1 PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ 25-26 Eylül 2013 Lefkoşa.

... konulu sunumlar: "1 PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ 25-26 Eylül 2013 Lefkoşa."— Sunum transkripti:

1 1 PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ 25-26 Eylül 2013 Lefkoşa

2 Proje Nedir? Belirli bir HEDEFE ulaşmak amacıyla, KAYNAK ve ZAMAN kullanımını planlayan FAALİYETLER dizisidir. 2

3 Projelerde 3 Kısıt Projelerde 3 ana kısıt, Triple Constraints: a.Belirlenen hedeflere ve şartnamaye uygun sonuçlara b.Hedeflenen zaman aralığında c.Öngörülen bütçe çerçevesinde ulaşarak faaliyetlerin tamamlanması 3 Kalite (yeni) Risk (yeni) 1. Kapsam 2. Bütçe 3. Zaman

4 Proje Yönetim Döngüsü 4 Planlama Uygulama Finansman Proje Fikrini Belirleme Proje Fikrinin Analizi Değerlendirme Bir proje fikrinin ortaya çıkmasından projenin tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamalar.

5 Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konması ve tasarlanması Projenin teknik açıdan detaylı olarak tasarlanması Projenin tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi ve teklifin yazılması ve bütçenin planlanması Proje teklifinde öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi Projenin uygulanması sırasında ve proje bitiminde elde edilen sonuçların değerlendirilmesi Projenin Finansmanı Projenin Uygulanması Projenin İzleme ve Değerlendirmesi Proje Fikrinin Belirlenmesi Proje Fikrinin Analiz Edilmesi Projenin Planlanması Finansman sağlayacak kurum/ kuruluşlar tarafından projenin değerlendirilmesi ve finansmanın sağlanması

6 Neden Proje Yönetim Döngüsü? Mevcut durumun yetersiz analizi Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Stratejik çerçevenin belirsizliği Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları Yetersiz proje dokümanları, Zayıf Ortaklıklar 6

7 PDY Temel İlkeleri Proje Döngüsü Aşamaları- yapılandırılmış ve paylaşılan karar alma Paydaş Odaklılık- karar alma süreçlerine paydaşların dahil edilmesi Mantıksal Çerçeve Planlaması – kapsamlı ve sürekli analizler Sürdürülebilirlik – sağlanan faydanın kalıcılığının temini Bütünsel Yaklaşım- dikey bütünsellik ve standartlaştırılmış dokümanlar

8 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Proje planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve araçlar dizisidir. Düşünmeye yardımcı bir araç olarak ele alınmalıdır. Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine olanak sağlar. 8

9 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Projenin neden gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı) Projenin neyi başarmasının beklendiği (Projenin Kapsamı ve Göstergeler) Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar) Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin önemli olduğu (Varsayımlar) Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı (Doğrulama Kaynakları) Hangi araçların gerekli olduğu (Girdiler) Projenin maliyetinin ne olacağı (Bütçe) Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların yada şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği(Ön koşullar) 9

10 10 ANALİZ AŞAMASIPLANLAMA AŞAMASI Sorun Analizi Hedef Analizi Strateji Analizi Mantıksal Çerçeve Matrisi Faaliyet Planlaması ve Bütçe Sorunların belirlenmesi ve aralarında neden-sonuç ilişkisinin kurulması Belirlenen sorunlardan hareket ederek hedeflerin belirlenmesi Hedeflerin gerçekleştirilmesi için olası stratejilerin belirlenmesi Paydaş Analizi Projeden olumlu /olumsuz ve doğrudan /dolaylı olarak etkilenecek grupların belirlenmesi Proje yapısının tanımlandığı, içsel mantığının test edildiği, hedeflerin ölçülebilir terimlerle tanımlandığı tablonun oluşturulması Faaliyetlerin sırasının, birbirleriyle olan bağlarının, zamanlamalarının ve sürelerinin belirlenerek planlanması Faaliyet planından hareket ederek olası giderlerin belirlenerek bütçenin hazırlanması

11 Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Müdahale Mantığı- Projenin Kapsamı Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Proje Genel Hedefi Projenin Amacı Sonuçlar Faaliyetler AraçlarMaliyet Ön-koşullar

12 Farklı birim ve alanlardan kişilerin bir araya gelmesi ile Geçerli durumun (değişmesini istediğimiz şeylerin içinde bulundukları koşullar, özellikler, ilgili tarafların durumları, düşünce ve tavırları) haritasının çıkarılması; Deneyimlere ve farklı gözlemlere dayalı öznel bilgilerin anlamlı bir halde düzenlenmesi yoluyla mevcut durumun fotoğrafının çekilmesi gereklidir. MEVCUT DURUM NEDİR?

