Erzurum Defterdarlığı Milli Emlak Süreç Yönetimi Projesi

MİSYONUMUZ (Amacımız) Erzurum Defterdarlığının misyonu; Proje bazlı çalışan birimlerin kurulmasında TÜRKİYE’YE ÖNCÜ OLMA

( Çalışma Şeklimiz ) Pro-Aktif İdareyi Oluşturmak Hantal yapının sonlandırılması Proje bazlı çalışılması Bütün süreçlerin tespiti ve yönetilmesi Kalıcı ve gelişmeye açık çalışma sisteminin belirlenmesi Kurum kültürün benimsetilmesi Kurumsal çevreyle iletişimin kurulması Yetki devrinin geliştirilmesi Personel Gelişimi Ekibe katkı sağlayacak Kişi ve kurumlarla iletişim kuracak Çalışma şeklini ve hedefleri benimseyecek Yönetimle uyumlu Amatör ruha sahip Kaynakların Etkin Kullanılması Personel Ödenek Araç – Gereç Teknoloji Zaman

Milli Emlak Süreç Yönetiminden Ne Anlıyoruz Milli emlak hizmetlerinin üretilmesinde ihtiyaç duyulan kaynakların (personel, araç, ölçüm aleti, ödenek vs) belirlenip, temin edilmesinden başlayarak, Hizmetin üretilerek vatandaşlara ve kurumlara sunulmasına kadar geçen tüm aşamalardaki iş ve işlemlerin bir plan dahilinde sürekli ve düzenli olarak yönetilmesi, değerlendirilmesi, takip edilmesi, Kurumun iç ve dış çevresinin (Defterdarlık birimleri ile milli emlak işlemlerinde iş birliği mecburiyeti olan tapu-kadastro gibi birimler ve vatandaşlar) sürece azami oranda katkılarının sağlanması, Sürekli gelişime açık kalıcı bir çalışma sistemini garanti altına alan faaliyetler dizisidir.

Milli Emlak Süreç Yönetiminin Aşamaları PLANI HAZIRLA PLANI UYGULA PLANI DENETLE PLANI DEĞERLENDİR Süreç Yönetimi Milli Emlak Süreç Yönetimi Projesi; W.Edwards Deming’in iş ve işlem süreçlerinin iyileştirilerek kalitenin ve müşteri memnuniyetinin artırılmasını sağlamayı amaçlamak üzere geliştirdiği PUKO DÖNGÜSÜ kaynak alınarak hazırlanmıştır.

W. Edwards Deming Toplam Kalite alanında çalışmalar yaptı. Deming, Japonlara toplam kalite yönetimini öğreten kişi olarak anılır. Bu ülkede her yıl “Deming Ödülleri” adı altında kalite ödülleri verilmektedir. 1960 yılında Japon imparatoru tarafından “Kutsal Hazine Düzeni” (Order of the Sacred Treasure) ile ödüllendirildi. 1987'de ABD Başkanı Ronald Reagan'dan Ulusal Teknoloji Ödülü'nü aldı. 1988 yılında ise Ulusal Bilimler Akademisi'nden Üstün Bilim Adamı ödülünü aldı.  Ufak tefek şeyler mükemmelliği yaratır, mükemmellik ise ufak tefek bir şey değildir…

Planın Hazırlanmasında ZAMAN Unsurunun Önemi İşlem Aşamaları 1- BÜRO 2- ARAZİ 3- Milli emlak hizmetleri üç aşamadan oluşur; BÜRO: Tespite çıkmadan önce plana dahil taşınmazların her türlü bilgi ve belgelerinin hazırlanması ARAZİ: Taşınmazların mahallinde tespit edilmesi BÜRO: Tespitte elde edilen bilgilere göre ecrimisil, tahsis, satış, kiralama gibi idari işlemlerin yerine getirilmesi

«Zaman» en çok israf edilen kaynaktır. Zamanın planlanmaması, milli emlak birimlerini yönetilemez servisler haline dönüştürmektedir. Planın başlangıç ve bitişi, illerin iklimsel özellikleri dikkate alınarak hazırlanır. Örneğin Erzurum İlinde plan Ekim ayında başlar, ertesi yılın Eylül ayının sonunda biter Böylece servislerin en verimsiz olduğu kış aylarında tapu bilgilerinin güncellenmesi, dosyalarda bulunan belgelerin tamamlanması ve iş birliği içinde olduğumuz kurumların görüşlerinin alınması işlemleri yerine getirilir. Her türlü bilgi ve belgesi hazırlanmış olan taşınmazların mahalli tespitleri ise Mayıs-Eylül ayları arasında tamamlanır. Böylece tüm dosyalar (talep olmasa dahi) her türlü işlem için hazırlanmış olur.

