Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

SÜREÇ YÖNETİMİ Son zamanlarda ülkemizde kamu yönetiminin yeniden yapılandırılması çerçevesinde diğer kurumlarda olduğu gibi eğitim kurumlarında da etkililik.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "SÜREÇ YÖNETİMİ Son zamanlarda ülkemizde kamu yönetiminin yeniden yapılandırılması çerçevesinde diğer kurumlarda olduğu gibi eğitim kurumlarında da etkililik."— Sunum transkripti:

1

2 SÜREÇ YÖNETİMİ

3 Son zamanlarda ülkemizde kamu yönetiminin yeniden yapılandırılması çerçevesinde diğer kurumlarda olduğu gibi eğitim kurumlarında da etkililik ve verimliliğin arttırılmasına yönelik farklı çalışmaların geliştirildiği görülmektedir.Bu çalışmaların başında TKY gelmektedir

4 TKY anlayışı klasik yönetim anlayışları gibi sonuç odaklı bir yönetim yerine süreç ve sonuç odaklı bir yönetimi tercih etmektedir.

5  Süreç yönetiminde Hiyerarşik dikey yapıdan, iş akışına göre yatay yapı var.  Fonksiyonel yönetimden süreç yönetimine geçiş ihtiyacı var.  Bütün faaliyetleri ölçülebilir duruma getirmek. Neden Süreç Yönetimi?

6  Kaynakların etkili ve verimli kullanabilme  Daha hızlı karar alabilme  Öncelikleri yapabilme  Hizmeti alana odaklanmış yönetim anlayışını geliştirmek Neden Süreç Yönetimi?

7 HEDEFE ULAŞMANIN ÖNÜNDEKİ ENGEL “Adı Florance Chadwick olan yüzücü, Manş Denizi’ni her iki yönde geçen ilk kadındı. Bu denemeyi ilk gerçekleştirdiği sabah, su, vücudu uyuşturacak kadar soğuktu ve sis o kadar yoğundu beraberindeki tekneleri güçlükle seçebiliyordu. Milyonlarca insan televizyonlarından onu izliyordu, köpekbalıkları ve dondurucu soğuğun etkisini hiçe sayarak 15 saat yüzdü. Yakındaki bir teknede bulunan annesi ve antrenörü karaya çok yaklaştığını ve devam etmesini söyledilerse de o,kendisini sudan çıkarmalarını istedi. Azimli yüzücü kıyılara yarım mil kala sudan çıkışının nedenini şöyle açıkladı: “Karayı görebilseydim, başarabilirdim!” Vazgeçmesinin nedeni ne yorgunluk ne de soğuktu… Tek neden sis yüzünden karayı görememekti.”

8 1-Birimde yapılan etkinliklerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar. 2-Süreçlerin akış şemalarıyla, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir. 3-Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlendiği için hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur.

9 4-Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.

10 5-Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

11 Yapılan bilimsel bir araştırmada; Süreç yönetimi uygulamalarına katılım ile iş doyumu ve kuruma bağlılık arasındaki ilişki araştırılmıştır. Araştırma sonucuna göre: Süreç yönetimi uygulamalarına katılım durumuna göre uygulamaların hepsine katılan çalışanların iş tatmin düzeylerinin daha yüksek olduğu görülmüş Kuruma Duygusal Bağlılığın artırdığı gözlenmiştir.

12 TRABZON MEM ZİHNİYET DEĞİŞİKLİĞİ Kurum kültürü değişmeden bir kurumda kalitenin geliştirilmesi mümkün değildir.

13

14 NEDEN EFQM MODELİNİN SEÇTİK? Kuruluş faaliyetlerini kapsamlı ve sistematik olarak gözden geçirmeyi sağladığı için, İlerleme, ölçme ve kalite gelişiminde konsensüs sağlayan bir araç olduğu için, TKY’nin bütün seviyelerde uygulanabilmesini ve açık odaklanmayı sağladı için, “Sınıfının En İyisi” başarısına sağlam bir sabit nokta koyduğu için SEÇTİK

15 EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ GENEL YAPI 9 Kriter, 32 Alt Kriter, 174Alt Kriter Açıklaması (Göstergesi) Bulunur. 9 Kriterden 5.’si SÜREÇLER YÖNETİMİDİR

16 İSTANBUL MEM15 Liderlik%10Liderlik%10 Müşteri ile İlgili Sonuçlar %20 %20 Çalışanlarla İlgili Sonuçlar %9 %9 Çalışanlar%9Çalışanlar%9 Politika ve Strateji %8Politika %8 İşbirlikleri ve Kaynaklar%9 Kaynaklar%9 Süreçler%14Süreçler%14 Temel Performan s Sonuçları %15 %15 GİRDİLER SONUÇLAR YENİLİKÇİLİK ve ÖĞRENME Toplumla İlgili Sonuçlar %6 %6

17 EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ Model; müşteri odaklı bir kurumun olmazsa olmaz özelliklerinden birisinin, müşterilerinin memnuniyetini etkileyecek tüm iş süreçlerinin birbirleriyle bütünleşik olarak çalışması, kurumun tamamında uygulanıyor olması ve sistematik olarak değerlendirilerek gözden geçiriliyor olması gerektiğini söylemektedir.

