s. 1 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Hareketlilik: Mali Yönetim

s. 2 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Kabul Mektubu  Ulusal Ajans tarafından gönderilen ve proje teklifinizin kabul edildiğine dair kabul mektubunu aldınız. Bu mektupta bütçe, yararlanıcı sayısı, değişim/yerleştirme süreleri belirtildi.

s. 3 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Ulusal Ajans’ın sizden güncellemenizi isteyeceği bilgiler UA’ya gönderilmesi gerekenler:  Sözleşmeyi imzalayacak kişiye ait tüm bilgiler, bu kişinin imza sirküsü;  Kuruluşun yasal statüsü ve mevcudiyeti (gerekli olduğu hallerde);  Banka tarafından verilmiş ve banka hesap detaylarını içeren yazı;  Toplam bütçe üzerinden yapılması planlanan harcamalara ilişkin detaylı açıklama ve ilk anda yapılması istenen ödeme miktarı;  Ortak(lar)ın güncellenmiş listesi;  Proje, yerleştirme/değişim tarihlerinin ve yararlanıcı sayısının teyidi

s. 4 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Sözleşmenizin hazırlanması:listeler  Yerleştirme/değişimin geçici listesi Her akış için (gidilecek aynı ülke için) : - yararlanıcı sayısı, - toplam hafta sayısı (yararlanıcı sayısı x süre) Geçici tarihler

s. 5 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Sözleşmenizin hazırlanması:bütçe  Hiçbir koşulda orijinal teklifteki miktarı aşamaz  Aldığınız kabul mektubunda belirtilen yararlanıcı sayısı ve toplam bütçeyle uyumlu olmalıdır. Geçici liste ve bütçe sözleşmenizin ekleri arasında olacaktır.

s. 6 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Banka hesap numaranız  Kuruluşunuz adına açılmış (vadesiz) bir banka hesabı olmalı.  Avro (€) hesabı olmalı.  Raporlarınız € üzerinden değerlendirilecektir. Bu sebeple bir dizi kur hesaplamaları yapmak durumunda kalabilirsiniz. Dikkat : Döviz kurundaki değişiklikler hiçbir şekilde Komisyon fonunu etkilemez.

s. 7 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Sözleşmeniz : genel koşullar  Yükümlülük  Çıkar çatışması  Sonuçların mülkiyeti  Gizlilik  Tanıtım  Projenin değerlendirilmesi  Tehir  Mücbir sebep  Hizmet alımları  Devir  Sona erme  Para cezaları  Ek sözleşmeler

s. 8 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Sözleşmeniz : mali hazırlıklar •Kabul edilebilir harcamalar •Ödeme talebinin onaylanması •Ödemelerle ilgili genel hükümler •Nihai mali katkının belirlenmesi •Geri alma •Kontroller ve denetimler

s. 9 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Ekler Geçici liste ve düzeltilmiş bütçe sözleşmenizin eki olacaktır. Diğer ekler de şunlardır:  Orijinal proje teklifi  Ulusal İdari Mali El Kitabı  Ara (gerekiyor ise) ve final rapor modelleri  Raporlama için kod listesi  İstatistiksel verilerin raporlanması için şablon  Minimum şartları içeren standart sözleşme örneği  Yararlanıcı raporları  Ortaklık kalite taahhüdü

s. 10 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Kabul edilebilir harcamalar  Proje ile birebir bağlantılı ve tahmini bütçede belirtilmiş harcamalar  Projenin icrası için gerekli harcamalar  Makul ve desteklenebilir (para karşılığı değer-value for money ve gerçekçi maliyetler-cost-effectiveness)  Proje süresi içerisinde yapılan harcamalar  Proje sahibinin borçlandığı ve hesabında kayıtlarının bulunduğu harcamalar  Teşhis edilebilir ve doğruluğu kanıtlanabilir harcamalar