13 1.İyi bir doküman taraması 2.Proje alanının coğrafi yapısı ve iklim özellikleri 3.Toprak kullanım özellikleri 4.Çevresel sorunlar ve riskler 5.Temel altyapıya ilişkin bilgiler 1.İyi bir doküman taraması 2.Proje alanının coğrafi yapısı ve iklim özellikleri 3.Toprak kullanım özellikleri 4.Çevresel sorunlar ve riskler 5.Temel altyapıya ilişkin bilgiler 6.Alana ait istatistikler 7.Yerel ve ulusal yönetim politikaları ve programları 8.Alanın sosyo-kültürel göstergeleri 9.Alanın ekonomik göstergeleri 10.SWOT Analizi 6.Alana ait istatistikler 7.Yerel ve ulusal yönetim politikaları ve programları 8.Alanın sosyo-kültürel göstergeleri 9.Alanın ekonomik göstergeleri 10.SWOT Analizi Mevcut Durum Analizi

14 SWOT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamakta kullanılan bir tekniktir. SWOT (GZFT) Analizi Mevcut Durum Analizi

15 İç Analiz Kuruluşun, sistemin kaynak ve yeteneklerinin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi Genellikle kontrolümüz altında olabilen Kıyaslama İç Analiz Kuruluşun, sistemin kaynak ve yeteneklerinin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi Genellikle kontrolümüz altında olabilen Kıyaslama Dış Analiz Çevre etkenlerinin belirlenerek fırsat ve tehditlerin saptanması Genellikle kontrolümüz dışında olan Dış etkenler : Politik Ekonomik Sosyo-Kültürel Teknolojik Mevcut Durum Analizi

16 GÜÇLÜ YÖNLER POZİTİF NEGATİF İÇSEL DIŞSAL ZAYIF YÖNLER FIRSATLARTEHDİTLER SWOT Analizi Mevcut Durum Analizi

17 Paydaş Analizi Tanım: Bir projenin başarılı veya başarısız olmasından bir şekilde etkilenecek tüm bireyler, insan grupları, kurumlar veya firmalar “Paydaşlar” olarak tanımlanır. Amaç: Paydaş analizin arkasında yatan varsayım farklı grupların farklı endişeleri, kapasiteleri ve ilgileri olduğu ve bunların açıkça anlaşılması ve problemin belirlenmesi, hedefin konulması ve stratejinin seçilmesi sürecinde göz önünde bulundurulması gerektiğidir. Paydaş Analizi

18 Terminoloji: Paydaşlar: Projenin doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz olarak etkilediği ya da etkilendiği bireyler veya kurumlar (potansiyel yandaş, destekçiler; potansiyel karşıtlar, projeden zarar görme riski taşıyanlar; etkin proje tarafı olabilecek gruplar) 1.Yararlanıcılar: Projenin uygulanmasından bir şekilde yarar sağlayanlar a.Hedef grup(lar): Projenin amacı seviyesinde projeden olumlu yönde etkilenecek grup veya oluşumlar b.Nihai yararlanıcılar: Toplum veya sektör seviyesinde, uzun vadede projeden yarar sağlayacak olanlar 2.Proje ortakları: Projeyi uygulayanlar Paydaş Analizi

19 Proje Uygulayıcıları kimlerdir? 1) Başvuru Sahibi (Applicant) 2) Eş Başvuru Sahibi (Co-applicant)* 3) Bağlı Kuruluşlar (Affiliated entities) 4) İştirakçiler (Associates) 5) Alt Yükleniciler (Contractors) Paydaş Analizi *Başvuru sahibi ve eş başvuru sahiplerinin uygunluk kriterleri aynı değildir. Ayrıca, Kıbrıs Sivil Toplumu Harekette IV Hibe Programı kapsamında eş başvuranların uygunluk kriterleri Lot 1 ve Lot 2’de aynı değildir.

