YÖK Avrupa Birliği ve Uluslararası İlişkiler Birimi BEK RAPORLARI EĞİTİMİ YÖK Avrupa Birliği ve Uluslararası İlişkiler Birimi 8-9 Kasım 2012

İçindekiler YÖKSİS BEK MODÜLÜ BEK RAPORLARI YÖKSİS BEK SORU FORMLARI RAPORLAMADA İZLENECEK YOLLAR ÇALIŞMA SONUNDA YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI TARAFINDAN TESLİM EDİLECEKLER

YÖKSİS BEK MODÜLÜ Yükseköğretim kurumlarından alınacak BEK raporlarının 2012 yılından itibaren 2011 mali yılı ve 2011/2012 akademik yılı baz alınarak YÖK tarafından YÖKSİS’ içerisinde bir modül olarak hazırlanmış olan bir yazılımla, online olarak doldurulması kararlaştırılmıştır. Bu yazılım ile zaman serisi oluşturacak şekilde, yükseköğretim kurumlarına ilişkin göstergeler üretilmesi ve bunların raporlanması mümkün olacaktır.

BEK RAPORLARI Amacı: Türkiye’deki yükseköğretim kurumlarının Bologna sürecindeki kendi faaliyetlerini izlemesine ve değerlendirmesine kılavuzluk etmek; uluslar arası karşılaştırılabilir göstergelerle “Avrupa Yükseköğretim Alanı” hedeflerinde Türk yükseköğretiminin yerini belirlemek ve bunların zaman içindeki değişimini izlemek; bu raporlardan toplanacak veriler baz alınarak yıllık ulusal raporu hazırlamaktır. Periyodu: Yıllık Kapsamı: Türkiye’deki tüm yükseköğretim kurumları Raporlama Birimi: 2011-2012 Akademik yılında eğitim vermiş, öğrencisi olmuş tüm akademik birimler (SEM hariç tüm önlisans, lisans, yüksek lisans, doktora programları) ÖNEMLİ: Bölümler her bir lisans, yüksek lisans, doktora programları için, başkanı aynıysa da, ayrı ayrı giriş yapacaktır! Ön hazırlık dönemi: 12-20 kasım 2012, Tüm yükseköğretim kurumlarının akademik ve idari personel bilgilerinin YÖK-SİS’te tamamlanması, BEK’in güncel halinin YÖK’e bildirilmesi. Dönemi: 20 Kasım2012 - 7 Aralık 2012 Yöntemi: Soru formlarının YÖK-SİS üzerinden online olarak doldurulması.

YÖKSİS BEK SORU FORMLARI BEK Raporları için 2 tip soru formu oluşturulmuştur: BEK Başkanı soru formu: Yükseköğretim kurumu ile ilgili sorulardan oluşan soru formu Program başkanı soru formu: Ön lisans, lisans, yüksek lisans ve doktora programlarıyla ilgili sorulardan oluşan soru formu

RAPORLAMADA İZLENECEK YOLLAR Raporlama sırasında yükseköğretim kurumunun program sayısı, personel sayısı veya başka bir ihtiyacına göre yükseköğretim kurumu BEK Başkanının belirleyeceği 2 veri giriş yolu önerilmiştir:

1. YOL Cevaplayıcılar kendi kurumlarının personel dairelerinden YÖKSİS şifresi alacak Cevaplayıcılar: BEK başkanı Veri girişçiler (YÖK ile irtibat kişisi) Bölüm/program başkanları 2. Cevaplayıcılar YÖKSİS'e giriş yapıp ilgili formu dolduracak 3. BEK başkanı kendi formunu dolduracak 4. Bölüm/program başkanları formun çıktısını alıp imzalayarak rektörlüğe gönderecek 5. Veri girişçiler formları kontrol edecek, mantıksal hataları cevaplayıcıya sorarak onay ya da düzeltme isteyecek 6. BEK Başkanı tüm formları kontrol ettikten sonra YÖK'e raporun bittiği yazısını yazacak.

