Derleyen: Y. Doç. Dr. Ferhat ÖZÇEP Microsoft Excel Derleyen: Y. Doç. Dr. Ferhat ÖZÇEP Bilgisayarın Temelleri ve Programlamaya Giriş ( Not 4 )

Microsoft Excel Microsoft Excel Windows altında çalışan bir elektronik tablolama programıdır. Bu elektronik tablo, rakamlar, sözcükler ve tarih gibi verilerle amaca uygun olarak matematiksel işlemler içeren tablo ve şablon oluşturulan, grafik çizilen, temel veri tabanı işlemlerini destekleyen bir programdır.

Microsoft Excel çalıştırıldığında 3 sayfadan oluşan boş bir çalışma kitabı yaratarak ilk görüntüyü hazırlar. Çalışma ekranındaki öğeleri tanımlayalım.

Çalışma Ekranı

Excel, (Ekran boyutu, çözünürlüğü, görünüm oranı gibi değişkenlere bağlı olarak.) çok az sayıda hücre görünen bir çalışma kitabı sayfasını görüntüye getirir. Tablo, harflerle tanımlanan sütunlar ve sayılarla tanımlanan satırlardan oluşur. Bu tabloyu biçimsel olarak kavramak, Satranç bilenler için daha kolay olacaktır. Her hücrenin bir etiketi vardır. Bu etiket, hizasındaki sütunu tanımlayan harf ve hizasındaki satırı tanımlayan sayıdan oluşur. Her bir çalışma sayfasında toplam 65536 adet satır ve toplam 256 adet sütun bulunur. İlk 26 sütunun etiketleri A’dan başlayıp, Z’de biter, ikinci 26 sütun ise AA’dan başlayıp AZ’de, sonraki 26 sütun BA’dan başlayıp, BZ’ de biter. Sütun etiketleri bu şekilde toplam 256 sütunda IV'ye kadar sürer.

Excel’de veriler, bir çalışma sayfasında bulunan ve yatay satırlar ile düşey sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelere girilir. Yapılacak işte birden fazla çalışma sayfasının gerekli olabileceği düşünülerek Excel, sayfaları çalışma kitapları halinde birleştirir. Oluşturulan her yeni çalışma kitabında başlangıçta üç çalışma sayfası bulunurken, toplam çalışma sayfası sayısı en fazla 255 olabilir.

Başlık Çubuğu: Ekranı kaplayacak biçimde yerleştirilmiş belgenin adı, çalışan programın adı, pencere yönetim araçları(Simge durumuna küçült, Ekranı kapla/Önceki boyut, Kapat) yer alır. Menü Çubuğu: Excel’e ilişkin yerleşik menüler yer alır. Standart Araç Çubuğu: Genel düğmelerle birlikte Excel’e özel sık kullanılan düğmeler bulunur. Biçimlendirme Araç Çubuğu: Hücrelerin biçimlendirilmesine ilişkin sık kullanılan düğmeler bulunur. Formül Çubuğu: Sayfa yatay boyutları, paragraf girintileri, sekmeler varsayılan ölçü birimi ile görüntülenir. Nesnelere(Metin kutusu, sütun vb.) ilişkin düzenlemelerde cetvel ile yapılabilir. Satır ve Sütun başlıkları: Sayfa dikey boyutları belirlenebilir. Dikey ve Yatay Kaydırma Çubuğu : Çalışma sayfası üzerinde (Yatay ve dikey) kolay hareket etmeyi sağlayan çubuklar. Durum Çubuğu : Belgede o an konumunuz ve yaptığınız işlemlerin görüntülendiği çubuk.

