinde tanımlanmaktadır. Öğrenen organizasyon, organizasyonel öğrenme ilkelerini bilinçli veya bilinçsiz şekilde benimseyen organizasyonlardır.

26 Öğrenen organizasyon bir program değil bir yönetim felsefedir. Değişime uyum sağlamanın yolunun bu anlayıştan geçtiği, personel yetiştirme ve geliştirmeye önem verdiği ve bilgiyi her yönüyle dikkate aldığı anlaşılmaktadır.

27 Öğrenen organizasyonlar, Peter Senge’nin Beşinci Disiplin kitabında, kişilerin gerçekten istedikleri sonuca ulaşmaları için kapasitelerinin arttırılmaya çalışıldığı, yeni düşüncelerin geliştirildiği, kolektif çalışma istediğinin serbest bırakıldığı ve çalışanların sürekli olarak nasıl öğrenebileceklerinin araştırıldığı yer olarak ele alınmaktadır.

28 Bireysel öğrenme, organizasyonun öğrenmesini garanti etmemekte ama, bireysel öğrenme olmadan da organizasyonel öğrenme meydana gelmemektedir.

29 Ayrıca öğrenen organizasyonların kollektif öğrenme yöntemlerini içerdiği ve anlam olarak bu ayrımın şu üç ifadeyi kapsadığı görülmektedir. Bütün organizasyonlar sürekli öğrenmektedir. Bütün organizasyonlar, farklı yeterlilik düzeyinde ve farklı hızda öğrenmektedir. Öğrenen organizasyon olabilmek için organizasyon, öğrenmeyi daha sistematik ve gerçekten isteyerek yapabilmenin yollarını araştırmak zorundadır.

30 Öğrenen Organizasyonların En Belirgin Özellikleri şu şekilde sıralanmaktadır. Öğrenen organizasyonlar, takım ruhu ile açık ve sınırları aşan bir anlayışla öğrenirler. Ne öğrendiğinin değerlendirildiği gibi nasıl öğrenilebileceğini de değerlendirirler. Endüstrinin öğrenme eğilimi çizelgesinin başında yer almaya yönelik yatırım yaparlar.

31 Rakiplerinden daha hızlı ve ustaca öğrenerek onlara karşı üstünlük sağlarlar. Verileri, doğru yerde zamanında hızlı bir şekilde yararlı bilgiler haline dönüştürürler. Her tecrübe; gelecekteki öğrenmeye yardımcı olur. Zayıf ve dikkate alınması gereken yönlerin ve başarılı ya da hatalı öğrenmenin neler olduğunu öğretirler.

32 Organizasyonların temel unsurlarını tehlikeye atmadan risk alırlar. Deneyime dayalı öğrenmeye yatırım yaparlar. Yeni projeler öğrenmeye istekli takımları ve çalışanları desteklerler.

33 Öğrenen Organizasyon Sisteminin Oluşturulması Bütün organizasyonlar aslında birer öğrenen organizasyondur. Ama asıl öğrendikleri, öğrenen organizasyonların temelini oluşturmaktadır. Ayrıca, öğrenen organizasyonlar anlayışının temelinde, her bireyin bildiklerini diğer bireylerle paylaşması yatmaktadır.

34 Öğrenen Organizasyonlar temel olarak beş ana faaliyet konusunda ustadır. Sistematik sorun çözme Geçmiş deneyimlerden yararlanarak öğrenme Rakipleri dikkate alarak öğrenme Bilgi transferi Yeni yaklaşımların denenmesi

35 Öğrenen Organizasyonların Oluşum Aşamaları 1. Bilen Organizasyon: Bilen organizasyonlar, çevrelerinde yaşanan değişime tepki vermek anlamında değişmektedir. Mevcut ürün veya hizmete ilaveler yapmaktadır. Bu ürünler, öğrenme sonucu ortaya çıkmamıştır. Bilen organizasyonlardaki yüksek denetim seviyeleri, uyum gösterme konusundaki baskı, rutin davranışlar ve riskten kaçma eğilimi öğrenmeyi engelleyen unsurlardır.