Hatta talep yaratabilen birimler oluşur; TALEBE bağlı başlayan işlemlerin OLUMLU veya OLUMSUZ sonuçlandırılması en az 6 ay sürmektedir. Fakat dosyalar her türlü talebi değerlendirmeye hazır olur ise talepler azami 1 HAFTADA sonuçlandırılır. Hatta talep yaratabilen birimler oluşur; Ticari amaçla kiralanabilecekleri belirleme Fiilen kamu hizmetinde kullanılan taşınmazları tahsis etme Kamu hizmetinde kullanılmasında yarar görülenleri ilgili idarelere bildirme Özel yatırımlara ayrılacak alanları belirleyerek kamu oyunu bilinçlendirme İyi bir tatil tam hazırlanmış bavula bağlıdır!!!!!!!!!! Bekleme, talebe hazırlık yap, talep yarat!!!!!!!!!!!!! Hantallıktan kurtulmanın yolu süreci yönetmektir Her türlü talebe daima hazırlıklı ol Hizmet ettiğin vatandaşları ve kurumları dikkate al ve onları yönet

Bir talep vaktinde karşılanamazsa OLASI KAÇINILMAZ SONUÇLAR; 1- Küskünlük: Vatandaşın ve kurumların küskünlüğü 2- Güvensizlik: Kamu kurumlarına, dolayısıyla Devlete güvensizlik oluşması 3- Olumsuz eleştiriler ve tanıtım 4- Suçlama: Gerçekle ilgili veya ilgisiz hikayeler ve suçlamalar

Birinci Aşama: PLANIN HAZIRLANMASI Plana dahil edilecek mahalle ve köyler belirlenir Bütün mahalleler plana dahil edilmek zorundadır Plana dahil edilecek köyler, ilçe haritasına bakılarak aynı coğrafi bölgeden seçilir. Dağınık seçim yapılamaz. Amaç; Ecrimisil zarflarını elden tebliğ ederek zaman, personel ve ödenek tasarrufu sağlamak Vatandaşı bilgilendirme fırsatını değerlendirmek Yakın köyler arasında çalışmalarımızın duyularak sinerji yaratılması Plana dahil edilecek taşınmaz sayısı, toplam taşınmaz sayısının %25 inden az olamaz Plan, memur ve müdür tarafından hazırlanır. Hazırlanan plan, Defterdarlık İzleme ve Değerlendirme Kurulu tarafından incelenerek onaylanır

Erzurum Defterdarlığına bağlı 20 adet milli emlak servisinin 2013 yılı örnek çalışma planları Lütfen İlgili İlçenin Üzerine Tıklayınız!!!! AŞKALE AZİZİYE ÇAT HINIS HORASAN İSPİR KARAÇOBAN KARAYAZI KÖPRÜKÖY NARMAN OLTU OLUR PALANDÖKEN PASİNLER PAZARYOLU ŞENKAYA TEKMAN TORTUM YAKUTİYE UZUNDERE

İkinci Aşama: PLANIN UYGULANMASI BİLGİLERİ GÜNCELLEME BELGELERİ TAMAMLAMA İLGİLİ KURUMLARIN GÖRÜŞÜNÜ ALMA MAHALLİ TESPİT BİLGİLERİ GÜNCELLEME Plana dahil mahalle ve köylerde milli emlak servisini adeta yeniden oluşturmayı amaçlar MEOP, TAKBİS ve Tapu Kütüğü arasındaki uyuşmazlıkları sonlandırır ÇALIŞMA PLANI

