Değerli İş Ortaklarımız, E-Defter Seminerine Hoş Geldiniz

Katılımınız için, Siz değerli misafirlerimize Teşekkürler…

Sunum Kapsamı Gelir İdaresi başkanlığının 26 Şubat 2015 tarihinde yayınlamış olduğu «e-Defter Uygulama Kılavuzu» neler getirdi. Datasoft Yazılım Genel Muhasebe Programı Muhasebe Fiş kayıtlarında e-Defter için yapılan düzenlemeler. Datasoft Yazılım Ticari Programından Genel Muhasebeye entegre işlemlerinde yapılan düzenlemeler Gelir İdaresi Başkanlığından Uyumluluk Onayı almış «Datasoft e-Defter 1.0.2» uygulamasının özellikleri ve işleyişi Mali Mühür kurulumu, imzalama, gönderme ve arşivleme konularında karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerileri.

Sunum Kapsamı 14.00-13.10 10’ Açılış 14.10-14.30 20’ GIB e-Defter Kılavuzu 14.30-15.10 40’ e-Defter Muhasebe Kayıt İşlemleri 15:10-15:30 20’ Ticari programdan Muhasebe Entegrasyonu 15.30-15.50 20’ Çay/Kahve Arası 15.50-16.30 40’ e-Defter Hazırlama Süreçleri (Datasoft e- Defter Uygulaması) 16.30-16.50 20’ Faturalardan Fiş Oluşturma 16.50-17.30 40’ Sorular ve Cevaplar / Kapanış 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Kurum Tanımlayıcısı: Unvan ticaret sicil gazetesinde yer aldığı biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılacaktır. Şubeli defter oluşturulmak istendiğinde Sırasıyla kurum unvanı, şube ismi, şube numarası şeklinde etiketler oluşturulmalıdır. Önemli: Şubeli defter sadece şube hesaplarının ayrı-ayrı muhasebe kaydı oluşturulduğu firmalar içindir. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu İşletme Tanımlayıcısı: İşletmenin faaliyet konusunu gösteren “NACE” kodu yazılacaktır Hesap Dönemi Başlangıcı: Hesap dönemi başlangıç tarihi 4 hane yıl 2 hane ay ve 2 hane gün olarak yazılacaktır. Hesap Dönemi Sonu: Hesap dönemi bitiş tarihi 4 hane yıl 2 hane ay ve 2 hane gün olarak yazılacaktır. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Dönem Başlangıcı: Dokümanın kapsadığı dönem başlangıç tarihi 4 hane yıl 2 hane ay ve 2 hane gün olarak yazılacaktır. Oluşturulan defter parçasının, kapsadığı tarih aralığının başlangıcı yazılmalıdır. Dönem Sonu: Dokümanın kapsadığı dönem bitiş tarihi 4 hane yıl 2 hane ay ve 2 hane gün olarak yazılacaktır. Oluşturulan defter parçasının, kapsadığı tarih aralığının bitişi yazılmalıdır. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Belge Tipi e-Defter Uygulamasında bu elemanda sadece aşağıdaki kavramlar kullanılır. check: Çek invoice: Fatura order-customer: Müşteri Sipariş Belgesi order-vendor: Satıcı Sipariş Belgesi voucher: Senet shipment: Navlun receipt: Makbuz other: Diğer 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Belge Tipi Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge tipi alanının kullanılması gerekmektedir. Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Belge Tipi Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, sayılan ANA belge tiplerinden birine dayanıyorsa bu durumda belge tipi tanımlaması belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “invoice” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “invoice” belge tipi kullanılamaz. Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “invoice” olarak değil; “other” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Diğer Belge Tipi Belge Tipleri için sayılan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için: “other” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. Ancak havale, EFT, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Diğer Belge Tipi Uygulamada bazı işlemlerin/belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin, e-Deftere aktarılmasında ki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-Defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır. Ayrıca açıklanan belge/işlemlerin dışındaki diğer tüm belgelerin, elektronik defter uygulamasında esas olan, her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesidir 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Banka İşlemlerine İstinaden Açıklama Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka-banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Masraf Listesine İstinaden Açıklama Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Z Raporuna İstinaden Açıklama Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Çek Bordrosuna İstinaden Açıklama e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Çek Bordrosuna İstinaden Açıklama Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “other” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak muhafaza edilmek zorundadır. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Ücret Bordrosuna İstinaden Açıklama Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “other” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Serbest meslek Makbuzuna İstinaden Açıklama Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “other” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. 15

