LOGO Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek BÖLÜM6 Doğu Akdeniz Üniversitesi Bilgisayar ve Teknoloji Yüksek Okulu Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı BDEM 203 – Yönetim Bilgi Sistemleri 2011/2012 FALL R. Kansoy

2 İşlenecek Konular 1 Verileri Sıralamak 2 Verileri Süzmek BÖLÜM 6 3 Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 4 Metni Sütunlara Dönüştürmek Verileri Birleştirmek Verileri Birleştirmek 5 6 Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek

1. Verileri Sıralamak 3 BÖLÜM 6  Bir tablodaki veriler  Alfabetik olarak A’dan Z’ye veya Z’den A’ya  Sayısal olarak 0’dan, 9’a 9’dan, o’a doğru sıralanabilirler.  Verileri sıralamak için Data sekmesinde yer alan Sort&Filter grubundaki sıralama düğmeleri kullanılır.  Tablodaki verileri sıralamak için A’dan Z’ye veya Z’den A’ya Sırala düğmeleri kullanıldığı zaman tablodaki veriler seçilmiş olan tablonun en solundaki sütuna göre sıralanır.

1. Verileri Sıralamak 4 BÖLÜM 6  Daha ayrıntılı sıralama yapmak için Data sekmesinde yer alan Sort & Filter grubundaki Sort Düğmesi kullanılır.  ÖRNEK: Aşağıdaki tabloyu sıralayalım.

1. Verileri Sıralamak 5 BÖLÜM 6  Tabloyu seçin ve Sort & Filter grubundaki Sort düğmesine tıklayın.  Açılan iletişim kutusunda;  Eğer tablonuzda seçtiğiniz alan başlık satırı içeriyorsa My data has header row onay kutusunu işaretleyiniz.

1. Verileri Sıralamak 6 BÖLÜM 6  Sıralamada ilk ölçüt olarak ADI SOYADI başlığını kullanınız.  Sort on açılır listesinden Values’u seçiniz.  Order açılır listesini A’dan Z’ye olacak şekilde ayarlayınız.  Eğer isterseniz sıralamanıza 2. ve/veya 3. ölçütler de (level) ekleyebilirsiniz.  2. ölçütü eklemek için Add Level komut düğmesine tıklayın.  Açılır listelerden sırasıyla, ORTALAMA, Values, Smallest to Largest değerlerini seçiniz.  3. ölçütü eklemek için tekrardan Add Level komut düğmesine basarak açılır listelerden sırasıyla NO, Values, Smallest to Largest değerlerini seçiniz.  OK komut düğmesine tıklayarak tabloyu sıralayın.

1. Verileri Sıralamak 7 BÖLÜM 6  Tablo aşağıdaki gibi sıralanacaktır;

2. Verileri Süzmek 8 BÖLÜM 6  Bir tablo içerisindeki veriler süzülerek sadece belli koşulları sağlayan kayıtlar görüntülenebilir.  Verileri otomatik süzmek için ilgili tabloyu seçin ve Data sekmesinde yer alan Sort &Filter grubundaki Filter düğmesine tıklayın.  Bu işlemden sonra Excel tablonun ilk satırındaki başlık hücrelerine birer ok içeren kutucuklar yerleştirir.  Süzme yapmak istediğiniz kolonun başlığındaki oka tıkladığınızda, karşınıza o kolona ait değerleri içeren bir liste gelir.  Onay kutuları seçilmiş değerler görüntülenirken, onay kutuları temizlenen değerler görüntülenmez yani süzülürler.

