İHALE KOMİSYONLARININ KURULMASI, GÖREV VE SORUMLULUKLARI

İhale komisyonu

İHALE KOMİSYONUNUN OLUŞTURULMA ZAMANI

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale komisyonunu kim görevlendirir? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 4

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 6 ncı maddesi gereği ihale komisyonunu görevlendirme yetkisi ihale yetkilisindedir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 5

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale yetkilisi 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 6

İhale yetkilisi, ihale komisyonunu ihale onay belgesinin düzenlenmesi ile ihale ilanının yapılmasından veya davet mektubunun isteklilere imza karşılığı elden verilmesinden ya da postaya verilmesinden itibaren üç gün içinde oluşturur. İhale ilanının birden fazla yerde yayımlandığı durumlarda ilk ilan nerede yayımlanmışsa bu ilan esas alınarak ihale komisyonu oluşturulmalıdır. Komisyonun bu tarihlerden önce kurulması da mümkündür.

İhale komisyonu niçin önemlidir?

İhale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın, ihale sürecindeki bütün değerlendirmeler ihale komisyonu tarafından yapılır. Teklif değerlendirmesi veya aşırı düşük teklif sorgulaması vb. işler için ikinci bir komisyonun kurulması mümkün değildir.(Örneğin Kamu İhale Kurulu’nun 11.07.2012 tarih ve 2012/UM.I-2843 sayılı Kararı.)

İhale işlem dosyasının birer örneği, ilk ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde komisyonun asıl üyelerine verilir. Ancak idare dilediği takdirde yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneğini verebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.

İhale işlem dosyası üyelere verildikten sonra ihale tarihine kadar geçen sürede şikâyet başvurusu, zeyilname ve düzeltme ilanı gibi işlemler yapılabilir. Mevzuatta bu tür işlemlerin üyelere verilmesine ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamakla birlikte sonradan yapılan bu işlemlerin üyelere verilmesi yerinde bir uygulama olacaktır. Komisyon, ilk oturumdan sonraki çalışmalarını idareye ait asıl ihale işlem dosyası üzerinden sürdüreceğinden, ihale tarihinden sonra yapılan işlemlerin birer örneğinin üyelere verilmesine gerek yoktur.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale işlem dosyası kapsamında üyelere hangi belgeler verilmelidir? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 12

İhale işlem dosyası İhalesi yapılacak her iş için bir ihale işlem dosyası düzenlenmelidir. Bu dosyada aşağıdaki belgelere yer verilir; Onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli, İhale dokümanı, ilan metinleri, Adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, İhale komisyonu tutanak ve kararları, İhale sürecine ilişkin bütün belgeler.

Yaklaşık maliyet hesap cetveli ve yaklaşık maliyet komisyon üyelerine verilecek mi?

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale işlem dosyasının üyelere geç verilmesi mümkün müdür? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 15

İhale komisyonunun daha geç kurulması veya ihale işlem dosyasının bir örneğinin daha geç verilmesinin hükmü nedir? Kik’ kararlarına göre ihale sürecini esastan etkileyen bir aykırılılık.

KOMİSYON ÜYELERİNİN SAYI VE NİTELİKLERİ

İhale komisyonu

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale komisyonu kaç kişiden oluşturulmalıdır? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 20

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale komisyonu en az 5 kişiden oluşur. Sayı, 7, 9, 11 gibi tek sayı olmak zorundadır. Tek sayıda olması koşuluyla komisyon üye sayısının üst sınırı yoktur. Bu kişilerden en az ikisinin işin uzmanı olması ve bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 21

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale komisyonu görevlendirmesi yapılırken mutlaka kimlerin uzman üye, kimlerin muhasebe ve mali işlerden sorumlu personel olduğu belirtilmelidir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 22

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale komisyonundaki uzman üyelerinde aranılacak özellikleri nelerdir? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 23

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Uzman üye veya muhasebe ve mali işlerden sorumlu personel görevlendirilmemesinin sonucu nedir? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 24

