Project Management BURAK KÜÇÜK-16109079182 DAVUT KESKİN - 22672185700 CEVDET FUTSİ - 48514798242 MERVE MERYEM ERCAN - 25969302736 MURAT US - 24515457036 YUSUF BAYKAL - 26399519442

Sunumumuzun ilk konusunda; Project Web Access'te zaman ölçeği kullanarak kaynakların çalışma dışı zamanlarda ve atamalardaki ilerlemelerini nasıl raporladıklarını göreceğiz Kaynakların, Outlook bütünleştirme etkisini kullanarak Outlook takviminden Project Server'a ilerlemelerini nasıl raporladıkları göreceğiz. Proje yöneticilerinin Project Web Access'teki kaynaklardan gelen görev değişikliklerini nasıl onayladıklarını ve Project Proffessional'da proje planlarını nasıl güncellediklerini göreceğiz. Yöneticilerin ve proje ortaklarının bir bakışta proje durumunu nasıl görebildiklerini ve Project Web Access'te kendilerini en çok ilgilendiren ayrıntıları nasıl inceleyebildiklerini göreceğiz.

Project Server İle Çalışmayı İzlemek Proje yöneticisi bir proje planını Project Server'a yayımladıktan sonra, kaynaklar kendi atamalarını Project Server,ın tarayıcı tabanlı arabirimi olan Project Web Access üzerindengörebilirler. Kaynaklar kendi çalışma dışı zamanlarını Project Web Access üzerinden de raporlayabilirler. Bu bilgiyi doğrudan Project Web Access'e girebilirler ya da Outlook'tan Project Web Access'e alabilirler.

1) X şirketinde bir kaynak olan A bireyi, Project Server'a yayımlanmış olan atamalarını görmek için Project Web Access'e oturum açar. Oturum açıldıktan sonra birey, kendisini etkileyen yeni görevleri ya da diğer öğeleri listeleyen kişiselleştirilmiş bir Giriş sayfası görür. Ekranın üst kısmındaki bağlantı ya da sekmeler Project Web Access'in merkezler olarak adlandırılan ana alanlarına yönlendirme yapar. Örneğin, Tasks bağlantısı Tasks Center'ı görüntüler.

2) Birey kendi Görevler Merkezi'ni görüntülemek için ekranın en üstündeki Tasks'ı tıklar. Burada birey birden çok proje için olan atamalarını görebilir. Birey bu bilgiyi bir zaman çizelgesi biçiminde ya da kişisel bir Gantt grafiği olarak görebilir.

3) Birey Tasks Center'da da Zaman Çizelgesi görünümüne döner ve hafta için kendi zamanlanmış işlerini gösterecek biçimde görünüm seçeneklerini değiştirir. Daha sonra fiili çalışmasını raporlar.

4)Birey, kendi proje yöneticisi olan B bireyine kaydettiği fiili çalışmaları aktarmak için Update All düğmesini tıklar. Daha sonra ,birey 24 25 temmuz tarihlerinde çalışamayacağını proje yöneticisine bildirmek zorundadır. Birey kendi serbest/meşgul zamanlarını kaydetmek için Outlook kullanmamaktadır, bu nedenle çalışma dışı zamanını doğrudan Project Web Access'te raporlayacaktır. 5)Birey soldaki panoda Notify your Manager of time you will not be available for project work seçeneğini tıklar.

Birey olmayacağı zamanlar için yalnızca saat ve süre değil aynı zamanda neden de belirtebildiğini görür.

6)Birey önümüzdeki tarihlerde ofis dışında olacağı süreyi kaydeder. Birey submit düğmesini tıkladığında Project Web Access bunu onaylar ve birey Tasks Center'da çalışmasına devam edebilir.

OUTLOOK ÜZERİNDE FİİLİ ÇALIŞMAYI RAPORLAMAK Project Server, Outlook kullanıcılarının kendi görev atamalarını görebilecekleri ve durumlarını raporlayabilecekleri bir Outlook COM eklentisi içerir. Bu bilgi proje yöneticisi onayı için Project Server'a aktarılır ve aynı zamanda proje planına fiili çalışma olarak eklenir. Outlook bütünleşme eklentisi, Project Web Access teki Task Center yerine Outlook ile çalışmayı tercih eden ekip üyelerine kendi atamalarını görmek ve proje yöneticisine durumları hakkında güncel bilgi sağlamak için olanak tanır.