2. Verileri Süzmek 9 BÖLÜM 6 ÖRNEK: Öğrenci Notları & Durumu

2. Verileri Süzmek 10 BÖLÜM 6 ÖRNEK: İkinci notu 90 olan öğrencilerin listelenmesi.  NOT II kolon başlığının yanındaki oka tıklayın ve 90 değerinin onay kutusunu işaretli bırakarak geriye kalan değerlerin onay kutularını temizleyin. ÖRNEK: İlk üçe giren öğrencilerin listelenmesi.  ORTALAMA başlığının yanındaki oka tıklayın ve açılan listeden Number Filters, ardından Top 10 seçeneklerini seçin. SORU: Ortalamaya göre ilk üçe giren öğrencilerden hangilerinin ilk notuna göre ilk üçe girdiğini bulunuz

2. Verileri Süzmek 11 BÖLÜM 6 ÖRNEK: İkinci notu 46 ile 85 arası olan öğrencilerin listelenmesi.  NOT II kolon başlığının yanındaki oka tıklayın önce Number Filters, ardından da Custom Filter seçeneklerini seçin.  İletişim kutusundaki ilk açılır listeden greater than or equal to seçeneğini seçin ve yan taraftaki kutuya 46 değerini girin.  And bağlacını seçin.  İkinci açılır listeden smaller than or equal to seçeneğini seçin ve yanındaki kutuya 85 değerini girin.  OK komut düğmesini tıklayın.

2. Verileri Süzmek 12 BÖLÜM 6  GELİŞMİŞ SÜZME: Gelişmiş süzme yaparak tablodaki kayıtların belli ölçütlere uyanlarını çalışma sayfası nın üzerine yazdırabilirsiniz.  Gelişmiş süzme yapmak için tablodaki başlık satırını sayfa yada kitap içinde bir bölgeye kopyalayarak bir ölçüt alan oluşturulur.  Hangi alanda ölçütler oluşturulacaksa bu alan adları altına ölçütler girilir.  Aynı satıra giren ölçütler "ve", farklı satırlara girilen ölçütler "veya" bağlacı ile bağlanır.  Ölçütlere uyan kayıtların yazdırılacağı alanın ilk satırına, tablonuzun başlık satırını kopyalayın.  Eğer ölçütlere uyan kayıtlar tablo üzerine yazdırılacaksa bu işleme gerek yoktur.  Tabloyu seçin ve Data sekmesinde yer alan Sort&Filter grubundaki Advanced düğmesine tıklayın.

2. Verileri Süzmek 13 BÖLÜM 6  Açılan iletişim penceresi üzerinde;  Süzme işlemi tablo üzerinde olacaksa, Filter the list, in-place, başka başka bir alana yazdırılacaksa Copy to another location seçeneği seçilmelidir.  List range kutusuna süzme yapılacak olan tablonun adresini girin. Eğer komut verilmeden önce tablo seçilmişse, iletişim kutusu açıldığında süzülecek tablonun adresi otomatik görülür.  Criteria range kutusuna ölçütlerin belirlendiği alanın adresini girin.  Copy to seçeneği eğer süzme işlemi başka bir alana yazdırılacaksa aktif olur. Süzme işleminin yazdırılacağı alanın başlık satırının adresini buraya girin.

2. Verileri Süzmek 14 BÖLÜM 6  Unique records only onay kutusu işaretlenirse süzme işlemi sonucunda elde edilen aynı kayıtlar varsa bunlardan sadece birini süzer.

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 15 BÖLÜM 6  Bir tabloda aynı karakter değere karşı gelen veriler bir alana göre gruplandırılabilirler.  Bu gruplar üzerinde, toplam, ortalama, en büyük değer, en küçük değer, çarpım vs. gibi aritmetik işlemler uygulanabilir.  Gruplar üzerinde herhangi bir işlem uygulayabilmek için, işlev kullanılacak veri alanına göre tablo sıralanmalıdır.

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 16 BÖLÜM 6  ÖRNEK: Aşağıdaki tabloda şöförlerin her birinin ayrı ayrı taşıdığı yolcu sayısını ve toplam taşınan yolcu sayısını bulunuz.

