OFFICE OFAFFAIRS KOMİSYON İLE İLİŞKİLER: müzakereden izleme sürecine OFFICE OFAFFAIRS

OFFICE OFAFFAIRS PROJE SÜRECİ   Proje Teklifi   Değerlendirme   Kontrat Müzakere Süreci   Kontrat İmza Süreci   İş   İzleme   Yaygınlaştırma ve işletim OFFICE OFAFFAIRS

OFFICE OFAFFAIRS PROJE TAKVİMİ Fikir aşamasından müzakere aşamasına 6-8 ay Müzakere aşamasından imza aşamasına 4-6 ay İmza aşamasından işletim aşamasına 3-5 yıl

OFFICE OFAFFAIRS MÜZAKERE SÜRECİ

OFFICE OFAFFAIRS MÜZAKERE ÖNCESİ SÜREÇ 1. 1.Bilinmesi gereken konular:   Değerlendirme Özet Raporları (ESR)   Kontrat Hazırlık Formları (CPFs)   Proje Teklifi Hazırlama Rehberi (İlgili proje tipleri için)   Finansal Rehber   Model Kontrat (ilgili ekleri içerir)   Özel Hükümlerin Listesi   Konsorsiyum Anlaşması Denetim Listesi

OFFICE OFAFFAIRS 2. 2.Uzlaşılması Gereken Konular:   Finansal Sorumluluklar   Fikri Mülkiyet Haklarına Erişim   Ortak Teknik Yükümlülükler   Yönetim Maliyetleri MÜZAKERE ÖNCESİ SÜREÇ (devam)

OFFICE OFAFFAIRS KATILIMCILAR   Proje Koordinatörü (+1 ya da 2 partner)   Proje Yöneticisi   Proje Sorumlusu   Komisyon Yasal ve Finansal Sorumluları

OFFICE OFAFFAIRS PROJE KOORDİNATÖRÜNÜN ROLÜ   Uygulama planını detaylı bir şekilde bilmelidir.   Kontrat dökümanlarına aşina olmalıdır.

OFFICE OFAFFAIRS PROJE YÖNETİCİSİNİN ROLÜ   Konsorsiyum ile Avrupa Komisyonu arasındaki ilişkiyi sağlayan kişidir.   Genellikle, proje koordinatörü proje yöneticiliği görevini de yürütür.

OFFICE OFAFFAIRS PROJE SORUMLUSUNUN ROLÜ   Avrupa Komisyonu personelidir.   Proje koordinatörünü, incelenmesi ve değişiklik yapılması gereken konularda bilgilendirir.   Gerekli olan durumlarda önerilerde bulunur.   Önemli proje toplantılarına katılır.   Projeyi destekleme amacını taşıyan tüm görevleri yerine getirir.   Projenin büyük yankılar uyandıracak başarılara imza atmasını ister.   Projenin profesyonel bir şekilde yönetildiğini görmek ister.   Projedeki gelişmeler ile ilgili olarak düzenli bir şekilde bilgilendirilmelidir.

OFFICE OFAFFAIRS KOMİSYONUN ROLÜ   Proje hakemleri tarafından yapılan önerileri birleştirir.   Bütçeyi %10-15 düzeyinde düşürmeyi amaçlar.   Projeden en yüksek değeri elde etmek için uğraşır.

OFFICE OFAFFAIRS İlk Müzakere Toplantısı   Teknik Ek (Ek 1)’in içeriği ve bütçe üzerinde uzlaşma İkinci Müzakere Toplantısı   Kontrata ilişkin tüm önemli konularda ve takvim/çıktılar üzerinde uzlaşma Teslim:   Komisyona, Ek 1’in 2 adet ciltsiz kopyası ve Kontrat Hazırlama Formunun imzalanmış orjinal halinin teslimi MÜZAKERE SÜRECİ

OFFICE OFAFFAIRS MÜZAKERE ALANLARIMÜZAKERE DIŞI ALANLAR   Proje teklifi (Teknik Ek)  Bütçe  Finansal sorumluluklar  Müzakerenin sonlanma tarihi  AB kontratları ile ilgili genel kurallar ve işleyişler

OFFICE OFAFFAIRS Aklınızda Bulunsun!   Bütçe kalemleri gözden geçirilmelidir.   İş paketi dönemlemeleri yeniden gözden geçirilmeli ve adam-ay dengesinin sağlandığından emin olunmalıdır.   En az bir kere Brüksel’de yüz yüze bir toplantı gerçekleştirilmelidir.

