HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA ) FULL COSTING UYGULAMASI İsmail YALÇIN Ankara Üniversitesi Rektör Danışmanı Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı

Bu sunum; Camilla ELANDER Finansal Planlama Yöneticisi, Helsinki Üniver. Merkez Yönetimi Senior Advisor in  EUA’s Full Costing Project Zagrep, June 16, 2010 tarihli sunumundan yararlanılarak hazırlanmıştır

University of Helsinki Kuruluşu 1640 Turku, Helsinki’ye taşınma 1828 Ana konular: araştırma, eğitim ve toplumsal ilişkiler Çiftdilli (Fince & İsveçce), İngilizce öğretim de yapılmakta 11 Fakülte 35,000 Öğrenci, 30,000 Sürekli Eğitim ve Açık Üniversite öğrencisi 3,930 araştırmacı ve eğiticinin yer aldığı 8,160 çalışan 2010 Bütçesi: €644 million Helsinki’de dört kampusda ve Finlandiya’nın 17 farklı yöresinde yer almakta Amacı; dünyadaki en iyi multidisipliner araştırma üniversitelerinden biri olarak durumunu pekiştirmek

Yerleşkelerinin konumu

2010 Finans Kaynakları Eğitim Bakanlığı bütçe kaynağı €399 M Üniversite kaynakları €29 M Harici kaynaklar €148 M Beceri ve servis satışları €59 M Sermaye geliri €3 M Eyalet Maliyesinden Okullara Öğretmen Eğitimi geliri €6 M TOPLAM €644 M

2009 Maliyet Giderleri € M % Lisans öğrenim gideri 114 20 Yetişkin öğrenim gideri 24 4 Lisansüstü öğrenim gideri 148 25 Araştırma gideri 243 42 Kamusal servisler gideri 53 9 TOPLAM 583 100

Neden Full Costing’e dahil olundu? 1997 Yılından buyana Eğitim Bakanlığı Full Costing temelli rapor istemektedir İş zamanlı ödenti (Work Time Allocation) sistemi bulunmadığı için Ülkelerle ortak anlaşmaların oluşturulmasında yasal ortama uyabilmek için Raporlamalar gerçekci olamadığından 7. Çerceve Programı, 2010 dan itibaren Full Costing temelli raporlama istediği için 2009 ve 2010 yılından itibaren iki ana ulusal fon kuruluşu Full Costing temelli raporlama istediği için

Etkinliklerin saptanması Etkinlikler (performans alanları) 1990 yıllardan bu yana Eğitim Bakanlığı tarafından tanımlanmıştır; Öğrenim etkinlikleri Yüksek eğitim öğrenimi Yetişkin öğrenimi Araştırma etkinlikleri Lisansüstü öğrenim ve ilgili araştırmalar Araştırma Toplumsal ilişkilerle ilgili etkinlikler Artistik etkinlikler

İş zamanlı ödenti yöntemleri (Work time allocation methods) Personel anketleri - elektronik ortamda e-posta veya online veritabanları Personel görüşmeleri - kişisel-teke tek veya idari birimlerle Zaman cetvelleri - alışılagelmiş (rutin) yürütülen iş zamanı kayıtları, excel kayıtları veya online Benzer görevler yürüten diğer kişiler için profil oluşturulması Diğer teknikler

Univ. HELSINKI İş zamanlı ödenti yöntemleri Gereksinim duyulan bilgiler: etkinliklere ait iş zamanlı ödenti; (yürütülen her bir etkinliğin maliyetini tanımlayan bilgi) araştırma projelerine ait iş zamanlı ödenti; (fon kuruluşları tarafından talep edilen zamanlama raporları) Kurum dışında harcanan senelik iş zamanı; (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi) Univ. Helsinki fon kurumlarının taleplerini karşılamak için online zaman çizelgesi içeren bir yazılım sistemini kullanmaya karar vermiştir (Sole TM yazılımı). Bu sistem kişisel bilgileri (profilleri) kullanabilecek biçimde yapılandırılmıştır

Sole TM yazılımı Finlandiya’da birçok üniversitede kullanılmaktadır 2008-2009 da kullanılmaya başlanmıştır Her personel ödeneği iş zamanlı olarak , fakat, çeşitlilik içerir şekilde kesinleştirilir Dış fonlarca desteklenen projeler için akademik personel etkin iş zamanı ödeneği Geriye kalan zaman ise, 1600 saat/senelik tüm ofis iş zamanını içeren bir zorunlu plana göre kayıtlandırılır İdari ve destek personel için ise aylık iş zamanı ödeneği düzenlenir

Sole TM yazılımı Sistemdeki ana görevler, tanımlanmış beş etkinlik ve idari görevlerden oluşmaktadır. Dış kaynaklarca desteklenen projeler “araştırma” adı altında listelenir Her fakülte/departman/birim kendi alt görevlerini tanımlar İş zamanlı ödenti, sistemde depolanan verilerdeki ücretler ve hesap sisteminde yer alan projelerin ödeneklerine ait ücret maliyetleri ile örtüşmelidir.

