T.C. Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Doç.Dr. Ahmet KESİK Strateji Geliştirme Başkanı Defterdarlar Toplantısı Sapanca, 7-8 Ocak 2012

Sunuş Planı 1 2 3 4 Sunuş Planı Maliye Bakanlığı 2013-2017 Stratejik Planı İç Kontrol Eylem Planı Çalışmaları 2 3 Evrak Modülü 4 Maliye Bakanlığı Portalı 2 2

MALİYE BAKANLIĞI 2013-2017 STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ VE DEFTERDARLIKLAR

Stratejik Plan Gündemi 2008-2012 Stratejik Plan döneminin sonuna geldik. Artık, başladığımız yerde değiliz. Bir çok kazanım elde ettik. Birtakım zorluklarla karşılaştık. Çıkardığımız dersler ışığında Bakanlığımızın 2013-2017 Stratejik Planını hazırlıyoruz.

Yeni Stratejik Planın Dinamikleri Bakanlık için Kilit İhtiyaç Kamu mali yönetiminde büyük değişimler olmaktadır. Maliye Bakanlığı da kendi bünyesinde yapısal değişimler yaşamaktadır. Bakanlık ve idareler arası rol paylaşımı ve işbirliğinin önemi giderek artmaktadır. Bakanlık için Kilit İhtiyaç Stratejik düşünceyi tüm bakanlıkta yaygınlaştırmak ve işletmek.

Sürecin Koordinasyonu ve Stratejik Planın Yazımı Proje Süreci Aralık Ocak Şubat Mart Sürecin Koordinasyonu ve Stratejik Planın Yazımı Yeni Stratejilerin Formülasyonu için Dersler Yürüyen Stratejilerin Değerlendirilmesi Amaç Katılımlı Yöntem Çıktı Analiz ve Netleştirme Amaç ve Hedef Belirleme Çalıştayı Üst Yönetim + Defterdarlar Amaç, Hedef ve Göstergelerin Belirlenmesi Stratejik Plan Hedefleri Hedefleri Netleştirme Temmuz Ağustos Eylül Temel Politika ve Önceliklerin Analizi Arama Konferansı Üst Yönetim Netleştirme Toplantısı Stratejik Plan Temel Politika Alanları ve Öncelikler Kasım Ekim Temel Politika Alanları ve Önceliklerin Belirlenmesi Temel Politika Alanları ve Önceliklerin Netleştirilmesi Merkez Birimlerle Odak Grup Toplantıları Strateji Belirleme ve İzleme & Değerlendirme Tasarımı Maliyetlendirme 2013-2017 Stratejik Planı

Neredeyiz? Maliye Bakanlığı Arama Konferansı Vizyon Misyon Politikalar Yapılanma Arama Konferansı Çıktılarını Netleştirme Toplantısı

Neredeyiz? VİZYON Güçlü ve sürdürülebilir bir büyüme ortamını desteklemek üzere mali disiplinden taviz vermeyen, mali yüklerin seviyesi ve dağıtımında adalet içinde optimali gözeten, kamu kaynaklarının kullanımında toplumsal faydayı artıran, saydamlığı ve hesap verebilirliği sağlayan, proaktif ve örnek bir Maliye Bakanlığı. MİSYON Maliye politikasını tüm paydaşlarla birlikte katılımcı bir anlayışla geliştiren, uygulayan ve izleyen bir Maliye Bakanlığı.

Defterdarlıkların Strateji Geliştirme Çalışmalarındaki Rolü Defterdarlıklardan iki çalışmada destek bekleniyor: Amaç, Hedef ve Gösterge Belirleme Çalıştayı Stratejik Plan Taslağına İlişkin Görüş ve Öneriler Defterdarlıkların katılımının amacı: Bütünselliği sağlamak ve uygulama aklını stratejileri tasarlarken dahil etmek

Amaç ve Hedef Belirleme Çalıştayı Üst Yönetim ve Defterdarlar 21Ocak 2012 Stratejik planda yer alacak amaç, hedef ve göstergelerin belirlenmesi

İÇ KONTROL EYLEM PLANI ÇALIŞMALARI VE DEFTERDARLIKLAR

İÇ KONTROL Yönetimin ulaşmayı planladığı hedeflerin gerçekleşmesi için yöneticinin; Kararları daha sağlam bilgiye dayanarak daha güvenle alması, Yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanması, işini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesi, Yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı olarak hesap verebilmesine yardımcı olan bir yönetim aracıdır.

“İyi Yönetim” “İyi Yönetim” ifadesinin başka bir söyleniş tarzı olan iç kontrol, yönetim kalitesini artırarak kamu yönetimindeki hantallığın kırılmasında önemli bir rol üstlenmektedir.

