BBY 370 Müzelerde Bilgi Yönetimi Bilginin Düzenlenmesi: Standartlar, kurallar, rehberler Koleksiyon Yönetim Sistemleri Alev Ayaokur Tolga Çakmak

Standartlar

Standartlar Nesnenin kataloglanması ile nesne bilgisinin üstveri yapısını oluşturmak ve bu verilere en etkili ve verimli şekilde erişimi sağlamak amaçlanmaktadır. Veri Yapısı Standartları Veri İçerik Standartları Veri Değeri Standartları Veri Değişim Formatı Standartları

Veri Yapısı Standartları CDWA Sanat, mimari, maddi kültür, eserler ve ilgili görsellerin koleksiyonları hakkında bilgileri tanımlamak ve bu bilgilere erişim sağlamak için kavramsal bir çerçeve sunmak üzere oluşturulmuştur. 540 tanımlama alanı içerir. Görsel çalışmalar, metinsel materyaller, yerler, genel kavramlar ve konular için ayrılmış dosyalar ve otoriteler yapılandırılmasını önerir.

CDWA örneği http://www.getty.edu/research/publications/electronic_publications/cdwa/example s/33_pantheon_building.html

Veri Yapısı Standartları Object ID Sanat, antikalar ve tarihi eserlerin tanınabilmesi için gerekli asgari bilginin edinilebilmesinde müzeler, polis ve gümrük daireleri, sanat piyasası, sigorta endüstrisi, sanat ve antika değerlendirme uzmanlarının ortaklaşa çalışmalarıyla oluşturulmuş uluslararası bir standarttır. Nesnelerin tanımlanması için 9 bilgi kategorisi belirlemiştir: Nesnenin türü, malzemeler ve teknikler, ölçüler, yazılar ve işaretler, ayırt edici özellikler, isim, konu, tarih veya dönem ve yapımcı bilgisi. “Teknik dil yerine günlük kullanım”

Veri Yapısı Standartları VRA Core Kültür ve sanat eserlerinin tanımlanması için oluşturulmuştur http://core.vraweb.org/examples/html/example047_full.html

Veri Yapısı Standartları Dublin Core “Sadece müze eserleri için değil, tüm bilgi kaynağı türleri için” Temel düzeyde – 15 veri alanı Gelişmiş düzeyde – 50 veri alanı

Veri İçerik Standartları Cataloging Cultural Object (CCO) Kültürel mirasın tanımlanması: Mimari eserler, sanat eserleri, kültürel eserler.. Asgari bir nesne kaydının mümkün olduğu kadar çok oranda üstveri içermesini önermektedir. Verilerin üstveri standartları içerisinde kolaylıkla dönüştürülebilir bir yapıda olabileceği genel kavramlar sunmaktadır.

CCO

Veri İçerik Standartları SPECTRUM İngiltere’de geliştirilmiştir ve yaygın olarak kullanılmaktadır. İki ana bölüme ayrılmıştır: Müzede koleksiyon yönetim faaliyetlerini ve nesnelerin dokümantasyonu sürecinde gerçekleştirilecek işlemleri tanımlar. Temel nesne tanımlamalarını da içeren işlemlerde ortaya çıkan bilgi gereksinimlerini belirlemektedir.

Veri Değeri Standartları Veri öğelerini ve yapılarını desteklerler. Nesneler tanımlanırken; Coğrafi bilgiler, Kişi/kurum adları, Nesne isimleri, Malzeme ve teknikler, Zamanla ilgili kavramlar/tarihler, Konusal erişim alanlarında tezaruslardan yararlanılır .

Veri Değeri Standartları Yerel tezarus / yayınlanmış tezarus Varolan bir tezarus mu kullanılacağı ya da koleksiyon için özel mi seçileceği; zaman, kaynaklar, ziyaretçiler, kullanım amacı, tezarusun erişilebilirliği, tezarus oluşturmak için gerekli araçları sağlamak gibi unsurlara bağlıdır.

Veri Değeri Standartları J. Paul Getty Trust AAT ( Art & Architecture Thesaurus) TGN (Thesaurus of Geographic Names) ULAN (Union List of Artist Names) CONA (Cultural Objects Name Authority) Library of Congress TGM (Thesaurus for Graphic Materials) Sanat, mimarlık ve maddi kültür alanında uzmanlaşan pek çok disiplin için önemli olan nesneler, kavramlar ve yerler ile ilgili terminoloji bulunmakta.

Getty- TGN “Ankara” http://www.getty.edu/vow/TGNHierarchy?find=ankara&place=&nation=&prev_page= 1&english=Y&subjectid=1001101

Veri Formatı Değişim Standartları Verilerin paylaşımını sağlayan, veriler arası bağlantılar kurulmasını kolaylaştıran ve verilerin bir ortamdan diğerine aktarılmasına olanak tanıyan standartlardır. LIDO (Lightweight Information Describing Objects) CDWA Lite Museumdat SPECTRUM XML CIDOC CRM (Conceptual Reference Model)

Koleksiyon Yönetim Sistemleri

Koleksiyon Yönetim Sistemi (KYS) KYS’nin temel hedefi yönetim, koruma ve konservasyon işlevleri için envanter oluşturmak, diğer bir deyişle müze nesnelerini dizinlemek, kontrolünü sağlamak ve yönetmektir (Swank, 2008, s. 8). İyi bir KYS’nin gereği herhangi bir objenin daha müze kaydına alındığı ilk günden, hakkında en detaylı bilgilerin de elde edileceği ana kadar tüm yaşam döngüsünü kapsıyor olmasıdır (Dallas, 1994, s. 262).