20 Başvuru Sahibi (Applicant) Proje teklifini sunan ve hibe almaya hak kazanırsa Hibe Sözleşmesi imzalamaya yetkili kuruluştur.Özellikleri: Tüzel kişi Kar amacı gütmeyen Sivil toplum örgütü olmak (ilgili kanun uyarınca kurulmuş) Kıbrıs’ın kuzey kesiminde kurulmuş olmak Proje faaliyetleri kuruluşun görev, yetki ve faaliyet alanı içerisinde olmalı Projenin hazırlığından ve yönetiminden doğrudan sorumlu Paydaş Analizi

21 Kıbrıs Sivil Toplumu Harekette IV Hibe Programı’nda Başvuru Sahibi, proje hazırlık ve uygulamayı eş başvuru sahibi ile birlikte yapacaktır. Hibe sözleşmesine hak kazandığı takdirde Başvuru sahibi, Koordinatör olarak tanımlanan Faydalanıcı konumunda projeyi yürütecektir. Koordinatör, Sözleşme Makamı’nın ana muhatapıdır. Koordinatör, projenin tasarım ve uygulamasını koordine etmekle sorumlu taraftır. Diğer eş başvuranları temsil eder ve aynı zamanda onlar adına hareket eder. Beraber başvurabilecek, eş-başvuru sahiplerinin sayısında kısıtlama yoktur. Paydaş Analizi

22 Eş Başvuru Sahibi (Co-applicant)* Proje teklifini başvuru sahibi ile birlikte sunan ve bu hibe çağrısı özelinde mutlaka olması gereken ortak kuruluştur. Proje faaliyetleri kuruluşun görev, yetki ve faaliyet alanı içerisinde olmalı Projenin hazırlığına ve yönetimine katılabilir, hibeden yararlanabilir. Paydaş Analizi

23 Eş başvuru sahipleri* Başvuru sahipleri projelerini eş başvuru sahipleri ile birlikte tasarlamalı ve yürütmelidir. Lot 1 altındaki eş başvuru sahipleri için kriterler: Tüzel kişi Kar amacı gütmeyen Sivil toplum örgütü olmak (ilgili kanun uyarınca kurulmuş) Kıbrıs’ın kuzey kesiminde veya herhangi bir AB Üye Ülkesinde kurulmuş olmak Paydaş Analizi

24 Eş başvuru sahipleri* Başvuru sahipleri projelerini eş başvuru sahipleri ile birlikte tasarlamalı ve yürütmelidir. Lot 2 altındaki eş başvuru sahipleri için kriterler: Tüzel kişi Kar amacı gütmeyen Kıbrıslı Rum Sivil toplum örgütü olmak (ilgili kanun uyarınca kurulmuş) Kıbrıs’ta kurulmuş olmak Paydaş Analizi

25 Eş Başvuru Sahip(leri) Projenin tasarımında ve yürütülmesinde katkıda bulunurlar, ve yapmış oldukları maliyetler başvuru sahibinin de olduğu gibi uygun maliyet olarak kabul edilir. Her lot altındaki eş başvuru sahipleriyle ilgili uygunluk kriterlerini karşılamalıdırlar Hibe başvuru formu Kısım B bölüm 4’teki beyannameyi imzalamaları gerekir Hibe sözleşmesi imzalandığı takdirde, eşbaşvuru sahibi projenin faydalanıcılarından olacaktır. (Kordinatörle birlikte) Paydaş Analizi

26 Bağlı Kuruluşlar (Affiliated entities) 1. Proje uygulaması için bir araya gelen tüzel kişiliklerin oluşturmuş oldukları yapı. 2.Projeden bağımsız olarak sermaye veya yasal açıdan başvuru sahibi ile bağlantısı olan yapılarÖzellikleri: Hibe Rehberinde eş başvuru sahibi için her lot altında belirtilen koşulların tümüne sahip olmalıdır. Projenin hazırlığına ve yönetimine katılabilir ve gerekli koşulları sağlaması halinde harcamaları proje bütçesinden karşılanabilir. Paydaş Analizi

27 İştirakçiler (Associates) Uygunluk kriterlerini karşılamayan kuruluşlar da projeye, projenin güvenilirliğini ve sürdürülebilirliğini artırmak amacıyla, iştirakçi olarak katılabilirler. Ancak; proje dahilindeki harcırah ve seyahat masrafları dışında hibeden yararlanamazlar. Paydaş Analizi