1) X şirketinde bir ekip üyesi olan bir birey, başlamış veya başlamak üzere olan birkaç proje planında görev atamalarına sahiptir. Birey daha önceden Project Server'daki Outlook bütünleşme eklentisini kurmuştur. Eklenti, Seçenekler iletişim kutusuna bireyin görebileceği Project Web Access adlı yeni bir sekme ve yeni bir araç çubuğu ekler.

2) Birey Outlook'daki Project Web Access araç çubuğunda IMPORT NEW ASSİGMENT düğmesini tıklar. Kendi Project Server oturum açma bilgisini girdikten sonra Outlook'a alması için yeni bir görev atamasının olduğunu görür.

3) Birey 18 Ağustos haftası için kendi randevularını inceler Active Directory West projesinde bir görev ataması olan yinelenen randevusunu görür.

4) Birey yinelenen randevuyu çift tıklar 4) Birey yinelenen randevuyu çift tıklar. Outlook bütünleştirme eklentisi Project Web Access appointment iletişim kutusundaki appoinment scheduling sekmeleri arasına Project Web Access sekmesini ekler. Birey bu sekmeyi tıklar. Burada birey kendi ataması için temel bilgileri ve kendi zaman çizelgesi görünümünü görür. Birey isterse Go to Timesheet düğmesini tıklayarak Project Web Access'deki bu ve diğer görüntülerini görüntüleyebilir ancak, burada yer alan görev için olan zaman çizelgesi klavuzu bireyin raporlama gereksinimleri için yeterlidir.

5) Birey bu görevdeki fiili çalışmasını kaydeder ve kalan çalışmalarını sıfır olduğundan emin olur. Bu noktala bireyin fiili çalışmaları yerel olarak kaydedilmiştir ve proje yöneticisine aktarılmamıştır. Birey şimdi bununla ilginecektir.

6) Birey Project Web Access Appoinment iletişim kutusundaki UPDATE PROJECT MANAGER düğmesine tıklar. Eklenti bireyin fiili çalışmalarını Active Directory West projesinin proje yöneticisi olan B bireyine iletir. BU güncelleme, proje yöneticisi onu onaylayana kadar Project Server'da kalacaktır, ardından Active Directory West planına kaydedilecektir.

Proje Yöneticisi açısından bakarsak, Outlook'tan aktarılan fiili çalışma Project Web Access'ten aktarılanlarla birebir aynıdır. Atama ayrıntılarını ele almak için Outlook bütünleştirme eklentisi, Outlook ile çalışmayı seçen kaynaklar için Outlook'u Project Web Access'in uygun bir ikamesi yapmaktadır.

Kaynaklardan Gelen Fiili Çalışmaları Ele Almak Proje yöneticisi Project Web Access'e oturum açtığında, kaynakların yeni fiili çalışmalar, çalışma dışı zamanlar ya da başka bilgiler aktarıp aktarmadığını görür. Proje yöneticisi bu bilgileri inceleyip proje planına iletebilir. Bu veriler proje planına aktarıldığında, Project Proffessional gerekli olan yerlerde görev sürelerini yeninden hesaplar ve kalan çalışmayı yeniden zamanlar.

1) X şirketinde proje yöneticisi olan B bireyi, Project Web Access'e oturum açar. Birey, kaynaklardan gelen bekleyen görev değişikleri olduğunu görür. Birey bu bilgiyi görmek için Project Web Access'teki Update Center'ı inceyebilirdi.

2) Birey Task Changes From Resources bağlantısını tıklar ve Project Web Access, Update Center'a geçiş yapar. Burada birey kaynaklardan gelen görev değişiklerini ayrıntılarıyla görebilir.

3)Birey Gantt grafiği görünümüne geçer ve görev güncellemelerinin görünümünü nasıl değiştirebileceğini görmek için View Option bağlantısını tıklar.

4) Birey zaman çizelgesi görünümüne geçer ve zamanlanmış çalışmayı ve kaynaklar tarafından aktarılan fiili çalışmayı göstermek için View Option'sı ayarlar. Zaman çizelgesi görünümünde daha çok alanı görebilmek için Project Web Access'in görev bölmesini de gizler.