2. YOL 1. Cevaplayıcılar Kendi kurumlarının personel dairelerinden YÖKSİS şifresi alacak Cevaplayıcılar: BEK başkanı Veri girişçiler (YÖK ile irtibat kişisi) 2. Bölüm/Program formlarının çıktısı alınıp elle bölüm/program başkanı tarafından doldurulacak. 3. Bölüm/program formları imzalanarak veri giriş elemanlarına gönderilecek. (Bu belgelerin saklanması gerekmektedir.) 4. Veri giriş elemanları formların YÖK-SİS'e girişini yapacak. 5. Eksik, yanlış sorular bölüm/program başkanına sorularak düzeltilecek 6. BEK Başkanı tüm formları kontrol ettikten sonra YÖK'e raporun bittiği yazısını yazacak.

RAPORLAMA SÜRESİNCE ROLLER: 1- Rektör: Yükseköğretim kurumuna raporlama ile ilgili gönderilecek yazıların ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak; tüm akademik ve idari personelin YÖK-SİS şifresi aldığından ve sisteme girdiğinden emin olmak, formun doğru ve eksiksiz doldurulmasını sağlamak amacıyla BEK Başkanı ve veri girişçilere uygun çalışma ortamı, kurum içi işbirliği ve işbölümü sağlamak. 2- BEK Başkanı: Raporlama için önerilen iki yoldan birini seçmek; BEK Başkanı soru formunu ilgili birimlerden gelecek bilgiler doğrultusunda doldurmak; veri girişçiler ile koordinasyon içinde kurumun raporlarının tümünün doldurulmasını sağlamak; program soru formlarını “mantıksal hata” açısından kontrol etmek ve varsa hataların düzeltilmesini sağlamak; YÖK tarafından raporlama dönemi sonrasında verilerle ilgili istenecek düzeltmelerin yapılmasını sağlamak. 3- Veri girişçiler: Seçilecek yola göre veri girişi yapmak veya girilen verileri kontrol etmek; program başkanlarının raporlar ile ilgili sorularına cevap vermek; yanıtlayamadığı sorular için YÖK ile irtibata geçerek yanıt alıp ilgili kişiye iletmek. 4- Ön lisans-Lisans-Yüksek lisans-Doktora program başkanları (veya vekalet edenler): Kendi programlarıyla ilgili sorulara yanıt vermek; Seçilecek yola göre kağıt üzerinde formu doldurarak veya doldurduğu formun çıktısını alarak, imza ve kaşe ile BEK Başkanına göndermek; istenecek düzeltmeleri yaptıktan sonra formun düzeltilmiş halini imzalayıp kaşeleyerek BEK başkanına göndermek.

ÇALIŞMA SONUNDA YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI TARAFINDAN TESLİM EDİLECEKLER 1- BEK Başkanı soru formu (YÖK-SİS üzerinden) 2- Program Başkanlarının soru formu (YÖK-SİS üzerinden) Soru kağıdının çalışmaya katılanlarca titizlikle doldurulması beklenmektedir. Yazılımla ilgili sorularınız için; adnan.ciftcibasi@yok.gov.tr 0312 298 79 56 Soru formlarıyla ilgili sorularınız için; esen.dincer@yok.gov.tr 0312 298 794 0 ÖNEMLİ: Kurumlardan BEK başkanları ve veri girişçiler dışında hiç kimsenin sorularına yanıt verilmeyecektir!

UYARI!!! ÇOK ÖNEMLİ!!! Programların YÖK-SİS’te bulunmaması, Kapanmış olması, Birimlerin fakülte/enstitüsünün değiştirilmiş olması halinde gönderilecek formla birlikte sorun bildirmek için; uygulama içerisindeki “SORUN BİLDİR” menüsü altındaki “BİRİM SORUN BİLDİR” formunu kullanabilirsiniz!

Hazırlayan: Esen DİNÇER TEŞEKKÜRLER… Hazırlayan: Esen DİNÇER