18 EFQM TEMEL KAVRAMLAR 1. SONUÇLARA YÖNLENDİRME 2. MÜŞTERİ ODAKLILIK 3. LİDERLİK VE AMACIN TUTARLILIĞ 4. SÜREÇLER VE VERİLERLE YÖNETİM 5. ÇALIŞANLARIN GELİŞTİRİLMESİ VE KATILIMI 6. SÜREKLİ ÖĞRENME, YENİLİKÇİLİK VE İYİLEŞTİRME 7. İŞBİRLİKLERİNİN GELİŞTİRİLMESİ 8. TOPLUMSAL SORUMLULUK

19 SÜREÇLERLE VE VERİLERLE YÖNETİM Süreçlerle Yönetim: Kurumun tüm faaliyetlerinin ayrı ayrı süreçlerle tanımlandığı ve bu süreçlerin birbirleriyle ilişkilendirildiği bir yönetim sistemi oluşturulması ve uygulanmasıdır.

20 Verilerle Yönetim ise, kurumun, tüm faaliyet alanlarında ve yapılan işlerin performans sonuçlarını ve algılamalarını ölçmesi, bu sonuçları sistematik olarak değerlendirmesi, bu sonuçlardan yola çıkarak - iyileştirmeler planlaması ve bu iyileştirme planlarını hayata geçirmesidir.

21 MEB TKY Uygulama Modeli, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı’nın geliştirdiği EFQM Mükemmellik Modelinden esinlenerek eğitim kurumları için geliştirilmiş bir toplam kalite yönetimi uygulama aracıdır.

22 Modelin 5. kriteri süreçlerdir. Modelin uygulanması ile okul; amaç, strateji, ve planlarını gerçekleştirebilmek için süreçlerini tasarlamalıdır. Tasarlanan süreçler, etkili bir şekilde yönetilmeli ve iyileştirilmelidir.

23 EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ KRİTERİ SÜREÇ TASARLANABİLECEK ALANLARSÜREÇ TASARLANABİLECEK ALANLAR 1. Kriter: LİDERLİK Misyon, vizyon, değerler ve etik kuralların oluşturulması Yönetim sisteminin ve performansının değerlendirilmesi ve iyileştirilmesi Dış paydaşlarla ilişkilerin yönetilmesi, Değişimin yönetilmesi 2. Kriter: STRATEJİ Strateji geliştirme ve planlama 3. Kriter: ÇALIŞANLAR İnsan kaynaklarının planlanması Çalışanların bilgi birikimi ve yeteneklerinin geliştirilmesi Çalışanların katılımı ve yetkilendirilmesi Çalışanlarla iletişimin yönetilmesi Çalışanların performansının değerlendirilmesi Çalışanların takdiri, tanınması ve gözetilmesi 4.Kriter: İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR İşbirlikleri ve tedarikçilerin yönetilmesi Finansal kaynakların yönetilmesi Bina, donanım ve malzemelerin yönetilmesi Teknolojinin yönetilmesi Bilgi ve bilgi birikiminin yönetilmesi 5.Kriter: SÜREÇLER, ÜRÜNLER VE HİZMETLER Süreçlerin tasarlanması ve yönetilmesi Hizmet gerçekleştirme ve sunma (Eğitim öğretim hizmeti, Rehberlik hizmetleri, Öğrenci hizmetleri, Veli hizmetleri) Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi

24 LİDERLİK FİNANSAL VE TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI FİNANSAL VE TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI SÜREÇ YÖNETİMİ İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ Maddi Kaynakların, Bilgi Birikiminin ve İşbirliklerinin Yönetimi OKUL/KURUMUN PLANI Çalışanlarla İlgili Sonuçlar Toplumsal-Sosyal Sorumluluk ile İlgili Performans Sonuçları Öğrenci, Veli, İşletme ve Hizmetten Yararlananlar ile İlgili Sonuçlar GİRDİ KRİTERLERİSONUÇ KRİTERLERİ YENİLİKÇİLİK VE ÖĞRENME Milli Eğitim Bakanlığı Eğitimde Kalite Ödülü Modeli

