SAĞLIK BAKANLIĞI UYGULAMALARI

MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) Sağlıkta Dönüşüm Programı Kapsamında; Döner sermayeli kurumların kaynaklarının daha etkin ve verimli kullanmalarını sağlamak amacıyla geliştirilmiş bir düzenlemedir. 3

MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ (MKYS) Sağlık Bakanlığı bünyesindeki Merkez Teşkilatı ile İl Sağlık Müdürlüklerine ait kaynakların (Dayanıklı taşınır ve sarf malzemelerin) verimli ve güncel olarak yönetilebilmesini sağlamak amacıyla geliştirilmiştir. 4

MKYS STOK SAĞLK BAKANLIĞI SAĞLIK BAKANLIĞI SAĞLIK BAKANLIĞI KDS HASTANELER SAĞLIK MÜDÜRLÜKLERİ VERİ ALIMI VERİ ALIMI STOK SAĞLIK BAKANLIĞI ÇKYS/MKYS VERİ TABANI SAĞLIK BAKANLIĞI KDS VERİ AMBARI

MKYS Kamu mali yönetimi kapsamında üst yönetici, harcama yetkilileri ve iç kontrol sisteminin ihtiyaç duyacağı; İdareye tahsis edilmiş olan ve parayla ifade edilen veya edilmeyen her türlü kaynak ile Faaliyetler sonucunda elde edilen çıktılar veya ulaşılan hedefleri, Zaman serileri itibariyle Nitel ve/veya Nicel bilgiler halinde Muhafaza ederek raporlamak. 6

SONUÇ Üst yönetimin etkin karar almasına destek sağlamak, Kaynakların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak, Hesap verebilirliğe hizmet etmek, görevleri yerine getirilmiş olur. 7

GENEL BÜTÇE 8

9

Stok Yönetimi Stok Kavramı: Stok, hizmet üretiminin devamlılığı için atıl bekletilip, ihtiyaç doğdukça kullanıma sunulan kaynakları ifade eder. Ayrıca bir üretim sisteminde, üretilen ürüne dolaylı veya dolaysız olarak katılan bütün varlıkları içerir. (Örneğin hastaneler için; İlaç ve tıbbi sarflar başta olmak üzere kırtasiye ve büro malzemeleri, temizlik malzemeleri, gıda ürünleri, her türlü yakıtlar vb. gibi) Stok yönetimi, gelecekteki talebi karşılamak için ürünlerin ve gerekli maddelerin en iyi şekilde temin edilmesi temeline dayanır. Bir işletmenin etkin ve verimli bir faaliyet göstermesi, stok politikası ile yakından ilgilidir.

Stok yönetim süreci: ihtiyaçların tespiti aşamasıyla başlayıp mal ve malzemenin tedarik edilmesi, depolanması, işletme içindeki akışının düzenlenmesi, kullanılmış ürünlerin çıkış işleminin yapılmasına kadar geniş bir uygulama alanını kapsar.

İşletmelerde stok politikası, İşletmenin üretim, satış ve finansal koşullarını göz önüne alarak, mali yapısına göre en ekonomik stok miktarını belirlemeyi, ve bu miktarı aynı seviyede tutmayı amaçlar.

Stokların Dezavantajları: Yüksek maliyet Satın alma maliyeti Elde tutma maliyeti Kontrol zorluğu (özellikle fazla ise) Riskler miad, bozulma, talep azlığına bağlı kullanılamama, demode olma gibi.

Etkin bir stok yönetimi için şu hususlar her zaman gözönünde bulundurulmalıdır: • Elde tutulması gereken en uygun stok düzeyi nedir ? • Talep edilecek ekonomik sipariş miktarı nedir ? • Sipariş verme zamanı ne olmalıdır ?

Azami Stok Miktarı Uygulaması 2009/23 ve 2009/63 SAYILI GENELGELER

Kurumların Stok Tutma Sebepleri: Hizmetlerin süreklilik arz etmesi, Taleplerin belirsizliği, Sosyal güvenlik uygulamaları (SUT, TUT), Tedarikçi kaynaklı problemleri asgariye indirme, Fazla miktarda satın alma indirimlerinden yararlanma, Enflasyon ve fiyat artışlarından etkilenmeme. 17

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 1. Yıllık ihtiyaçların MKYS sistemine kaydedilmesi istenildi. Tüketime yönelik olarak kullanılmakta olan her bir tıbbi malzeme ve ilaçların yıllık ihtiyaç miktarlarının MKYS’ye kaydedilmesi istenildi. 2. Azami Stok Miktarı 4 aylık ihtiyaçla sınırlandı. Kurum stoğunda 4 aylık ihtiyacın üzerinde ilaç ve tıbbi sarf bulundurulmayacak. Diğer bir ifade ile Tıbbi malzeme ve ilaçlarda her bir kalem için yıllık ihtiyacın en fazla üçte biri kadar stok bulundurabilecek. 2009 / 23 18

