PROJECT MANAGEMENT Sunum Grubu Prof Dr. Yaşar Hoşcan Eda Ün Gürhan Ceylan Merve Ozan Tuba Şefik Prof Dr. Yaşar Hoşcan

GÖREV AYRINTILARINA İNCE AYAR YAPMAK KONU 7 GÖREV AYRINTILARINA İNCE AYAR YAPMAK

Görev İlişkileri üzerinde daha fazla denetim için görev bağlantılarını ayarlamak. Bir göreve sınırlama uygulamak. Kritik yoldaki görevleri tanımlamak. Çalışma üzerinden ara vermek için görevi bölmek. Bir görev takvimi yaratıp görevlere uygulamak. Project’in görevleri zamanlamasını denetlemek için bir görevin türünü değiştirmek. Görevler için bitiş tarihleri kaydetmek. Sabit maliyet girmek ve nasıl tahakkuk edeceğini bilerlemek. Proje planında yinelenen bir görev ayarlamak.

1- GÖREV İLİŞKİLERİNİ AYARLAMAK: Görev Bağımlılığı Çeşitleri: Bitiş - Başlangıç Başlangıç – Başlangıç Bitiş- Bitiş Başlangıç- Bitiş

Bolluk & Gecikme Görev ilişkileri kurulduktan sonra öncül ve ardıl görevlerin başlangıç ve bitiş tarihleri arasına örtüşen(bolluk) ve geciken(gecikme) zamanlar girerek de planlarımızı düzenleyebiliriz. Bolluk; ardıl görevin öncül görev bitmeden önce başlamasına neden olur. Gecikme; ardıl görevin onun öncül görevi tamamlandıktan sonra herhangi bir zamanda başlamasına neden olur.

Örnek Gecikme negatif olursa bolluk oluşurur!

2-GÖREV SINIRLAMA Sınırlama, bir görevin başlangıç ya da bitiş tarihini ve bu görecelerin yeniden planlanabileceği dereceği denetler. Sınırlama kategorileri: Esnek Sınırlamalar: Başlangıç ve bitiş tarihi değişebilir, ama süresi değiştirilemez. Esnek sınırlamalarla ilişkili bir sınırlama tarihi yoktur. Esnek Olmayan Sınırlamalar:Görev belirli bir tarihte başlamalı ya da bitmelidir. Esnek olmayan sınırlamalar katı sınırlamalar olarak da adlandırılır. Yarı Esnek Sınırlamalar: Görevin başlangıç ya da bitiş tarihi sıralaması vardır, ancak project görevin başlangıç ya da bitiş tarihlerini değiştirmek için planlama esnekliğine sahiptir.

Başlatılaması gereken tarih Sınırlama Kategorisi Sınırlama türleri Anlamı Esnek En erken Project bir görevi mümkün olan en kısa sürede oluşması için planlar. (Proje başlangıç tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere varsayılan sınırlama türü.) En geç Project bir görevi mümkün olan en geç sürede oluşması için planlar. (Proje bitiş tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere varsayılan sınırlama türü.) Yarı esnek İlk başlatma tarihi Project bir görevi belirlediğimiz sınırlama tarihinde ya da daha sonra başlaması için planlar. Son başlatma tarihi Project bir görevi belirlediğimiz sınırlama tarihinden önce başlaması için planlar. İlk bitiş tarihi Project bir görevi belirlediğimiz sınırlama tarihinde ya d a sonra bitmesi için planalar. Son bitiş tarihi Project bir görevi belirlediğimiz sınırlama tarihinde ya da önce bitmesi için planalar. Esnek olmayan Başlatılaması gereken tarih Project bir görevi belirlediğimiz sınırlama tarihinde başlaması için planalar. Bitmesi gereken tarih Project bir görevi belirlediğimiz sınırlama tarihinde bitmesi için planalar.

