İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi KPI ANALİZİ Temmuz, Ağustos, Eylül ve Ekim

SUNUM İÇERİĞİ I.Giriş II.Süreç ölçeğinde analiz III.AUZEF ölçeğinde analiz IV.KPI ‘sisteminin’ analizi KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 2

I. Giriş KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 3

Değerlendirme ?  Yazılan işlerle yapılan işlerin uyumu Soru: Süreç amaç ve hedefleri ile analiz basamakları uyumlu mu?  En Yüksek Puan  Eğitim Öğretim Süreci :4  Destek Süreci:4  En düşük Puan  İçerik Geliştirme süreci:2  Ses ve GörüntülüHizmetler:2 KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 4

Değerlendirme ?  Yazdıklarımızın ne kadarını yapıyoruz Soru: Şube çalışanları talimatlarda yazan işleri eksiksiz yerine getiriyor mu?  En yüksek puan  Bilişim Hizmetleri süreci :4  Destek Süreci :4  En düşük puan  İçerik Geliştirme süreci :2  Ses ve görüntülü hizmetler :2 KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 5

Değerlendirme ?  Yaptıklarımız ne kadar standart Soru: Süreç asistanları tüm iş analizi basamaklarının periyod doğrulamalarını tamamladı mı?  En yüksek puan  Bilişim Hizmetleri süreci :3  Eğitim Öğretim süreci :3  En düşük puan  Müfredat yönetim süreci :1  İçerik Geliştirme süreci :1 KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 6

Değerlendirme ?  Verilen yada beklene görevlerin yapılması oranı Soru: Görev tanımları tamamlanıp rol dağılımları yapılmış mı ve sahada uygulamaya geçilmiş mi?  En yüksek puan  Eğitim Öğretim süreci :3  Bilişim süreci :4  En düşük puan  Ses ve görüntülü hizmetler :2  Müfredat yönetim süreci :2 KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 7

Değerlendirme ?  İyileştirme aracı Soru: Şube raporlarında çözüm önerileri yeterli midir?  En yüksek puan  Bilişim Süreci :3  Destek Süreci :3  En düşük puan  Ölçme değerlendirme süreci :1  Eğitim Öğretim süreci :1 KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 8

II. Süreç Ölçeğinde Analiz İÜ AUZEF Süreç İzlem Raporu  Eğitim Öğretim Süreci  Müfredat Süreci  Ölçme Değerlendirme Süreci  İçerik Geliştirme Süreci  Bilişim Hizmetleri Süreci  Ses ve Görüntülü Hizmetler Süreci  Destek Süreçleri  ADEK Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 9

Eğitim Öğretim Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 10

Zayıf Noktalar  Süreç çalışanları İş analizi maddelerine uymuyor.  Görev tanımları tamamlanıp rol dağılımı yapılarak sahada uygulamaya tamamen başlanamamıştır.  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır.  Şube sorumlularının hazırladığı haftalık raporlar ve çözüm önerileri yetersizdir.  Şube çalışanları şube içi koordinasyonda yetersiz. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 11

Müfredat Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 12

Zayıf Noktalar  Süreç amaç ve hedefleri ile iş analizleri uyumu yetersiz.  Süreç çalışanları İş analizi maddelerine uymuyor.  Görev tanımları tamamlanıp rol dağılımı yapılarak sahada uygulamaya tamamen başlanamamıştır.  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 13

Ölçme Değerlendirme Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 14

Zayıf Noktalar  Süreç amaç ve hedefleri ile iş analizleri uyumu yetersiz.  İş analizi basamakları periyod doğrulamaları tamamlanamadı.  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır.  Şube sorumluları haftalık raporlar hazırlamamaktadır. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 15

İçerik Geliştirme Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 16

Zayıf Noktalar  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır.  Şube çalışanları şube içi koordinasyonda yetersiz.  Şube sorumluları haftalık raporlar hazırlamamaktadır. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 17

Bilişim Hizmetleri Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 18

Zayıf Noktalar  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır.  Şube çalışanları şube içi koordinasyonda yetersiz.  Şube sorumlularının hazırladığı haftalık raporlar ve çözüm önerileri yetersizdir. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 19

Ses ve Görüntülü Hizmetler Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 20