25 SÜREÇLERİN HİYERARŞİSİ VE SINIFLANDIRILMASI

26 süreçlerin hiyerarşisi

27 Süreçlerin Hiyerarşisi Ana Süreçler Alt Süreçler Detay Süreçler Okulumuzda, eğitim öğretim faaliyetlerini yürüten ana fonksiyonlardır.(OPERASYONEL) Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçleri asiste eden süreçlerdir.(TEMEL/HİZMET) Başlaması ve yürütülmesi alt süreçlerin kontrolünde olan, süreçlerdir. İhtiyaç halinde yapılır.(DESTEK)

28 Süreç hiyerarşisi: Okuldaki etkinlikleri önem sırasına koymak ve sınıflandırmaktır. Süreç hiyerarşisi, Okulun genel stratejisi ve ilkeleri doğrultusunda oluşturulan, tüm temel iş etkinliklerini ayrı ayrı süreç grupları altında toplamaktır.

29 1-(OPERASYONEL/YÖNETSEL) SÜREÇLER: Tüm süreçlerin amaçlarına ulaşmalarını ve kurum içi ve dışı ilişkileri yöneten süreçlerdir (Stratejik Yönetim, Süreç Yönetimi, Mevzuat ve düzenlemeler, işbirlikleri vb.). Yönetmeliklerde ve çalışma takviminde etkinlikler planlanmıştır. Yapılacak olan bu işlerin ETKİLİ (Sürecin müşteri isteklerine uygun çıktı sağlama / Doğru iş yapmak) ve VERİMLİ (Süreç için gerekli olan kaynakların doğru kullanımı / İşi doğru yapmak) yapılmasını sağlamak bilgili kişileri görevlendirmektir.

30 2.TEMEL (HİZMET) SÜREÇLER: Merkezi idarenin belirlemiş olduğu süreçlerdir. Süreçler çalışma takvimiyle belirlenir. Bu süreçlerin nasıl uygulanacağı yönetmelikler ve genelgeler de bellidir. 29

31 3.DESTEK SÜREÇLER: Temel süreçlerin gerçekleştirilmesi için gerekli alt yapı ve destek hizmetlerle ilgili olan, iç müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan süreçlerdir.

32

33

34

35

36 Temel Süreçler Alt Süreçler Kuruluşta en genel ve üst düzey faaliyetleri kapsayan süreçlerdir Temel süreçleri oluşturan ve temel sürecin adımlarının ayrıştırılmasıyla elde edilen süreçlerdir. Detay Süreç Alt süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde faaliyetleri kapsayan süreçlerdir. Alt süreçte yer alan her adımın detaylandırılmış halidir. Süreç Sahibi Sürecin standartlarını oluşturan, sonuçlarını izleyerek değerlendiren, sürecin müşterilerini tanıyan, çıktılardan birinci derecede sorumlu olan ve sürecin bütününü yöneten kişidir

37 Sınırları Süreç faaliyetleri sonucunda ulaşılmak istenen sonuç Sürecin ilk ve son faaliyetinin, başlangıç ve bitiş noktasının kapsamının belirlenmesidir. Akış Şeması Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını, faaliyet adımlarını, iş akışını ve çevrimlerini gösteren şema- harita Müşterisi Sürecin ortaya çıkardığı hizmet ve ürünlerden yararlanan ve kullanan kişi, kurum ve diğer süreçlerdir Amacı

38 9 Girdisi 10 Tedarikçisi Sürecin amacını gerçekleştirebilmesi için okul dışından veya diğer süreçlerden aldığı kaynak, araç-gereç, teknoloji, bilgi vb. Sürecin girdilerini temin eden kişi veya kuruluşlardır. Tedarikçiler okul içinden veya dışından olabilir. Okul içindeki tedarikçiler diğer süreçlerin çıktıları olabilir. 11 Performans göstergeleri Sürecin etkililiğini ve verimliliğini ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Süreç performans göstergeleri, amaçlanan çıktıyı elde edip etmediğimize, başarılı olup olmadığımıza, karar verebilmek için izlediğimiz göstergelerdir. 12 Performans Ölçüm Sistemi Sürecin ortaya çıkardığı hizmet ve ürünlerden yararlanan ve kullanan kişi, kurum ve diğer süreçlerdir

39 13 Ölçüm Periyodu (Sıklığı) 14 Hedefi Performans göstergenin özelliğine göre hangi sıklıkta ölçüleceğinin belirlenmesidir Ulaşılması öngörülen çıktılara dönük sayısal ve ölçülebilir ifadelerdir. 15 Kimlerin Hedefi Hangi Sürecin H. Hedefe ulaşılmasında payı ve çabası olacak kişiler veya süreçlerdir.

