Ünite 1 Dökümanlarla Çalışmak BDEM 106 Ünite 1 Dökümanlarla Çalışmak

Ünite Bölümleri COMMENTS (YORUM) EKLEME COMMENTLERIN GORÜNÜMÜ VE YAZDIRILIŞI COMMENT DEĞİŞTİRME ve SİLME DEĞİŞİKLİKLERİ TAKİP ETMEK DEĞİŞİKLİKLERİ KABUL VE REDDETMEK DÖKÜMANLARI KARŞILAŞTIRMAK FARKLI VERSİYONLARLA DÖKÜMANI KAYDETMEK DÖKÜMANI KORUMAYA ALMAK (PROTECTION)

Reviewing Araç Çubuğu Comment (yorum) İşareti Comment (Yorum)Penceresi

COMMENTS (YORUM) EKLEME Comments; ekranda görünen açıklama pencereleridir,fakat bu notlar dökümanın içeriğini ve görünüşünü etkilemez. Bu işlem kitaplarımızın üzreine not almaya benzer!!

COMMENTS (YORUM) EKLEME Comment’in eklendiği yerin üzerini veya comment eklenmden önce seçili olan tüm alanın üzerini comment eklendiği anlaşılsın diye otomatik olarak karalar.

COMMENTS (YORUM) EKLEME Commentler commenti ekleyenin isminin baş harflerini ve kronolojik numaralar içerir. Bu da commentin nereye eklendiğini kolayca anlamamızı sağlar.

COMMENTS (YORUM) EKLEME Comment eklemek için gerekli olan adımlar Dökümanınızı açınız View Toolbars  Reviewing’ i seçiniz, 2007 için  Review araç çubuğu Reviewing; comment ekleyebilmek ve gerekli değişiklikleri yapmamızı sağlayan buttonları içerir. Comment’i eklemek istediğiniz yeri seçiniz.

COMMENTS (YORUM) EKLEME Comment eklemek için gerekli olan adımlar Reviewing araç çubuğundaki INSERT COMMENT Buttonuna tıklayınız. Word dökümandaki ekleme nokatsını karalar (highlight), comment eklme işaretini çıkarır ve sayfanın altına comment penceresini (comment pane) açar. Comment penceresi (comment pane); commentlerin kaydeildiği ve kronolojik olarak numaralandığı yerdir.

COMMENTS (YORUM) EKLEME Comment eklemek için gerekli olan adımlar Eklemek istediğiniz comment’i yazınız Yazdığınız comment aşağıdaki comment penceresinde (comment pane) görülür. Dökümanınıza birden çok comment ekleyebilirsiniz. Unutmayın! Comment eklerken dökümanınızı aktif hale getirmek için dökümanınızda comment ekleyeceğiniz yere tıklamanız gerekir. Dökümanınızı kaydedin.

COMMENTLERIN GORÜNÜMÜ VE YAZDIRILIŞI Bazen dökümanınızdaki commentleri yzdırmaya ihtiyacınız olabilir. Print diyalog kutusunda commentleri çıkartabilmek için farklı bir seçenek vardır. Bu seçenek dökümanın içerisinde olan commentleri yazdırmamızı sağlar.

COMMENTLERIN GORÜNÜMÜ VE YAZDIRILIŞI Commentleri görüntülemek ve yazdırmak için gerekli olan adımlar İmleci karalanmış (highlight) olan kelimenin üzerine getiriniz. İmleci harflerin üzerine doğru kaydırıken comment metni ekranda görülecektir. İmleç kelimenin üzerindeyken, ekranda görünen comment metninin yanında, commenti ekleyenin ismi de görülür.

COMMENTLERIN GORÜNÜMÜ VE YAZDIRILIŞI Commentleri görüntülemek ve yazdırmak için gerekli olan adımlar Reviewing araç çubuğundaki NEXT COMMENT buttonunu seçiniz Word ekleme noktasını bir sonraki commente kaydırır ve ekrana comment penceresini çıkartır. Review araç çubuğundaki Next Comment ve Previous Comment butonlarını dökümentteki commentler arasında gezinmek için kullanabilirsiniz.

COMMENTLERIN GORÜNÜMÜ VE YAZDIRILIŞI Commentleri görüntülemek ve yazdırmak için gerekli olan adımlar View Comments Word comment pencersini (Comment pane)açar. Comment penceresi dökümandaki tüm commentleri gösterir. Coment penceresindeki oku tıklayın. Comment penceresini kapatın. File Print Print penceresinde sağ taraftaki Print What kısmına tıklayıp commentsi seçiniz.