Sole TM veri girişi (Maliyet kalemlerinin seçimi) İŞ SAATLERİ (sistemde belitilen şekilde) personel maliyeti fakülte/departman/birim içi diğer maliyetler (kira dahil) YILLIK PERSONEL merkezi yönetim ve destek servisleri gibi fakültelere / departmanlara /birimlere tahsis edilen yıllık personel oranına göre ortaya çıkan indirekt maliyetler

Sole TM veri girişi (Etkinlik temelli maliyet hesaplama) Etkinlik temelli maliyet her fakülte ve enstitü için ayrı ayrı hesaplanır Merkezi yönetim ve destek servisleri maliyetleri, önce birimlerdeki personel ödentisi ve birimlerin etkinliklerine göre belirlenir Bir yerleşke dışında aynı veya benzer alanlarda çalışan fakültelerin yer aldıkları her yerleşkedeki maliyet yapısı aynıdır

Full Costing Raporlama -1 (Maliyet Taban Oranlı Ücret) Her fakülte için araştırma toplam maliyetleri belirlenirse, maliyet taban oranlı bir ücret hesaplamak mümkündür Oran içerikleri Araştırma projesinde harcanmayan iş zamanına ait maliyetler (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi) Maliyetlerdeki zorunlu ücret Helsinki Üniversitenin şu anki maliyet taban oranı % 53 dür.

Full Costing Raporlama -2 (İndirekt Maliyet Oranı) genel indirekt maliyet oranları her yerleşke için ayrı tanımlanır maliyet yapısı çalışma alanları arasında oldukça farklılıklar gösterir en düşük indirekt maliyet oranı %84 ile şehir merkezi yerleşkesindedir. Burada ki tüm fakültelerin maliyetleri düşüktür (örn. insani bilimler, DTCF) en yüksek indirekt maliyet oranı ise %112 ile Veteriner Hekimliği, Ziraat, Orman ve Biyoloji ve Çevre Bilimleri Fakültelerine aittir.

Project cost report Project number ******* Accumulated costs dd.mm.yy-dd.yy.mm İş zamanlı ödenti, Ücretler: etkin iş zamanını içeren Sole TM Ücret maliyetleri (etkin iş zamanlı) 10 000 Maliyetlerin ücreti %53 5 300 Personel maliyetleri toplamı 15 300 İndirekt maliyetler %89 * 15 300 13 600 Seyahat masrafları 2 000 Satın alınan servis hizmetleri 3 000 Diğer maliyetler 600 Toplam maliyet 34 500 Taban oranları Hesap sisteminde yer alan diğer maliyetler Destekleyen kuruma düşen miktar (örn. %75) 25 900 Üniversite katkısı 8 600

Uygulama için Gereksinim duyulan bilgi ve hesaplamalar Personel Maliyetleri Toplamı; Her personele ait iş zamanlı ödenti bilgisi (Sole TM yazılımı), Maliyet taban oranı ücretinin belirlenmesi Yerleşkenin konumu ve Fakültelerin yürüttüğü etkinliklerin maliyetlerine göre indirekt maliyet oranı ücretinin belirlenmesi

Karşılaşılan Güçlükler Çeşitli IT sistemlerinden bilgi gereksinimi Kurum ile ilgili verilerin hazır olması Kurum ile ilgili verilerin diğer sistemlerle sürekli iletişimi 1.1.2010 tarihinde gerçekleşen üniversite reformunun getirdiği değişimler (üniversite iç yapısı ve yeni hesap sistemleri) Personelden gelen direnç

Daha iyi için neler yapılabilir ? Eğitim Bakanlığı ile daha fazla işbirliği ve veri paylaşımı tüm 20 üniversitenin paralel olarak aynı işi yürütmesi 20 model Sole TM yazılımının uygulaması ile ilgili olarak bazı üniversitelerle amaca özel işbirlikleri Full Costing’in raporlama, rapor hazırlama ve yürütülmesinin yanısıra arkaplan strateji tarafına da odaklanma

REKTÖR VE YÖNETİM GRUBUNUN Kimler başardı ? Finans Departmanı, finans planlama bölümünde yürütüldü İki tam zamanlı personel çalışıyor Araştırma destek personeli, araştırmacılar ve üniversite personeli tarafından destek ve veri toplandı REKTÖR VE YÖNETİM GRUBUNUN TAM DESTEĞİ GEREKLİ

Finlandiya tecrübesinden çıkarılacak dersler Full Costing metodolojisinin geliştirilmesinde üniversiteler arasında daha kapsamlı işbirlikleri oluşturulursa uygulamadan yararlanma etkinleşir Full Costing uygulayan iki ana araştırma destek kurumu var Eğitim Bakanlığından sınırlı destek var Tam maliyetlendirilmiş araştırmalara ek destek yok Full Costing’in anlamıyla ilgili farklı görüşler var

Çıkarılacak dersler (genel) Amaç ve hedefler açık biçimde ortaya konmalı Hükümet, ana araştırma destek kurumları ve üniversiteler arasında işbirliği/iletişim gereksinimi kaçınılmaz Ulusal seviyede metodoloji geliştir Metodoloji üniversiteler arasındaki farklılıklara yer verebilecek şekilde esnek olsun Major fonlama çıkarımlarının farkında ol Full Costing için harekete geçmek uzun bir yolculuğun ilk adımıdır

Full Costing çözüm değil, bir araçtır Ve, hepsinin üstünde hatırla: Full Costing çözüm değil, bir araçtır Pierre Espinasse Senior advisor working on EUA’s EUIMA – Full Costing project