İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI www.imidb.metu.edu.tr

AMAÇ Başkanlığımızca; Üniversitemizin ihtiyacı olan mal, hizmet ve yapım işlerinin gerçekleştirilmesi. Tahakkuk işlemlerinin ve ödeme emri belgelerinin düzenlenmesi. Taşınır program verilerinin kontrolü, yönetim hesabının verilebilmesi için gerekli çalışmaların yürütülmesi ve TKKY ile muhasebe hesaplarının koordinasyonunun sağlanması. Üniversitemizde yürütülen Bilimsel Araştırma Projeleri ile TÜBİTAK projeleri için gerekli malzemenin yurtiçi/yurtdışından temini ile etkin ve adil bir şekilde dağılımını sağlamak. Üniversitemiz taşınmaz mallarının kiraya verilmesi ve Alışveriş Merkezi ortak ihtiyaçlarının temini çalışmasının yapılması ve ilgili mevzuat çerçevesinde davranılmasıdır.

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI İç Satınalma Müdürlüğü Taşınır İşlem Birimi Dış Satınalma Müdürlüğü Tahakkuk Birimi BAP Koordinatörlüğü Kiralama Birimi Başkanlığımızda toplam 45 personel görev yapmaktadır.

İMİD İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 27 KASIM 2008

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ • Üniversitemizin ihtiyaçlarının karşılanması için ihale açılarak, doğrudan temin yoluyla yada DMO’dan temin yoluyla mal, hizmet vb. ihtiyaçların satın alınması işlemlerinin sürdürülmesini kapsar. MİSYON VİZYON • Kaliteli malzemelerin, ekonomik yönden en uygun olanını seçerek en kısa zamanda alınması, • ihtiyaçların en iyi şekilde uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve ihaleye rağbetin sağlanması için, açıklık ve rekabet ilkeleri göz önünde tutulması • Teknolojik ortamdan yararlanılarak ihale bilgi ve süreçlerinin elektronik ortamda paydaşlarımız ile etkili iletişim içerisinde yapılması

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU 5018 sayılı kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasının, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir. 4734 KAMU İHALE KANUNU Bu Kanunun amacı, kamu hukukuna tabi olan veya kamunun denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları ihalelerde uygulanacak esas ve usulleri belirlemektir 4735 KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU Bu Kanunun amacı, Kamu İhale Kanununa göre yapılan ihalelere ilişkin sözleşmelerin düzenlenmesi ve uygulanması ile ilgili esas ve usulleri belirlemektir

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ PAYDAŞLARIMIZ SGDB İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ YİTDB TÜM HARCAMA BİRİMLERİ (29 adet) BİK, KİK ve SGK

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL LİSTESİ Şube Müdürü 1 Şef 2 Bilgisayar İşletmeni 4 Geçici İşçi Şirket Personeli Ambar Memuru TOPLAM 11

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 2007-2008 AYLIK BAZDA İHALE SAYILARI* AY 2007* 2008* Ocak 2 1 Şubat 4 Mart 3 Nisan Mayıs 12 14 Haziran 10 15 Temmuz 30 Ağustos 7 19 Eylül 6 28 Ekim 13 23 Kasım 16 21 Aralık ? TOPLAM 91 161** * BAP Koordinatörlüğü’nün gerçekleştirmiş olduğu ihaleler dahil edilmemiştir. ** Aralık ayı hariç.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 2007-2008 AYLIK BAZDA DOĞRUDAN TEMİN MEBLAĞLARI AY 2007 (YTL) 2008* Ocak Şubat 100.011 165.000 Mart 123.496 360.660 Nisan 221.000 391.686 Mayıs 888.590 160.390 Haziran 777.044 152.242 Temmuz 568.663 126.594 Ağustos 430.561 136.052 Eylül 840.723 152.326 Ekim 384.863 426.423 Kasım 779.197 ? Aralık 1.449.568 TOPLAM 6.563.716 2.071.373 Doğrudan temin sayısı 2007 için 1078 adet iken 2008 de bu sayı bugün itibarı ile 628 dir * 2008 Kasım ve Aralık verileri eklenmemiştir

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 2007 ve 2008 Yıllarına ait BİK ve KİK de Yayınlanan İhale İlan Bedelleri 2007 (YTL) 2008* BİK 72500 175390 KİK 42500 77500 TOPLAM 115000 252890 * 2008 Aralık verileri eklenmemiştir