İç Kontrolü Düzenleyen Mevzuat 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Tebliğ’de yer alan “Standartlar” idarelerde; İç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, İzlenmesinde ve değerlendirilmesinde, dikkate alınması gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir.

Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İç kontrol sistemlerinin söz konusu standartlara uyumunu sağlamak üzere, hazırlanan eylem planında öngörülen eylemler Mayıs 2010 tarihinden itibaren Bakanlığımız merkez birimlerinde uygulanmaya başlanmıştır.

Bakanlığımız İç Kontrol Uygulamalarından Örnekler Görev Tanımları Birim Operasyonel Planları Yetki ve İmza Devrine İlişkin Düzenlemeler Birim Yönergeleri İç Kontrol Farkındalık Toplantıları Birim Yöneticisi İzleme Raporları İç Kontrol, Stratejik Plan, Faaliyet Raporları, Hassas Görev Broşürleri İşlem Süreçleri (Devam ediyor)

Defterdarlıklarda İç Kontrol Uygulamaları İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı uygulamalarının Bakanlığımız taşra teşkilatına yaygınlaştırılmasına, Defterdarlıklarda “Görev Tanım Rehberleri”nin hazırlanması ile başlanacaktır.

Neden Görev Tanımları? Mevcutta yapılan işler ve bu işlerin yerine getirilebilmesi için: O işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi düzeyi, Sorumluluk, nitelik ve yeteneklerine dair bilgi sağlanması, Görev çakışmalarının tespit edilmesi, Etkin performans için gerekli bilgi, beceri ve diğer özellikler tespit edilmesi ve Eğitim eksikliğinden kaynaklanan sorunların tespit edilerek giderilmesi nedeniyle görev tanımlarının oluşturulması önem taşımaktadır.

Muhasebe Yetkilisi Örnek Görev Tanımı Birim …… Görev adı Muhasebe Yetkilisi Amiri …….. Sorumluluk alanı Muhasebe biriminin faaliyet alanına giren konular Yerine Vekalet Edecek Kişi Muhasebe Yetkilisi  herhangi bir nedenle görevinde olmadığı durumlarda, görevleri, Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısının bulunmaması halinde de görevlendirilecek personel

Görevin Amacı Bakanlığın amaç ve hedefleri doğrultusunda muhasebe biriminin faaliyet alanına giren görevlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, personeli sevk ve idare etmek, kontrol ve gözetimini sağlamak suretiyle hizmet kalitesini yükselterek Birimin başarısına katkıda bulunmak Temel İş ve Sorumluluklar 1.Muhasebe biriminin faaliyet alanına giren konulara ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, 2.Gelirlerin ve alacakların ilgili mevzuatına göre tahsil edilmesi, yersiz ve fazla tahsil edilenlerin ilgililerine iade edilmesi, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi işlemlerini yürütmek… Yetkileri Muhasebe biriminde yapılan işlemlerin doğruluk ve uygunluğunu kontrol etmek, hatalı kayıtların düzeltilmesine ilişkin muhasebeleştirme belgelerini imzalamak… Bilgi 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname… Beceri ve Yetenekler Analitik düşünebilme Analiz yapabilme Değişim ve gelişime açık olma…

Defterdarlıklar Görev Tanımları Genelgesi I 26/12/2011 tarih ve 2011/5 sayılı Genelge ile Bakanlığımız merkez birimlerinde hazırlanmış olan görev tanımlarının Defterdarlıklarda da belirli norm, standart ve prensipler çerçevesinde düzenlenmesine ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Taşra Görev Tanımları GenelgesiTaşra Görev Tanımları Genelgesi Defterdarlıklar Görev Tanımları Genelgesi II Defterdarlıklarda yapılacak çalışmaların, merkez birimi iletişim personelinin de desteği ile Mayıs 2012 sonuna kadar tamamlanması ve merkeze iletilmesi gerekmektedir. Genelgenin ekinde yer alan “Görev Tanımı Hazırlama Klavuzu” görev tanımlarının nasıl hazırlanması gerektiği hususunda sizlere yol gösterici olacaktır. Haziran 2012 sonuna kadar, görev tanımlarında belirtilen görevleri gerçekleştirmekle görevlendirilmiş personelin gösterildiği Görev Dağılım Çizelgeleri de eklenerek “Defterdarlık Görev Tanım Rehberi” hazırlanacaktır.