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 17 BÖLÜM 6  Tabloyu seçin.  Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Subtotal düğmesine tıklayın.  Açılan Subtotal iletişim penceresinin ilk açılır listesinden alt toplam değerinin hangi alana göre yapılacağını seçebilirsiniz.  Örnekte; ŞÖFÖRÜN ADI SOYADI seçilmelidir.

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 18 BÖLÜM 6  Use function kısmından uygulamak istediğiniz aritmetik işlemi seçiniz. (SUM)  Add subtotal to: alanından tabloda hangi veri alanı için alt toplam alınacağını seçebilirsiniz.  Tablodaki bütün alanlar burda verilir ancak sayısal değer içeren alanlardan biri seçilmelidir.  TAŞINAN YOLCU SAYISI seçeneğinin onay kutusunu işaretleyin.

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 19 BÖLÜM 6  İletişim kutusunun alt tarafında bulunan onay kutularını kullanarak alt toplam işlev seçeneklerini belirleyebilirsiniz.  Replace current subtotals: onay kutusu işaretlenirse, her yeni alt toplam işleminde bir önceki alt toplam silinir. onay kutusu işaretlenmezse bütün alt toplamlar tabloda bulunur.  Page break between groups: onay kutusu işaretlenirse, gruplar arasına sayfa sonu işareti konulur.  Summary below data: onay kutusu işaretlenirse, alt toplamlar veri gruplarının alt tarafında görüntülenir. onay kutusu işaretlenmezse alt toplamlar veri gruplarının üst tarafında görüntülenir.

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 20 BÖLÜM 6  Onay kutularından ilk ve üçüncüsünü işaretleyin ve OK komut düğmesini tıklayın.  Tabloda alt toplamlar aşağıdaki şekilde görülecektir;

3. Verilerin Otomatik Alt Toplamını Almak 21 BÖLÜM 6  Alt toplam alınan verilerin gruplandırılması tablonun sol tarafında görüntülenir.  - simgesi tıklatılınca veri grubu gizlenir ve sadece alt toplam görülür.  + simgesi tıklatılınca veri grubu yeniden görüntülenir.  Alt toplamları kaldırmak için;  Tablonun tamamını seçin  Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Subtotal düğmesine tıklayın ve gelen iletişim kutusundan Remove All komut düğmesini tıklayın.

4. Metni Sütunlara Dönüştürmek 22 BÖLÜM 6  Bir hücre içinde yer alan bilgilerin belirlenen ölçüte göre parçalara ayrılarak her bir parçanın ayrı bir hücreye aktarılmasını sağlayabilirsiniz.  Örnek: Aşağıdaki tabloda A sütununa yazılmış bilgileri hücrelere dağıtalım.  Verinin bulunduğu A1:A6 aralığını seçin.  Data sekmesinde yer alan Data Tolls grubundaki Text to Columns düğmesine tıklayın.

4. Metni Sütunlara Dönüştürmek 23 BÖLÜM 6  Metni sütunlara dönüştürmek için iki yöntem uygulanır;  Delimited (Sınırlandırılmış): verilerin birbirinden boşluk, virgül, tab, noktalı virgül gibi karakterlerle ayrıldığını kabul eder ve bunlardan belirlenenlere göre sütunlara ayrılır.  Fixed Width (Sabit Genişlikli): alanları aralarından boşluklarla sütunlara hizalanmış ve ayrılacak sütunların eşit uzunluklu olduğunu kabul eder.  Delimited seçeneğini seçtikten sonra bir sonra ki adıma geçmek için Next komutunu tıklayın.  Delimiters alanından Space (boşluk) onay kutusunu işaretleyip ileri komutunu tıklayınız.  Bu pencerede metinler için Metin, sayılar için Genel ve tarih içeren kolonlsr içinde Tarih seçeneği seçilir.

4. Metni Sütunlara Dönüştürmek 24 BÖLÜM 6  General seçeneğini seçtikten sonra Finish komut düğmesine tıklayınız.  Metinler aşağıdaki gibi hücrelere dağılacaktır.