COMMENT DEĞİŞTİRME ve SİLME Wordün içerisindeji commentler silinemez özellikte değildir. Commentleri silebilir ve gerktiğinde değiştirebiliriz. Commentleri değiştirmek ve silmek için gerekli olan adımlar Edit Comment butonunu tıklayınız Reviewing araç çubuğundan seçebilir veya commentin üzerine iki defa tıklayabilirsiniz. Commentin içerisindeki kelimeyi seçmek için üzerine çift tıklayın.

COMMENT DEĞİŞTİRME ve SİLME Commentleri değiştirmek ve silmek için gerekli olan adımlar Kelimenin üzerine yeni bir kelime yazınca comment değişecektir. Dökümanın içerisinde comment eklenen kelimenin üzerine gidilince değişmiş olan commenti görebilirsiniz. Silmek için: klimenin üzerine tıklayınız

COMMENT DEĞİŞTİRME ve SİLME Commentleri değiştirmek ve silmek için gerekli olan adımlar Delete Comment Buttonunu seçiniz. Word kelimeyi siler ve kelimenin üzerinden highlight’ı kaldırır. Daha sonra kalan commentleri tekrardan numaralandırır. Kapatı seçiniz Kaydediniz.

DEĞİŞİKLİKLERİ TAKİP ETMEK Bazen dökümanlada değişiklik yapmak gereklidir. Word “TRACk CHANGE” ile yapılan tüm değişiklikleri kolayca izlememizi sağlar. Bu özellik açık olduğu sürece tüm dökümanlara “REVİSİON MARK” denilen bir format uygulanır.

DEĞİŞİKLİKLERİ TAKİP ETMEK Revision mark formatında; Eklemeler; eklenen kelimeler altı çizili olarak, Silinen kelimeler ise üstü çizili (striketrough efekti)olarak gösterilir. Yani silinmek istenen kelime yine aynı yerde üzeri çizili olarak kalır. İmleci eklenen veya silinmek istenen kelimelerin üzerine getirdiğimizde çıkan pencerede, değişikliği kimin, nezaman ve hangi tarihte yaptığını görürüz.

DEĞİŞİKLİKLERİ TAKİP ETMEK Değişiklikleri takip etmek için gerekli olan adımlar Reviewing arç çubuğundaki Track Changes araç çubuğunu tıklayınız. Değiştirmek istediğiniz metni seçip üzerine yeni metninizi yazın. Word metni silmek yerine metne “revision mark” formatınıuygular. Metni silmek yerine üzerini çizer ve eklenen metnin altını çizer. Değişiklik yapılan satırların sol yanlarında oluşan siyah çizgi bu satırlarda değişiklik yapıldığını gösterir.

DEĞİŞİKLİKLERİ TAKİP ETMEK Değişiklikleri takip etmek için gerekli olan adımlar Yapmak istediğiniz değişiklikleri yapın. Word otomatik olarak yapılan tüüm değişikliklere “revision mark” formatını uygular.

Siyah çizgiler değişiklik yapıldığını belirtir Silinmiş Metin Eklenen Metin

DEĞİŞİKLİKLERİ KABUL VE REDDETMEK Yaptığınız değişiklikleri gözden geçirdikten sonra dökümanınızın son haline karar vermeniz gerek. Bu işlemi Reviewing araç çubuğunu kullanarak kolaylıkla yapabilirsiniz. Eğer accept change, (kabul)seçeneğini seçersenizword otomatik olarak seçtiğiniz kelimeden “revision mark” formatını kaldırır ve metnin değişmiş son halini uygular

DEĞİŞİKLİKLERİ KABUL VE REDDETMEK Eğer reject change (red) seçeneğini seçerseniz, seçtiğiniz kelimeden “revision mark” formatını kaldırır ve metni eski orjinal haline geri getirir.

DEĞİŞİKLİKLERİ KABUL VE REDDETMEK Değişiklikleri kabul ve reddetmek için gerekli olan adımlar Dökümanınızı açın Yapılan değişikliklerin hangilerini kabul hangilerini red edeceğinize karar verin. Red edilecek ise Reject Change butonuna tıklayınız. Üstü çizili metin formatı ortadan kalkacaktır. NEXT CHANGE butonuna tıklayın İmleç bir sonraki değişiklik yapılan metne gidecektir.

DEĞİŞİKLİKLERİ KABUL VE REDDETMEK Değişiklikleri kabul ve reddetmek için gerekli olan adımlar Accept yada Reject Change’ i seçiniz Öbür değişiklikleri onaylamak yada kabul etmemek için Next changes butonuna tıklamaya devem ediniz. Track changes butonunu seçiniz Bu Track Changes özelliğini sonlandıracaktır Kaydedin ve dökümanınızı kapatın.