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 2009 / 23 19

2009/63 sıra nolu Genelge Hükümleri 01.01.2010 tarihinden itibaren 1. BÜTÜN MALZEMELERİN MKYS sistemine kaydedilmesi istenildi. Tüketime yönelik olarak kullanılmakta olan bütün malzemeler için yıllık ihtiyaç miktarlarının MKYS’ye kaydedilmesi istenildi. 2. Azami Stok Miktarı 3 aylık ihtiyaçla sınırlandı. Kurum stoğunda 3 aylık ihtiyacın üzerinde ilaç ve tıbbi sarf bulundurulmayacak. Diğer bir ifade ile Tüm malzemelerde (kırtasiye, ilaç, vb.) her bir kalem için yıllık ihtiyacın en fazla üçte biri kadar stok bulundurabilecek. 2009 / 63 20

2009/63 sıra nolu Genelge Hükümleri 3. Mal kabulünün, azami stok miktarına uygun yapılması. İhaleler, eskiden olduğu gibi yıllık ihtiyaç miktarları dikkate alınarak yapılacak, Ancak 3 aylık ihtiyaç miktarını geçmeyecek şekilde, kullanım durumuna göre belli periyotlarda ürün teslim alınacak. 21

2009 / 23 2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri “STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” geliştirildi. Kurum stoklarında dört aylık ihtiyacın üzerinde bulunan tıbbi malzeme ve ilaçların, diğer kurum ve kuruluşlarımızın bilgi ve istifadesine sunulduğu program geliştirildi. Cevap verme süresi 15 gün ile sınırlıydı. 2009 / 23 22

2009/63 sıra nolu Genelge Hükümleri “STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” İlaç ve tıbbi sarf malzemeler için “İhtiyaç Fazlası” veya “Stok Fazlası” modülü verilerine dayalı olarak kurum veya kuruluşların birbirlerinden yapacakları taleplere ilgili kurum veya kuruluşlarca en geç 3 (üç) iş günü içerisinde cevap verilecektir. 15 günlük süre 3 güne indirilmiştir. 2009 / 63 23

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 5- İhale Öncesi MKYS Sorgulaması zorunlu hale getirildi. “İHTİYAÇ FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” sorgulanmadan ihtiyaçların piyasadan temini yapılmamakta iken, 15 MAYIS 2009 tarihinden itibaren “STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ” de sorgulanmadan ihalelere çıkılmaması karalaştırıldı. 24

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 5- İhale Öncesi MKYS Sorgulaması zorunlu hale getirildi. ANCAK; İvedi olarak temin edilmesi gereken ve/veya nakliye maliyetleri ve ürün özellikleri dikkate alındığında diğer kurumlardan temin edilmesi uygun görülmeyen tıbbi malzeme ve ilaçlar için dışarıdan temin yoluna gidilebilmektedir. 25

2009/23 sıra nolu Genelge Hükümleri 6.“İHTİYAÇ FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ”nde yer alan mal, malzeme ve demirbaşların bedelsiz olarak devredilmesi kararlaştırıldı. STOK FAZLASI TAŞINIR MODÜLÜ’nde yer alan tüketime yönelik tıbbi malzeme ve ilaçlar İdarenin takdirine göre bedelli veya bedelsiz devredebilmektedir. 26

Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi Karar Destek Sitemleri (İş Zekası) alanında İhtiyaç Fazlası Sorgulama İl Stok Havuzu (Stok Durumu) Stok Fazlası Sorgulama Malzeme Alış Fiyatları Sorgulama Modülleri aktif hale getirildi. 27

“Stok Koordinasyon Ekibi” ile “Merkezi Satın Alma Birimleri” nin Oluşturulması 2009/45 SIRA NOLU GENELGE 28

Stok Kontrolü ve İl Stok Havuzunun Oluşturulması Sağlık Bakanlığı’na bağlı sağlık kurum ve kuruluşlarında bulunan ihtiyaç ve stok fazlası tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, her türlü ortez ve protez ve benzeri mallar “İl Stok Havuzu” şeklinde değerlendirilecek, “Stok Havuzu”nda bulunan ürünler için piyasadan alım yapılmayacak, Bu hususun takibi için her ilde Stok Koordinasyon Ekibi oluşturulacak. 29

Stok Koordinasyon Ekibinin Görevleri; “İl Stok Havuzu” şeklinde değerlendirilecek olan ihtiyaç ve stok fazlası ürünlerin devredilmesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak, Kurumların yıllık ihtiyaçlarının yerindeliğini denetleyecek, Satın alma sürecinin iznini verecek, Diğer illerde olan stok fazlası ve ihtiyaç fazlası ürünlerin temininde kurumlara rehberlik yapacak, Kurumlar birbirlerinden aldıkları mal ve malzemenin bedelinin en geç 3 ay içerisinde ödenmesini sağlayacaktır. 30

AZAMİ STOK MİKTARI Taşınır mal (stok) yönetiminde, web tabanlı Malzeme Kaynak Yönetim Sistemini (MKYS) kullanmaktadırlar. Stok Yönetimi Projesinden önce Malzeme Kaynak Yönetim Sistemi (MKYS); taşınır malların her türlü giriş, izleme ve çıkış işlemlerinin on-line olarak yapıldığı ve izlendiği bir sistemdi. MKYS üzerinde Harcama Birimlerinin mal ve malzeme stokları anlık modül üzerinden kontrol edilebilmektedir. Harcama Birimleri tarafından satın alınan tüm mal ve malzemelerin fiyatları, günlük olarak görülebilmektedir.