40 Bir okulda temel süreçler ; yönetsel ve işlevsel olmak üzere iki başlıkta tanımlanabilir. EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ a. Karar verme b. Planlama c. Organize etme d. İletişimi sağlama e. Etkileme f. Koordinasyonu sağlama g. Değerlendirme A.YÖNETİM SÜREÇLERİ:

41 B. İŞLEM SÜREÇLERİ: 1- Öğrenci İşleri - Öğrencilerin kayıt-kabul - Öğrenci devam takibi - Nakil ve kayıt işleri - Öğrenim dışı ilişkiler. - Sağlık önlemleri

42 2- Personel İşleri - Atama, nakil-görevlendirme - Stajyerlik-adaylık işlemleri - Personel özlük işleri - Sicil ve disiplin işleri - Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri - Devam izleme - Denetleme ve değerlendirme

43 3- Öğretim İşleri - Yıllık, ünite, günlük planlar - Sınıf öğretmenler toplantısı - Zümre öğretmenler toplantısı - Zümre başkanları toplantısı - Şube öğretmenleri toplantısı - Bölüm başk. işlet. Toplantısı - Ders araç-gerecinin sağlanması - Kütüphane, lab. Atölye işleri - Öğrenim süreci, - Ölçme,değerlendirme EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ

44 4- Eğitim İşleri -Rehberlik hizmetleri -Öğrenci ödül ve disiplin işleri -Öğretmenler kurul toplantısı -Öğrenci kurul çalışmaları - Okul aile birliği - Okul-çevre ilişkileri - Sosyal kulüpler

45 5- İşletmecilik -Hesap işleri, yazı işleri, ayniyat işleri -Kooperatif, döner sermaye işlemleri -Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri -Sivil savunma, yangından koruma ve güvenlik işleri.

46 1 1- SÜREÇLERİN TANIMLANMASI A. HAZIRLIK VE PLANLAMA Görevleri:  Süreç Tanımlama İş Planını Hazırlama  Ekip Üyeleri İçinde Görev Dağılımı  Sürecin Pilot Uygulaması  Pilot Uygulama Sonrasında İyileştirme Yapma  Sürecin Uygulanması ve Standartlaştırılması  Sürecin Amacının Tanımlanması 5 N 1 K Yöntemi Kullanılabilir.  Ekip ve Ekip Liderini Belirleme

47 Süreç Adı: …………………………………… Adım 1. Süreç tanımlama ekibi olarak anahtar soruları süreçle ilişkilendirerek tartışınız ve cevaplayınız. Ne yapıyoruz? ……………………………………………………………………..…………………………… …………………… Kimin için yapıyoruz? ……………………………………………………………………..…………………………… …………………… Niçin/neden yapıyoruz? ……………………………………………………………………..…………………………… …………………… Adım 2. Soruların cevaplarını anlamlı bir cümle haline getirerek yazınız. Sürecin Amacı: …………………………………………… ………………………..……………………………………………… …

48 Süreç konusunda yetkin – deneyimli – ekip çalışmasına yatkın – iletişim ve yönetim becerisi olan kişi olmalıdır. Görevleri: 1-Süreç faaliyetlerini sistematik uygulanmasını 2-Sürecin çıktılarını ilgililere iletilmesini 3-Performansın izlenmesi ve ölçülmesini 4-Sürecin iyileştirilmesini 5-Sürecin etkililiği ve verimini artırmasını sağlar.

49 Çıktılarla sürecin müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri karşılanır. Bir sürecin çıktısı diğer sürecin girdisi ve hizmet süreçlerinin çıktıları daha çok okulun dış müşterileri olduğu için önemlidir. 1. Süreç müşterilerinin ihtiyaç ve beklentileri sürecin amacına göre belirleyin. 2. İhtiyaç ve beklentilerin karşılanması için gerekli olan çıktıları belirleyin.

50 Süreç Adı: Süreç No: MüşterilerMüşterilerin İhtiyaç ve Beklentileri Çıktılar

51 Sürecin çıktılarını kullanan ve yararlananların belirlenmesi: 1- Tüm çıktıların listesini yapın. 2-“Kimin İçin Yapıyoruz” sorusunun cevabını belirleyin. 3- İç ve diş müşterileri belirleyin 4- Eğer bir çıktının müşterisi yoksa süreci gözden geçirin.

52 Sürecin AdıSürecin Çıktıları Yararlanıcı/ Müşteri İç MüşteriDış Müşteri

53 Faaliyet bir amaca ulaşmak - hedefleri gerçekleştirmek – sorunları çözmek – iyileştirme yapmak için yürütülen etkinliklerdir. Her faaliyet; Bir işi tanımlar. Bir çıktı/sonuç ortaya koyar. Bazıları kritik öneme sahiptir. Süreçte istenen dönüşümü yaratmalıdır. Süreç tanımlama ekibi ulaşılmak istenen çıktıları ve yapılması gerekenleri öncelik sırasına göre tartışarak listelemelidir.