GIB e-Defter Uygulama Kılavuzu Ödeme Yöntemi Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa bu alan kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılmalıdır. Örneğin, nakit, banka, kredi kartı, çek, senet. 15

E-Defter Mühürleme/İmzalama Gerçek Kişi Tüzel Kişi ÖN KOŞUL Elektronik imza/ Mali Mühür Uyumlu yazılım ÖN KOŞUL Mali mühür Uyumlu yazılım

E-Defter Oluşturma e-Defterler aylık olarak oluşturulur. İlgili ayın e-defter beratı, takip eden 3. ayın sonuna kadar GIB e-Defter sayfasına yüklenir. GIB tarafından onaylanmış berat ile Berata ait olan defter dosyası birlikte saklanmalıdır. Son gün gönderilemeyen beratlara Zaman Damgası eklenir. e-Defterler mutlaka onay almış yazılımlar aracılığı ile gönderilir. Bu, geçiş kullanılan Genel Bakış slaytları için başka bir seçenektir.

E-Defter Oluşturma Süreçleri 4 e-Defterin imza/mühür değerini taşıyan e-defter Beratı mükellef tarafından elektronik ortamda hazırlanarak e-imzalanır/mühürlenir 2 Gerçek kişiler e-imza ile Tüzel kişiler mali mühür ile imzalar 3 Onaylanan defterin imza/mühür değeri alınır 1 Mükellef Tebliğde belirlenen şartlar ve XBRL formatında aylık defterini hazırlar + 8 Mükellef e-Defterini ve uygulamadan indirdiği beratı yasal saklama süresince muhafaza eder 6 Onaylı Defter Beratları Web Servis ile indirilir 7 GİB uygulamadan gelen e-Defter Beratını kendi mühürü ile onaylar 5 e-Defter Beratları Web Servisi ile yüklenir

Datasoft Muhasebe Programı e-Defter Modülü Firma Parametreler bölümünde e-Defter uygulayıcısı işaretlenir. E-Defter Geçiş Tarihi satırında ay seçilir. Firma Bilgileri, Adres Bilgileri, SMMM Bilgileri mutlaka tam olarak doldurulmalıdır. İşletme telefonu, telefon bilgisi, e-posta adresi, boş bırakılmamalıdır.

Muhasebe Fiş Girişinde Belge Numarası Muhasebe fiş girişinde belge türü; Fatura (Satış/Alış/Gider/İade)* Çek * Senet Müşteri Sipariş Belgesi Satıcı Sipariş belgesi Navlun Makbuz Diğer * (*) Seçilmiş ise belge numarası girilmesi zorunluluğu getirilmiştir. Bir muhasebe fişinde belge türü aynı olsa bile farklı belge numarası kullanılamaz.

Muhasebe Fiş Girişinde Belge Numarası Muhasebe fiş hareketi girişinde ayrıca ödeme yöntemi tercih kolonu eklenmiştir. Çek Senet Nakit Banka Yok Belge türü çek/senet ise ödeme yöntemi çek/senet olmalıdır. Muhasebe fişinde belgeyle ilgili Kasa/Banka hareketi var ise ödeme yöntemi buna uygun olmalıdır.

Diğer Belge Tiplerinin Tanımlanması e-Defter Belge Tipleri sekmesinde, Diğer Belge Adları Tam yetkili kullanıcı tarafından tanımlanır.

Muhasebe Fişi Girişi (Satış Faturası) Muhasebe Fiş girişinde Önce Belge Tipi seçilir. Seçim sonrası Belge Numarası ve Tarihi girilir.

Muhasebe Fişi Girişi (Satış Faturası) Aynı Belge içerisindeki farklı stoklar veya KDV Matrahları ayrı satırlarda aynı belge numarası ile girilir.

Muhasebe Fişi Girişi (Çek Bordrosu) «Çek Bordrosu» Belge Tipinde Belge numarası çeklerin değil, Çek Bordrosunun üzerindeki numaradır.

Muhasebe Fişi Girişi (Serbest Meslek) «Serbest Meslek» makbuzları, Diğer Belge Tipi içerisinde tanımlanan Serbest meslek Makbuzu belge tipi ile girilir.

Muhasebe Fişi Girişi (Hızlı Fiş Tanımı) Hızlı Fiş tanımında, İşlem sonrası Yeni Fiş seçilerek Belgelerden e-Deftere uygun muhasebe fişi oluşturulur.