Stok Yönetimi Projesi MKYS – Taşınır Mal Yönetmeliği Uyumlaştırma Çalışmaları Etkin Stok Yönetim Çalışmaları - Stok Takibi - Sağlık Müdürlüklerinde Stok Yönetimi Uygulaması - İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulaması - Stok Fazlası Taşınır Uygulaması

Etkin Stok Yönetim Çalışmaları : Sağlık Müdürlüklerinde Stok Yönetimi Stok Yönetimi Projesinin alt aşamalarından birisi olan bu sistemle; Birinci Basamak Sağlık Kuruluşlarının (Sağlık Grup Başkanlıkları, Toplum Sağlığı Merkezleri, Sağlık Ocakları ve Sağlık Evlerinin) ilaç ve tıbbi malzeme ihtiyaçlarının, İl Sağlık Müdürlüklerince “MKYS / Sağlık Ocakları Malzeme İşlemleri Modülü” üzerinden elektronik ortamda takip ve tespit edilmesi, İhtiyaç duyulan tıbbi cihaz ve ilaçların İl Sağlık Müdürlüklerince re’sen temin ve ilgili birime teslim edilmesi sağlanmıştır

Sağlık Müdürlüklerinde Stok Yönetimi Uygulamasının Aşamaları -Birinci basamak sağlık kuruluşunca azami stok seviyesinin belirlenmesi ve sisteme girilmesi -İl Sağlık Müdürlüğünce sistem üzerinden sürekli takip -Birinci basamak sağlık kuruluşunca sisteme girilen miktarın altında olanların belirlenmesi ve ambar durumuna göre temin - Stokların ilgili birime teslimi

Etkin Stok Yönetim Çalışmaları : İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulaması Bu uygulama ile; Sağlık kurum ve kuruluşlarımızın kayıtlarında olan ancak çeşitli nedenlerle kullanılmayacak /kullanılamayacak olan taşınırların, bu taşınırlara ihtiyacı olan diğer birimlerimize bedelli / bedelsiz devredilmesi amaçlanmış ve uygulamaya geçirilmiştir.

İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulamasının Aşamaları - Birimlerimizce ihtiyaç duyulmayan taşınırların ÇKYS/MKYS sistemi üzerinde İhtiyaç Fazlası Taşınır Modülüne girilmesi, - Diğer birimlerce, ihtiyaçların üçüncü şahıslardan temin edilmeden önce İhtiyaç Fazlası Taşınır Modülünün incelenmesi, - İnceleme sonucunda ihtiyaç duyulan taşınırın temini için, birimle irtibata geçilmesi, - Taşınırın ilgili birime teslimi

Etkin Stok Yönetim Çalışmaları : Stok Fazlası Taşınır Modülü Bu uygulama; hastaneler ile ağız ve diş merkezlerini kapsamaktadır. Uygulamanın temel amacı; bu birimlerin stoklarında en fazla 4 aylık ilaç ve tıbbi malzeme bulunmasının sağlanmasıdır.

Stok Fazlası Taşınır Uygulamasının Aşamaları - Birimlerce her bir ilaç ve tıbbi malzeme bazında yıllık tahmini ihtiyaç miktarının belirlenerek ÇKYS/MKYS sistemi üzerinde oluşturulan Stok Yönetimi Modülüne giriş yapılması, - Sistem tarafından mevcut stoklar ile girilen tutarın karşılaştırılması, - Sistem tarafından belirlenen stok fazlası miktarın Stok Fazlası Taşınır Modülüne aktarılması, - Diğer birimlerce, ihtiyaçların üçüncü şahıslardan temin edilmeden önce Stok Fazlası Taşınır Modülünün incelenmesi, - İnceleme sonucunda ihtiyaç duyulan ilaç ve tıbbi malzeme temini için, birimle irtibata geçilmesi, - Taşınırın ilgili birime teslimi

Birinci basamak sağlık kuruluşlarımıza yönelik yapılan stok projesi ile, - Birinci basamak sağlık kuruluşlarımızda atıl durumda bekleyen stok seviyesi azalmıştır. - İl Sağlık Müdürlükleri ambarında belirsizliklerden oluşan stok yığılmaları azalmıştır. - Alımlar ihtiyaca yönelik yapıldığı için, harcamalarda etkinlik sağlanmıştır. - Hizmet sunumunda süreklilik sağlanmıştır. - Bu uygulama ile, birimlerimizce yapılan alımların ihalelerinin yıllık olarak yapılması, ancak idareye tesliminin dönem içerisine yayılarak borç ödemen yükümlülüğünün de dönem için yayılması hedeflenmektedir.