5. Verileri Birleştirmek 25 BÖLÜM 6  Bir veya daha fazla kaynaktan alınan veriler matematiksel bir işlev uygulayarak belli bir alanda birleştirilebilir..  Aşağıdaki tabloda Faaliyet Gelirleri ile Faaliyet Dışı Gelirleri Toplam Gelirler altında birleştirelim.

5. Verileri Birleştirmek 26 BÖLÜM 6  Verilerin birleşeceği ilk hücre olan H2 hücresini seçin.  Data sekmesinde yer alan Data Tolls grubundaki Consolidate (birleştir) düğmesine tıklayın.

5. Verileri Birleştirmek 27 BÖLÜM 6  Functions açılır listesinden birleştirilecek verilere uygulanacak matematiksel fonksiyon seçilebilir. Buradan Sum seçeneğini seçin.  Birleştirilecek olan ilk hücre aralığını seçin (B2:B7) ve Add komut düğmesine tıklayın.  Birleştirilecek olan 2. hücre aralığını seçin (E2:E7) ve Add komut düğmesine tıklayın.  Use Labels in alanında birleştirilen alandaki başlık etiketini belirlemenizi sağlayan seçenekler yer alır.  Top row: birleştirilen alanda üst başlıkları alarak birleşirler.  Left column: birleştirilen alandaki sol sütundaki başlıkları alarak birleşirler.  Create links to source data onay kutusu işaretlenirse kaynakta yapılan değişiklikler hedefe yansır.

5. Verileri Birleştirmek 28 BÖLÜM 6  OK komut düğmesine tıkladığınız zaman veriler aşağıdaki gibi birleştirilecektir.

6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek 29 BÖLÜM 6  Bir tablodaki verileri satır veya sütun olarak gruplandırabilir veya seviyelendirebilirsiniz.  Yandaki tabloda aylık gelirlerin yanı sıra üç aylık dönemlere ait toplam gelirler görülmektedir.  Bu verileri üç aylık gruplar şekline getirelim;  A2:B4 aralığını seçin.  Data sekmesinde yer alan Outline grubundaki Group düğmesine tıklayın.

6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek 30 BÖLÜM 6  Satırları gruplamanız gerektiğinden, açılan iletişim penceresinden Rows seçeneğini seçip, OK komut düğmesine tıklayınız.  Benzer şekilde ikinci, üçüncü ve dördüncü üç aylık gelirleri gruplandırın.  A2:B17 aralığını seçerek 12 aylık gelirleri gruplandırın.

6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek 31 BÖLÜM 6  Verileri gruplandırmak bir tablo üzerindeki özet bilgiye ulaşmakta kolaylık sağlar.  Gruplandırmayı kaldırmak için grubu seçip Data sekmesindeki, Outline grubundaki Ungroup düğmesine tıklayın.  Gruplandırma ayarlarını değiştirmek için, Data sekmesinde yer alan Outline grubunun sağ alt tarafındaki oka tıklayın.

6. Verileri Gruplandırmak ve Seviyelendirmek 32 BÖLÜM 6  Açılan Settings iletişim penceresi üzerinde;  Summary rows below detail onay kutusu seçilirse, gruplama satır bazında yapılmışken sayfanın solunda oluşan – ve + simgeleri gruplama çizgisinin alt tarafında bulunmasını sağlar, aksi halde üst tarafında bulunurlar.  Summary columns to right of detail onay kutusu seçilirse, gruplama sütun bazında yapılmışken sayfanın üst tarafında yer alan – ve + simgeleri gruplama çizgisinin sağında görünmesini sağlar, aksi halde soldan görülürler.  Automatic styles onay kutusu işaretlenirse, gruplanan satır veya sütunlar altındaki veriler farklı fontta yazılırlar.

LOGO Sorularınız Lütfen..? BÖLÜM SONU 6 R. KANSOY Verileri Yeniden Düzenlemek ve Özetlemek