s. 11 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar Hareketlilik kalemi: Seyahat, sigorta ve iaşe ibate harcamaları  Seyahat ve sigorta harcamalarında yapılan gerçek harcamalar (fatura, tren veya uçak biletleri, biniş kartları) baz alınarak geri ödeme sözkonusu olabilir. Harcamalar para karşılığı değer ve gerçekçi maliyet (cost-effectiveness) kriterlerine dikkat edilerek yapılmalıdır.  İaşe ibate haftalık sabit oranlı harcırah üzerinden ödenir: her hedef grup için asgari sürelere uyulması gereklidir, ve seyahat belgelerinden yurtdışında gerçekleştirilen fiili süre kontrol edilir. Harcırahlar çeşitlidir: bakınız idari mali elkitabı.

s. 12 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar Pedagojik, dilsel ve kültürel hazırlığa yönelik harcamalar (sadece yerleştirme projeleri içindir)  Orijinal başvuruda belirtilmiş olması gereklidir.  Bu hazırlık harcamaları için yapılan gerçek harcamalar baz alınarak geri ödeme sözkonusu olur. Ancak 13 haftaya kadar yararlanıcı başına 200€, hafta arası 300€, 17 haftadan sonrası 500€ aşılamaz (her seçim döneminde her bir proje sahibi kuruluşun alabileceği tavan miktar 25000€’dur.)

s. 13 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Kabul edilebilir istisnai harcamalar  Dezavantajlı gruplara yönelik küçük projelerin hazırlık ve izlenmesi için seyahat ve ibate harcamaları.  Engelli kişilere özel iaşe ibate (teklifte belirtildiği ve UA tarafından kabul edilen).  İlk başvurusu kabul olan KOBİ’ler için azami 500 €.

s. 14 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Kabul edilebilir harcamalar: neleri kapsar Yönetim ve izleme kalemi ödemeleri götürü usulde yapılır: 13 haftaya kadar 100 €, 13 haftadan sonra 200 €. Özetle: • Sabit oranlı harcırah (faturalandırılması gerekmez), yerleştirme süresine bağlıdır: Yönetim izleme harcamaları, iaşe ibate bedelleri ve KOBİ’lere verilen istisnai fon • Gerçek harcamalar fatura, bilet vb. Şekillerde desteklenmesi gerekir: sigorta ve seyahat • Gerçek harcamalar tavan ödemeler gözönünde bulundurularak fatura ile deteklenmelidir: pedagojik, dilsel, kültürel hazırlık.

s. 15 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Sözleşme sözleşmedir !  Unutmayınız ! Projeniz sözleşmenizin eklerinden birisi olan orijinal teklifinize uygun bir şekilde gelişmelidir.  Projenize sağlanan fon, size kabul mektubunda belirtilen belirli sayıda yararlanıcı için geçerlidir. Eğer kabul edilenden daha az sayıda yararlanıcı gönderirseniz, sadece gidenler için ödeme alırsınız. Sadece kabuledilebilir harcamalar gözönüne alınacaktır.  Sözleşme koşullarında meydana gelebilecek herhangi bir değişikliğin Ulusal Ajans’taki projenizden sorumlu kişiye en azından e-posta ile bilgi verilmesi gerekir. Karşılığında siz de yazılı teyit alacaksınız.

s. 16 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Raporlama bölümü !  Son anı beklemeyin ! İşlemlerinize başlamadan önce rapor modellerini okumayı ihmal etmeyiniz !  Rapor hazırlıklarınızın sürekli olması işlerin sizin açınızdan daha kolaylaştırır ! Bu aynı zamanda, ek ödeme talep edebilmenizi sağlayacaktır !  Gerekli olabilecek tüm belgeleri saklayınız !  Yararlanıcılarınızı sorumlulukları konusunda haberdar ediniz !

s. 17 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Leopass-Rap4Leo

s. 18 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ Dikkatle okunması gerekenler  Tabii ki sözleşmeniz ve ekleri !  Hareketlilik : Proje sahipleri için rehber  2005 İdari ve mali elkitabı

s. 19 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı LEONARDO DA VİNCİ İyi şanslar!