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 1/6 YAPILAN İŞ PAYDAŞ YÖNTEM SIKLIK AKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ Talebin oluşması ve bütçe kaydına aldırıldıktan sonra birimimize gelmesi TALEP SAHİBİ Elden takip Her bir alım için Bütçe kaydına alınırken yaklaşık maliyetlerin doğruluğu kontrol edilmeli Yaklaşık maliyet otomasyonla hesaplanmalı ve sistem yöneticisi izin verdi ise bütçe kaydına otomatik olarak alınmalı Talebin incelenmesi (İhale onay belgesi, yaklaşık maliyet, varsa teknik şartname vs.. ) Talep Sahibi ile irtibata geçilerek düzeltilmesi, yönlendirilmesi ya da reddi ZAMAN KAYBI VE TAKİP ZORLUĞU İhale onay belgesi ve ekleri otomasyonun sınırlamaları içerisinde daha az hata ile oluşturulabilir Talebin kaydı ve birimimiz ilgili personeline sevki Deftere elle yazılarak kayıt ediliyor Her bir talep Arşiv tarama ve bilgi kaybı. Aslında tüm bu bilgiler bir önceki basamakta talep sahibi tarafından doldurulmaktadır. Otomasyona girilmeli ve alım tipine, tarihe, bütçe koduna, birimine göre ulaşılabilir olmalı. İhale Kayıt Numarası Alımı KİK KİK OTOMASYON SİSTEMİ KULLANILARAK ONLINE 2007 İÇİN 91, 2008 İÇİN ŞU ANA KADAR 161 KERE

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 2/6 YAPILAN İŞ PAYDAŞ YÖNTEM SIKLIK AKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ İhale İlanı İçin Avans Onay Belgesi Hazırlanması SGDB YAZILI OLARAK TALEP, TELEFONLA TAKİP ETME En fazla Ayda 30 ZAMAN KAYBI, TAKİP ZORLUĞU ve belirsizlik. İhale ilanı tarihini belirlemede temel kriterdir ve korumacı davranılarak ilan bedelinin KİK kurumsal hesabına yatacağı tarih beklenmek zorunda kalınmaktadır. Taleplerin online olarak yapılıp takip edilebilmesi İhale Dokümanının Hazırlanması (- idari şartname - sözleşme tasarısı -teknik şartname - standart formlar vs…) TALEP SAHİBİ TELEFONLA KOORDİNE OLARAK KİK TİP ŞARTNAMELERİ KULLANILARAK her ihale için ZAMAN KAYBI VE TAKİP ZORLUĞU Özellikle değişen mevzuatın uyarlanmasının zorluğu Tüm dokümanlar otomasyonun değişen mevzuata göre bize tanıdığı serbesti ölçüsünde hazırlanmalı İhale İlanının Hazırlanması Eğer otomasyon olursa bu süreç bir önceki basamak hazırlanırken kendiliğinden oluşturulabilir. İhale İlanının yayınlanmak üzere Basın İlan ve Kamu İhale Kurumlarına gönderilmesi Evraktan sayı alınarak elden teslim ediliyor Mevzuatta yer alan ilandan sonra bekleme sürelerinin talep sahibince bilinmemesi. Talebin ve yaklaşık maliyetin ilk girişi yapılırken alım türünü de göz önünde bulundurup ilanda kalma süresini uyarı olarak bildirmeli

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 3/6 YAPILAN İŞ PAYDAŞ YÖNTEM SIKLIK AKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ İhale Komisyon Üyelerinin Belirlenmesi TALEP SAHİBİ Telefon Mail ve elden takip her ihale için ilanın yayınlanmasını takip eden 3 gün içerisinde Zaman kaybı ve takip zorluğu. İletişim kopukluğu olur ise geriye dönük evrak düzenleme zorunluluğu oluyor Otomasyon kendi oluşturmalı İhale Dokümanının Firmalar Tarafından Satın alınması ortalama 3-4 kere Dekont ve firma bilgilerinin SGDB’lığınca da kullanılıyor ve eksik bilgiler telefonla isteniyor SGDB nin ilgili bölümlerine firmaların ve ihalelerin bazı bilgilerine ulaşma izni verilmeli İhale Günü İçin Komisyon Tutanaklarının Hazırlanması Ofis programları kullanılarak yapılıyor. mükerrer iş yapılmış olduğu için ZAMAN KAYBI ve hata ihtimali Otomasyon veri tabanından bilgileri çekerek yapmalı. İhaleden Sonra Yüklenicinin Yasaklı Olmadığına Dair Teyidinin Alınması KİK Kik web sitesi kullanılarak