Satır ve sütunların boyutları Excel’de Satır yüksekliği x Sütun genişliği (12,75 x 8,43) standart hücre boyutları(E1 hücresi) sunar. Bu boyutlar değiştirilebilir. Biçim– Satır–Yükseklik, Biçim-Sütun–Genişlik menüleri ile girilecek sayısal değerlerde hücre boyutları oluşur. Excel hücrelerine sayısal veriler girildiğinde sütun, girilen sayı görüntülenecek biçimde (B3 hücresi) genişler, metin girildiğinde ise yan hücreleri doldurarak(A2 hücresi) görüntülenir. Metin girilen hücrenin yanındaki hücrede veri olduğunda hücre genişliği kadarı görüntülenir. Resimde, Formül çubuğunda A3 hücresinin içeriğinin A2 ile aynı olduğu görünmektedir. Yazı tipi boyutu büyütüldüğünde satır yüksekliği veriyi görüntüleyecek (A5, A6, A7, A8 hücreleri) kadar kendiliğinden artar.

Excel hücrelerine veri girişi Excel girilen veriyi kendiliğinden algılayacak ve hücre biçimini veri niteliğine dönüştürecek biçimde düşünülmüştür. Bu kolaylığıyla aslında ayrıntıya gerek olmayan anlatım olması gerektiği düşünülür. Ancak hücre bir kez biçimlendikten sonra yeniden bir başka biçime dönüşmesi ya da girilen verinin Excel’in algıladığı biçimde olmaması durumunda sorunlar ortaya çıkar. Bu özelliği bilerek kullanmak ise bir çok işlemde kolaylık sağlar. Öncelikle Excel’de bir hücrenin alabileceği veri biçimlerini bilmek gerekir.

Genel, belirli bir sayı biçimi yoktur Genel, belirli bir sayı biçimi yoktur. Girilen veriyi tanıyarak, kendiliğinden veriye göre biçim almasını sağlayan hücre biçimidir. Sayı, genel sayı görünümü için kullanılır. Ondalık basamak sayısı belirlenen, 1000 ayırıcısı(.) kullanılabilen, girilen veriyi sayısal değer kabul eden biçim. Para Birimi, genel parasal değerler için kullanılır. Veriyi bilgisayarın denetim masası ayarlarında belirlenen ülke para birimi biçiminde görüntüler. Finansal, para birimi simgelerini ve ondalık ayırıcıları bir sütun içinde hizalar. Tarih ve saat, tarih ve saat seri sayılarını tarih değeri olarak görüntüler. Yüzde Oranı, hücre içeriğini 100 ile çarpar ve sonucu bir yüzde simgesi ile birlikte görüntüler. Kesir, girilen veriyi kesirli görüntüler. Bilimsel, 2 basamaklı ondalıktan sonra ne kadar devam ettiğini görüntüler. Metin, hücre içinde sayı bile olsa metin olarak yorumlar. Hücre tam olarak girildiği gibi görüntülenir. Özel, Posta Kodu, Telefon Numarası, Sigorta numarası gibi özel biçimleri olan verileri belirlenmiş biçimde görüntüler. İsteğe Uyarlanmış, isteğinize göre biçimlendirdiğiniz hücrelerle özel kodlamalar ya da biçimler görüntülenir.

Matematiksel formül yazmak İşleçler, bir formülün öğeleri üzerinde yapılacak hesaplama türünü belirtir. Excel, dört farklı hesaplama işleci türü içerir; aritmetik, karşılaştırma, metin, başvuru. Aritmetik İşleçler: Aritmetik işleçler, toplama, çıkarma, çarpma ve bölme gibi temel matematiksel işlemleri yapar. Sayıları birleştirir ve sayısal sonuçlar verir. Aritmetik işleç Anlamı Örnek Sonuç + (Artı imi) Toplama =3+4 7 - (Eksi imi) Çıkarma =3-1 2 * (Yıldız imi) Çarpma =3*3 9 / (İleri eğri çizgi imi) Bölme =6/3 2 % (Yüzde imi) Yüzde =200*20% 40 ^ (Şapka imi) Üs alma =3^3 27

Hücrelere eşittir(=) ile başlayan matematiksel bir işlem girildiğinde sonucu görüntüler. Matematiksel tüm işlemler eşittir(=) ile başlar. =3+4 İşlemi yazıldığında formül çubuğunda =3+4 görüntülenirken hücrede işlemin sonucu 7 görüntülenecektir.

