Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS) Ön Muhasebe Modülü Tunahan ALTINTOP 10.07.2014

İçindekiler 1. Giriş 2. Kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisinin Verilmesi 3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri 4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri 10.07.2014

1. Giriş Ön Muhasebe Modülü, sağlık tesisleri bazında TDMS fişlerinin ön kayıtlar şeklinde oluşturulması ve yöneticiler tarafından onaylanıp gerçek TDMS fişlerine dönüştürülmesi süreçlerini içermektedir. Sağlık tesislerindeki «Fiş Oku» yetkisine sahip kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verilerek bu modülünün kullanımı sağlanmaktadır. Bu modül sayesinde muhasebe birimlerine uzak olan tesisler ön muhasebe kayıtları şeklinde fiş kesebilecek ve bu fişler muhasebe birimindeki kullanıcılar tarafından onaylanıp gerçek TDMS fişlerine dönüştürülebilecektir. Bu modül sayesinde muhasebe birimlerindeki fiş kesme işlemleri yükü azalacak ve ilgili personeller daha çok yönetimsel konulara odaklanabilecektir. Muhasebe biriminin yükü azalacağından mevcut yapılan hatalarda azalma olacağı değerlendirilmektedir. 10.07.2014

2. Kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisinin Verilmesi Sağlık tesislerindeki kullanıcıların ön muhasebe modülünü kullanabilmesi için ilgili kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verilmelidir. Bu yetki muhasebe birimi yönetici kullanıcısı tarafından Yönetim- >Kullanıcı İşlemleri sayfasından verilmektedir. 10.07.2014

2. Kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisinin Verilmesi Bu yetkiyi verebilmek için öncelikle kırmızı okla gösterilen kısımdan sağlık tesisi seçilmeli daha sonra yeşil okla gösterilen kısımdan yetkisi verilmelidir. 10.07.2014

2. Kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisinin Verilmesi 10.07.2014

2. Kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisinin Verilmesi 10.07.2014

2. Kullanıcılara «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisinin Verilmesi Kullanıcıya «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisi verildiğinde kullanıcı işlemlerindeki son görüntü aşağıdaki gibi olmaktadır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisine sahip kullanıcı TDMS’ ne giriş yapıp «Muhasebe İşlemleri» menüsüne girdiğinde aşağıdaki ekran ile karşılaşmaktadır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «ÖN MUHASEBE İŞLEMLERİ» menüsünden yetkiye sahip olan kullanıcı «Muhasebe İşlem Fişi» ve «Ödeme Emri Fişi» türlerinde ön muhasebe kayıtları girebilmektedir. «Fiş Listesi» ekranından da bu sağlık tesisine ait tüm ön muhasebe fişlerinin durumu takip edilebilmektedir. «Yardımcı Defter» ekranından ise ön muhasebe kayıtlarına ait yardımcı defter işlemleri gerçekleştirilebilmektedir. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Örnek bir «Muhasebe İşlem Fişi» türündeki ön muhasebe kaydının oluşturulma ekranı aşağıdaki şekildedir. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Muhasebe İşlem Fişi» türündeki ön muhasebe kaydı oluştuğunda aşağıdaki ekran görüntüsü oluşmaktadır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Bütün ön muhasebe kayıtlarının üst kısımlarında bir durum çubuğu bulunmaktadır. Kayıt ilk oluştuğunda bu çubuk mavi renklidir. Ve durumu «Onaysız» dır. Bu aşamada bu kayıt yönetici kullanıcı tarafından onaylanamaz veya iade edilemez. «Onaysız» durumdaki kaydın durum çubuğundan, kaydı oluşturan kullanıcı «Kontrole Gönder» diyerek; kaydı yöneticinin onaylayabileceği veya iade edebileceği «Kontrolde» durumuna çevirebilmektedir. «Kontrolde» durumundaki bir ön muhasebe kaydının durum çubuğu açık gri renktedir. Bu durumdaki kayıt yönetici kullanıcı tarafından onaylanmakta veya gerekçe yazılarak iade edilmektedir. «Onaylandı» durumundaki kaydın durum çubuğu yeşil renktedir ve gerçek fişe bu çubuktan erişilebilmektedir. «İade Edildi» durumundaki kaydın durum çubuğu sarı renktedir. Bu durumdaki kayıt üzerinde «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisine sahip kullanıcı düzeltmeleri yaparak «Tekrar Kontrole Gönder» işlemini yapabilmektedir. Onaylanan bir kayıt sonrasında oluşturulan gerçek fiş yönetici tarafından silinirse, ön muhasebe kaydı da otomatik olarak «İptal Edildi» durumuna dönüşmektedir. Bu durumdaki kayıtların durum çubuğu kırmızı renktedir. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Fiş Oku, Ön Muhasebe» yetkisine sahip kullanıcı ön muhasebe kayıtlarına durum çubuğundan dosya ekleyebilmektedir. Sadece «Onaysız», «Kontrolde» ve «İade Edildi» durumlarında dosya ekleme veya ön muhasebe kaydı üzerinde düzeltme işlemleri yapılabilmektedir. «Onaylandı» veya «İptal Edildi» durumlarında herhangi bir dosya ekleme veya ön muhasebe kaydı üzerinde düzenleme işlemleri yapılamamaktadır. Ön muhasebe kayıtlarına eklenebilecek dosya formatları «.jpeg» ve «.pdf» dir. Bir kayıt içerisine 3MB boyutunu geçmeyen birden fazla dosya yükleme işlemi yapılabilmektedir. Bir ön muhasebe kaydı onaylandığında ve gerçek fiş oluştuğunda otomatik olarak işlem yapılan tarih durum çubuğunda görüntülenmektedir. Ön muhasebe kayıtları onaylandıktan sonra ıslak imzalı belgelerin muhasebe birimine iletilmesi gerekmektedir. Bu belgelerin iletilmesi için gerekli süre 10 gündür. 10 günü aşan durumlarda ön muhasebe kaydı girilmesi engelletilmektedir. Islak imzalı belgeler muhasebe birimine ulaştığında yönetici tarafından onaylanmış olan kayıtların içinden «Islak İmzalı Belgeler Geldi» butonuna basılmalıdır. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Kontrolde» durumundaki «Muhasebe İşlem Fişi» ön muhasebe kaydı görüntüsü. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Örnek bir «Ödeme Emri Fişi» türündeki ön muhasebe kaydının oluşturulması 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Örnek bir «Ödeme Emri Fişi» türündeki ön muhasebe kaydının oluşturulması 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Ödeme Emri Fişi» türündeki ön muhasebe kaydı oluştuğundaki ekran görüntüsü 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri Dosya eklenmiş bir ön muhasebe kaydının ekran görüntüsü 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Kontrolde» durumundaki «Ödeme Emri Fişi» ön muhasebe kaydı görüntüsü. 10.07.2014

3. «Fiş Oku, Ön Muhasebe» Yetkisine Sahip Kullanıcıların İşlemleri «Fiş Listesi» 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «Fiş Yaz» yetkisine sahip yönetici kullanıcılar ön muhasebe kaydı oluşturamamaktadır. Bunun yerine oluşturulmuş olan kayıtları «Fiş Listesi» ekranından süzerek onaylama veya iade etme işlemlerini gerçekleştirmektedirler. Ayrıca, onaylama sonucu ıslak imzalı belgeler teslim alındığında onaylı ön muhasebe kaydı içerisinden belgelerin geldiğine dair butona basarak bildirim gerçekleştirmektedirler. 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «Fiş Yaz» yetkisine sahip yönetici kullanıcı muhasebe işlemleri menüsü görüntüsü 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «Kontrolde» durumundaki bir kayıt içerisinden onaylama ve iade işlemlerinin gerçekleştirilebildiği durum çubuğu görüntüsü 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «İade Edildi» durumundaki örnek bir ön muhasebe kaydı görüntüsü 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «Onaysız» durumundaki örnek bir ön muhasebe kaydı görüntüsü 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «Onaylandı» durumundaki örnek bir ön muhasebe kaydı görüntüsü 10.07.2014

4. «Fiş Yaz» Yetkisine Sahip Muhasebe Birimi Kullanıcılarının İşlemleri «İptal Edildi» durumundaki örnek bir ön muhasebe kaydı görüntüsü 10.07.2014

Teşekkürler 10.07.2014