36 2. Anlayan Organizasyonlar: Anlayan organizasyonların, bilen organizasyonlardan farklı tarafı, insan unsuruna önem vermesi biçiminde ifade edilebilir. Aynı anlayışı sahip insanları bir araya getirerek kuruma bağlayacak ve onlara ait olma duygusunu verecek değerler bütünü olan işletme kültürü oluşturulmasına çalışır. Sıkı kurallar ve denetim yerini işletme kültürüne bırakır.

37 3. Düşünen Organizasyonlar: Düşünen organizasyonlar, iş ile ilgili sorunların çabuk belirlenmesi, analizin yapılması ve uygulamaya geçilmesi konularına ağırlık vermektedir ve yöneticileri bu yönde eğitmektedir. Düşünen organizasyonlar, mevcut sorunlara hızlı çözümler üretmeye ağırlık verirler, temeldeki soruna eğilmezler.

38 4. Öğrenen Organizasyonlar: Öğrenen organizasyon, organizasyonun gelişme sürecinin son aşamasını oluşturmaktadır. Öğrenen organizasyon öğrenmeyi ön plana almaktadır, organizasyon çalışanlarını geliştirmeye önem verir, açık iletişim ve yapıcı diyalogu geliştirir. Bir organizasyon modeli olmaktan çok organizasyon içinde görev alan tüm çalışanlarda zihniyet değişikliğidir.

39 Öğrenen Organizasyonlar Olarak Bir Organizasyon Modeli Bu model iki parçalı olarak ele alınabilir. İlk olarak işe alıştırarak öğrenme; öğrenilen şeyin doğası ve bulunduğu yere karşılık gelen uygulamalar ve değerlerdir. İkincisi, kolaylaştırıcı etmenler; öğrenmenin ne kadar kolay veya zor olduğunu ve miktarını etkileyen süreçler ve yapılardır. Bunlar özellikle en iyi uygulamalara dayalı standartlardır.

40 Bu iki parçalı model, öğrenen sistem olarak organizasyonların anlaşılmasına yardımcı olmaktadır. Parçalara ayırma, organizasyonların güçlü ya da zayıf yönlerinin ve öğrenen sistemler olarak organizasyonların faaliyetlerinin tam manasıyla anlaşılmasını sağlamaktadır.

41 İşe Alıştırarak ÖğrenmeKolaylaştırıcı Etmenler 1. Bilginin Kaynağı 2. Ürün-süreç Üzerinde Yoğunlaşma 3. Belgelendirme şekli 4. Yayma şekli 5. Öğrenme üzerine yoğunlaşma 6. Değer ve kanal üzerinde yoğunlaşma 7. Yetenek geliştirme üzerine yoğunlaşma 1. Çevreyi anlama 2. Çalışma alanından kaynaklanan boşluklar 3. Değerlendirme kavramı 4. Deneyime dayalı fikirler 5. Açıklık politikası 6. Devamlı eğitim 7. Çok yönlü liderlik 8. Sistem anlayışı

42 Günümüz Organizasyonlarında Bilgi ve Öğrenme Bilginin yaratılması öğrenme sürecinin son aşamasıdır. Diğer taraftan öğrenme bilginin yaratılması, paylaşılması ve kullanılması sürecinde ortaya çıkmaktadır. Bu, en azından bireysel düzeyde bilgi ve öğrenme süreci arasındaki sıkı bağlantıyı göstermektedir. Organizasyonun bilgi sistemi, birey, grup, bölüm ve organizasyon düzeyindedir.

43 Organizasyonel Öğrenme Yetersizlikleri Bazı organizasyonlar öğrenme yetersizlikleri nedeniyle büyük başarısızlıklarla karşı karşıya kalmaktadır. Bu organizasyonlar öğrenememekte ve sürekli tekrarlanan hataları yapmaktadır. Dahası hata yapmaya yönlendiren eski düşünme tarzları araştırılmamaktadır. Bu organizasyonlarda bilgi sadece birey düzeyindedir. Geri besleme oldukça zayıftır ve yeni bilginin üretimi çok azdır.

44 Bilgi yönetilebilir bir kaynak olarak görülmemektedir. Üst yönetim düzeyinde öğrenme için büyük bir isteksizlik vardır.

45 Kaynakça Küreselleşme Sürecinde İşletmelerde Bilgi Yönetimi Murat Türk