Plana dahil mahalle ve köylerin MEOP listesi ile TAKBİS listesi alınır. Bir tapu senedinden yeteri kadar fotokopi yapılır. Tapu kütüğü mahalle ve köyler itibari ile taranır. Şerhler ve beyanlar ile hisseli taşınmazlardaki hissedar bilgileri dahil olmak üzere Hazine taşınmazlarının tapu kütüğündeki her türlü bilgisi bu tapulara okunaklı şekilde yazılır. Bir gün içinde bu şekilde hazırlanan tapular (servisteki diğer milli emlak personelince, yoksa müdür tarafından, mümkün değilse mülki amir onayı ile yedek olarak görevlendirilmiş milli emlak personelince) MEOP’a işlenir: Mevcut kayıtların hataları düzeltilir. MEOP’ta olmayıp tapu kütüğünde Hazine gözüken parseller MEOP’a işlenir. Tapu kütüğünde Hazineden çıkmış olmasına rağmen MEOP’ta halen Hazine gözüken parsellerin (gerekçesi yazılarak) MEOP’taki kaydı PASİF duruma getirilir. Bütün müsvedde tapular mahalleler ve köyler itibariyle ayrı ayrı klasörlenir. Bu klasörler ileride Müdür ve Uzman tarafından yapılacak denetiminde kullanılır. Bu şekilde tapu taramasının faydaları; 1- MEOP, TAKBİS ve tapu kütüğü arasında %100 uyum sağlanarak bilgiler güncelleştirilir, 2- Milli Emlak Servisi yeniden kurulmuş olur, 3- Personelde ve yöneticide kendisine ve idaresine karşı güven oluşur, 4- Takip eden işler için cesaret kazanılır, 5- Bilgisayarlar, personel ve zaman tam kapasite ile kullanılır. 6- Tapu idaresi ile ilişkiler gelişir

Dikkat Hazine taşınmazları üzerinde bulunmaması gereken «Üzerindeki bina …………..idaresine aittir» «Bu parsel………….idaresine tahsislidir» «Bu taşınmazın kullanma hakkı ……..idaresine aittir» Süresi dolmuş kamulaştırma şerhi Gibi şerh ve beyanları ilgili idare ile de irtibata geçerek tapu kütüğünden kaldırılması için RESEN işlem başlatılmalıdır

Bilgilerin Güncellenmesi Değerlendirme Formu Bu form bizzat müdür tarafından düzenlenir. Müsvedde tapulardaki bilgiler ile MEOP’ta oluşan güncellenmiş bilgiler karşılaştırılarak düzenlenir. Düzenleme sırasında doğru yazılan bilgilerin kutucuklarına ÇEK işareti, hatalı ve noksan yazılanlara ise EKSİ işareti konulur. Ancak müdür ilgili memura da göstererek, hatalı her bilgiyi düzeltir veya hiç girilmemiş bilgiyi de kendisi MEOP’a girer. Çünkü MEOP tapu kaydına %100 uygun olmalıdır. Formun her bir sütunun altına (yüz üzerinden) performans puanı verilir. Yatay performans puanlarının toplamı sütun sayısına bölünerek, memurun bilgilerin güncellenmesinde ortalama performans puanı hesaplanır. Bilgilerin Değerlendirilmesi Örnek Formu İçin Tıklayınız!!!!

BELGELERİ TAMAMLAMA Bir milli emlak servisinde ve Hazineye ait bir taşınmazın dosyasında bulunması gerekli belgeler şunlardır; 1- Kadastro askı ilan cetveli 2- Kadastro paftası 3- Kadastro (tapulama) tutanağı 4- Tapu senedi 5- Tapu kayıt örneği: Şerhler ve beyanlar hanesindeki bilgiler ile hissedarlık bilgilerini de gösterir şekilde düzenlenmiş olmalıdır. 6- Koordine değerli kroki 7- İmar durum belgesi 8- İmar planı paftaları Kadastro Paftaları ile İmar Paftalarına Hazine taşınmazları çizilir ve renklendirilir. (Örneğin; tahsisli olanlar KIRMIZI diğerleri ise SARI gibi) Paftaların bir sureti serviste arşivlenir, bir sureti Defterdara, bir sureti de mülkü amire takdim edilir. Takdimler yazılı olarak değil bizzat yapılmalıdır.