54 Sürecin Adı:Sürecin Çıktıları Planlanan Faaliyetler

55 a) Sürecin Girdileri : Hedeflenen çıktı ve sonuçları elde edebilmek için süreçte kullanılan bilgi, veri, hammadde ve kaynaklardır. b) Sürecin Tedarikçileri: okul dışı çevreden (dış Tedarikçi) ya da okul içindeki kişi veya okulun diğer süreçlerinden (iç tedarikçi) olabilir.

56 Sürecin Adı:Girdilerİç TedarikçiDış Tedarikçi

57 Süreç performans göstergesi, sürecin ETKİLİLİĞİNİ ve VERİMLİLİĞİNİ ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Performans göstergeleri, süreçte amaçlanan çıktının elde edilip edilmediğine ve sürecin başarılı olup olmadığına karar verebilmek için izlenmesi gereken ölçütlerdir. Bunlar: 1. Girdi Performansının Ölçülmesi 2. Süreç Performansının Ölçülmesi 3. Süreç Çıktılarının Performansının Ölçülmesi

58 Etkililik Göstergeleri 1. Çıktıların öğrenci, veli, üst öğretim kurumları ve hizmetten yararlanan diğer paydaşların beklentilerini ve ihtiyaçlarını ne ölçüde karşıladığını 2. Hizmetten yararlanan paydaşların tatmini ve memnuniyeti hakkında geri bildirim almayı 3. Amaçlanan çıktıların gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmeyi sağlamaktadır.

59 1- İç müşterilerle ilgili etkililik göstergeleri: Sürecin iç performansını belirlemek amacıyla tanımlanan göstergelerdir. Okulda herhangi bir sürecin çıktısını kullanan kişi veya diğer süreçlerin tatmini ve memnuniyetini ölçmek amacıyla tanımlanan göstergelerdir. 2. Dış müşterilerle ilgili etkililik göstergeleri: Okulun nihai çıktısı olan, ürün ve hizmetleri kullanan dış müşterilerin; tatminini ve memnuniyetini ölçmek amacıyla tanımlanan göstergelerdir.

60 1. Girdinin etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergeler nelerdir? 2. Tedarikçilerden memnuniyetimiz nasıl ölçeriz? Sorularını ekibinizle tartışın ve girdinin etkililiğini ve verimliliğini ölçen göstergeleri belirleyin.

61 Sürecin Adı:Performans Göstergeleri Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

62 İç performans göstergeleri, süreç faaliyetlerinin etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergelerdir. Buna göre: 1. Süreç faaliyetlerinin etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergeler nelerdir? Sorusunu ekibinizle tartışın.

63 Sürecin Adı:Performans Göstergeleri Etkililik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri

64 Çıktı performans göstergeleri, süreç müşterilerinin memnuniyetini/tatminini belirleyen, süreç çıktılarının etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan göstergelerdir. Örneğin; süreç çevrim süresi, çıktının maliyeti, çıktıların hatasızlık oranı, çıktı ile ilgili şikâyetler, tekrar üretilen çıktı sayısı, vb.

65 Sürecin Adı:Performans Göstergeleri Etkililik GöstergeleriVerimlilik Göstergeleri

66 a ) Müşteri Tedarikçi İlişkisi (Girdi Çıktı Etkileşimi): Süreçler arasında tedarikçi müşteri ilişkisi vardır. Girdi- tedarikçi ilişkisinin sistemin bir bütün olarak yönetilmesi ve iyileştirilmesi gerekir. Örneğin, A sürecinin çıktısı B sürecinin girdisi ise bu çıktının nasıl teslim edileceği, teslimatın sorumlusu, ne zaman teslim edileceği, miktarı vb yöntemleri tanımlanmalıdır.

67 b) Performans Göstergelerinin Etkileşimi/İlişkisi: Örneğin; eğitim öğretim sürecinin performans göstergesi olan dersin kazanımlarının gerçekleşme oranı ile ilgili hedefin gerçekleşmesi, öğretmen devamsızlık oranı, öğretmenin yeterlilik düzeyi, eğitim materyallerinin zamanında karşılanması gibi göstergelerden etkilenir. Eğitim öğretim süreci iyi tanımlanmış ve iyi yönetiliyor olsa bile, öğretmen devamsızlık oranı, öğretmenin yeterlilik düzeyi, eğitim materyallerinin zamanında karşılanması hedefleri gerçekleşmediyse, dersin kazanımlarının gerçekleşme oranı ile ilgili hedefe ulaşılamayacaktır.