OFFICE OFAFFAIRS KONTRAT İMZA SÜRECİ

OFFICE OFAFFAIRS SÜREÇ 1.CPFs ve Ek 1 sonlandırılır. 2.Komisyon sözleşmeyi hazırlar. 3.Koordinatör iki kopyayı imzalar. 4.Komisyon kopyaları imzalar. 5.Koordinatör yüklenicilere CPFs ile birlikte kontratın bir kopyasını yollar. 6.Yükleniciler, 3 adet imzalanmış formu koordinatöre geri yollar. 7.Koordinatör bunları imzalar ve bir tanesini ortağa, diğerini Komisyona yollar.

OFFICE OFAFFAIRS KOMİSYON İZLEME SÜRECİ

OFFICE OFAFFAIRS 1.Toplantılar 2.Raporlar 3.Denetim

OFFICE OFAFFAIRS 1. TOPLANTILAR

OFFICE OFAFFAIRS Amaç:   Projenin etkili bir şekilde yönetilmesi   Yüz yüze iletişimin sağlanması Altın Kurallar:   Toplantılar sıklıkla yapılmalı,   Toplantı günü seçimine özen gösterilmeli,   Gündem üzerinde uzlaşıldığından emin olunmalı,   Toplantıda kimlerin yer aldığı, tartışılan ve üzerinde uzlaşılan konular not edilmelidir.

Başlangıç Toplantısı: Her proje başlangıç toplantısı ile başlar. Proje Yönetimi Toplantısı: Projenin teknik ve idari statüsü gözden geçirilir. Dönemsel & Ara Dönem İnceleme Toplantıları: Proje hakkında gerekli değişiklikler ve ekler tartışılıp uzlaşmaya varılır. Son İnceleme Toplantısı: Proje, projenin tüm detaylarının gözden geçirildiği Kapanış Toplantısı ile sonlandırılır.

OFFICE OFAFFAIRS 2. RAPORLAR

OFFICE OFAFFAIRS   İlerleme Raporları   Yönetim Raporları   Yıllık İnceleme

OFFICE OFAFFAIRS  Her 6 ve 12 ayda bir hazırlanır.  Temelde kaynak tahsisi, harcamalar, projenin genel atmosferi gibi konuları kapsar.  İçerik İdari özet İlerleme (sonuçlar, sapmalar, kullanılan kaynaklar,iş planındaki değişiklikler,bir sonraki aşama ve amaçlar) Organizasyona ilişkin değişiklikler İşletim planı Tüm dünyada varolan bilgi düzeyini artırmak Diğer projeler ile ilişkiler İLERLEME RAPORLARI

OFFICE OFAFFAIRS YÖNETİM RAPORLARI   Bölüm I: Genel Harcama ve Kaynakların Onaylanması   Denetim Sertifikası   Finansal Rapor Özeti

OFFICE OFAFFAIRS BÖLÜM I: GENEL HARCAMA VE KAYNAKLARIN ONAYLANMASI  Her bir ortağın harcaması bu raporda belirtilir.  Adam-ay statü tablosu bu raporda sunulur. DENETİM SERTİFİKASI  Kontrata uygun bir şekilde yapılan harcamalar, her bir yüklenici tarafından yıllık periyodlarla denetlenmelidir.  Sertifika, dış denetçi ya da kamuda çalışan uzmanlar tarafından sağlanır. FİNANSAL RAPOR ÖZETİ  Proje tipine uygun olarak, bir dönem için belirlenmiş doğrudan ve dolaylı harcamaları içerir.

OFFICE OFAFFAIRS YILLIK İNCELEME   Komisyon adına dış uzmanlar tarafından yürütülür.   Bu raporların önemi küçümsenmemeli ve iyi bir şekilde hazırlanmalıdır.   Yıllık inceleme başarısızlıkla sonuçlanırsa, proje sonlandırılabilir.   7. çerçeve yıllık inceleme örnek ve kılavuzu hazırlanma aşamasındadır.

OFFICE OFAFFAIRS Aklınızda bulunsun!   Komisyon, proje faaliyet raporunu 45 gün içerisinde değerlendirmekle yükümlüdür. Proje tesliminden 90 gün sonra açıklama yapılmadığı takdirde, proje onaylanmış kabul edilir.   Komisyon diğer tüm raporları 45 gün içerisinde değerlendirmekle yükümlüdür. Fakat, 45 gün içerisinde cevap gelmemesi durumu, raporun Komisyon tarafından onaylandığı anlamını taşımamaktadır.   Raporun onaylanması, gelecekte gerçekleşecek olan denetim ya da inceleme faaliyetlerinden muaf olunduğu anlamına gelmemektedir.

OFFICE OFAFFAIRS 3. DENETİM

OFFICE OFAFFAIRS FİNANSAL DENETİM Harcamaların kurallara uygun yapılıp yapılmadığınının kontrolü TEKNİK DENETİM Teknik ve bilimsel çıktıların kontrata uygun bir şekilde teslim edildiğinin doğrulanması

OFFICE OFAFFAIRS TEŞEKKÜRLER