Şubat 2007

Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Süreci

1. Aşama: İletişim -Bölüm Erasmus Temsilcisi; Erasmus sürecinde akademik danışmanınızdır. -UO Erasmus Uzmanı; Erasmus sürecinde idari konularda danışmanınızdır. -Misafir Olunacak Üniversite ile öğrenci veya Bölüm Temsilcisi, konaklama ve akademik (ders listesi, ECTS kredisi, eğitim dili vs.) konularda bilgi almak üzere iletişime geçer. -Bölüm Erasmus Temsilcisi; Erasmus sürecinde akademik danışmanınızdır. -UO Erasmus Uzmanı; Erasmus sürecinde idari konularda danışmanınızdır. -Misafir Olunacak Üniversite ile öğrenci veya Bölüm Temsilcisi, konaklama ve akademik (ders listesi, ECTS kredisi, eğitim dili vs.) konularda bilgi almak üzere iletişime geçer.

2. Aşama: Evrak -Application Form: Misafir olunacak üniversiteye gönderilecek öğrenci başvuru formudur. -Learning Agreement: Öğrencinin misafir olacağı kurumda alacağı derslerin adını ve ECTS kredilerini içeren belgedir. Öğrencinin, misafir olacağı kurumda alacağı derslerin ECTS kredileri toplamı 30 olmak zorundadır. 2. Aşama: Evrak -Application Form: Misafir olunacak üniversiteye gönderilecek öğrenci başvuru formudur. -Learning Agreement: Öğrencinin misafir olacağı kurumda alacağı derslerin adını ve ECTS kredilerini içeren belgedir. Öğrencinin, misafir olacağı kurumda alacağı derslerin ECTS kredileri toplamı 30 olmak zorundadır.

-Akademik Tanınma Formu: Öğrencinin kendi kurumunda alacağı derslere karşılık misafir olacağı kurumda alacağı derslerin denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. Öğrencinin, misafir olacağı kurumda alacağı derslerin ECTS kredileri toplamı 30 olmak zorundadır. -İngilizce Transkript -Akademik Tanınma Formu: Öğrencinin kendi kurumunda alacağı derslere karşılık misafir olacağı kurumda alacağı derslerin denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. Öğrencinin, misafir olacağı kurumda alacağı derslerin ECTS kredileri toplamı 30 olmak zorundadır. -İngilizce Transkript

3. Aşama: Seçilen Öğrencilerin Karşı Üniversite’ye Bildirilmesi -UO Erasmus uzmanları seçilen öğrencilerin akademik ve iletişim bilgilerini e-posta ile karşı üniversiteye bildirir. Aynı e-postanın kopyası öğrenciye de gider. -Devam eden süreçte, öğrenci bilgi almak için karşı üniversite ile iletişime geçebilir. -Öğrenciler ilgili formları, UO web sayfasında duyurulan son tarihe kadar UO’ya teslim eder. -UO Erasmus uzmanları seçilen öğrencilerin akademik ve iletişim bilgilerini e-posta ile karşı üniversiteye bildirir. Aynı e-postanın kopyası öğrenciye de gider. -Devam eden süreçte, öğrenci bilgi almak için karşı üniversite ile iletişime geçebilir. -Öğrenciler ilgili formları, UO web sayfasında duyurulan son tarihe kadar UO’ya teslim eder.

4.Aşama: Posta - Erasmus uzmanları, kendilerine teslim edilen başvuru formlarını Erasmus kurum koordinatörüne imzalattıktan sonra öğrenciye postalaması için birer nüsha teslim eder. - Öğrenci kendisine verilen formları karşı üniversiteye postalar. - Erasmus uzmanları, kendilerine teslim edilen başvuru formlarını Erasmus kurum koordinatörüne imzalattıktan sonra öğrenciye postalaması için birer nüsha teslim eder. - Öğrenci kendisine verilen formları karşı üniversiteye postalar.

5. Aşama: Davet/Kabul Mektubu -Postalama sürecinin ardından karşı üniversiteden davet/kabul mektubu beklenir. -Davet mektubunun takibini öğrenci yapar. Gecikmesi, gelmemesi durumunda öğrenci karşı üniversite ile iletişime geçer. -Postalama sürecinin ardından karşı üniversiteden davet/kabul mektubu beklenir. -Davet mektubunun takibini öğrenci yapar. Gecikmesi, gelmemesi durumunda öğrenci karşı üniversite ile iletişime geçer.

6. Aşama: Pasaport -Davet mektubunun gelmesinin ardından, öğrenci harçsız pasaport almak istiyorsa, UO web sayfasından temin edebileceği dilekçeyi doldurarak UO’ya teslim eder. -Bu dilekçenin karşılığında UO’dan alacağı resmi yazıyla önce Rektörlük’e (Öğr.İşl.Dai.Bşk.) daha sonra İl Emniyet Genel Müdürlüğü’ne giderek gerekli işlemleri yürütür. -Davet mektubunun gelmesinin ardından, öğrenci harçsız pasaport almak istiyorsa, UO web sayfasından temin edebileceği dilekçeyi doldurarak UO’ya teslim eder. -Bu dilekçenin karşılığında UO’dan alacağı resmi yazıyla önce Rektörlük’e (Öğr.İşl.Dai.Bşk.) daha sonra İl Emniyet Genel Müdürlüğü’ne giderek gerekli işlemleri yürütür.

7. Aşama: Vize -Pasaportun alınmasının ardından, öğrenci, vize için ilgili konsolosluk ile temasa geçip, hazırlaması gereken evraklar konusunda bilgi alır. -Vizeye başvurmadan önce UO’dan “Confirmation Letter” adı altında verilen bir teyit belgesi alır. -Vizeye kendisi başvurur, evrakların hazırlanması, sürecin takibi öğrencinin kendi sorumluluğundadır. -Pasaportun alınmasının ardından, öğrenci, vize için ilgili konsolosluk ile temasa geçip, hazırlaması gereken evraklar konusunda bilgi alır. -Vizeye başvurmadan önce UO’dan “Confirmation Letter” adı altında verilen bir teyit belgesi alır. -Vizeye kendisi başvurur, evrakların hazırlanması, sürecin takibi öğrencinin kendi sorumluluğundadır.

8.Aşama: Hibe Ödemesi (İlk Taksit %80) - Öğrenci vizeyi aldıktan sonra, kendi adına Euro hesabı açar. Açılacak hesabın Halk Bankası veya Zıraat Bankası olması durumunda banka SWIFT masrafı almamaktadır. Diğer bankalardan hesap açtıranların bu durumu kabullendiğini ifade eden formu, UO web sayfasından temin ederek imzalayıp UO’ya teslim etmeleri gerekir. - Öğrenci vizeyi aldıktan sonra, kendi adına Euro hesabı açar. Açılacak hesabın Halk Bankası veya Zıraat Bankası olması durumunda banka SWIFT masrafı almamaktadır. Diğer bankalardan hesap açtıranların bu durumu kabullendiğini ifade eden formu, UO web sayfasından temin ederek imzalayıp UO’ya teslim etmeleri gerekir.

- Öğrenci, hibe ödemesi için gerekli formları UO’ya teslim eder: * Öğrenci Bilgi Formu * Hibe Sözleşmesi * Pasaport ve Vize fotokopisi * Bölüm izin dilekçesi -Bu belgelerin tesliminin ardından, öğrencinin alması planlanan toplam hibenin %80’i ilk ödeme olarak öğrencinin bildirdiği Euro hesabına yatırılır. - Öğrenci, hibe ödemesi için gerekli formları UO’ya teslim eder: * Öğrenci Bilgi Formu * Hibe Sözleşmesi * Pasaport ve Vize fotokopisi * Bölüm izin dilekçesi -Bu belgelerin tesliminin ardından, öğrencinin alması planlanan toplam hibenin %80’i ilk ödeme olarak öğrencinin bildirdiği Euro hesabına yatırılır.

Not: Öğrenciler kayıt yenileme döneminde gerekli harç tutarını Erciyes Üniversitesi’ne yatırırlar ve gidecekleri üniversiteye gidilen üniversitede kayıtlı öğrencilerin ödedikleri haricinde herhangi bir akademik ücret ödemezler.

9. Aşama: Ders Değişikliği -Karşı üniversiteye gittikten sonra, Learning Agreement’taki derslerde bir değişiklik yapmanız gerekirse ErÜ bölüm Erasmus temsilcinizden onay almanız ve Learning Agreement Changes belgesini doldurup, karşı kuruma imzalattıktan sonra UO’ya postalamanız gerekir. Bu değişim yapılması esnasında toplam ECTS kredisinin 30 olarak korunmasına dikkat edilmelidir. -Karşı üniversiteye gittikten sonra, Learning Agreement’taki derslerde bir değişiklik yapmanız gerekirse ErÜ bölüm Erasmus temsilcinizden onay almanız ve Learning Agreement Changes belgesini doldurup, karşı kuruma imzalattıktan sonra UO’ya postalamanız gerekir. Bu değişim yapılması esnasında toplam ECTS kredisinin 30 olarak korunmasına dikkat edilmelidir.

10. Aşama: Erasmus Dönemini Uzatma -Faaliyetini güz döneminde gerçekleştiren öğrencilere UO tarafından “Erasmus Dönemini Uzatma Formu” gönderilir ve öğrencilerin her iki üniversitenin de onayını alarak, belirtilen son tarihe kadar formu UO’ya göndermesi beklenir. -Uzatma talepleri UO’nun Erasmus bütçesine göre değerlendirilir ve kimlerin hibeli olarak Erasmus dönemini uzatmaya hak kazandığı UO web sitesi aracılığı ile duyurulur. -Faaliyetini güz döneminde gerçekleştiren öğrencilere UO tarafından “Erasmus Dönemini Uzatma Formu” gönderilir ve öğrencilerin her iki üniversitenin de onayını alarak, belirtilen son tarihe kadar formu UO’ya göndermesi beklenir. -Uzatma talepleri UO’nun Erasmus bütçesine göre değerlendirilir ve kimlerin hibeli olarak Erasmus dönemini uzatmaya hak kazandığı UO web sitesi aracılığı ile duyurulur.

11. Aşama: Dönüş -Öğrenciler dönmeden önce, UO web sayfasında yer alan dönüş belgeleriyle ilgili bilgiyi okumalı ve gerekli belgeleri hazırlamalılardır. Dönüş esnasında getirilecek evrakların sorumluluğu ve takibi öğrenciye aittir. -Öğrenciler dönmeden önce, UO web sayfasında yer alan dönüş belgeleriyle ilgili bilgiyi okumalı ve gerekli belgeleri hazırlamalılardır. Dönüş esnasında getirilecek evrakların sorumluluğu ve takibi öğrenciye aittir.

-Öğrenciler, Erasmus faaliyetinin tamamlanmasının ardından, dönüş belgelerini UO’ya teslim ederler ve geri kalan %20 hibelerini alırlar. Bir öğrencinin gerçekleştirdiği Erasmus Hareketliliğini başarı ile bitirebilmesi ve Erasmus hibelerine hak kazanmış olması öğrencinin misafir olduğu kurumdaki ders devamı ve sınavlara girme şartına bağlıdır. Ders devamını sağlayamayan ve sınavlara girmeyen öğrenciye yapılan hibe ödemesi geri alınacaktır. -Öğrenciler, Erasmus faaliyetinin tamamlanmasının ardından, dönüş belgelerini UO’ya teslim ederler ve geri kalan %20 hibelerini alırlar. Bir öğrencinin gerçekleştirdiği Erasmus Hareketliliğini başarı ile bitirebilmesi ve Erasmus hibelerine hak kazanmış olması öğrencinin misafir olduğu kurumdaki ders devamı ve sınavlara girme şartına bağlıdır. Ders devamını sağlayamayan ve sınavlara girmeyen öğrenciye yapılan hibe ödemesi geri alınacaktır.

Erasmus Yoğun Dil Kursu Yaygın sayılamayacak kadar az kullanılan ve öğretilen dillerin konuşulduğu program ülkelerinde, gelen öğrencileri Erasmus dönemine hazırlamak için kısa süreli yoğun dil kursları düzenlenmektedir. Bu kurslar, İngilizce, Almanca, İspanyolca, Fransızca dilleri dışındaki diller için düzenlenebilmektedir. Yaygın sayılamayacak kadar az kullanılan ve öğretilen dillerin konuşulduğu program ülkelerinde, gelen öğrencileri Erasmus dönemine hazırlamak için kısa süreli yoğun dil kursları düzenlenmektedir. Bu kurslar, İngilizce, Almanca, İspanyolca, Fransızca dilleri dışındaki diller için düzenlenebilmektedir.

Başlangıç veya orta düzeyde düzenlenen bu kursların süresi hafta aralığında olup en az 60 ders saati içerir. Kurslara Erasmus Öğrenci Öğrenim veya Staj Hareketliliği için seçilmiş öğrenciler katılabilmektedir. Kurslara katılan öğrencilerin kurs süreleri Erasmus dönemlerine dahil edilir ve kurs süresi boyunca aylık Erasmus hibesi verilir. EYDK için son başvuru tarihleri, UO web sayfasında duyurulacaktır. Başlangıç veya orta düzeyde düzenlenen bu kursların süresi hafta aralığında olup en az 60 ders saati içerir. Kurslara Erasmus Öğrenci Öğrenim veya Staj Hareketliliği için seçilmiş öğrenciler katılabilmektedir. Kurslara katılan öğrencilerin kurs süreleri Erasmus dönemlerine dahil edilir ve kurs süresi boyunca aylık Erasmus hibesi verilir. EYDK için son başvuru tarihleri, UO web sayfasında duyurulacaktır.

Bilgi için: Doç. Dr. Levent ÖNAL Erasmus Kurum Koordinatörü Uzm. Nurdan YILDIZ Uzm. Pınar ÖZTAŞKIN Erasmus Uzmanı Erasmus Uzmanı Donna Sue ÖZCAN Genel Sekreter