68 Performans Göstergesi Ölçüm Yöntemi Ölçüm Sıklığı Değerlend irme Sıklığı Hedef Ölçüm Sonucu Ölçüm Sorumlu su Zümre Toplantı Kararlarını n Uygulanma Oranı Uygulanan Karar Sayısı *100 Alınan Karar Sayısı AylıkYılda 2 kez%90%60Müdür Yardımcısı Hatalı Hazırlanan Soru Sayısı Hatalı Soru Sayısı Her Sınavdan Sonra Yılda 2 kez%2%1Süreç Sahibi Vb.

69 SÜREÇ DÖKÜMANTASYONU

70 Süreç yapısını, öğelerini, süreç faaliyet adımlarını, uygulamalarını,sorumluluklarını ve süreçlerin yönetilmesini içeren dokümanların, yani süreçlerde kullanılan dokümanların- paylaşım amacıyla kağıtlara yazılması ya da dijital ortama aktarılmasıdır.

71  Uygulamalar sistematik hale getirilir.  Sonuçların izlenebilirliği sağlanır.  Kıyaslama ve karşılaştırma yapılabilir.  Verilere dayalı analiz ve değerlendirme yapılır.  İyileştirme sistematik hale getirilir.

72  Süreç öğeleri tanımlanır.  Örtük bilgi açık bilgi haline getirilir.  Paylaşım sağlanır.  Kişilere bağımlılık ortadan kaldırılır.  Standartlaşma sağlanır.  Anlam ve algı birliği sağlanır.  Sorumluklar net olarak tanımlanır.

73 a) Dış Kaynaklı Dokümanlar Yasalar, Yönetmelikler, Yönergeler, Genelgeler, Öğretim Programları, Standartlar (MEB İlköğretim Kurumları Standartları, ISO 9001:2008, vb.), Modeller (EFQM, ISO, MEB TKY Uygulama Modeli vb.), Planlar (MEB Stratejik Planı, Kalkınma Planları vb.), Kılavuzlar (MEB Stratejik Planlama Kılavuzu), Formlar (Yönetmelik eklerinde verilen formlar vb.)

74 1. Tanıtım Dokümanları 2. Tasarım Dokümanları

75 1-Okulu geleceğe bakışını belirlemek amacıyla hazırlanan dokümanlardır. 2-Kurumun vizyonunu, misyonunu, değerlerini, Amaçlarını ve hedeflerini içerir. 3-Okulu tanıtmak amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Bu tür dökümanlar tüm paydaşların bilgisine açıktır. ( Tarihçe, brifing, hizmetler, standartlar, broşürler).

76 Süreçleri, süreç yapısını ve süreçlerin nasıl yönetileceğini tanımlayan dokümanlardır. Süreç Akış Şeması, Süreç Tanıtım Kartı, Prosedürler

77 Süreç akış seması: Süreç akış şeması, süreç adımlarının şekil ve sembollerle gösterildiği şemadır. Temel süreç akış şeması alt süreçleri, alt süreç akış şeması detay süreçleri, detay süreç akış şeması ise tüm faaliyetlerin adımlarını, sırasını ve faaliyetler arasındaki ilişkiyi gösterir

78 Süreci başlatan, bitiren faaliyet Yapılan işlem, faaliyet Karar noktası, sorgulama Belge, basılı evrak Çok sayıda belge, basılı evraklar Faaliyet yönü Sayfa içi bağlayıcı Bekleme, gecikme Dış sayfa bağlayıcı AKIŞ ÇİZELGESİ SİMGELERİ 77

79 Eğitim-Öğretim Ana Süreci 78

80 Kulüp Çalışmaları Doğal yaşam Ders programları Yöntem ve Teknikler İzleme Sınavları Zümre Toplantıları Ödevler Veli Toplantıları Değerlendirme Genel Sınavlar Değerlendirme SÜREÇ HARİTASI Ana Alt Detay Süreçler Süreçler Süreçler DERSLER UYGULAMA DEĞERLENDİRME ÖĞRETİM ÖĞRETİM SÜRECİ

