İÇİNDEKİLER Çalıştay Yönteminin Keşfi Çalıştay Nedir? Çalıştay süreci Farkı yaratan 3 neden İleri problem çözme teknikleri Problem çözme süreci Aktif yönetmenlik tarzı Çalıştay Uygulamaları Durum Tespit Çalıştayı Proje Yönetim Çalıştayı Süreç İyileştirme Çalıştayı Müşteri Odaklılık Çalıştayı Strateji Çalıştayları Amaç Belirleme Çalıştayı Fütüristik Stratejik Planlama Çalıştayı Vizyoner Eylem Çalıştayı Kişisel Gelişim Çalıştayı

Bu dersin sonunda Çalıştayın ne anlama geldiğini öğrenebilecek, Çalıştay sürecinin nasıl işlendiğini kavrayabilecek, Çalıştayın temel uygulamalarını sıralayabileceksiniz

Çalıştay(workshop)-Kurultay Çalıştay yöntemini keşfeden kişi Tunç Çelik'tir. Tunç Çelik 1993 yılında başladığı çalışmaları, 1998'de olgunlaştırmış, 2000 yılında ise Analiz Sentez Danışmanlığı‘nı kurmuştur. Tunç Çelik çalıştay yöntemini en etkin uygulayan kişi olarak, danışmanlık projelerinde de bu yöntemi etkinlikle kullanmaktadır.

Çalıştay Yönteminin Keşfi 1) Toplantılarda çok zaman ve enerji kaybedildiğini gören, 2) benzer sorunların tekrar tekrar masaya gelip çözülemediğini gözlemleyen, 3) insanların düşüncelerini ifade edemeden ve anlaşamadan ayrıldıklarını izleyen, 4) kalıcı çözüm için çok daha yeni ve etkili fikirlere ihtiyaç olduğunu fark eden Tunç Çelik, bu anlayışı sonucunda ileri problem çözme teknikleri ile karşılaştırmış ve bu yöntemin Türkiye'deki ustası olmuştur. Uygulama içinde, problem çözme yöntemlerinin öğrenilip kullanılmasındaki zorluğu gören Tunç Çelik, usta bir yönetmen desteğinde çalışılması durumunda, teknikleri bilmeyenlerin dahi fayda görmesini sağlayan Çalıştay yöntemini geliştirmiştir.

Bu teknik; Olayların derinlemesine incelenmesini sağlar, Araştırma ve problem çözme gücünü geliştirir, Etkinlik ve verimliliği arttırır Özgün görüşlerin dile getirilmesini sağlar, Katılımla fikir zenginliği, ve sinerji yaratır, Ortam birlikteliği sağlar, Güçlü teşhis, karar ve eylem planları üretme sağlanır, Çok daha kolay, hızlı ve keyiflidir.

Çalıştay nedir? Çalıştay, bir grubun birlikte verimli şekilde çözüm üretmesini sağlayan, disiplinli bir fikir üretme ve karar alma aracıdır. • Amacı ve konusu iyi tespit edilmiş • Katılımcıların konuya göre seçildiği • Problem çözme sürecinde adım adım ilerlenen • Özel analiz ve sentez tekniklerinin kullanıldığı • Analiz, değerlendirme, karar alma ve planlama sürecidir.

Çalıştay Süreci Çalıştay öncesinde, grubu doğru sonuca götürecek soruları tespit edilir. Çalıştay’ın etkin ve verimli geçmesi için ileri problem çözme tekniklerini kullanıyor, grup içindeki iletişimi ve ilişkileri aktif bir yönetmenlik tarzla yönlendiriliyor. Üretilen fikirlerin hızla sentezlenmesini ve elde edilen bulguların eyleme dönüştürülmesi sağlanır. Sentezlenmiş ve netleşmiş konular rapora dönüştürülür

Çalıştay Aşamaları Planlama Aşaması ; Çalıştay sırasında kılavuzluk yapacak danışman tarafından kuruluşun tanınması ve çalışmayı talep eden kuruluş yöneticilerinin konuya ısınmaları için ön görüşme yapılması gerekmektedir. Bu aşamada yapılması gereken bir diğer önemli görev de çalışılacak grupların oluşturulmasıdır. Bu şekilde analiz sürecinde sorular doğru grup ve kişilere yöneltilmiş olacak ve bu şekilde çalışmanın faydası artacaktır.

Uygulama Aşaması; Planlama aşamasının tamamlanmasını takip eden bir ile iki hafta içinde bir yada iki günlük bir süre içinde (konuya ve amaca göre bu değişebilir) çalıştay icra edilecektir. Uygulama Görüşlerin toplanmasını, Önceliklilerin öne çıkarılmasını, Durumun netleştirilmesini, Gerektiğinde çözüm önerilerinin üretilmesini, Çözümlerin taslak eylem planlarına dönüştürülmesini içerir.