DİPNOT Görevlerin kendi öncül ve ardıl ilişkileri dışında herhangi bir sınırlama olmadan planlanmasına olanak tanıdığından en erken sınırlaması daha çok kullanılmalıdır. İlk başlatma tarihi ya da son başalatma tarihi belirlediğimiz tarih zaman aralığında görevin yeniden zamanlamasını sınırlandırır. Başlatılması gereken tarih gibi esnek olmayan sınırlamamlar bir görevin yeniden zamanlanmasını engeller.

Örnek

DİPNOT Bir görev için bitiş tarihi gimek, göreve ilk bitiş tarihi sınırlaması uygular. Bir görev için başlangıç tarihi girmek, göreve ilk başlangıç tarihi sınırlaması uygular. Bir sınırlamayı kaldırmak için Proje menüsünde, Görev Bilgileri’ni tıklayın ve Görev Bilgileri iletişim kutusunda Gelişmiş sekmesini tıklayın.

3-PROJENİN KRİTİK YOLUNA BAKMAK Kritik yol, geri kaldığında projenin bitiş tarihini geciktiren görev dizisidir. Bir projenin süresini kısaltmak isterseniz işe kritik yolu kısaltarak başlamalısınız. Kritik yola etki eden faktörler: Projenin yaşamı süresince görevlerin, planlanandan önce ya da sonra tamamlanması Görevlere kaynak atamak gibi planlama değişiklikleri Bolluk Çeşitleri: Serbest Bolluk: Bir görevin diğer görevi ertelemeden ertelenebileceği zaman miktarıdır. Toplam Bolluk: Bir görevin projenin bitişini ertelemeden ertelenebileceği zaman miktarıdır. Görevin toplam bolluğu, belirli bir miktardan azsa, görev kritik yoldadır.

Örnek

DİPNOT Varsayılan ayar olarak project bir görevin sıfır bolluğu varsa onu kritik olarak tanımlar. Fakat bir görevin kritik olması için gerekli bolluk miktarı değiştirilebilir.(Araçlar-Seçenekler-Hesaplama- Bolluk Değeri)

4- BİR GÖREVDEKİ ÇALIŞMAYA ARA VERMEK Bir görevde beklenen bir ara ve beklenmeyen bir ara vardır. Örnek

DİPNOT Bir görevi dilediğiniz kadar kısma bölebilirsiniz. Bölünen görev yeniden zamanlanırsa tüm görev ve bölmeler yeniden zamanlanır.

5-TEK BİR GÖREVİN ÇALIŞMA ZAMANINI AYARLAMAK Bazen belirli görevlerin proje takviminin çalışma zamanı dışında oluşması gerekebilir. Bunun için, bu görevlere bir görev takvimin uygulanır. Görev takvimi olarak hangi temel takvimin kullanılacağı belirlenir. Kaynak ve kaynaklar takvimlerinin aksine project görevleri yaratırken otomatik olarak görev takvimleri yaratmaz. Özel bir görev takvimine gerek duyulduğunda, Project’in sağladığı temel takvimlerden birinin atanması gerekir. Hem bir görev takvimi hem de kaynak ataması olan görevler için project, görev takvimi ve kaynak takvimi arasında ortak olan çalışma zamanlarındaki işi planlar.

Örnek

6- GÖREV TÜRLERİNİ DEĞİŞTİRMEK Bir görevin çalışma değerini hesaplamak için Project zamanlama formulü aşağıdaki gibidir. Çalışma = Süre x Birim Zamanlama formülündeki her değer bir görev türünü karşılar. Görev türü, diğe iki değer değişirse, zamanlama formülündeki üç değerden hangisinin sabit kalacağını belirler. Varsayılan görev türü sabit birimlerdir, ve yapılan işlemler doğrultusunda çalışma ve sürenin değeri değişirken birim değişmez.

Görev Türleri ve Efor Kullanımlı Zamanlama İki özellik de çalışma, süre ve birim değerlerini etkiler. Ancak, efor kullanımlı zamanlama yalnızca görevlere kaynak atayıp kaldırdığınızda planınızı etkilerken, görev türünü değiştirmek yalnızca göreve atanan geçerli kaynağı etkiler.