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 4/6 YAPILAN İŞ PAYDAŞ YÖNTEM SIKLIK AKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ Komisyon Kararının Yazılması ve Onaylanması TALEP SAHİBİ Elden takip her ihale için Yazılmasında oluşabilecek kullanıcı hataları, Hazırlanması ve imzalanması esnasında ZAMAN KAYBI Tutanaklar, ihale onay ve bütçe kaydına alınırken girilmiş bilgilerle otomatik oluşturulması. En Düşük Teklif veren İki Firmanın Geçici Teminat Mektuplarının Yatırılması SGDB Üst yazı yazılarak Otomasyon veri tabanından bilgileri çekerek yapmalı. İhaleye Katılan Firmalara Kesinleşen İhale Kararının Bildirimi GENEL EVRAK ve YÜKLENİCİ İadeli taahhütlü ya da elden bildirim Yüklenici Firmanın Sözleşmeye Davet Edilmesi iadeli taahhütlü ya da elden bildirim Firmanın tedarik etmesi gereken evraklar el ile hazırlanıyor.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 5/6 YAPILAN İŞ PAYDAŞ YÖNTEM SIKLIK AKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ Sözleşmenin İmzalanması YÜKLENİCİ Sözleşme hazırlanır firmanın belgelerinin uygunluğu kontrol edilir akabinde taraflarca imzalanır. her ihale için Zaman kaybı ve sözleşme hazırlanırken yapılabilecek insan kaynaklı hatalar. Otomasyon veri tabanından bilgileri çekmesi ile sözleşme hazır olmalı. Kesin Teminat Mektubunun Yatırılması SGDB Üst yazı yazılarak Elden takip En Düşük Teklif Veren İki Firmanın Geçici Teminat Mektuplarının İade Edilmesi Üst yazı yazılarak Elden takip İhale Sonuç Belgesinin Kik’e Bildirimi KİK Kik web sitesi kullanılarak

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI 6/6 YAPILAN İŞ PAYDAŞ YÖNTEM SIKLIK AKSAKLIKLAR BBS’DEN BEKLENTİ RG nin 27012 2. Mükerrer sayısında yayınlanan yönetmelik uyarınca hizmet alımı işleri ihaleleri sözleşme bilgilerinin bildirimi SGK Kurumlar arası yazışma Her bir hizmet alımı ihalesi için Zaman kaybı sistem matbu form oluşturmalıdır İş Deneyim Belgesi Düzenlenmesi Yüklenici firma, Talep Sahibi, ve harcama yetkilisi Yüklenicinin isteği üzerine talep sahibinden işin durumu öğrenilerek kik standart formları doldurulup ihale yetkilisinin onayına sunulur. Yılda 10-15 İhale Sonularının ve Doğrudan Temin Meblağlarının KİK’e bildirimi KİK KİK Web sitesi kullanılarak Her alım için SGK ve Vergi Dairelerinden evrakların istenmesi Yüklenici Telefon Evrak geçerlilik süreleri ödeme zamanına kadar bitiyor ve firmalardan yeniden talep ediliyor Ödeme yapan birimin istemesi Tüm Doğrudan temin ve İhale dosyalarını Tahakkuka hazırlanma tanzim ve takip Tahakkuk Birimi Doğrudan temin ve İhaleler için gerekli evraklar ve karşılaşılan sıkıntılar tahakkuk birimimizin sunumunda detaylı olarak verilmiştir.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ İhale Sürecine Örnek Yaklaşık maliyeti 61.192,00YTL nin altında olan ve ilanda bekleme süresi olarak en kısa yasal süre olan “7 günlük ihale” Uyulması gereken süreler 4734 sayılı kanunun 41 ve 42. maddelerinde belirtilmiştir.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 1 Talebin incelenmesi ve sevki Talebin birimimize gelmesi Teknik Şartname, Yaklaşık Maliyet, İhale Onay Belgesi ve Alım Tipi, Bütçe Kaydına alınıp alınmadığı, Kontrol edilir eğer yanlışlık yoksa birimimiz ilgili personeline sevk edilir. Pazartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 2 İhale Dokümanının Hazırlanması ve Onaya Sunulup Çoğaltılması İhale kayıt numarası alımı idari şartname sözleşme tasarısı standart formlar dosya bedeli ve geçici teminatın yatırılabilmesi için ödeme pusulası Salı

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 3 İlanın hazırlanması ve Basın ilan Kurumuna gönderilmesi Yaklaşık maliyet 61.192,00YTL üzerinde ise ilanın Kamu İhale Bülteninde de yayınlanması gerekir. Kamu İhale Bülteninde yayınlanan ilanlar için; +4 gün* avansın KİK hesabına geçmesi için +2 gün* ilanın yayınlanması için beklenir. Çarşamba * Anlatılmakta olan örnek için bu süreler geçerli değildir.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 4 İlanın Basın ilan Kurumunda İşlem Gördüğü 1. gün Perşembe