İhale komisyonu yedek üyelerinin belirlenmesi Muhasebe veya mali işlerden sorumlu personelin taşıması gereken nitelikler konusunda bir belirleme yapılmamakla birlikte, mevcut düzenlemedeki “sorumlu” teriminin yönlendirmesiyle, mali sorumluluk yüklenen ve hesap verme sorumluluğu bulunan pozisyondaki personelin ihale komisyonuna katılması gerektiği hususu anlaşılmaktadır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 25

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale komisyonu üye sayısını beşten fazla belirlendiği durumlarda işin uzmanının da orantılı bir şekilde artırılması gerekir mi? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 26

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel komisyon başkanı olarak görevlendirilebilir mi? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 27

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Komisyon üyeleri arasında hiyerarşi var mıdır? 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 28

İhale komisyonu yedek üyelerinin belirlenmesi İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 29

İhale komisyonu yedek üyelerinin özellikleri Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 30

İhale komisyonu kimlerden oluşturulur İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 31

Hizmet alımı yoluyla ihale komisyonu oluşturulabilir mi?

Kanun kapsamında olmayan diğer idarelerden komisyona üye alınabilir mi?

Özel idaresi ve belediyelerde seçilmiş encümen üyelerinin ihale komisyonunda görevlendirilebilir mi?

4734 sayılı Kanunun 6 ncı maddesinde ihale komisyonunun “ilgili idare personelinden” oluşturulacağı hüküm altına alınmıştır. İl özel idaresi ve belediyelerdeki seçilmiş encümen üyelerinin ise, ilgili idare personeli kapsamında değerlendirilmesi mümkün değildir. Dolayısıyla seçilmiş encümen üyeleri ihale komisyonlarında görev alamayacaklardır.

Danışmanlık işlerinde ihale komisyonu   Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde, ihale komisyonunun muhasebe ve mali işlerden sorumlu personeli dışındaki diğer üyelerinin ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 36

Çerçeve anlaşmalarda ihale komisyonu Çerçeve anlaşma ihalesini yapmak amacıyla yukarıdaki hükümlere göre kurulan ihale komisyonunun görevi çerçeve anlaşmanın imzalanması ile sona erer. Çerçeve anlaşma imzalanan isteklilerin on iki ayda bir yeterliklerinin devam ettiğine dair belgelerin değerlendirilmesi, aynı komisyonun yeniden görevlendirilmesiyle yapılabileceği gibi, yeni bir ihale komisyonu kurularak da yapılabilir. Münferit sözleşme yapmak için verilen teklifler idarece, tek sayıda olmak üzere en az üç kişiden oluşturulacak ayrı bir ihale komisyonu tarafından değerlendirilir. Bu komisyon üyelerinin işin uzmanı olması şartı aranmaz. Her bir münferit sözleşme yapmak için komisyon kurulabileceği gibi, aynı komisyon birden fazla münferit sözleşme yapmak için de görevlendirilebilir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 37

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İHALE KOMİSYONLARINDA GÖREV ALAMAYACAK KİŞİLER 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 38

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Kimler ihale komisyonlarında görev alamaz. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 39

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu İhale yetkilisi, ihale komisyonunda görev alamaz. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 40

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Kurulların ihale yetkilisi olduğu durumlarda kurul üyeleri ihale komisyon üyesi olamazlar. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 41

İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara ilişkin Yönetmelik uyarınca, ön mali kontrol görevi yapanlar ihale sürecinde görev alamazlar. 42

İhale yetkilisi ve ihale komisyonu İhaleyi gerçekleştiren ihale komisyonu üyeleri söz konusu ihaleye ilişkin olarak yapılan sözleşme sonucunda teslim edilecek mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin muayene ve kabul komisyonunda veya kontrol teşkilatında görev alabilir. Ancak yapılan bir sözleşme ile ilgili olarak kontrol teşkilatında yer alan görevliler, sözleşme sonucunda hizmet alımları ve yapım işleriyle ilgili muayene ve kabul komisyonunda görev alamazlar. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 43

  İhale komisyon üyeleri idareye yapılan şikayette raportör olarak görevlendirilebilir mi?

KOMİSYONUN ÇALIŞMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

İhale komisyonunun karar alması  İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 46

İhale komisyonu kararının gönderilmesi Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere, 66 ncı maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 47

İhale komisyonu  Ayrıca ihale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.