Çoklu Belge Girişi Aynı Fiş içerisinde, aynı güne ait farklı belgeleri Çoklu Belge Giriş seçeneği ile oluşturup, her belge için farklı muhasebe fişi oluşturmak mümkündür.

Çoklu Belge Girişi Aynı Fiş içerisinde, aynı güne ait farklı belgeleri Çoklu Belge Giriş seçeneği ile oluşturup, her belge için farklı muhasebe fişi oluşturmak mümkündür.

Çoklu Belge Kaydetme Kayıt aşamasında Muhasebe Fişinde bulunan farklı Belgelerin ayrı muhasebe fişi oluşturacağı mesajı verilir.

Excel Faturalardan Fiş Oluşturma Farklı ERP uygulamalarında düzenlenen faturaların Excel Fatura listelerinden otomatik muhasebe fişi oluşturulur.

Excel Diğer Belge Tipinde Fiş Oluşturma Excel Tablosu olarak oluşturulmuş Diğer Belge Tiplerinden de, Muhasebeye otomatik Fiş oluşturulur.

e-Defter Kaynak Verisi Oluşturma Önce muhasebe fişleri sıralanır ve kesinleştirilir. e-Defter İşlemleri bölümüne girilir. e-Defter oluşturulacak Ay seçilir. e-Defter Verisi Hazırla butonun basılır. Önce e-Defter verisi hazırlanır ve veri kontrol edilir. Kontrol sonrası veri e-Defter verisine uygun ise ilgili ay için e-Defter Kaynak verisi oluşturulur. Veri uygun değil ise uygun olmayan kayıtlar kullanıcıya bilgi olarak sunulur ve Kaynak Veri oluşturulmaz.

e-Defter Veri Kayıt Dizinleri Datasoft Programlarının çalıştığı dizin Datasoft_eDefter VKN/TCKN YIL 01 02 03 04 .. 12 DB DB_ARSIV Defter ARSIV KaynakVeri SCH XSD XSLT

Datasoft e-Defter Uygulaması

Datasoft e-Defter Veri Alma Veriler Sekmesinde Yenile: Daha önce alınmış verilerin ekrana gelmesi sağlanır. Alınan veriler: Madde Tarihi Muhasebe Fiş No Yevmiye No Sıra No Ana Hesap No Ana Hesap Adı Alt Hesap No Alt Hesap Adı Borç Alacak Ödeme Yöntemi Belge No Belge Tarihi Belge Tipi Açıklama kolonlarında gösterilir.

Datasoft e-Defter Veri Alma Veriler Sekmesinde Veri Al: Veriler ay-ay alınmaktadır. Bu nedenden dolayı Veri Al butonuna basıldığında, en son alınan aya ait veriden bir sonraki ayın verisi alınmaktadır. Alına veriler KaynakVeri klasöründen okunmaktadır. Hiç hareket olmayan aylar için de Kaynak Veri oluşturulur ve bu veriler uygulamaya alınır. Ay içerisinde belirli bir güne göre de veri oluşturulup alınabilir. Parçalı defter oluşturulmuş ise ayın kalan verisini tamamlamak için Son Ay Verisini Tamamla ile veriler tamamlanır.

Datasoft e-Defter Uygulaması

Datasoft e-Defter Defter Oluşturma Defter Sekmesinde Defter Oluştur: Seçilen ay için Yevmiye Defteri Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Kebir Defteri Beratı aynı günde oluşur. Seçilen aydan bir önceki aya ait Defter oluşturulmamış ise seçilen aya defter oluşturulmaz. e-Defter başlangıç ayı ile defter oluşturmak için seçilen ay aynı ise önceki aylara bakılmadan ilgili aya e-defter oluşturulur. İlgili aya parçalı veri oluşturulmuş ise seçeneklerden Parçalı Defter Oluştur seçeneği ile ayın geri kalan kısmı için defter oluşturulur.

Datasoft e-Defter İmzalama Defter Sekmesinde İmzala: Seçilen ay için Yevmiye Defteri Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Kebir Defteri Beratı aynı anda imzalanır. İmzalanacak defterin sahip olduğu VKN/TCKN ile Mali Mühür/Elektronik imza içerisindeki VKN/TCKN karşılaştırılır. Aynı değil ise imzalama işlemi gerçekleşmez. Menü seçenekleri sıra ile aktifleşir. Her işlemden sonra işlem sonucu Durum kolonunda gösterilir.