DÖKÜMANLARI KARŞILAŞTIRMAK Dökümanları kontrol etmenin bir yolu, orjinal dökümanı elinizde tutup bir kopyasınıda düzeltmeler için göndermektir. Düzeltecek kişi değişiklikleri yaptıktan sonra dökümanı size geri gönderir Hangi değişikliklerin yapıldığığnı anlamak için iki dökümanı karşılaştırmak gerekir.

DÖKÜMANLARI KARŞILAŞTIRMAK Word dökümanları karşılaştırırken eklenen ve silinen kelimelerin hepsini işaretler. İsterseniz her değişikliğin üzerinden tek tek geçebilir ya da hepsini kabul ya da red edebilirsiniz. Eğer kabul (accept), ederseniz Word tüm revision marklarnı kaldırır ve döcümanın yeni halini uygular. Eğer red (reject) ederseniz, word tüm revision marklarını kaldırır ve orjinal eski haline geri döner.

DÖKÜMANLARI KARŞILAŞTIRMAK Dökümanları karşılaştırmak için gerekli olan adımlar Dökümanınızı açın Tools Track Changes Orjinal döküman adını seçiniz ve Open’ı tıklayınız Böylece word iki dökümanı karşılaştırır ve farklılıkların üzerini karalayıp (highlight) revision marks formatını uygular

DÖKÜMANLARI KARŞILAŞTIRMAK Dökümanları karşılaştırmak için gerekli olan adımlar Tools  Track Changes  Accept or Reject Changes Accept or Reject Changes diyalog penceresi ne çeşit bir değişiklik yapıldığı, kimin yaptığı ve ne zaman ypıldığı gibi bilgileri içerir. Find Accept yada Reject Accept or Reject changes diyalog pencersinden “changes without highlighted option” seçiniz. Click YES.

FARKLI VERSİYONLARLA DÖKÜMANI KAYDETMEK Farklı versiyonlarla kaydetme, dökümanlarda oluşan değişiklikleri gözlemek ya da yapılan değişikliklerin orjinal formata uygulanmasını istemediğimiz zamanlarda kullanılabilir. Her kayıtlı versiyon, versiyon kaydeden kişinin adını, kaydedildiği zamanı ve tarihi gösterir.

FARKLI VERSİYONLARLA DÖKÜMANI KAYDETMEK Save As ile Save Version komutları karıştırılmamalıdır. Save As dökümanın aynısını farklı bir isimle kaydeder. Fakat Save Version farklı bir dosya yratmaz, yaratılan versiyonlar çalıştığımız dosyaya bağlıdır. Save version bizim diskimizde fazladan yer tutmaz çünkü sadece versiyonlar arasındaki farkı kaydeder, hiçbirzaman versiyona ait bir dosya yaratmaz.

FARKLI VERSİYONLARLA DÖKÜMANI KAYDETMEK Farklı Versiyonları kaydetmek için gerekli olan adımlar Save Version Butonunu seçin. Karşınıza çıkan pencere versiyonu kaydeden kişinin adını, tarihi ve zamanı gösterir. Comment kısmına yapılan değişikliği yazınız ve OK butonunu seçiniz

FARKLI VERSİYONLARLA DÖKÜMANI KAYDETMEK Dökümanınızın başlığını değişebilir yada farklı değişiklikler yapabilirsiniz File Versions. Reviewed report’taki Version penceresi tüm kaydedilen versiyonları gösterir. Bu versiyonları açabilir ya da silebilirsiniz. Version adını seçip OK butonuna tıkladığınızda word seçtiğiniz versiyonu açar ve ekrenı ikiye ayırı ve daime kaydedilen versiyon aktif halde olur. File  Close Silmek için File Versions  silmek istediğiniz versiyonu seçip Delete’i seçiniz

DÖKÜMANI KORUMAYA ALMAK (PROTECTION Eğer izinsiz yapılan değişiklikleri önlemek istiyorsanız dökümanınıza yapılan değişiklikleri üç farklı şekilde kısıtlyabilirsiniz. Yapılan tüm değişiklikler revision mark ile kaydedilsin. Dökümanda hiç bir değişiklik yapılmasın sadece comment eklenebilsin. Sadece form alanlarında değişiklik yapılabilsin.

DÖKÜMANI KORUMAYA ALMAK (PROTECTION Dökümanınızı korumaya almak için gerekli olan adımlar Tools  Protect Document 2007 Review Protect Document Uygulamak istediğiniz kotumayı seçiniz ve izinsiz kullanımı en aza indirmek için isterseniz password (şifre) koyabilirsiniz. Şifrenizi yazdıktan sonra şifrenizi tekrar yazmanız (confirm) yapmanız gerekmektedir Korumayı kaldırmak için Tools Unprotect

THE END