28 Alt Yükleniciler (Contractors) Satın alma kuralları çerçevesinde mal ve hizmet alımı yapılacak olan kuruluşlardır. Eş başvuru sahipleri ve bağlı kuruluşlar alt yüklenici olamaz. Paydaş Analizi

29 Hibe faydalanıcıları üçüncü taraflara mali destek sağlayabilirler. Bu kurum/kişiler, bağlı kuruluş(lar), iştirakçiler ve alt yükleniciler değildirler. Fakat, standart hibe sözleşmesinin Ek IV’ünde bahsedilen menşe ve tabiyet kurallarına tabidirler. Paydaş Analizi

30 ÖNEMLİ NOT ortaklıkların zorunlu olması Kıbrıslı Sivil Toplum Harekette IV Hibe Programı kapsamında ortaklıkların zorunlu olması nedeniyle bu analizin özellikle dikkatli yapılması gerekmektedir. Paydaş Analizi

31 Grup Özellikleri açısından Sosyal özellikleri Grup statüleri (formel/enformel) Grup yapıları (liderlik/etkililik) Sorunları nasıl algıladıkları Paydaşlara Sorulacak Sorular Paydaş Analizi İlgileri ve motivasyonları açısından İhtiyaçları Çıkarları (açık/gizli) Beklentileri Projeye karşı yaklaşımları Potansiyelleri Açısından Güçlü yanları Zayıf yanları Olası katkıları

32 32 ORTAKLIKLAR Ortak Değerler Ortak Çıkarlar Karşılıklı kazanç/ Uzmanlık Ortak Öncelikler Kavram Belgesi aşamasında, başvuru sahibi ve eş-başvuru sahipleri ortaklıklarıyla ilgili açıklama yapacaklar ve aralarındaki iş bölümünü anlatacaklardır (faaliyetler) Tam Başvuru aşamasında, Mutabakat Antlaşması (MoU) sunulacaktır.

33 Grup Çalışması – Paydaş Analizi

34 Bu aşamada kendimize sormamız gereken sorular: Değiştirmek istediğimiz, istemediğimiz ya da sorun olarak gördüğümüz şey nedir? Bu sorunun kaynağı nedir? Sorunlar arasında neden-sonuç analizi yapıldı mı? SORUN ANALİZİ Sorun Analizi

35 Tanım: Var olan bir durumun olumsuz yönlerini belirler ve belirlenen sorunlar arasındaki “neden-sonuç” ilişkisini kurar. Amaç: Paydaşların öncelik verdiği ve aşmak istediği gerçek dar boğazların belirlenmesi. Sorun Analizi

36 Sorun Ağacının Oluşturulması Adımları: 1.Paydaşların önceliği olan sorunlar konusunda beyin fırtınası yapılması 2.Belirlenen sorunlardan bir başlangıç sorunu (temel sorun) seçilmesi 3.Başlangıç sorunuyla ilgili olan sorunların aranması 4.Neden-sonuç hiyerarşisinin oluşturulmaya başlanması a.Başlangıç sorununa doğrudan etki eden sorunlar aşağıya yazılır b.Başlangıç sorunun doğrudan etkisi olan sorunlar yukarı yazılır 5. Tüm diğer sorunlar aynı şekilde yerleştirilmesi. Eğer iki ya da daha fazla neden birleşerek bir sonuç doğuruyorsa aynı seviyeye yerleştirilir. 6.Sorunların neden-sonuç oklarıyla birleştirilmesi 7.Şeklin gözden geçirilmesi ve geçerliliğin onaylanması Sorun Analizi

37 Tamamlanan sorun ağacı var olan olumsuz durumun özet bir resmini çizer. Birçok açıdan sorun analizi, proje tasarımının en kritik aşamasıdır ve takip eden diğer analizlere de yön verir. Sorun Analizi

38 Sorun Ağacı ile Sorun Analizi 38 ANA SORUN ALT SORUN 1 NEDEN SONUÇ ALT SORUN 2 KÖK SORUNLAR

39 Sorun Ağacı – Nehir Kirlenmesi Nehir suyu kalitesinin bozulması Birçok konut ve fabrika atık sularını doğrudan nehre bırakıyor Fabrikalarda arıtılan atık su çevre standartlarına uymuyor Nehire çok miktarda katı atık atılıyor Nehri kirletenler kontrol edilmiyor İl Çevre Müdürlüğü etkili değil ve sanayicilerle yakın bağlantı içinde Yerel halk, atık dökmenin tehlikesinin bilincinde değil Halkı bilgilendirme / eğitim programları yetersiz Mevcut yasal düzenlemeler, atık suyun doğrudan deşarjını önlemek için yetersiz kalıyor Çevre kirliliği siyasi ve sosyal öncelikler arasında değil Konutların %40’ı ve fabrikaların %20’si kanalizasyon şebekesine bağlı değil Yerel yönetimde kötü planlama ve yetersiz düzeyde yatırım Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların sık görülmesi