Örnek Görev Dağılım Çizelgesi ……….DEFTERDARLIĞI GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ Daire / Müdürlük/ Saymanlık Adı Daire Başkanı / Müdür / Sayman Daire Başkanı / Müdür / Sayman Yedek Görevli Görevler Görevli Yedek Görevli …….. Dairesi / Müdürlüğü / Saymanlığı Daire Başkanı / Müdür / Sayman Adı Soyadı Daire Başkanı / Müdür / Sayman işyerinde olmadığında yerine bakacak olan Daire Başkanı / Müdür / Sayman Adı Soyadı Görev Tanımları Rehberlerinde yer alan Görev Adı Göreve atanmış olan personelin Adı Soyadı Görevli personel işyerinde olmadığı zaman yerine bakacak personelin Adı Soyadı  

İç Kontrolde Defterdarların Sorumluğu Kendi birimleri içinde iç kontrole ilişkin sorumluluğu üstlenirler. Belirlenen iç kontrol faaliyetlerinin kendi birimlerinde uygulanmasını sağlarlar. Gerekli ve ilgili iç kontrol bilgisinin üst yönetime iletilmesinden sorumludurlar. Birim yöneticileri iç kontrolü sahiplenerek, bu konuda personeline örnek olurlar.

EVRAK MODÜLÜ

Evrak Yönetimi Evrak Yönetimi Kişi-Kurum Belge Bilgi Veri e-Denetim

Evrak Sistemindeki İhtiyaçlar Elektronik arşiv ihtiyacı Evrak aramaları fiilen dosya taraması ile yürütülmektedir. İzlenebilirliğin sağlanması Merkez ve taşra birimlerinde evrak işlemlerinin izlenmesi ve yönetilmesinin temin edilmesi Mükerrerliğin önlenmesi Evrak kayıtlarında yaşanan mükerrer işlemlerin azaltılması İş süreçleriyle evrak işlemlerinin entegre edilmesi İş süreçlerinin belirlenmiş aşamalarında oluşturulan kayıtların belgelerle uyumunun sağlanması

Önerilen Model Plan Fizibilite Kesin Hesap Karar Taahhüt Tahakkuk Teslim Muhasebe İş Süreci Plan Yönetici kararı Sözleşme Fatura Taşınır Ödeme Emri Kanun Karar Süreci Plan Verileri Karar Verileri Sözleşme Verileri Fatura Verileri Taşınır Verileri Ödeme Emri Verileri Kanun ve Diğer Veriler Plan Evrakları Karar Evrakları Sözleşme Evrakları Fatura Evrakları Taşınır Evrakları Ödeme Emri Evrakları Kanun ve Diğer Evraklar Evrak Süreci

Mevcut Durum Farklı evrak sistemleri Merkez-Taşra evrakları arasında elektronik ilişki yok Evrak-iş süreçleri arasındaki takip zor Belge-kayıt arasındaki ilişki güçlü değil

Yeni Evrak Modülünün Getirileri Hızlı ve etkili evrak yönetim süreci Bakanlık e-evrak arşivi Kayıtların merkezileştirilmesi Farklı süreçlerin entegre bir şekilde yürütülmesi Gelen-giden evrak ilişkisi

Yeni Evrak Modülünün Yetenekleri Evraka ilişkin hareket tarihçesi Şablon yöntemi ile evrak hazırlama imkanı Elektronik barkod sistemi ile kolay veri girişi Elektronik imza Mobil imza Evrak habercisi Vatandaşın ilgili evrakını takip edebilmesi

MALİYE BAKANLIĞI PORTALI VE DEFTERDARLIKLAR

Maliye Bakanlığı Portalı Maliye Bakanlığı internet sayfasının yenilenmesi çalışmaları yürütülmektedir.

Maliye Bakanlığı Portalının Getirileri Maliye Bakanlığı Portalı ile; Farklı uygulamalarda ve ortamlarda bulunan verilere kolay ve hızlı bir şekilde erişim sağlanması, Kurum içinde üretilen bilgilerin güvenli bir biçimde saklanması, İçerik erişiminde kimlik denetimi ve yetkilendirme yapılması, Çoklu dil desteği sağlanması, ve daha bir çok fonksiyonel işlemlerin gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir.

Maliye Bakanlığı Portalı – Defterdarlıklar I Maliye Bakanlığı Portali üzerinden, Bakanlıkla entegre bir internet altyapısı hizmetinden yararlanacaklardır. Maliye Portali üzerinden yayınlanan verilerini geçmişe dönük olarak arşivleyebileceklerdir. Ayrıca Defterdarlıklara ait önemli duyuru, rapor, istatistik vb. her türlü bilgi/veri Maliye Portalı üzerinden yayınlanabilecek ve saklanabilecektir.

Maliye Bakanlığı Portalı – Defterdarlıklar II

Teşekkür Ederim ahmet.kesik@sgb.gov.tr 38