KYS Bir müzede yapılandırılacak bilgi sisteminin içermesi gereken işlevler: İdari yönetim: Edinme öncesi, edinme, sağlama, envanter kontrolü, ödünç verme, sergi planlama ve yönetimi vb.süreçleri kapsamaktadır. Nesne dokümantasyonu: kataloglama, konu tanımlama/konu erişim sistemleri, imaj erişim sistemlerini içermektedir. Konservasyon yönetimi: İdari durumu, müdahale öncesi durum kaydını, Kullanılan teknik ve materyal kayıtlarını, müdahale sonrası sağlanan sonuçları içermektedir. Yayma: Yayınlar, katalogların üretimi, müze veritabanlarına erişim süreçlerini ifade etmektedir. Kütüphane/arşiv uygulamaları: Nesne koleksiyonları ile bağlantılı olarak kütüphane ve arşiv materyallerinin de düzenlenmesi ve mevcut bilgi sisteminde erişime açılması sağlanmalıdır.

KYS Genelde 15 temel modül içerir.. Kataloglama / Nesne: Edinme numarası, katalog numarası, başlık, öğeler, nesne adı, sanatçı ya da üretici, tarih, kültür, boyut, durum, güncel konumu, değeri, provenansı, sergi geçmişi, kaynak ve resim alanlarını içerir. Edinme: Bağışçı ismi, iletişim bilgileri, edinme türü, edinme numarası, taşınma belgesinin tarihi, vaadedilmiş bağışlar, alınma tarihi, nesnenin müzeye nasıl geldiği bilgisi, bağışçının şartları, satıcı ve satınalma ücreti alanlarını içerir. Elden çıkarma:Koleksiyondan çıkarılan nesnelerin elden çıkarma nedenini, yöntemini, tarihini bildiren katalog alanlarını içerir. Tezarus: Tutarlı kataloglama için müze terminolojisini kontrol eder. Ödünç alma-verme:Hernesne için katalog kaydını da içerecek şekilde ödünç alanın adı, iletişim bilgileri, gereksinimleri; nesnenin ödünç verme süresi, sevkiyat bilgisi, sigorta değeri; durumu, resmi, ödünç alma-verme geçmişi. 

KYS Sergiler:Sergi adı, yeri, süresi, sergi geçmişi, sergideki nesneler, ödünç veren, sevkiyat, sigorta, kurulum notları, bütçe, sergi resimleri alanlarını içerir.  Sevkiyat/taşıma: Nesnelerin farklı bir yere taşınırken kutu notları, kutu boyutları, sevkiyattaki kutu adedi, her bir kutudaki nesnelerin bilgisi, taşınacağı yer/mekan ve gümrük bilgileri gibi gerekli düzenlemeleri içeren bilgi alanlarını kapsar. Durum/Konservasyon: Nesnenin durumu, inceleme tarihi, inceleyen bilgisi ve konservasyon raporları alanlarını içerir. Tarama: Sorgu yöntemleri, dil ya da farklı giriş noktalarından veritabanlarını taramak için kullanılabilen terimler  Raporlar:Çoğu KMS, kullanıcının veritabanından çekerek seçtiği bilgiye dayalı raporların yazılımla uyumlu araçlar vasıtasıyla üretilmesine izin verir. 

KYS Güvenlik: Çolu kullanıcılı sistemler için güvenlik düzenlemeleri vardır. Veritabanı yöneticisi tarafından belirlenen düzenlemelere göre kullanıcılar kısıtlı veriyi görebilir ya da güncelleyebilir.   Çoklu ortam: Çoğu veritabanı çoklu ortamı destekler. Çoklu ortam işlevi sayısal imajlara, audio-video ve kayıtlara tutturulan belge klasörlerine izin verir ve üstveri kaydedilecek alanları içerir.  Telif hakları/Çoğaltma: Telif kısıtlamalarını, hakları ve telif sahibi gibi alanları içerir. Alınan/gönderilen veri: XML ya da doc. gibi farklı formatlarda veri aktarım ve gönderimine izin verir. Barkod: Edinme numarası, başlık, resim gibi bilgi içeren, barkod etiketlerinin bastırılmasını ve oluşturulmasını sağlar. Barkodları tarar ve okur, nesneleri izler ve envanter kontrolüne yardımcı olur.

KYS seçerken.. Gereksinim analizi yapılmalı.. Koleksiyon Yönetim yapısına ve politikalarına uygun olmalı Müzelerin koleksiyon yönetimi ile ilgili amaç ve hedeflerini gerçekleştirmesine aracılık edebilmeli