81 Süreç No : 3 Süreç Adı : Öğretim Süreci Sürecin sahibi : Yönetici, Öğretmen ve Öğrenciler Sürecin girdileri : Öğrenci (Duygu, düşünce, tutum ve davranışlar), Öğretmen, Bilgi, Veli, Sanatsal-Kültürel faaliyetler, Müfredat, Teknolojik gelişmeler Süreçte yapılan iş ve işlemler : Dersler, Ödevler, Araştırmalar, Sınavlar, Sanat, Spor, Kültürel etkinlikler, Toplantılar, Etkileşim Ortamları Sürecin çıktısı : Öğrencilerin bilgi ve becerisindeki artış ve davranış değişimi Sürecin tedarikçisi : İlköğretim Okulu, Aile. Süreçte Çalışanlar : Öğretmen ve Yöneticiler Sürecin çıktısının kullanıcısı : Üst Öğrenim Kurumları, Aile, İş Dünyası, Toplum. Sürecin performans göstergeleri : Sınav Sonuçları, sosyal gelişim, kişisel dönüşüm Sürecin performans ölçüm sıklığı ve tarihi : Kasım, Ocak, Mart, Mayıs aylarında yılda 4 kez Süreç revizyon tarih no : Eylül 2014 Süreç No : 3 Süreç Adı : Öğretim Süreci Sürecin sahibi : Yönetici, Öğretmen ve Öğrenciler Sürecin girdileri : Öğrenci (Duygu, düşünce, tutum ve davranışlar), Öğretmen, Bilgi, Veli, Sanatsal-Kültürel faaliyetler, Müfredat, Teknolojik gelişmeler Süreçte yapılan iş ve işlemler : Dersler, Ödevler, Araştırmalar, Sınavlar, Sanat, Spor, Kültürel etkinlikler, Toplantılar, Etkileşim Ortamları Sürecin çıktısı : Öğrencilerin bilgi ve becerisindeki artış ve davranış değişimi Sürecin tedarikçisi : İlköğretim Okulu, Aile. Süreçte Çalışanlar : Öğretmen ve Yöneticiler Sürecin çıktısının kullanıcısı : Üst Öğrenim Kurumları, Aile, İş Dünyası, Toplum. Sürecin performans göstergeleri : Sınav Sonuçları, sosyal gelişim, kişisel dönüşüm Sürecin performans ölçüm sıklığı ve tarihi : Kasım, Ocak, Mart, Mayıs aylarında yılda 4 kez Süreç revizyon tarih no : Eylül 2014

82 Prosedürler: Prosedür, herhangi bir işin veya birbirini izleyen işlerin nasıl yapılacağını, sorumlulukları ve tutulacak kayıtları tanımlayan, işin hep Süreç Tanıtım Kartı: Süreçlerin öğelerinin yazıldığı dokümanlardır aynı tarzda yapılmasını sağlayan, bir standart oluşturan, çalışanlar için bağlayıcı olan dokümandır

83 PDOSEDÜR ÖRNEĞİ MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU Rehberlik Hizmetleri Prosedürü PROSEDÜR NO : Yayın Tarihi : Revizyon No : Revizyon Tarihi: 1.0. AMAÇ …………………………………… ………………………… ………… …… … …………………………………… KAPSAM …………………………………… ………………………… ………… …… … …………………………………… SORUMLULUK 3.1. Okul Müdürü: ………………………… Müdür Yardımcısı: ………………………………………… 3.3. Öğretmenler: ……………………………………… KISALTMALAR 4.1. ÖHYAS: ………………………… PR: ………………………………………… 4.3. Öğretmenler: ……………………………………… TANIMLAR 5.1. Alt Süreç: ……………………………………………………………………… 5.2. Prosedür: ……………………………………………………………………… 5.3. Akış Şeması: ……………………………………………………………………… 5.4. Rehberlik Hizmetleri: ……………………………………………………………………… 5.5. Çerçeve Planı: 6.0. UYGULAMA 6.1. ……………………………………………………………………… 7.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE ORTAYA ÇIKAN KAYITLAR 7.1. ………………………………………………… BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE İLGİLİ REFERANSLAR 8.1. ……………………………………………………………. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Özlem YILMAZ Özlem YILMAZ Osman HATİPOĞLU Süreç Sahibi Kalite Koordinatörü Okul Müdürü KONTROLLÜ KOPYA BİLGİ AMAÇLI İPTAL.. /.. / …. PDOSEDÜR ÖRNEĞİ MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU Rehberlik Hizmetleri Prosedürü PROSEDÜR NO : Yayın Tarihi : Revizyon No : Revizyon Tarihi: 1.0. AMAÇ …………………………………… ………………………… ………… …… … …………………………………… KAPSAM …………………………………… ………………………… ………… …… … …………………………………… SORUMLULUK 3.1. Okul Müdürü: ………………………… Müdür Yardımcısı: ………………………………………… 3.3. Öğretmenler: ……………………………………… KISALTMALAR 4.1. ÖHYAS: ………………………… PR: ………………………………………… 4.3. Öğretmenler: ……………………………………… TANIMLAR 5.1. Alt Süreç: ……………………………………………………………………… 5.2. Prosedür: ……………………………………………………………………… 5.3. Akış Şeması: ……………………………………………………………………… 5.4. Rehberlik Hizmetleri: ……………………………………………………………………… 5.5. Çerçeve Planı: 6.0. UYGULAMA 6.1. ……………………………………………………………………… 7.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE ORTAYA ÇIKAN KAYITLAR 7.1. ………………………………………………… BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE İLGİLİ REFERANSLAR 8.1. ……………………………………………………………. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Özlem YILMAZ Özlem YILMAZ Osman HATİPOĞLU Süreç Sahibi Kalite Koordinatörü Okul Müdürü KONTROLLÜ KOPYA BİLGİ AMAÇLI İPTAL.. /.. / ….