Raporlama ve Sunum Aşaması Çalıştay çıktılarının çalışmadan kısa bir süre sonra “tam olarak dokümante edilip, raporlanıp, sunulması” sayesinde, yürütülen çalışmadan daha sonraki aşamalarda da yararlanılması mümkün olmaktadır.

Formula 1 ile Araba Benzetmesi Bir yerden bir başka yere gitmek için çeşitli araçlar kullanırız. Karar almak için de bir araya gelir ve toplantı yaparız. Toplantıyı yönetmek araba kullanmaktır. Bir toplantıyı iyi yönetebilirsiniz. Ancak çalıştay yönetmek bir Formula 1 aracı kullanmaktır. Çok üst düzeyde, çok güçlü, çok deneyimli olmak gerekir.

Serbest Dalış Benzetmesi Serbest dalış sırasında yüzeyden suyun dibine doğru bir halat gerilir. Dalgıç buna tutunmaz, bundan güç almaz. Bu halatın rolü sadece dalgıca yönü göstermek, acil bir durumda yardım almasını sağlamaktır. Belli bir derinlikte dalgıç sağı-solu, yukarıyı ve aşağıyı kaybedebilir. Bunun için bir yön gösterici halata ihtiyaç duyulur. Çalıştay da bir yönetim ekibinin bir sorun ya da konuya dalmaya başladığında, amacından sapmaması ve yolunu kaybetmemesi, hedefine en güvenli ve hızlı ulaşması için deniz dibine inen kılavuz halat görevi görmektedir.

Fark Yaratan 3 Neden 1) İleri problem çözme teknikleri Çalıştay yönteminin temeli ileri problem çözme teknikleridir. Bu teknikler sorunları analiz edip, ortaya çıkan fikirlerin sentezlenmesine yarar. 2) Problem çözme süreci Bu disiplin kök sorunlar tespit edilmeden, çözüm üretilmesini önlemektedir. Bu şekilde gerçekçi çözümler üretilirken, değerli çalışma zamanı da sonuç üretmeyecek konularda harcanmamış olur. 3) Aktif yönetmenlik tarzı Aktif bir yönetmen kurulu düzende duyulmaz hale gelmiş, fark edilemeyen, söylenemeyenlerin ortaya çıkması için şarttır. Bazı çözüm üretmeyen baskın fikir ve yaklaşımların da aşılması için etkin ve deneyimli bir yönetmen şarttır. Deneyimli bir yönetmen çalışmanın temel kurallarını bilir ve hangisinde ne zaman ve ne kadar taviz vereceğini bilir. Yöntemden taviz verilmemesi gereken noktada da öne çıkar. Aksi takdirde kurgu ve yöntemlerin de bir faydası olamaz.

Çalıştay Çeşitleri Durum Tespit Çalıştayı Proje Yönetim Çalıştayı Süreç İyileştirme Çalıştayı Müşteri Odaklılık Çalıştayı Strateji Çalıştayları Kişisel Gelişim Çalıştayı

Durum Tespit Çalıştayı Klasik danışmanlık uygulamalarında durumun anlaşılması için birçok mülakat yapılır. Bu mülakatlar sonucunda, söylenenlerin nasıl rapora dönüşeceği hep bir merak ve endişe kaynağıdır. Oysa daha az sayıda kritik mülakat sonucunda tasarlanan Çalıştay aracılığı ile kritik bilgiler toplanırken, aynı zamanda sentezlenir. Önemli neden sonuç ilişkileri tüm katılımcıların gözü önünde kurulur, kök sorun analizi yapılır. Öncelikler ve çözüm önerileri de bu anlayış birliğinin sağlanmasından sonra çalışılır. Çalıştay bu nedenlerle, zamanı çok daha iyi kullanan, şeffaf, kök sorunları ortaya çıkaran, daha güçlü çözümler formüle edilmesini sağlayan ve danışmanlık sürecini reengineer eden bir araçtır.