Belgelerin Değerlendirme Formu Bu form bizzat müdür tarafından düzenlenir. Formun düzenlenmesinde taşınmaz dosyalarından yararlanılır. Dosyada ve serviste olması gerekenlerden memur tarafından temin edilmiş olanlara ÇEK İŞARETİ, olmayanlara ise EKSİ İŞARETİ konulur. Müdür, bulunmayan belgeler için eksi işareti koymakla birlikte, bu belgeleri muhakkak tamamlattırır. Çünkü, bir işlem tesis edebilmesi belgelerin tam olmasına bağlıdır Formun her bir sütunun altına performans puanı verilir. Yatay performans puanlarının toplamı sütun sayısına bölünerek, memurun bilgilerin güncellenmesinde ortalama performans puanı hesaplanır.

KURUMLARDAN GÖRÜŞ ALMA Hazine parsellerinin tahsis, satış, kiralama, irtifak hakkı gibi işlemlere tabi tutulabilmesi, ilgili kurumların uygun görüş vermesine bağlıdır. Bu kurumlar ve bağlı oldukları yasaları, milli emlak tebliğlerinde gösterilmiştir. Bu nedenle her işlemden önce ilgili kurumlardan görüş almak zorunluluktur.

Görüş alınırken oluşan zaman ve personel israfını yok etmek Örneğin plana 1.000.- adet taşınmaz dahil edilmişse; 1.000 x 11 = 11.000.- adet görüş yazısı yazılması gerekir. Çünkü on bir adet kurumdan görüş alınması gerekmektedir. Görüş yazıları örnek matbu yazılar haline getirilir Önceden temin edilmiş koordine değerli krokiler (1.000 adet) yazıya ek yapılır Plana dahil taşınmazların listesi de yazıya ek edilir Her bir kuruma tek bir yazı yazılarak görüş alınır Ancak her parsel için belediyesinden ayrı ayrı bilgi, belge ve görüş istenir. Çünkü her parselin imar, emlak vergisi gibi bilgileri farklıdır. Belediye ile yazışmalar parselin kendi dosyasından yapılır. Görüş isteme yazıları ayrı bir klasörde mahalle ve köyler itibariyle arşivlenir Gelen cevap yazıları da bu klasöre kaldırılır Cevap yazılarının içinde SAKINCA OLDUĞU BİLDİRİLEN parsellerin cevap yazıları kendi dosyasına konulmalıdır. Mahalli tespite giderken, talep eden kurumların personelleri de götürülebilir. Erzurum Defterdarlığının Örnek Görüş Yazıları İçin TIKLAYINIZ!!!!

Görüş Yazıları Değerlendirme Formu Bu form bizzat müdür tarafından düzenlenir. Formun düzenlenmesinde görüş isteme klasöründen yararlanılır. Memur tarafından yazılmış olanlara ÇEK İŞARETİ, yazılmamış görüş yazıları için ise EKSİ İŞARETİ konulur. Müdür, yazılmamış görüş yazıları için eksi işareti koymakla birlikte, bu yazıları muhakkak tamamlattırır. Çünkü, bir işlem tesis edebilmek için ilgili kurumlardan eksiksiz olarak görüş alınması zorunluluktur. Formun her bir sütunun altına performans puanı verilir. Yatay performans puanlarının toplamı sütun sayısına bölünerek, memurun bilgilerin güncellenmesinde ortalama performans puanı hesaplanır.

Tahsis, kira, satış, irtifak hakkı gibi işlemler için Defterdarlıktan veya Bakanlıktan alınacak izin yazılarına belgelerin aslı eklenmemelidir. Belgelerin onaylı fotokopileri eklenmelidir Belgelerin aslı her zaman dosyasında bulunmalıdır Böylece, aynı parselle ilgili yeniden işlem tesis edilmesi gereken durumlarda, belge tamamlamak için zaman, personel kaybı önlenecektir.