Örnek

7- SON TARİH BİLGİLERİNİ GİRMEK Projelerdeki görevlere yarı esnek ya da esnek olmayan sınırlamalar vermek planlama esnekliğini sınırlar. Örnek

8- SABİT MALİYETLER GİRMEK Genel olarak, kaynaklar için saatlik, haftalık ya da aylık maliyet oranları ayarlanır. Ancak bir görevle bağlantılı kaynak maliyetlerine ek olarak bir görevin sabit maliyeti de olabilir. Sabit maliyet bir görev için bütçelendirilen parasal miktarlardır. Bu maliyetler görevi tamamlamak için kaynakların ne kadar zaman ya da efor harcadığına bakılmadan aynı kalır. Örneğin; Bir danışmanın günlük ya da saatlik ücretine ek olarak yolculuk masrafları. Günlük kira ücretine ek olarak bir donanım parçasının kurulum ücreti. Bir görev için hem kaynak aliyeti hem de sabit maliyet girilir.Project, görevin toplam maliyetine karar vermek için ikisini toplar.

Örnek Sabit maliyetlerin ne zaman tahakkuk edeceği belirlenebilir; Başlangıç : Tüm sabit maliyet görevin başlangıcına planlanır. İlerlemeyi izlerken, görevin tüm sabit maliyeti görev başladığında borçlanır. Bitiş :Tüm sabit maliyet, görevin sonuna planlanır. İlerlemeyi izlerken, görevin tüm sabit maliyeti görev tamamlandığında borçlanır. Eşit Dağıtılmış : Sabit maliyet, görevin süresi boyunca eşit olarak dağıtılır. Süreci izlerken proje, görevin tamamlanan oranı kadar maliyeti borçlanır. Örnek

9-YENİLENEN BİR GÖREV OLUŞTURMAK Birçok proje, durum raporları yaratmak ve yayımlamak, proje durumu toplantına katılmak ya da kalite denetimleri gibi yinelenen görevler gerektirir. Projeyi dolaylı olarak destekleyen durum toplantısı ve benzeri olaylar kaynakların zamanını kullanır ve zaman, onların diğer atamalarından alınır. Bu tür olaylar yinelenen görev olarak tanımlanır. Yinelenen görevler ler günlük, haftalık, aylık ya da yıllık gibi belirlenen sıklıkta yinelenir. Yinelenen bir görev yarattığınızda Project, İlk Başlatma Tarihi sınırlamalı, görev ilişkisi olmayan ve efor kullanımlı zamanlaması kapalı olan bir görev dizisi yaratır.

Örnek

KAYNAK VE ATAMA AYRINTILARINA İNCE AYAR YAPMAK KONU 8 KAYNAK VE ATAMA AYRINTILARINA İNCE AYAR YAPMAK

Kaynaklar için farklı ödeme oranları ayarlamak. Bir kaynak için zamana göre değişecek farklı ödeme oranları ayarlamak. Zamana göre değiştirmek için kaynak kullanılabilirliğini ayarlamak. Bir görev takvimi yaratıp görevlere uygulamak. Bir kaynak atamasının başlamasını ertelemek. Kaynağın görev üzerindeki işinin zamana göre nasıl planlandığını denetlemek. Farklı görevlerde kullanılan bir kaynak için farklı maliyet oranları uygulamak. Malzeme kaynakları için değişken tüketim oranları girmek.

1- BİR KAYNAK İÇİN ÇOK SAYIDA ÖDEME ORANI GİRMEK Kaynaklar birden fazla iş için kullanılabilir ve farklı işler için getirdikleri maliyetler farklı olabilir. Örnek

2- FARKLI ZAMANLARDA UYGULAMAK İÇİN ÖDEME ORANLARI AYARLAMAK Bir kaynağın kullanım maliyeti zaman içerisinde değişebilir. Örnek

3- FARKLI ZAMANLARDA UYGULAMAK İÇİN KAYNAĞIN KULLANILABİLİRLİĞİNİ AYARLAMAK Bir kaynağın kullanım miktarı zaman içerisinde değişebilir. Örnek