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 5 İlanın Basın ilan Kurumunda İşlem Gördüğü 2. gün Cuma

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 6 İlanın Yerel Gazetelerde Yayınlanması Cumartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 7 7 Gün Bekleme Süresinin 1. Günü Pazar

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 8 7 Gün Bekleme Süresinin 2. Günü Pazartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 9 7 Gün Bekleme Süresinin 3. Günü Salı

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 10 7 Gün Bekleme Süresinin 4. Günü Çarşamba

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 11 7 Gün Bekleme Süresinin 5. Günü Perşembe

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 12 7 Gün Bekleme Süresinin 6. Günü Cuma

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 13 7 Gün Bekleme Süresinin 7. Günü Cumartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 14 TATİL Pazar

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 15 İhalenin Gerçekleşmesi Tekliflerin Tetkik, Muayene ve mukayeseleri Pazartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 16 Komisyon Kararının Yazılması, İmzalanması ve Onaylanması Salı

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 17 Komisyon Kararının Yazılması, İmzalanması ve Onaylanması En az 6 kişinin imzası gereklidir ve elden takip edilerek tamamlanır. Komisyon Üyeleri 1 Başkan 1 İç Satın Alma Müdürlüğü’nden 1 SGDB’ lığından 2 Talebi sahibi birimden teknik üye Çarşamba

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 18 Kesinleşen İhale Kararının Bildirimi Kesinleşen İhale Kararı elden ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla tüm katılımcılara bildirilir ve olası açıklama isteği için 5 gün beklenir. Eğer posta yoluyla bildirim yapılmışsa +7 gün* beklenir Perşembe * Ayrıca katılımcı firmaların 15 gün süre içerisinde itiraz hakkı vardır * Anlatılmakta olan örnek için bu süreler geçerli değildir.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 19 Açıklama isteği için 5 günün 1. günü Cuma

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 20 Açıklama isteği için 5 günün 2. günü Cumartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 21 Açıklama isteği için 5 günün 3. günü Pazar

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 22 Açıklama isteği için 5 günün 4. günü Pazartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 23 Açıklama isteği için 5 günün 5. günü Herhangi bir katılımcı eğer ihale sonucu hakkında bilgi ya da açıklama isterse 3 iş günü içinde firmaya bilgi verilir ve 5 gün daha beklenir. Bu beklenen süre zarfında firma KİK’e itiraz dilekçesi verirse süreç durur ve dosyanın incelenebilmesi için dosyadaki tüm evraklara sıra numarası verilip suret çıkarılıp KİK’e gönderilir. Salı * Anlatılmakta olan örnek için herhangi bir süre uzaması olmadığı varsayılmıştır.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 24 Sözleşmeye Davet Yazısının Verilmesi Sözleşmeye Davet Yazısı elden ya da iadeli taahhütlü posta yoluyla üzerinde İhale Kalan firmaya verilir. Firmanın gerekli evrakları hazırlaması için 10 gün süresi vardır. Eğer posta yoluyla bildirim yapılmışsa +7 gün* beklenir Çarşamba * Anlatılmakta olan örnek için bu süreler geçerli değildir.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 25 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 1. günü Perşembe

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 26 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 2. günü Cuma

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 27 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 3. günü Cumartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 28 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 4. günü Pazar

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 29 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 5. günü Pazartesi

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 30 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 6. günü Salı

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ 1 Firmanın sözleşme için gerekli evrakları hazırlaması için 10 günün 7. günü Firmanın evraklarını eksiksiz ve doğru olarak getirip sözleşmeyi imzaladığı varsayılırsa… Sözleşmenin imzalanmasını müteakip idare tarafından yüklenicinin kendisine veya tebligat için gösterdiği adrese yapılacak işe başlama talimatının tebliğinden itibaren mal teslim edilecek/ işe başlanacaktır.* Çarşamba *Tip İdari Şartname madde 49.1 Bu örnek için 10. Gün Cumartesiye gelmektedir ve sözleşmenin yapılması için geçerli son gün takip eden ilk iş günü olan ayın 6 sı Pazartesidir.

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ BİRİMİMİZDE KULLANILAN PROGRAMLAR Microsoft Office Programları www.ihale.gov.tr üzerinden otomasyon Nero Adobe Acrobat Reader

İÇ SATINALMA MÜDÜRLÜĞÜ TEŞEKKÜRLER Hazırlayan Yücel Özer ÖZKÖK Bilgisayar İşletmeni