Datasoft e-Defter Kontrol Etme Defter Sekmesinde Kontrol Et: Seçilen ay için Yevmiye Defteri Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Kebir Defteri Beratı aynı anda kontrol edilir. Kontrol işlemi GIB tarafından belirlenen ve SCH ile XSD dizinlerinde bulunan kurallara göre defter verisinin ve imza değerlerinin uyumluluğu/uygunluğu kontrol edilir. Kontrol sonrasında Hata mevcut ise hata hakkında kullanıcıya bilgi verilir. Hata sonrası işleme devam edilmez.

Datasoft e-Defter Beratlarını Gönderme Defter Sekmesinde GIB’ e Berat Yükle: Seçilen ay için Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Beratı aynı anda WEBSERVIS aracılığı ile GIB e-Defter Platformuna yüklenir. Gelir İdaresine sadece defterlere ait Berat Bilgileri gönderilir. Berat içerisinde: Firma Bilgileri SMMM Bilgileri Defter dönem bilgisi Defteri oluşturan uygulama bilgisi Defter imza değeri Berat imza değeri bulunmaktadır.

Datasoft e-Defter Beratlarını İndirme Defter Sekmesinde GIB Berat Sorgula: Seçilen ay için Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Beratı https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ sayfasına WEBSERVIS ile bağlanılarak GIB tarafından da mühürlenmiş Beratlar indirilir.

Datasoft e-Defter Beratlarını Arşivleme Defter Sekmesinde Arşivle: Seçilen ay için Yevmiye Defteri GIB tarafından onaylı Yevmiye Beratı Kebir Defteri GIB tarafından onaylı Kebir Beratı Birlikte sıkıştırılarak «Defter Arşiv» dizinine kaydedilir. ARV-VKN-YILAY-YK-000000 Talep eden kullanıcımız İzibiz e-Arşiv Sisteminde de e-Defterlerinin arşivlenmesi konusunda hizmet talep edebilir.

Datasoft e-Defter «Defter Silme» Defter Sekmesinde Defter Sil: Seçilen ay için Yevmiye Defteri Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Kebir Defteri Beratı aynı anda silinir. GIB’ e gönderilmiş defter silinemez. Ancak her türlü ihtimale karşılık GIB tarafından onaylanmış defter beratları ile defter verisi çok güvenli şekilde e-Arşiv izni almış bir firmada saklanmalıdır. Datasoft Yazılım bu konuda İZİBİZ Özel Entegratör firması ile işbirliği yapmaktadır.

Datasoft e-Defter «Veri Silme» Veri Sekmesinde Veri Sil: Sağ+TIK ile açılan pencereden Veri Sil seçeneği tercih edildiğinde, Defter oluşturulmamış Kaynak Veriler sondan başlanmak üzere başlangıç ayına doğru silinebilir. Defter Verisi oluşturulmuş veriler silinemez.

Datasoft e-Defter «Dizin Yapısı» Datasoft Muhasebe Programının çalıştığı dizin içerisinde; Datasoft_eDefterVKN YIL dizini içerisinde her ay için bir klasör açılmakta ve ilgili ay için Defter ve Beratlar bu klasörde bulunur. GIB tarafında onaylanmış Beratlar ile bu beratlara ait defterlerin sıkıştırılmış Arşiv dosyası Defter_ARSIV dizininde bulunur.

Teşekkürler... H.Yener Kahraman 15 Nisan 2015 Bu şablon proje güncelleştirmeleri vermek için bir başlangıç dosyası olarak kullanılabilir kullanılabilir. Bölümler Bölüm eklemek için slaydı sağ tıklatın. Bölümler slaytlarınızı düzenlemenize veya birden çok yazar arasındaki işbirliğini kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Notlar Teslim notları veya izleyicilere ek bilgi sağlamak için Notlar bölümünü kullanın. Sununuz sırasında bu notları Sunu Görünümü'nde görüntüleyin. Yazı tipi boyutuna dikkat edin (Erişilebilirlik, görünürlük, video kaydı ve çevrimiçi üretim için önemlidir) Birlikte kullanılan renkler Grafiklere, çizelgelere ve metin kutularına özellikle dikkat edin. Katılımcılar, siyah ve beyaz veya gri tonlamalıyazdırabilir. Tümüyle siyah ve beyaz ve gri tonlamalıyazdırırken renklerinizin uygun olacağından emin olmak için bir sınama baskısı çalıştırın. Grafikler, tablolar ve çizelgeler Basit tutun: Mümkünse, tutarlı ve dikkat dağıtmayan stiller ve renkler kullanın. Tüm grafikleri ve tabloları etiketleyin. H.Yener Kahraman 15 Nisan 2015