4- ATAMALARIN BAŞLAMASINI ERETELEMEK Bir göreve atanan bütün kaynaklar aynı zamanda işe başlamayabilir. Örnek

5- ATAMALARA ÇALIŞMA DAĞILIMI EKLEMEK Bir göreve atanan bütün kaynaklar eşit olarak ya da aynı düzende çalışmayabilir. Örnek

6- ATAMALARA FARKLI MAALİYET UYGULAMAK Kaynaklar birden fazla iş için kullanılabilir ve farklı işler için getirdikleri maliyetler farklı olabilir. Örnek

7- MALZEME KAYNAĞI TÜKETİM ORANLARINI UYGULAMAK Kaynakların maliyeti yapılacak işin süresine göre değişebilir. Yani iş süresi ile kullanılacak kaynak arasında bir ilişki olabilir. Örnek

PROJE PLANINA İNCE AYAR YAPMAK KONU 9 PROJE PLANINA İNCE AYAR YAPMAK

Projenin süresi boyunca kaynakların çalışmak için nasıl zamanlandığına bakmak. Fazla kaynak ayırmayı çözümlemek için bir kaynağın atamasını düzenlemek. Fazla kaynak ayırmayı otomatik olarak çözümlemek. Ayrıntılı ve özet proje maliyetlerine bakmak. Projenin bitiş tarihini belirleyen kritik yoldaki görevlere bakmak.

1-ZAMANA GÖRE KAYNAK AYIRMALARINI İNCELEMEK Kaynağın kapasiteyle onun görev atamaları arasındaki ilişki “ayırma” olarak adlandırılır.Her kaynak aşağıdaki ayırma türlerinden birine sahiptir: Az kaynak ayırma Tam kaynak ayırma Fazla kaynak ayırma

2- KAYNAK AYIRMALARINI DEĞERLERNDİRMEK Tüm kaynakların sürekli tam ayırmaya sahip olması her proje yöneticisinin hedefidir.Bu bölüm,fazladan kaynak ayırmaları tanımamıza ve gidermemize yardımcı olmaktadır. Örnek

3- FAZLADAN AYRILMIŞ KAYNAKLARI SEVİYELENDİRMEK Kaynak seviyelendirme fazladan ayırmayı çözümlemek için bir görevdeki kaynak işini erteleme işlemidir. Örnek

4- PROJE MALİYETLERİNİ İNCELEMEK Tüm proje planları maliyet bilgisi içermez ancak içerenler için proje maliyetlerinin izini sürmek,planlanmış bitiş tarihinin izini sürmek kadar ya da daha da önemli olabilir. Proje maliyet türleri: Proje temel maliyetleri:Proje temelinin parçası olarak kaydedilmiş özgün planlanmış görev,kaynak ya da atama maliyetleridir. Geçerli(planlanmış)maliyetler :Proje alanındaki görev,kaynak ya da atamaların hesaplanmış maliyetleridir.Fiili maliyetleri oluşmaya başlandığı zaman,geçerli maliyetleri,kaynak ya da atama başına fiili maliyetle kalan maliyetin toplamına eşittir.Geçerli maliyetler,maliyet yada toplam maliyet etiketli alanlarda gördüğünüz değerlerdir. Fiili maliyetler: Geçerli ya da planlanmış maliyetlerle,görev,kaynak ya da atamalar için oluşan maliyetlerdir. Kalan maliyetler :Geçerli ya da planlamış maliyetlerle,görev,kaynak ya da atamaların fiili maliyetleri arasındaki farktır.

Örnek

5- PROJE BİTİŞ TARİHİNİ DENETLEMEK Projeleri yönetirken ,projenin geçerli ya da planlanmış bitiş tarihini bilmeniz ve planlama evresinde yaptığımız ayarlamaların bitiş tarihini nasıl etkileyeceğini anlamanız önemlidir.Kritik yol,görevler ertelenirse projenin bitiş tarihini itecek olan görev dizisidir. Örnek

Dinlediğiniz için teşekkürler SORULAR & YORUMLAR Dinlediğiniz için teşekkürler