5) Bireyimiz bugün ağırlıklı A bireyinin 200GB USB v2 dış sabit sürücü projesi ile ilgili yeni çalışmasına odaklanmış durumdadır. A bireyinin fiili çalışma aktardığı bu projedeki iki görevi için B bireyi ACCEPT? sütunun tıklar ve görünen açılır listeden accept'i tıklar. Diğer kaynakların yöneticiye aktardıkları diğer görev değişiklikleri yönetici bunlarla ilgili eylem yapana kadar Update Center'da kalacaktır.

6) Bu atamalar için güncelleme sürecini tamamlamak için birey Update düğmesini tıklar. Project Server, Project Professional'da 200GB USB v2 dış sabit projesini açar, A bireyinin atamalarına karşı fiili çalışmayı kaydeder ve yöneticiye proje planının kaydetmek isteyip istemediğini sorar.

Proje planı Project Server'da açık kalmaya devam eder Proje planı Project Server'da açık kalmaya devam eder. Böylece yönetici; A bireyi ve diğer kaynaklar tarafından akatarılan fili çalışmaları değerlendirebilir ve gereken zamanlama değişiklerini yapabilir. Project Web Access ve Outlook bütünleştirme eklentisi ile, proje planında kaydedilmiş tüm fiili çalışma ve kaynak çalışma süresi ayarları doğrudan kaynaklardan gelebilir; Proje yöneticisinin bu bilgileri proje planına yeniden girmesi gerekmez. Ancak, proje yöneticisi hangi bilgilerin proje planına eklenip hangilerinin eklenmediğini her zaman denetlemesi gerekmetedir.

PROJE ORTAKLARINA BİLGİ VERMEK Project Server tabanlı KPY sisteminin öncelikli amaçlarından biri etkin projelerin durumunu doğru, zamanında ve görünür tutmaktır. Yönetici proje ortakları ve sponsorlar genellikle, portföy ya da program adı verilen ilgili projeleri üst düzeyde durumlarıyla ilgilenirler ve yanlıca bir sorun olabiliceğini öngördüklerinde belirli bir projenin ayrıntılarına girerler. Project Web Access'teki project center, yöneticilerin ve diğer proje ortaklarının bir bakışta birden çok projenin durumunu görebilecekleri alanlardır.

1) Birey, Project Web Access'e oturum açar ve Project Center'ı görürler. Şu anda project center'da uygulanmış olan summary görünümü her projeyi Gantt grafiğinde bir öğe olarak gösteriri. Project Web Access'deki diğer görünümlerde olduğu gibi bireyde bu görünümü kendisinin en çok ilgilendiği veriye odaklayabilir ya da başka bir görünüme geçebilir. X şirketindeki project hesap yöneticileri bu birey gibi yöneticiler için özel görünümler yaratmıştır şimdi birey özel görünüme geçecektir.

2) Birey, Choose a view kutusunda X Executive Summary'i seçer ve görünümünün tümünü görebilmek için Project Web Access'deki görev bölmesini kapatır. Bu tür özel görünümlere bazen trafik lambası görünümü denir. Çünkü temel proje ölçülerini yeşille sarıyla ve kırmızıyla gösterir. Bu durum ayrıca projeleri yerlerine göre gruplandırır. Birey bu görünümü tercih etmektedir projelerdeki kırmızı ışıkları tarayabilmekte ve sınırlı zamanını bütçe ve zamanlama sapmasına nelerin yol açtığını görebilmek için bu projelere odaklayabilmektedir.

3) Birey listelenen projeler boyunca kaydırma yapar ve proje zamanla durumuyla ilgili bir kaç kırmızı ışık görür. 100X DVD sürücü projesinin yayımlanan sürümünün project schedule sütunundaki kırımızı ışık üzerinde fare işaretçisini gezdirir. Görünen bir ekran ipucu bireye projenin zamanlama durumunun kırmızı olduğunu, çünkü zamanlanan tamamlama tarihinin temel tamamlanma tarihinden 5 günden daha geçtir. 5 günlük zamanlama sapması bu görünüm için kırmızı ışık eşiğidir.

4) Birey proje listesinin sağa doğru kayadırarak projenin orta düzeyde sapmaları olduğunu ve proje yöneticisinin B bireyi olduğunu görür.

5) Birey proje listesini yeniden sola kaydırır ve projenin adını tıklar. Proje Gant grafiği görünümünde project center'da görüntülenir. 6) Birey Task Tracking görünümüne geçer ve projedeki ilk zamanlama sapmasına gelir. Birey projenin techinacal feasibilty analysys aşamasının ilk görevini planlanmadan daha geç başladığını görür. Proje planında ki sonraki sapmalarıda belirleyebilir. Bu, proje yöneticisi olağan görüşmesinde hangi konulara odaklanacağını belirler.