40 Grup Çalışması – Sorun Analizi

41 Tanım: 1.Belirlenen sorunlar aşıldığında gelecekte oluşacak durumu tanımlayan, 2.Hedefler hiyerarşisini doğrulayan ve 3.Araç- amaç ilişkilerini şekille gösteren yöntemsel bir yaklaşımdır. Sorun ağacındaki olumsuz durumlar olumlu edinimler olarak ifadelendirilir ve çözümlere dönüştürülür. Olumlu edinimler aslında hedeflerdir ve araç-amaç hiyerarşisi gösteren hedefler ağacıyla temsil edilir. Hedef Analizi

42 Temel Adımlar: 1.Sorun analizindeki tüm olumsuz durumları istenen ve gerçekçi olarak ulaşılabilen olumlu durumlar olarak yeniden formüle edin 2.Hiyerarşinin geçerliliği ve tamam olmasından emin olmak için araç-amaç ilişkilerini kontrol edin 3.Gerekirse; a.Cümleleri yeniden düzenleyin b.Bir üstteki hedefin elde edilmesinde gerekli ise yeni hedefler ekleyin c.Önemsiz veya uygun olmayan hedefleri silin Hedef Analizi

43 Hedef Ağacı ile Hedef Analizi 43 ANA AMAÇ ALT AMAÇ 1 ARAÇ AMAÇ ALT AMAÇ 2

44 Hedef Ağacı – Nehir Kirlenmesi Nehir suyu kalitesinin iyileşmesi Atık suyu doğrudan nehre bırakan konut ve fabrika sayısının azalması Atık su arıtımı çevre standartlarına uygun Nehre atılan katı atık miktarının azalması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Çevre Koruma Kurumu, daha etkili ve geniş bir paydaşlar kitlesinin çıkarlarına daha duyarlı Halk, atık dökmenin tehlikeleri konusunda daha bilinçli Halkı bilgilendirme / eğitme programları oluşturulması Atık suyun direkt deşarjını önlemekte etkili yeni yasal düzenlemeler oluşturulması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Konutların ve Fabrikaların daha büyük bir yüzdesi kanalizasyon şebekesine bağlı Yerel yönetimde daha iyi planlama oluşturulması. Maliyet geri kazanım mekanizmaları Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların azalması

45 Grup Çalışması – Hedef Analizi

46 Strateji Analizi Tanım: Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Temel Adımlar: Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefler elenir Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur Bir veya birden fazla strateji seçilir Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir Proje Genel Amacı ve Proje Amacı net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir 46

47 Strateji Analizi Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler: Aciliyet Maliyetler Mevcut Kaynaklar, Potansiyel ve Kapasiteler Diğer Projeleri Tamamlayıcılık Farklı Paydaşların Bakış Açıları Verimlilik ve Etkinlik Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek) Giderilmesine Katkısı Politik ve Sosyal Kabul Edilebilirlik / Yapılabilirlik Faydaların Gerçekleşme Zamanı 47

48 Strateji Ağacı ile Strateji Analizi 48 Belirlenen Strateji

49 Strateji’den Mantıksal Çerçeve’ye... Nehir suyu kalitesinin iyileşmesi Atık suyu doğrudan nehre bırakan konut ve fabrika sayısının azalması Atık su arıtımı çevre standartlarına uygun Nehre atılan katı atık miktarının azalması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Çevre Koruma Kurumu, daha etkili ve geniş bir paydaşlar kitlesinin çıkarlarına daha duyarlı Halk, atık dökmenin tehlikeleri konusunda daha bilinçli Halkı bilgilendirme / eğitme programları oluşturulması Atık suyun direkt deşarjını önlemekte etkili yeni yasal düzenlemeler oluşturulması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Konutların ve Fabrikaların daha büyük bir yüzdesi kanalizasyon şebekesine bağlı Yerel yönetimde daha iyi planlama oluşturulması. Maliyet geri kazanım mekanizmaları SEÇİLEN STRATEJİ PROJE DIŞI GENEL HEDEF PROJE AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların azalması