MAHALLİ TESPİT Şu an itibariyle; Güncelleme çalışmaları tamamlandı Belgeler tamamlandı İlgili kurumlara görüş yazıları gönderildi. Görüşler gelmemiş olsa dahi, tespit çalışmaları devam ederken gelecektir. Araziye çıkmadan önce; İLETİŞİMİN GÜCÜNDEN YARARLANIN

Mülkü Amire ve Kurum Amirlerine Sunum Yapılması Mülki amirin ve kurum amirlerinin katılacağı bir toplantı sunum yapılır. Bu toplantıda; - Hazine taşınmazlarının renkli olarak işaretlendiği kadastro paftaları ile imar paftalarının birer örneği ve Hazine taşınmazlarının listesini mülki amire takdim edilir. Mahalleler ve köyler itibariyle Hazine taşınmazlarının adet ve yüz ölçümleri, tahsisli olanlarla olmayanlar ayırımı, tahsisli taşınmazların köy ve mahalleler itibariyle tahsis şekilleri gibi bilgiler verilir. Başta mülki amir olmak üzere bütün kurum amirlerine, kamu hizmetlerini yönlendirme ortamı oluşturulmalıdır Mülki amirin (okul yeri, hastane yeri, karakol yeri gibi) talepleri alınmalıdır

Toplantının Olumlu Sonuçları Hazine arazilerine hakimiyetinizi gösterdiniz Hazine arazilerini yöneteceğiniz düşüncesini akıllara yerleştirdiniz Mülki amirle olan ilişkilerinizde yepyeni bir sayfa açtınız İleriye dönük taahhütlerde bulunmuş olduğunuzdan kendinizi çalışmaya motive ettiniz Artık yönetimden (araba gibi) talep kâr olabilirsiniz

Muhtarlarla Toplantı Yapılması Plana dahil mahalle ve köylerin muhtarlarına kendi kurumunuzda toplantı düzenleyin Bu toplantıda Satış mevzuatı hakkında bilgi verin Ecrimisil hakkında bilgi verin Satışın veya kiralamanın doğrudan gelir desteğine faydalarını anlatın Sürenizin kısıtlılığından ve öneminden bahsedin

Muhtarlara; Hazine arazilerinin işaretlendiği ve sınır komşularının KURŞUN KALEMLE yazıldığı pafta örneklerini, Köylerindeki/mahallelerinde Hazine taşınmazlarının listelerini, Satış ile ilgili olarak köylünün anlayacağı şekilde hazırlamış olduğunuz kısa notları, Boş satış dilekçelerinden yeterli fotokopi örneği verin Siz köye gitmeden önce; Hazine yerlerinin kimin işgalinde olduğunu kendileri bulmuş olacaktır Satın alma niyetinde olanlar, diğerlerini etkilemeye başlayacaktır Satın alacaklar, bu parayı nereden bulacaklarını planlayacaklardır Birçok köylünün sizi sabırsızla beklediğinden emin olun, Kurtarıcının geldiğini düşünüyorlar!!!!

Ne kadar cesur olduğunuzu ölçmenin yolu Bu sunumu her köyde ayrı ayrı yapabilir misiniz? - Projeksiyon aletiniz ve yansıtıcı perdeniz hazır mı

Tespitte Dikkat Edilecek Hususlar Üzerinde (bina, ahır vs) muhdesat bulunan parseller için A4 kağıda ayrı bir tutanak düzenlenmeli İşgalcilerin (cep, iş yeri, ev gibi) telefonu, MSN adresi gibi iletişim bilgileri alınmalı Vatandaşlık numarası öğrenilmeli Memur tarafından mahallinde hazırlanan tutanak bilgilerinin MEOP’a girilmesi diğer memur, yoksa müdür, mümkün değilse yedek tarafından yapılmalıdır Ecrimisil tebliğ zarflarının elde tebliğ edilmesi bir taraftan zaman, para, personel tasarrufu sağlarken bir taraftan da vatandaşla iletişimi geliştirecektir.