PROJECT SERVER İLE RİSKLERİ KONULARI VE BELGELERİ YÖNETMEK Bu bölümde öğreneceklerimiz; Project Web Access bir risk oluşturmak ve bunu proje ile ilişkilendirmek. Bir konu oluşturmak, bir proje ile ilişkilendirmek ve çözüm için birisini atamak. Bir proje için belge kitaplığı oluşturmak ve bir belgeyi karşıya yüklemek.

Project Server, Windows Share Services ile (Daha önce Share Point Team Services olarak geçen ve kısaca WSS denilen) bütünleştirilebilir. Bu bütünleşme WSS'deki risk, konu ve belge yönetim yeteneklerine Project Server tabanlı bir kurumsal proje yönetimi (KPY- kurumsal proje yönetimi) sistemine ekler. Bir WSS project server ile bütünleştirildiğinde WSS'nin bazı özellikleri kurumsal proje yönetiminde daha çok uygulanabilir duruma gelir. Örneğin, WSS belge listeleri project server veri tabanındaki belirli projelerle ya da bu projelerdeki görevlerle ilişkilendirilebilir. WSS'nin project server içinde yer almadığında dikkat edin. Windows Share Point Services, Windows Server 2003 işletim sistemi içindedir ve bu programı gerektirir. Project server'a yayımlanan her proje kendisine ayrılmış bir Wss alt webi edinir. Project Web access kullanıcıları, Project Web Access'te doğrudan WSS-windows sharepoint server riskleri, konuları ve belgeleri ile çalışırlar. Riskler, konular ve belgeler project server tabanalı KPY desteklemek için önemli roller üstlenirler.

RİSKLERİ YÖNETMEK Project Server ile WSS bütünleşmesi proje başarısına karşı tehditleri belirlemek, izlemek ve gidermek için mükemmel bir araç içerir, buna risk yönetimi denmektedir. Bu terim project serverda kullanıldığında, bir risk bir görev ya da projenin tamamlanmasına karşı olası bir tehdidin (ya da bir fırsatın) kaydı anlamına gelir project serverdaki Risks işlevselliği bir kurumun en çok ilgilendiği riskleri belirlemesine, derecelendirilmesine ve izlemesine olanak tanır. Riskleri aynı zamanda konularla ya da diğer risklerle ilişkilendirebilirsiniz.

Riskler ve Konular ( sonraki kısımlarda anlatılan ve WSS tarafından project serverda etkin duruma getirilen başka bir özellik ) bazı benzerlikler içerir. Ancak bu riskin en belirgin farklılığı tetiktir. Bir tetik, riskin yedek planı devreye girmeden yanıtlanması gereken bir ölçüt ya da eşiktir. Büyük çaplı bir kurumda farklı kişiler riskleri belirlemek ya da numuralandırmak, yedek planlar geliştirmek ya da bir riskin tetikleyicisini belirlemekle görevli olabilir. Bir risk eylem öğesine dönüştüğünde devam eden izleme ve sorun giderme konusu haline gelebilir. Risk durumunu izlemek ve bir proje ile ilintili tüm risklerin durumunu ya da bir kurumdaki tüm riskleri görmek için e-posta bildirimi ya da uyarılarını etkinleştirebilirsiniz.

1) X şirketinde bir yönetici olan birey project server'a açar ve risks center'a gider. Birey project server'a yayımlanmış projeleri görür. Birey 100X DVD projesi için yeni bir risk oluşturmak istemektedir.

2)Birey 100X DVD Driver proje adını tıklar ve bu proje için olan risks sayfasını görüntüler. Şu anda bu proje ile ilgili hiç bir risk bulunmamaktadır.

3)Birey New Risks'i tıklar ve Risks: New Item Page görüntüler.

4)Birey risk bilgisini girer ve 100X Drive projesinin proje yöneticisi olan B bireyini bu riske atar.

5)Bireyi riski kaydetmek için Save and Close düğmesini tıklar ve bu proje için olan risks sayfasına döner. Yeni risk burada görünür.