Proje Yönetim Çalıştayı Proje yönetimi, şirketlerde sorunların parça parça ve adım adım ele alınarak hedeflere ulaşılması için hayati bir araçtır. Öğrenmesi kolay proje yönetim sürecinin, püf noktaları vardır. Bunlarda ki belirsizlikler çalışmanın başarısını engeller. Çalıştay yöntemi bu anlamda projelerin sigortası ve kurtarıcısıdır. 1) Eğer amacı netleştirmekte ve sponsorun desteğini almakta bazı eksikler varsa, 2) Ekip içinde uyumsuzluk ve çatışma fazla ise, 3) Sorun ya da çözüm üzerinde uzlaşılamıyorsa 4) Zaman geçmesine rağmen hala bir eylem planı ortaya konulamadıysa

Süreç İyileştirme Çalıştayı Süreçleri bütün bir değer zinciri olarak grubun karşısına koyuyor ve katılımcıların gözünde "zincirin bütününün iyi işlemesi" fikrini görselleştirilir. Yaşanan her aksaklık ve sorunun, sonraki adımlara ve nihai müşteriye etkisini görünür kılıp, ekibin aksaklıkların öncesindeki nedenlere yönelmesini teşvik edilir. Bu şekilde süreç çalışmaları da artık Çalıştay yöntemi ile daha etkin, kolay ve hızlı.

Müşteri Odaklılık Çalıştayı Bir kuruluşun temel bir işi, müşterilerini ve ihtiyaçlarını düşünmektir. Bunu şirketin pazarlama ve satıştan sorumlu liderleri sürekli yapar. Ancak zaman zaman, bu çalışmanın daha geniş katılımla yapılması gereklidir. Böylece yönetimin duyarlılık ve öncelikleri şirketin geneline yayılmış olur. Çalıştay ile müşteri ihtiyaçları ile iş süreçlerini ilişkilendiriyor, şirketin ilerlemesi için gerekli kritik iyileşme alanlarını da bu şekilde ortaya çıkarılıyor. Bu şekilde belirlenen hedefler çalışanlar için daha anlamlı oluyor ve başarı olasılığı da yükseliyor.

Strateji Çalıştayları Stratejik planlama sürecini etkin ve günlük işleyiş ile ilişkili hale getiriliyor. Stratejik planlamayı bürokrasi olmaktan çıkarıp, yaratıcı ve hedef odaklı bir sürece dönüştürülür. Bir seferde tamamlanıp ilerlenen çalıştaylar, sürecin kesikli şekilde de olsa, sağlıklı ilerlemesini mümkün hale getiriyor. Sentezleme ve proje yönetimi becerimizi kullanarak ikinci adımda, stratejik düşünceler ile şirketin günlük gelişme önceliklerini ilişkilendirilir. Şirket hedefleri ve birim-kişi hedefleri üzerinde çalışarak, bu başlatılan çalışmaları günlük olarak takip edilir hale getiriyoruz.

Amaç Belirleme Çalıştayı Amaç bir insanın, organizmanın ya da kuruluşun varlığının temelidir. Bunda net olmayan her şey ya da yanlış tanımlanan noktalar yapıya büyük zararlar verebilir. Bu nedenle, "pratikte aktif olan amacı" netleştirmek, bunu "olan ve olmayan ile kıyaslamak", olması gereken, sade, uygun ve güçlü amacın bulunmasının gereğidir. Değişimin çekirdeği olan bu çalışma yapılmadan, değişim programları yürütülmemelidir. Altını çizmek istediğimiz nokta, bunun bir misyon belirleme çalışması olmadığı ve olamayacağıdır. Olsa olsa misyonun keşfi denebilir.

Fütüristik Stratejik Planlama Çalıştayı Özgün ve bugünün modern yaklaşımlarına uygun senaryo geliştirme sürecinin kullanılabilmesi için mutlaka kuruluşun özelliklerine göre yeniden yorumlamakta ve çalışma sürecini kuruluşa göre uyarlanmaktır.

Vizyoner Eylem Çalıştayı İnsan zihni çoğu zaman tepkisel çalışır. Hep şimdide neyi değiştirmek istediğine odaklıdır. Oysa kimi zaman şimdiden bağımsız olarak, "en istenen durum" gözde canlandırılmalı ve bizi buraya götürecek yollar üzerinde düşünülmelidir. Böylece çok daha yaratıcı, yeni yol ve yöntemler bulabilir.

Kişisel Gelişim Çalıştayı Öğrenmeyi öğrenme ve öğrenme çemberleri kavramını duymuşsunuzdur. Bireylerden kendi başlarına çalışmaları istendiğinde bunda zorlanabilmektedirler. Bu çalıştay uygulaması ile 5 ila 7 kişilik bir ekibin birlikte bir öğrenme planı yapmalarına yardımcı olmaktadır.

Çalıştay’ın Faydaları Toplantıların verimi ve hızı artar. Verimsiz ve stresli toplantılar biter! Yaşayan ve yaratıcı eylem planları üretilir. Projeler etkinleşir. Proje ekipleri hedefe kitlenir, ekip içi uyumsuzluklar aşılır. Normal toplantılarda ortaya çıkamayan yaratıcılığı açığa çıkarır.

HAZIRLAYIP SUNAN Damla SÖNMEZ Betül ZORLUOĞLU Meryem AKALAN