50 ANALİZLERDEN PLANLAMAYA Paydaş, sorun, hedef ve strateji analizlerinin sonuçları mantıksal çerçevenin hazırlanmasına temel oluşturur. Tanım: Mantıksal Çerçeve Tablosu/Matrisi (MÇM) dört kolon ve dört sıradan oluşan, proje planının temel öğelerini özetleyen bir tablodur. Kaynak gereklilikleri (girdi) ve maliyetlerin (bütçe) belirlenmesinde temel oluşturur.

51 Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Dışsal Koşullar/ Varsayımlar GENEL HEDEF: Projenin çözümlenmesine katkıda bulunacağı uzun dönemli ana hedef Müdahale Mantığı- Projenin Kapsamı Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar ARAÇLAR/ GİRDİLER: Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli olan teknik ve insan kaynağının nicelik ve zaman açısından tanımlanması Sonuçlara ulaşılmasını sağlayacak çıktıların nicelik, nitelik ve zamanlama açısından tanımlanmasını sağlayan ölçütler Proje amacının gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için kullanılan nicel ve nitel değerler FAALİYETLER: Projenin amacına ulaşmasını sağlayacak ölçülebilir sonuçları elde etmek için planlanmış tüm işler SONUÇLAR/ ÇIKTILAR: Projenin amacının gerçekleşmesinde katkıda bulunacak ara hedeflerin elde edilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi sonucunda elde edilecek ölçülebilir sonuçlar PROJE AMACI: Proje ile edinilen kazanç, proje alanı veya hedef grubu üzerindeki etki ya da değişiklik Proje amacının genel hedefe katkıda bulunması için gerekli olan dışsal etmenler Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar Genel hedefin gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmede kullanılan nicel değerler Planlanmış faaliyetlerin ulaşması gereken sonuçları üretebilmesi için gerekli olan dışsal etmenler MALİYET/ BÜTÇE Projenin kontrolü altında üretilen çıktıların proje amacına katkıda bulunulabilmesi için gerek duyulan dışsal etmenler Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar ÖN KOŞULLAR

52 Eğer- O zaman Nedenselliği: MÇM’nin ilk kolonu “araç-amaç” mantığını özetler. Hedef ağacı veya hiyerarşisi aşağıdan yukarı okunduğunda şöyle ifade edilebilir: EĞER uygun girdiler/ kaynaklar sağlanırsa, O ZAMAN faaliyetler yapılabilir; EĞER faaliyetler yapılırsa, O ZAMAN sonuçlar elde edilir; EĞER sonuçlar elde edilirse, O ZAMAN amaca ulaşılır; ve EĞER amaca ulaşılırsa, O ZAMAN bunun genel hedefe katkı sağlaması gerekir. DİKEY MANTIK Müdahale Mantığı

53 Proje Tanımı Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Genel Hedef Amaç Sonuçlar Faaliyetler MÇM TAMAMLANMA SIRASI

54 Hedef Seviyeleri Projenin katkıda bulunacağı yüksek seviyedeki hedefler Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için projenin parçası olarak uygulanacak görevler 54 FAALİYETLER SONUÇLAR PROJENİN AMACI GENEL HEDEFLER İdeal durum- uzun dönemde gerçekleşir Projenin sonucunda ulaşılır. Özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır. Projenin amacına ulaşılması için yerine getirilmesi gereken alt hedefler - ölçülebilir, gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır. Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesi

55 Tanım: Projenin başarısını etkileme potansiyeli olan ancak proje yürütücülerinin doğrudan etki alanının dışında kalan etmenlerdir. Sorulacak Soru: Hangi dışsal etmenler projenin kontrolü dışındadır ve projenin uygulanmasını, projenin yararlarının uzun vadedeki sürdürülebilirliğini etkiler? Önkoşullar nelerdir? Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır. Dışsal Koşullar

56 MÇ: Varsayımlar Riskler: Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. Varsayımlar: Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. Önkoşullar: Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır. 56