KONULARI YÖNETMEK Konular, project serverda kullanıldığı anlamında belirli bir konu hakkında yapılandırılmış tartışmalar içeren eylem öğeleridir. Her zaman bir konumun bir durumun (etkin ya da çözülmüş gibi) ve bir sahibi vardır ( bir ekip üyesi ya da proje yöneticisi gibi). Konuları kullanmak, projeler hakkında eylem öğelerinin (eylem öğeleri projelerde kendileri görünmezse) izlemenin mükemmel bir yoludur. Konuları aynı zamanda eylem öğeleri haline gelmiş ve izleme ve çözüm gerektiren riskler olarak da düşünebilirsiniz. Riskler ve belgelerde olduğu gibi konularıda belirli proje ya da görevlerle ilişkilendirebilirsiniz. Konu durumunu izlemek ve proje ile ilintili tüm konuların durumunu görmek için, e-posta bildirimleri ya da uyarılarıda kullanabilirsiniz.

1) X şirketinde proje yönetici olan B bireyi project server'a oturum açar ve Issues center'a gider. Burada B bireyi yönettiği projelerin listesini (MY projects altında) ve şirkete ait gönderilebilecek diğer projeleri görür.

2)B bireyi 100X DVD Driver projesi için yeni bir konu oluşturmak istemektedir. Bu nedenle projenin adını tıklar. 100X DVD Driver projesinin Issues sayfası görünür; şu anda hiçbir konu yoktur.

3) B bireyi New Issue düğmesini tıklar ve görünen sayfada konu için istediği bilgileri girer. B bireyi konuya 100X DVD Driver projesinde atamaları olan bir kaynak olan A bireyine atar. 4) B bireyi A bireyinin üzerinde çalışmasını istediği konuyu girer.

5) Bilgi girişini tamamladığında B bireyi Save and Close düğmesine tıklar. Yeni konu projenin Issues sayfasında görünür ve A bireyinin çözmesi için hazırdır.

BELGELERİ YÖNETMEK Belgeleri projeler ya da görevlerle ilişkilendirmek project server- WSS bütünleşmesi tarafından sağlanan son derece kullanışlı bir yetenektir. Projelere ya da görevlere bağlamak isteyebileceğiniz yaygın belge türleri arasında belirlemeler, bütçeler ve risk yönetimi planları gibi bir çok proje yönetimi belgesi bulunur. İki tür belge kitaplığı vardır;Proje ve Ortak. Proje belge kitaplıkları için proje yöneticileri kendi projeleri ile ilintili belge kitaplarının özelliklerini yapılandırırlar. Proje yöneticileri, office belgelerinde kullanmak üzere varsayılan şablonlar ve belgelere erişim izinleri gibi seçenekleri belirleyebilirler. Ortak belge kitaplıklarında tüm project server kullanıcıları sunucu hesap yöneticisi bir sınırlama koymadığı sürece erişim hakkına sahiptirler. Her iki kitaplık türüde bir belge değiştiğinde e-posta bildirimini desteklemektedir. Proje belge kitaplığındaki belgeler için, project center ve tasks center'da bu belgelre bağlantılar ve görsel göstergeler görürsünüz.

1)X şirketinde yönetici olan birey project server'a oturum açar ve document center'a gider. 2) Birey bir belge yüklemek istediği 100X Driver projesinin adını tıklar. Birey bu projenin henüz kendisi için oluşturulmuş bir kitaplığı olmadığını görür, şimdi bunu kendisi yapacaktır.

3) Birey Create Document Library bağlantısını tıklar 3) Birey Create Document Library bağlantısını tıklar. Project server bireyden bu proje belge kitaplığı ile ilgili belge girmesini ister. Project Web Access kullanıcları tarafından nasıl görülmesi istediğini sorar.

4) İstediği belge kitaplığı bilgisini kaydettikten sonra, birey Create'i tıklar. Project Server yeni belge kitaplığını oluşturur.

5) Birey şimdi projenin belge kitaplığına eklemek istediği belgeye sahiptir, bu nedenle Upload Document'i tıklar. 6)Birey istediği belgeyi seçer ve Save And Close düğmesini tıklar. Karşıya yüklenen projenin belge kitaplığında görülür.

Önemli Bilgiler; Project Server bir kurumsal proje yönetimi odağında belge, konu ve risk yönetimi için Windows SharePoint Services ile bütünleşebilir. Riskler ve konular benzerdir ancak riskler olası sorun ya da fırsatlar anlamına gelirken konular ise eylem öğeleridir. Belgeler konular ve riskler projelerle, projelerdeki görevlerle ya da başka belge, konu ya da risklerle ilişkilendirebilirler.