Başvuru işleçleri : (İki nokta üst üste) Belirtilen iki başvuruyu da içermek üzere arasındaki bütün hücreleri kapsar. B1:B4 Yazıldığında “den” anlamı kazanır, B1’den B4’e kadar tüm hücreleri(B1,B2,B3,B4) kapsar. Resimde “TOPLA” işlevi ile birlikte kullanıldığında bu dört hücreyi toplayıp 1111 sonucunu verir. ; (Noktalı virgül) Yalnızca belirtilen başvuruları belirtir. C1;C4 Yazıldığında “ve” anlamı kazanır, C1 ve C4 hücrelerini kapsar. Resimde “TOPLA” işlevi ile birlikte kullanıldığında bu iki hücreyi toplayıp 2002 sonucunu verir. (Tek boşluk) İki başvuru arasındaki ortak hücrelere bir başvuru verir. Kesişme işlecidir. Resimde C1’den C4’e kadar olan hücreler ile B3’ten D3’e kadar olan hücreler arasında tek kesişme C3 hücresindedir. C3 hücresinde yazılı değer olan 200 sonucunu verir.

Excel’de öncelikli işlemler Formüller oluşturulurken öncelikli işlemleri belirlemek parantezlerle() sağlanır. Excel önce parantezleri hesaplar. Ardından aritmetiksel işleçler sırasıyla; Üs alma(^), Çarpma(*), Bölme(/), Toplama(+), Çıkarma(-) hesaplanır. Bu öncelik sırası formüllerde sonuçların farklı çıkmasına yol açar. Formülü düşünüş biçimine göre yazalım. 4 ile 6’yı toplayalım, 10 eder, 3 ile çarptığımızda 30 eder. Bunu düşündüğümüz biçimde =4+6*3 olarak Excel’de formüle ettiğimizde sonuç; öncelik çarpımda olduğundan 6 çarpı 3 eşittir 18 ve 4 ile toplandığında 22 olarak çıkar. 4 ile 6’nın toplamını 3 ile çarpmak istiyorsak formül =(4+6)*3 olarak yazılmalıdır. Öncelik parantezlerde olduğundan Excel işlemi istediğimiz şekilde yapacaktır.

Excel’de Hücre Etiketleriyle Formüller Oluşturmak Matematiksel işleçler anlatılırken aritmetik işleçlerde Excel’in toplama, çıkarma, çarpma, bölme işlemlerini sayılar arasında yapabildiğini gördük. Karşılaştırma, metin ve başvuru işleçleri anlatılırken formüllerde hücre etiketleri yer aldı. Hücre etiketleri tüm formüllerde kullanılabilir. Aritmetik işlemlerde hücre etiketleri sıradan matematiksel formüller biçiminde yer alır. X+Y formülü ya da a/2+b olarak yazılacak bir formül yalnızca değişken adları hücre etiketleri ile verilerek yazılır. X’in yerini A1 hücresi, Y’nin yerini B1 hücresi alan formülde sonuç, iki hücrenin toplamını verir.

Hücre Etiketlerini Değiştirmek Hücre etiketleri ad kutusundan değiştirilebilir. Excel’in bu özelliğini işlevsel olarak kullanmak kolaylık sağlar. Hazırlanan büyük tablolarda önemli olan hücrelere içeriğiyle ilgili adlar verilerek istenen hücreye kolayca ulaşım sağlanır. Hazırlanan büyük tablonun AN616 etiketli hücresinde sonucun olduğunu varsayalım. Bu hücreye ulaşmak için onlarca kez tuşlara basmak ya da fareyle kaydırma çubuklarını kullanmak yerine AN616 etiketli hücre etkinken fareyle Ad Kutusuna tıklayıp istenen ad yazılır.