57 Olabilme ihtimali nedir? Kesine Yakın Orta düzeyde İhtimal Dışı Mantıksal çerçeveye dahil etme Varsayım olarak ekle Dışsal faktörü etkileyecek şekilde proje yeniden dizayn edilebilir mi? EvetHayır Mantıksal çerçeveye dahil etme Dışsal faktör önemli mi? Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek projeyi yeniden dizayn et; eğer gerekiyor ise proje amacını yeniden formüle et Proje yapılabilir değil Hayır Evet Varsayım Değerlendirme Algoritması

58 Varsayımların MÇM’ne Yerleştirilmesi 58 Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Projenin Genel Hedefi Sonuçlar Faaliyetler Araçlar / Kaynaklar (opsiyonel) Maliyet / Bütçe (opsiyonel) Ön-koşullar Projenin Amacı Müdahale Mantığı- Projenin Kapsamı

59 Projenin hedeflerini ölçülebilir (niceliksel, niteliksel, zamansal) şekilde tanımlarlar. Hedeflerin ulaşılabilirliğini kontrol eder ve projenin izleme ve değerlendirme sistemine temel oluştururlar. Sorulacak Soru: Planlananın gerçekleşip gerçekleşmediğini nasıl bileceğiz? Başarıyı nasıl doğrulayacağız? Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları

60 Göstergeler tutarlı bir şekilde ve kabul edilebilir bir şekilde ölçülebilir olmalıdır. Nitelik Nicelik Hedef grup Zaman ve Mekan açısından tanımlanmış olmalıdırlar.“SMART” Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları

61 Hedefler hiyerarşisi ve göstergeler arasında yatay mantık vardır: Hedefler HiyerarşisiGöstergeler Terminolo jisi Genel Hedef Amaç Sonuç Çıktı Göstergeleri Sonuç Göstergeler i Etki Göstergeleri Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları

62 Nasıl : Bilgi nasıl toplanacak? (örn. idari kayıtlar, özel çalışmalar, örneklem anketleri, gözlem vs. ve /veya mevcut belge kaynaklar örn. İlerleme raporları, proje hesapları, resmi istatistikler vs.) Kim : Bilgiyi kim toplayacak? (örn. Saha elamanları, sözleşmeli anketör ekipleri, proje yönetim ekibi vs.) Ne zaman/Hangi aralıkla : Bilgi ne zaman ve hangi aralıklarla sağlanacak? (örn. Aylık, üç aylık, yıllık vs.) Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları

63 Mantıksal çerçeve tablosu oluşturulma aşamasından sonra detaylı bir faaliyet planı ve bütçe hazırlamak gerekecektir. Faaliyet planı ve bütçe proje teklifinin hazırlanmasında temel bir rol oynamaktadır. Faaliyet ve Kaynakların planlanması aşamasıdır. PLANLAMA AŞAMASI

64 Faaliyet Planı ve Bütçe 64 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Bütçet 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 50005500 12501750 37504250750400 8501100 23003100 Bütçe Faaliyet PLanı Faaliyet Planı ve Bütçe Mantıksal Çerçeve

65 . FAALİYETLERİN DETAYLANDIRILMASI İŞLERİN KİŞİLERE DAĞITIMI Mantıksal çerçeve tablosundaki faaliyetler temel alınarak faaliyetler listelenir. Faaliyetler kaynak ve içerik açısından detaylandırılır. Faaliyetlerin birbirleriyle olan ilişkileri belirlenir. Bir faaliyetin hangi faaliyeti izleyeceği, hangi faaliyetten önce gerçekleştirileceği belirlenir. Faaliyetlerin zamanlama ve süreleri belirlenir. Doğru zamanlama ve yeterli sürenin belirlenmesi önemlidir. Faaliyetlerin hayata geçirilmesi için gereken uzmanlıklar belirlenir. Mevcut insan kaynağı değerlendirilir; eksiklikler varsa tamamlanır. Faaliyetlerin uygulanması sırasında kimin hangi işi yapacağı belirlenir. İş dağıtımında kişilerin yetenek, deneyim ve kapasiteleri göz önünde bulundurulur. ANA FAALİYETLERİN LİSTELENMESİ FAALİYETLER ARASI İLİŞKİLERİ BELİRLEME FAALİYET ZAMAN ve SÜRELERİNİ BELİRLEME GEREKLİ UZMANLIK ve BECERİLERİN TANIMLANMASI