Tespit Sonuçlarının Yeni Bir İşleme Dönüştürülmesi Dosyanızda her türlü bilgi ve belge hazır. O halde; 1- Satın alma taleplerini toplu bir şekilde değerlendirerek topluca Defterdarlık iznine gönderin 2- Tahsisli olmadığı halde kamu hizmetinde kullanılanlar var ise ilgili idareyle iletişim kurup tahsis işlemlerini tamamlayın 3- Kamu hizmetine ayrılmasında yarar gördüklerinizi (okul, hastane, karakol vs) mülkü amire ve ilgili idareye bildirin 4- İfrazında Hazine yararı olduğunu düşündüklerinizi bağlı olduğunuz bölge Defterdarlığı teknik büroya bildirin 5- Hisseli taşınmazları resen ve topluca satışa çıkarın 6- Ticari amaçla kullanılmasında ekonomik yarar gördükleriniz için kiralama veya irtifak hakkı başlatın 7- Bulunduğunuz yerdeki ekonomik gelişmeleri dikkate alarak «kat karşılığı inşaat» veya «arsa karşılığı inşaat» çalışmaları başlatın

Üçüncü Aşama: PLANIN DEĞERLENDİRİLMESİ Planın her aşamasının daire amiri tarafından değerlendirilmesidir. Her aşamanın tamamlanmasını takip eden ilk 15 gün içinde, bizzat amir tarafından düzenlenecek olan «Değerlendirme Formları» ile yapılır. Daire amirleri, her aşamanın sonunda belli merkezlerde toplantıya davet edilir. Her amir kendi planının aşamaları hakkında sunum yapar. Bu sunumda; Hedeflerin geçekleşme oranlarını, Hedef belirlemede yapılmış olan doğruları ve yanlışları Beklenilen ve beklenilmeyen sorunları Personelin projeyi kabullenme ve uygulama becerisini Kurumun dış çevresini oluşturan; ilgili idarelerle ve vatandaşlarla olan ilişkilerdeki olumlu veya olumsuz gelişmeleri Proje ile ilgili olarak kendi ilçesinde yapılmış olan toplantıların sonuçlarını Projenin güçsüz ve güçlü taraflarını Önerilerini SLAYT SUNUMU ile anlatır

Dördüncü Aşama: PLANIN DENETLENMESİ Denetim, görevlendirilmiş uzman tarafından yapılır Denetim üç aşamalıdır; - Bilgilerin güncellenmesi, belgelerin tamamlanması, görüşlerin alınması ve değerlendirmenin doğruluğu gibi planın uygulanması Dosyaların içeriğinin esastan incelenerek, taşınmazları tahsis, kiralama, satış, irtifak hakkı gibi idari işlemlere yönlendirme Personelin planı uygulamadaki başarısının değerlendirilmesi

İzleme Ve Değerlendirme Kurulu Bu kurul; Defterdarın Başkanlığında Defterdar Yardımcısı Milli Emlak Müdürü Milli Emlak Müdür Yardımcısı Personel Müdürünün katılımıyla oluşturulur

Kurulun Görevleri Değerlendirme raporları ile denetim raporlarına dayanarak; Projeye dahil personelin performans puanlarını ölçmek Başarılı personeli ve ödüllendirme yöntemlerini belirlemek Başarısız personeli ve nedenlerini belirleyerek, nedenleri gidermek Projenin olumlu ve olumsuz yönlerini irdelemek, projenin geliştirilmesine katkı sağlayacak düşünce ve önerileri değerlendirmek Proje ekiplerinin personel, ödenek, teknoloji, araç-gereç gibi ihtiyaçlarını ve bu ihtiyaçların karşılanma yöntemlerini belirlemek Proje ekiplerinin yeni planlar yapması yönünde işlem başlatmak ve planları onaylamak Projenin uygulanması ile ilgili olarak eğitimler organize etmek Daire amirlerince yapılacak değerlendirme toplantılarını organize etmek Proje ekiplerinin, dış çevre ile olan ilişkilerinin geliştirilmesine yönelik politikaları belirlemek Önceki yıl tecrübelerine dayanarak, proje ekiplerinin hedeflerini ortaya koymak Proje ekip personelinin motivasyonlarının artırılması için gerekli çalışmaları yapmak

ERZURUM DEFTERDARLIĞI BAŞARILAR DİLERİZ !!!!!!!