Hücre birleştirme Excel’de biçimsel olarak hazırlanacak formlar söz konusu olduğunda en büyük gereklilik alt alta ya da yan yana gelen farklı boyutlarda hücrelerdir. Excel’in Biçimlendirme Araç Çubuğundaki ‘Birleştir ve Ortala’ düğmesiyle istenen sayıda hücre birleştirilir. Hücreleri birleştirmek için birleşmesi istenen hücreler seçilir ve ‘Birleştir ve Ortala’ düğmesi tıklanır.

Hücre biçimlendirme Excel’de verinin biçimlendirilmesi dışındabir biçimlendirme de hücre için söz konusudur. Biçimlendirme araç çubuğunda yer alan düğmelerle kolayca yapılan yazı tipi, boyutu, rengi, kenarlık gibi biçimlendirmeler dışında da hücre ve içeriği ile ilgili biçimlendirmeler yapılabilir. Biçim–Hücreler… menüsünde hücre biçimlendir penceresi açılır. Bu pencerede 6 farklı biçimlendirme sekmesi bulunur.

Kenarlık Excel’in kenarlık sistemi hücrelere yerleştirilecek kenarlıkları belirlemek üzeredir. Biçim– Hücreler… menüsünde kenarlık sekmesi ile hücrenin hangi kenarının hangi çizgi ile biçimlendirileceği belirlenir.

Koruma Bir hücreye ilişkin değerler, formüller ya da biçimlendirmeler değiştirilmemesi için korunabilir. Biçimlendirme de bir sekme olarak sunulan koruma iki onay kutucuğundan oluşur. Çalışma sayfası Araçlar – Koruma – Sayfayı Koru menüsünden açılan pencerede içerik, nesneler, senaryolar onay kutucuğu ile seçilerek (İstendiğinde şifre ile) koruma altına alınır. Kilitli onay kutucuğu seçili hücreler hiçbir biçimde değiştirilemez, Gizli onay kutucuğu seçili hücrelerde formüller de görüntülenmez. Çalışma sayfası koruma altına alındığında tüm hücrelerin kilitleneceği varsayılarak hücreler doğrudan kilitli olarak gelir. Kilitli olması istenmeyen hücreler belirlenerek sayfa sayfa koruma altına alınır.

İşlevler(Fonksiyonlar) Excel’de kolay matematiksel işlemler yapmanın dışında işlevler ile ayrıntılı formüller oluşturulur. Ekle– İşlev... menüsünden ya da standart araç çubuğu İşlev yapıştır düğmesi ile işlevlerin tümüne ulaşılır.

Excel’le Grafik Çizme Excel’de veriler kolayca bir grafik biçimine dönüştürülebilir. Grafik için grafik sihirbazı kullanılır. Grafik, verilerin tablo biçiminde Excel’e girilmesiyle kolayca hazırlanır. Hazırlanmış bir grafiğin biçimi ya da verileri menüler aracılığıyla kolayca değiştirilir.

Standart türler; Sütun, Çubuk, Çizgi, Pasta, XY(Dağılım), Alan, Halka, Radar, Yüzey, Kabarcık, Hisse Senedi, Silindir, Koni, Piramit biçimleri ve alt seçenekleri görüntülenir. Özel türler; 2 Eksenli Çizgi, 2 Eksenli Çizgi Sütun, 3-B Sütun, Alan Bloğu, Çizgi Sütun, Düz Çizgi, Kayan Çubuk, Koni, Logaritmik, Mavi Pasta, Parlak Çubuk, Pasta Dilimi, Renk Yığını, Siyah Beyaz Alan, Siyah Beyaz Çizgi Zaman, Siyah Beyaz Pasta, Siyah Beyaz Sütun, Sütun Alan, Tüp.