Zayıf Noktalar  Süreç takvimine uyum sağlanamamaktadır.  Çalışanlar iş analizlerine uygun çalışamamaktadır.  Görev tanımları tamamlanıp rol dağılımı yapılarak sahada uygulamaya tamamen başlanamamıştır.  İş analizi basamakları periyod doğrulamaları tamamlanamadı.  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır.  Şube çalışanları şube içi koordinasyonda yetersiz.  Şube sorumlularının hazırladığı haftalık raporlar ve çözüm önerileri yetersizdir. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 21

Destek Süreçleri KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 22

Zayıf Noktalar  İş analizi basamakları periyod doğrulamaları tamamlanamadı.  Süreç dokümanları (iş analizleri, formlar, standartlar) tamamlanamamıştır.  Şube çalışanları şube içi koordinasyonda yetersiz.  Şube sorumlularının hazırladığı haftalık raporlar ve çözüm önerileri yetersizdir. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 23

ADEK Süreci KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 24

Zayıf Noktalar  Kalite yolu takvimine uygun çalışamıyor. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 25

III. AUZEF Ölçeğinde Analiz KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 26

İÜ AUZEF Temmuz Ayı Tüm Süreçler Raporu KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 27

İÜ AUZEF Ağustos Ayı Tüm Süreçler Raporu KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 28

İÜ AUZEF Eylül Ayı Tüm Süreçler Raporu KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 29

İÜ AUZEF Ekim Ayı Tüm Süreçler Raporu KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 30

Tüm Süreçlerde Toplam Puanlara İlişkin Değerlendirme  Tüm süreçlerin 4 Aylık ÖDP ortalaması % 53 tür.  Tüm süreçlerin 4 Aylık GDP ortalaması %53 (52,78) tür.  Bu oran her süreç için %90 ve üzeri olmalı!!! KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 31

Tüm Süreçlerde Toplam Puanlara İlişkin Değerlendirme  En belirgin ÖDP-GDP farkı ADEK Süreci'nde Temmuz ayında %37 olarak gözlemlenmiştir. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 32

Tüm Süreçlerde Toplam Puanlara İlişkin Değerlendirme  Aynı ayda İÇERİK Süreci % 31 farkla 2. sırada yer almaktadır. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 33

Tüm Süreçlerde Toplam Puanlara İlişkin Değerlendirme  En düşük ÖDP-GDP farkları ise Eylül ayında Eğitim’de, Ekim ayında ise Bilişim, Eğitim, ve Ölçme Süreçlerinde %1 ile gerçekleşmiştir. Başka bir değişle; bu üç süreçte daha güvenilir bir notlandırma yapılmıştır. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 34

ÖD açısından toplam puanı düşen 1 süreç vardır: Eğitim. (%3) ÖD açısından İçerik hariç tüm süreçlerin puanı yükselmiştir. (ortalama % 7) KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 35 4 ayda her süreç inişli-çıkışlı olarak gözlemlenmiştir. Kıyas için, Eylül ile Ekim ayları baz alınarak yapılmıştır.

Süreçlerin Karşılaştırılması KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 36

Süreçlerin 4 Aylık Trendleri (Karşılaştırma) KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 37

Süreçlerin 4 Aylık Trendleri (Karşılaştırma) KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 38

IV. KPI ‘Sisteminin’ Analizi KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 39

4 Aylık Ortalama Değerlendirme ADEK KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 40

4 Aylık Ortalama Değerlendirme (Tüm Süreçler) KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 41

4 Aylık Ortalama Değerlendirme (Tüm Süreçler) KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 42

Sonuç  Temmuz %48, Ağustos %61, Eylül %84 ve Ekim %80  Sistem Uyumu Artıyor, Teşekkürler!  Başka bir deyişle; Öz ile Genel değerlendirmeler birbirine yaklaşıyor. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 43

Sonuç  Bu oranın ilerleyen raporlarda yükselmesi gerekmektedir. Yükselmesi halinde, performans sonucu ‘daha güvenilir’ hal alır. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 44

Sonuç  % 53 almak ne anlama gelir.  Yazdıklarımızın 10 da 5,3 ünü yapıyoruz  Yada bir yaptığımız bir diğer yaptığımıza 5,3/10 benziyor  Öğrenci kaydı açısından 5,3/10 oranı öğrencide öğrencide sorun yaşanmış demektir. KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 45

Sonuç  Yaptıklarımızla yazdıklarımızı uyumlu hale getirmek  Kurumu yazdıklarımız üzerinden yönetmek  Yazdıklarımızı ve uyguladıklarımızı sürekli geliştirmek KPI Değerlendirme Toplantısı, 12.Kasım.2013, Sağlık Bahçesi 46