66 Beklenen Sonuç 1 1. Ana Faaliyet 1.1. Alt Faaliyet 1.1.1 Alt Faaliyet 1.1.2. Alt Faaliyet 1.2. Alt Faaliyet 2. Ana Faaliyet 2.1. Alt Faaliyet 2.2. Alt Faaliyet 3. Ana Faaliyet 3.1. Alt Faaliyet 3.1.1. Alt Faaliyet 3.1.2. Alt Faaliyet 3.2. Alt Faaliyet 3.2.1. Alt Faaliyet 3.2.1.1. Alt Faaliyet 3.2.1.2.Alt Faaliyet 3.2.1. Alt Faaliyet 3.3. Alt Faaliyet İş Döküm Ağacı 66

67 Faaliyetler  Başlangıç Faaliyetleri  Hazırlık Faaliyetleri  Uygulama Faaliyetleri  Bitiş/Sürdürülebilirlik Faaliyetleri GANTT Şeması 1. Yarıyıl 2. Yarıyıl FaaliyetAy 12345678910112Uygulama makamı 1.Faaliyet Başlangıç Faaliyetleri X Belediyesi 1.1. Proje Ekibinin Oluşturulması X Belediyesi 1.2. Proje Ofisinin Kurulması X Belediyesi +XİGİAD 2. Faaliyet Girişimcilik Eğitimi Faali. X Belediyesi + XİGİAD 2.1. Hazırlık Faaliyetleri X Belediyesi 2.2. Uygulama Faaliyetleri X Belediyesi 3. Faaliyet Girişimcilik Merkezi Kuruluş Faaliyetleri X Belediyesi

68 Üç aşamalı bir süreçtir: 1. Kaynak planlaması ve bütçe taslağı oluşturulması 2. Piyasa araştırması yapılması 3. Proje bütçesinin tamamlanması Kaynak Planlaması/Bütçe Kaynak Planlaması

69 Ana gider kalemleri: 1. İnsan Kaynakları Giderleri 2. Seyahat Giderleri 3. Ekipman/ Donanım Giderleri 4. Proje/ Ofis Giderleri 5. Diğer Giderler 6. İdari Giderler Kaynak Planlaması

70 Projenin gerçekleştirilmesi için sağlanan dış yardım bittikten sonra da, projenin yarar üretmeye devam etmesi demektir. Diğer bir ifade ile projenin, proje sırasında gerçekleştirilen faaliyetlerin kalıcılığının sağlanması ve yararlanıcılar, ilgili taraflar ve proje uygulayıcısı tarafından içselleştirilmiş olmasıdır. Sürdürülebilirlik Sürdürülebilirlik

71 Toplumsal cinsiyet Sosyo- kültürel konular Çevre koruması Kurumsal ve yönetsel kapasite Uygun teknoloji Politika desteği Benimseme, içselleştirme Ekonomik ve mali rasyonellik Sürdürülebilirlik

72 İzleme, proje yönetiminde günlük faaliyetlerin bir parçasıdır. Projenin uygulama takvimine uygun olarak yürütülmesini sağlar. Planlanan faaliyetlerin yeniden yönlendirilmesi ya da yeniden düzenlenmesine imkan verir. İzleme, yapılan işlerle ilgili çıktı, etkiler ve tepkilerin gözlendiği, sürekliliği olan bir süreçtir. İzleme

73 Değerlendirme izlemeden daha geniş bir perspektifi içerir. Projenin doğru yapılıp yapılmadığının cevabını verir Proje amacı ve hedefinin gerçekleşmesine yönelik ilerlemenin izlenmesidir Proje süresi boyunca çeşitli zamanlarda değerlendirme yapmak olanaklıdır.( ara, nihai, ex post) Proje dışından uzman kişiler tarafından yapılmalıdır. Değerlendirme

74 İzleme proje faaliyetlerinin uygulanmasını kayıt altına alırken, değerlendirme hedeflere erişimi ölçer ve hazırlık uygulama aşamalarına ilişkin süreçleri gözden geçirir. Ara dönem değerlendirme, projenin uygulanması sürecinde (gerektiğinde) yeniden düzenlemelere olanak tanır. Nihai değerlendirme proje sona erdiğinde yapılır ve bu süreçten çıkarılan dersler ortaya konur. Bunlar bir sonraki projelere referans olarak kullanılır. İZLEME ve DEĞERLENDİRME ARASINDAKİ FARK

75 75 Teşekkürler ve Başarılar!