84

85 Süreç iyileştirme sorunlar ve hatalarla ilgili işi yapan insanları suçlama veya sorumlu tutma değil yapılan işi daha iyi nasıl yaparız sorusuna cevap aramaktır.

86 İyileştirilecek sürecin belirlenmesi aşamasında; öncelikle çözümlenmesi ve gerekiyorsa yeniden tasarlanması gereken süreçler kritik süreçler olarak tanımlanır. Kritik süreçlerin belirlenmesinde. Kuruluş, iyileştirilecek süreçlerini belirlerken kritik başarı faktörlerine etki eden temel iş süreçlerini tanımlamalı ve hedeflerine en fazla etkiyi sağlayan süreçlerini yani kritik süreçlerini iyileştirme önceliklendirmelidir.

87 1. Süreç amacını gerçekleştiremiyorsa, 2. Çıktılarda sapmalar mevcutsa, 3. Hatalar oluşuyorsa, 4. Süreç müşterilerinden şikâyetler varsa, 5. Süreci ilgilendiren teknik / teknolojiler değişmişse, 6. Müşteri beklentileri değişmişse, 7. Stratejik hedefler değişmişse, 8. Olası problem alanlarının varlığı belirlenmişse, 9. Sürecin katma değeri olmayan adımları varsa, 10. Süreçte gereksiz bürokratik işlemler varsa.

88 1. ÖZDEĞERLENDİRME SONUÇLARI 2. SÜREÇ PERFORMANSLARI 3. ŞİKAYETLER 4. ANKET SONUÇLARI 5. STRATEJİK PLAN Yukarıda bahsedilen problem konularının hangi süreçlerden kaynaklandığı tespit edilir. Tespit edilen bu süreçlerin performanslarının hedef değerlere yakınlığına bakılır. Problem konusunu en çok etkileyen, buna karşılık performansı en düşük olan sürece öncelik verilerek iyileştirme yapılacak süreç belirlenir.

89 è Değişimi etkileyebilecek è Beceri ve motivasyon düzeyi yüksek è Bu işe vakit ayırabilecek è Sürecin içinden veya süreci iyi tanıyan è Yeni fikirlere açık è Takım çalışmasına yatkın è Etkin iletişim kurabilecek Takım, Süreç İyileştirmeleri için takım çalışması şarttır. Takım, özelliklere sahip kişilerden oluşmalıdır.

90 A. 5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ 1.adım:Hazırlık Çalışması 2.adım: Mevcut Durumun Değerlendirilmesi 3.adım: Verilerin Analiz Edilmesi 4.adım: Çözüm Önerilerinin Oluşturulması ve Uygulamanın Yapılması 5.adım: Yeni Sürecin Değerlendirilmesi ve Standartlaştırılması

91

92

93

94

95

96 1.Belirlenen süreçte iyileştirilecek ve geliştirilecek durumu tespit edin ve iyi tanımlayın, iyileştirme ve gelişim hedefini belirleyin. 2. Süreci iyileştirecek ve geliştirecek ekibi oluşturun

97 3. Mevcut süreci bir iş akış şeması oluşturularak tanımlayın. 4. Gereksiz faaliyetleri çıkararak süreci basitleştirin.

98 5. Veri toplamak için bir plan geliştirin. 6. Sürecin kontrol altında olup olmadığını değerlendirin. 7. Sürecin yeterliğini değerlendirin.

99 8. Sürecin hedefleri yakalamasını engelleyen temel nedenleri belirleyin. 9. Sürecin beklenen hedefe ulaşamamasındaki nedenler doğrultusunda yapılacak değişikliklerle ilgili bir uygulama planı hazırlayın.

100 10. Beşinci adımda geliştirilen veri toplama planını gerekli görüldüğünde değiştirin. 11. Değiştirilen süreci uygulayın, test edin ve verileri toplayın. 12. Değiştirilen sürecin yeterliliğini ve tutarlılığını değerlendirin.

101 13. Yapılan değişikliğin süreci iyileştirip iyileştirmediğini değerlendirin. 14. Daha ileri ek süreç iyileştirmelerine devam etmenin gerekli olup olmadığını değerlendirin, süreci standartlaştırın.

102 TRABZON MEM 101


"SÜREÇ YÖNETİMİ Son zamanlarda ülkemizde kamu yönetiminin yeniden yapılandırılması çerçevesinde diğer kurumlarda olduğu gibi eğitim kurumlarında da etkililik." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları