OBS KULLANIMI SUNUMU (Akademik Personeller, Danışman Akademik Personeller, İdari Personeller için)

OBS KULLANIMI (Akademik Personel, Danışman Akademik Personel, İdari Personel ) Öğrenci Bilgi Sistemi’ne http://obs.ankara.edu.tr:90 adresinden giriş yapılır.

Akademik Personeller

1.Akademik Personeller için: Akademik personeller sistemde yoklama girişi, öğrencileri ders devamından muaf tutma, değerlendirme kriteri belirleme, not giriş işlemlerini gerçekleştirirler.

1.a. Yoklama Girişi: Akademik personeller, öğrencilerin derse devam durumlarını takip edebilmek için yarıyıl içersinde verdikleri derslere ait yoklama girişlerini yapabilirler. Şekil 1’de görüldüğü gibi “Öğrenci BYS  Yoklama İşlemleri  Yoklama Girişi İşlemi” adımları takip edilerek yoklama ekranlarına ulaşılabilir. Şekil 1. Akademik Personel Yoklama Girişi Ekranı Adımları

Şekil 2’de “1” numaralı bölüm, akademik personelin verdiği dersin gününe ait yoklama girişini yapabileceği bölümdür. “2” numaralı bölüm ise, akademik personelin verdiği derslere ait “Yoklama listesi” , “Haftalık Yoklama Listesi“ ve “Durum” raporlarını görüntüleyebileceği bölümdür. Şekil 2. Öğrenci Yoklama Girişi Ekranı Başlıkları

Şekil 2’de 1 ile gösterilen bölüme tıklandığında ilgili dersin yoklama listesi gelir. Örnek bir yoklama listesi aşağıda Şekil 3’te gösterilmiştir. Şekil 3. Yoklama girişi Ekranı Derse katılan tüm öğrencilerin karşısındaki kutu tıklanıp, “Kaydet” butonuna tıklanarak; dersin günündeki yoklama bilgileri kaydedilir.

1.b. Ders Devam Yönetimi Dersi daha önce alan öğrencilerin ilgili yarıyılda dersten devamlı sayılıp sayılmayacağı “Ders Devam Durum Yönetimi” ekranından yapılır. “Öğrenci BYS  Yoklama İşlemleri  “Ders Devam Durumu Yönetimi “ adımları takip edilerek ders devam yönetimi ekranına ulaşılabilir. Şekil 4. Ders Devam Yönetimi Ekranı

Öğrencileri dersten muaf tutup tutmamak için Şekil 4’te görülen “Aksiyon” butonuna tıklamak yeterlidir. Ders devamından muaf tutulan öğrencinin: Yoklama listelerinde durumu DM (Devamdan Muaf) olarak gelir Adı yoklama giriş listesinde gelmez. Not giriş ekranında öğrencinin devamsızlıktan bırakılması için kullanılan yeşil ok gelmez.

1.c. Değerlendirme Kriteri Belirleme ve Not Girişi: Akademik personellerin verdikleri derslere ait not girişi ekranlarının aktif hale gelmesi için, yönetmelik gereği öncelikle o dersin değerlendirme kriteri belirlenmelilerdir. Değerlendirme kriterinin belirleneceği ekrana, “Öğrenci BYS”  “Ders Değerlendirme İşlemleri”  “Değerlendirme Kriter Yönetimi” adımları izlenerek ulaşılabilir.

Şekil 5. Değerlendirme Kriteri Ekranı Adımları Dersin uygulama türleri (ara sınav, final, ödev, rapor vb.) için belirlenen ağırlıklar Şekil 6’daki ekrana girilir.

Şekil 6. Değerlendirme Kriteri Belirleme Ekranı 1. Kriterleri Düzenle ekranında “Kriter Türü” seçilir ve seçilen kriter türü için yüzde belirlenir.“Kriter Ekle” butonuna basılıp uygulama türü için belirlenen yüzde sisteme eklenir. 2. Dönem içinde kullanılacak uygulama türlerine ait tüm yüzdeler girildikten sonra “Kaydet” butonuna basılarak dersin değerlendirme kriterlerinin belirlenme işlemi tamamlanmış olur ve ilgili derse ait not giriş ekranı aktif hale gelir.

Not: Bir dersin yarıyıl/yıl sonu sınavının ağırlığı %50’nin altında olamaz. Ara sınav ağırlıkları %40’ın üzerinde belirlenirse, en az iki ara sınav yapılmalıdır.

1.c.2. Not Girişi: Not Girişi ekranına Şekil 5’te 2. bölümde gösterildiği gibi “Öğrenci BYS”  “Ders Değerlendirme İşlemleri”  “Sınav Not Girişi İşlemi” adımları izlenerek ulaşılabilir.

1. Not Giriş ekranında; Ara Sınav/Final, Mazeret Hakkı, Maddi Hata, Bütünleme, Ek Sınav seçeneklerinden biri ve ilgili yıl ve dönem seçilerek “Listele” butonuna basıldığında akademik personelin verdiği dersler gelir. 2. Sınav not girişinin yapılacağı yıl/dönem bilgisi seçildikten sonra “Listele” butonuna tıklanır ve akademik personelin verdiği dersler listelenir.

3. Son olarak, not girişi yapılacak dersin yanındaki “Not Girişi” butonuna tıklandıktan sonra Şekil7’de görülen öğrencilerin notlarının girileceği ekran açılır.

4. Öğrenci devamsızlıktan bırakılacaksa isminin yanındaki oka tıklanarak öğrenci devamsızlıktan bırakılabilir. Bu işlem yapıldığı takdirde öğrenci için ara sınav ve final notu haneleri pasif hale gelir.

5. Öğrenci, uygulama türlerinden (ara sınav, final vb 5. Öğrenci, uygulama türlerinden (ara sınav, final vb.) birine girmediyse “Girmedi” kutucuğu işaretlenir. Sınava girmeyen öğrenci için “Girmedi” kutucuğu işaretlenmezse, sistem öğrencinin notunu sıfır olarak görür. Şekil 8. Not Giriş Ekranı 2

6. Öğrencilerin notları girildikten sonra veri kaybı yaşanmaması için öncelikle notların kaydedilmesi önerilir. 7. Not girişi tamamlandıktan sonra ilgili çalışma türünün notları “İlan Et” butonuna basılarak muhakkak ilan edilmelidir. Bu aşamadan sonra notlar üzerinde değişiklik yapılamaz.

Not: Herhangi bir öğrenci için not girişi yapılmazsa sistem aşağıdaki uyarıyı verir. Şekil 9. Not Girilmeyen Öğrenci için Uyarı Ekranı

Belirlenen çalışma türlerine ait notların hepsi ilan edildikten sonra harf notunu atamak için bağıl değerlendirme türü (Mutlak Değerlendirme, Ortalamaya göre 0,5 standart sapma, Ortalamaya göre 1 standart sapma, Ortalamaya göre 0,5 standart sapma altı, Ortalamaya göre 1 standart sapma altı, Kesme değerinin 0,5 standart sapma üstü, Kesme değerinin1 standart sapma üstü, Elle Aralık Belirleme) belirlenir ve “Harf Notu Ata” butonuna basılarak öğrencilerin harf notları atanır.

Önemli Uyarı: Öğrencilerin harf notları atanmadan Şekil 11’deki “Harf Notu İlan Et” butonu gözükmez. Harf Not atama işlemi gerçekleştikten sonra tekrar “Harf Not Ata” ekranına girilerek harf notları ilan edilir. Şekil 10. Harf Notu Atama

Son olarak Şekil 11’deki “Harf Notunu İlan Et” butonuna basılarak öğrencilerin harf notları ilan edilir. Şekil 11. Harf Notu İlan Etme

Danışman Akademik Personeller

Sistemde, Öğrenci BYS Ders İşlemleri  Ders Seçme İşlemleri  Ders Seçme İşlemi adımları izlenerek ders seçme ekranı açılır. Şekil 12. Ders Seçme Ekranını Açma

Danışmanların, danışmanı oldukları öğrencileri listeleyebilmeleri için Şekil 13’te görüldüğü gibi öncelikle ders seçme ekranını açmaları, daha sonra “Öğrenci Seç” butonuna tıklamaları, en son olarak da “Ara” butonuna tıklamaları gerekir. Şekil 13. Öğrenci Listeleme Adımları

Ders seçme ekranı açıldığında, danışmanın karşısına danışmanlık yapmakta olduğu öğrencilerin listesi çıkar. Bu listede öğrencinin TC kimlik numarası, Öğrenci No, Adı, Soyadı, program bilgileri, kayıt durumu, dal türü, kayıt tipi görünmektedir. Şekil 14’te de görüldüğü gibi danışmanın, ders seçmesine onay verdiği öğrenciler yeşil, ders seçmesini reddettiği öğrenciler kırmızı, onay bekleyen öğrenciler ise sarı renkte işaretlenmiştir. Böylece danışman, öğrencilerinin durumunu kolayca takip edebilmektedir.

Şekil 14. Danışmanın Öğrencilerinin Onay Durumu Ekranı Danışman, işlem yapacağı öğrenciyi ve bilgilerini liste başındaki filtreleri kullanarak listeleyebilir ve öğrenci bilgilerine tıklayarak öğrencinin ders seçme ekranını (Şekil 15) görüntüler.

Şekil 15. Danışmanı Olunan Öğrencinin Ders Seçme Ekranı Danışman, kayıt durumu “Onay Bekliyor” olan bir öğrencisini seçtiğinde, karşısına öğrencinin o dönem seçmiş olduğu dersler gelecektir. Danışman, öğrencinin “Transkriptine”ne bakıp, öğrencinin aldığı dersleri kontrol edip, uygun bulduğu takdirde “Kaydet” butonuna basarak öğrencinin ders seçmesini onaylar.

Öğrencinin seçmiş olduğu dersleri uygun bulmadığı takdirde ise “Reddet” butonunu kullanır. Danışman, başka bir öğrenciye geçmek için “Öğrenci Seç” butonunu kullanarak, başlangıç ekranına döner.

İdari Personeller (Fakülte Öğrenci İşleri ve Fakülte Temsilcileri)

3. İdari Personeller (Fakülte Öğrenci İşleri ve Fakülte Temsilcileri) için:   3.a. Fakülte Temsilcileri için: 3.a.1. Ders Yönetimi Fakülte temsilcileri “Öğrenci BYS  Ders İşlemleri  Müfredat İşlemleri  Ders Yönetimi “ adımlarını izleyerek sistemdeki ders havuzu ekranına ulaşırlar. “Ders”, “Entegre Tıp”, “Entegre Tıp Staj”, “Seçmeli Grup”, “Seminer”, “Tez”, “Uzmanlık Alanı” ders havuzuna eklenebilecek türlerdir.

1. Ders havuzuna ders eklemek için Şekil 16’daki “Yeni” butonu Şekil 16. Ders Yönetimi Ekranı 1. Ders havuzuna ders eklemek için Şekil 16’daki “Yeni” butonu seçilir.

3. “Aktif” kutucuğu seçilir. Şekil 17. Ders Ekleme Ekranı 2.Ders ekleme ekranında dersin kodu, adı, İngilizce adı, dersin türü (seçmeli, ders, entegre tıp, seminer vb.), dili tanımlanır. 3. “Aktif” kutucuğu seçilir. 4. Kaydet butonuna basılır ve ders sisteme eklenmiş olur.

Şekil 18. Ders Düzenleme 5. Şekil 18’deki ekranda sisteme eklenen derslerle ilgili düzenleme yapılabilir, birim yetkisi verilebilir veya ders silinebilir. 6. Sisteme eklenen dersi, birim yetkisi verilen fakülte/bölümler müfredatlarına ekleyebilir, ders açma işlemini yapabilirler.

Şekil 19. Birim Yetkisi Verme

3.a.2. Müfredat Yönetimi   Sistemde, “Öğrenci BYS” “Müfredat İşlemi” “Müfredat Yönetimi” adımları izlenerek bölümlerin her dönemine ait müfredat bilgilerine ulaşılabilir. Şekil 20. Müfredat Yönetimi Ekranı

Şekil 21. Müfredat Dersleri Ekranı 1. Ders yönetiminden eklenen ders “Yeni” butonuna tıklandığında “Ders” bölümünden filtrelenir. 2. Dersin “Tipi”, “Yarıyılı”, “Teori”, “Uygulama”, “Kredi”, “AKTS” bilgileri girilir. 3. Ders seçme yüküne dahil olan bir ders ise “Ders Seçme Yüküne Dahil Olur” bölümü işaretlenir. 4. Ders, “Kaydet” butonuna tıklanarak ilgili yılın müfredatına eklenmiş olur.

3.b. Fakülte Öğrenci İşleri için:   Sistemde, “Öğrenci BYS”  ”Ders İşlemleri”  “Ders Açma İşlemleri”  “Ders Açma Yönetimi” adımları izlenerek derslerin açılacağı ekrana ulaşılabilir. Şekil 22. Ders Açma Ekranı Adımları

Not: Ders Açma işlemi yapılmayan ders, öğrencinin ders seçme ekranında gözükmez. Şekil 23. Ders Açma Ekranı Adımları Ders açma ekranında, dersin sorumlu akademik personeli, grup, kredi, AKTS bilgileri, teori ve uygulama saati, dersin ortalamaya katılma durumu belirlenir.

Şekil 23’te gösterilen “Personel” bölümünden dersin teori ve uygulamalarını veren akademik personeller belirlenir. Bunun için; “Yeni” butonuna basılarak Şekil 24’te görülen ekrandan dersi veren personel, dersin tipi (teori, uygulama) dersin verileceği kampüs, bina, derslik, gün, saat belirlenir ve “Kaydet” butonuna basılarak bu ekrandan çıkılır. Şekil 24. Ders ve Dersi Veren Personel Bilgileri Ekranı

Şekil 25. Kontenjan Ekleme Ekranı Kontenjan verilecek bölüm seçilir ve seçilen bölüme kaç kişilik kontenjan verileceği belirlenir. Dersin başka bölümler tarafından program dışı (özel seçmeli) alınabilmesi isteniyorsa, “Program Dışı Seçilebilir” bölümü işaretlenmelidir.  

Not: Program dışı seçilen dersler öğrencini ortalamasını ve kredisini etkilemez. (Lisans - Ön Lisans için) Ders daha önce başka bir kodla verilmiş (intibaklanmış) ise,“Yerine Verilecek Ders” bölümünde muhakkak dersin daha önceki adı ve kodu seçilmelidir.

3.b.2. Öğrenci Seçimi Ekranından Yapılabilecek İşlemler: Sistemde, “Öğrenci BYS”  ”Öğrenci Seçimi” adımları izlenerek öğrenci seçme ekranına ulaşılabilir. Aynı ekrana ulaşmak için Şekil 26’da 2 numaralı bölümde “Öğrenci” butonuna basılarak aynı ekrana ulaşılabilir. Şekil 26. Öğrenci Seçme Ekranı Adımları

Şekil 27. Öğrenci Seçimi Ekranı 1) Öğrenci Seçimi ekranından Öğrenciler listelenir ya da bir öğrenci numarası yazılarak öğrenci aratılır. Not: İşlem yapılacak ilgili öğrenci ya da öğrencilerin resimlerinin yanındaki küçük daireler işaretlenmelidir. 2) Öğrenci ya da öğrencilere hangi rapor türü (Öğrenci Belgesi, Transkript vb.) verilmek isteniyorsa “Rapor” bölümünden seçilir. 3) Son olarak “Rapor Görüntüle” butonuna basılarak ilgili öğrenci ya da öğrencilere ait seçilen rapor türü görüntülenir.

  *** Öğrencilere transkript vermek için aşağıdaki adımlar da izlenebilir: Öğrenci Seçimi ekranına gelinir. Bu ekranda transkript verilecek öğrenci filtrelenir. Öğrencinin resminin yanındaki küçük daire işaretlenir. Resminin altında çıkan “Seç” butonuna tıklanır.

Şekil 28. Transkript Görüntüleme Şekil 28’de görülen küçük ekranda “Transkript” butonuna basılarak öğrencinin transkripti görüntülenir.

3.b.3. Ders Seçme Raporları: Sistemde, “Öğrenci BYS”  ”Ders İşlemleri” “Ders Seçme Raporları” adımları izlenerek öğrencilerin ders seçme durumları ile ilgili bazı raporlar görüntülenebilir. Şekil 29. Ders Seçme Raporları

Şekil 29’da; 1 numaralı bölüm olan “Öğrenci Kayıt Onay Raporu” bölümünden seçilen öğrencinin “Kayıt Onay Formu” görüntülenebilir. 2 numaralı bölüm olan “Ders Seçen Öğrenci Listesi” bölümünden dersin verildiği; *** Dönem bilgisi *** Fakülte *** Bölüm seçilerek dersler Şekil 30’daki gibi listelenir.

Şekil 30. Ders Seçen Öğrenci Listesi Son olarak ilgili dersin yanındaki “Rapor” butonuna basılarak dersi seçen öğrencilerin bilgileri görüntülenir. 3 numaralı bölüm olan “Ders Seçen Öğrenci Sayısı” bölümünden ilgili parametreler belirlenerek dersi seçen öğrenci sayısı görüntülenir. Şekil 30. Ders Seçen Öğrenci Listesi