BİLİŞİM SİSTEMİ BATIRIR DA ÇIKARIR DA! Hülya KÜÇÜKARAS Fethiye, 27 Nisan 2012

BİLİŞİM SİSTEMİ BATIRIR DA ÇIKARIR DA… GÜNDEM: Birkaç Küçük Dilek Bilişim Sistemini Anlamak Bilişim Sistemi Yatırımı Bilişimci Destek mi, Köstek mi? ÖRNEK: İnternet Sitesi Kurmak, İşletmek

şirketlerin ve kişilerin yazgılarında Başlarken… Bir Soru Sistem, böyle çalışıyor! Sistem, izin vermiyor! Sistemi atlatmanın yolu yok mu? SORU: Bir uygulama aracı, şirketlerin ve kişilerin yazgılarında böylesine belirleyici olabilir mi?

BİL G İ İ L E T İŞİM B İ L İ Ş İ M Birkaç Küçük Dilek (1) BİL G İ İ L E T İŞİM B İ L İ Ş İ M değildir!.. BİLİŞİM: Bilginin akışkan, devingen yapısını belirtmek üzere “bilmek” sözcüğünden türetilmiştir. Bilginin belli amaçlar için toplanmasını, iletilmesini, işlenmesini, saklanmasını, bilgiyi veren ve alan kaynaklar arasındaki iletişimi, ve bu işlevleri yerine getiren yöntemleri, aygıtları ve sistemleri, yazılımları konu alan çalışma dalıdır.

Bilgi Toplumu Bilişim Toplumu BİLİŞİM TOPLUMU: Birkaç Küçük Dilek (2) Bilgi Toplumu Bilişim Toplumu değil... BİLİŞİM TOPLUMU: Gereksinimlerinin karşılanmasında ve sorunlarının çözülmesinde “bilgi”yi kullanan, “bilgi” ile karar veren, “bilgi”yi güncelleyip paylaşan bu amaçlarla bilişim uygulamalarından yararlanan toplum.

Birkaç Küçük Dilek (3) BİLİŞİM SİSTEMİ: Bilginin, iş yapma verimliliğini ve etkinliğini artırmak amacıyla, tanımlanmış kurallar ve düzen içerisinde elde edilmesi, depolanması (biriktirilmesi), iletilmesi (taşınması, dağıtılması), kullanılmasını (sorgulanmasını, raporlanmasını) sağlayan, bilgi ve iletişim teknolojilerinden yararlanılarak geliştirilen sistemdir.

1- Bilişim Sistemini Anlamak

YASAL DÜZENLEMELER: MUHASEBE Bilişim Sistemini Anlamak YASAL DÜZENLEMELER: MUHASEBE BİLİŞİM UYGULAMALARI

Bütünleşik Bilişim Sisteminin Kapsamı Kurumsal Zekâ (İş Zekâsı) KARAR DESTEK SİSTEMİ Kararlar YÖNETİM DESTEK UYGULAMALARI Kurallar Bilgiler Yönetim Bilgi Sistemi (YBS - MIS) Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) İŞLETİMSEL SİSTEMLER (İş Yönetimi Uygulamaları) Stok Yönetimi Hizmetin/ Üretimin Planlanması, Gerçekleşmesi Satın Alma Satış Bakım, Onarım Veriler Depo Yönetimi İnsan Kaynakları Maliyet Cari Hesap ve Muhasebe Finans OT/VT (Otomatik Tanıma/Veri Toplama) UYGULAMALARI VERİTABANI YÖNETİM SİSTEMİ (VTYS) DONANIM VE İLETİŞİM AĞI Uygulama Sunucuları Veritabanı Sunucuları “Web” Sunucuları E-Posta Sunucuları Kullanıcı Uçları İletişim Ağı Birimleri Bilişim Güvenliği

Kalite Yönetim Sistemleri Bilişim Sisteminin Kapsama ve Etki Alanı Yasalar, Düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemleri Alıcılar, Satıcılar Ortaklar İş Süreçleri ile İş ve Bilgi Akışı Kuralları Yönergeler (Prosedürler) Görev Tanımı Donanım Ağ VTYS Uygulama Yazılımı Veri Tanımları Bilişim Teknolojisi Ürünleri Uygulama Bilişim Sistemi Sistem Tasarımı Uygulama Kuralları

“Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar VERİ TANIMLARI: Stok Tanımları Satın Alma Fiyatları Depo Yönetimi STOK YÖNETİMİ Satıcılar (Tedarikçi) Hizmetler Malzeme, Demirbaş Yedek Parça Hizmet Türleri Taşıma Yükleme/Boşaltma Bakım, Onarım (Teknik Servis) İnşaat, Tadilat Danışmanlık… Özellikler Birim Boyut Paketleme En az/çok stok düzeyi Çizim/Resim Depolama Standartlar Çapraz Kodlar

Kalite Yönetim Sistemleri Bilişim Sisteminin Kapsama ve Etki Alanı Yasalar, Düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemleri Alıcılar, Satıcılar Ortaklar İş Süreçleri ile İş ve Bilgi Akışı Kuralları Yönergeler (Prosedürler) Görev Tanımı Donanım Ağ VTYS Uygulama Yazılımı Veri Tanımları Bilişim Teknolojisi Ürünleri Uygulama Bilişim Sistemi Sistem Tasarımı Uygulama Kuralları

“Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar İŞ SÜREÇLERİ, İŞ VE BİLGİ AKIŞI 1) Temel işlevler, temel iş süreçlerine bölünür. 2) Her bir iş sürecinin bilişim sistemiyle nasıl gerçekleştirileceği, hedeflenen iş yapma biçimi göz önüne alınarak tartışılır. 3) Bir işlevin tamamı için bilişim sistemindeki iş ve bilgi akışı gereksinimi tanımlanır. İşlev İş Süreci-1 İş Süreci-n Sistem Çözümleme Sistem Tasarımı İşlem-1 İşlem-n İşlem-1 İşlem-n Girdi Çıktı Girdi Çıktı Girdi Çıktı Girdi Çıktı

Satın Alma Siparişinin Verilmesi “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar İŞ SÜREÇLERİ, İŞ VE BİLGİ AKIŞI: Satın Alma 1) Temel işlevler, temel iş süreçlerine bölünür. 2) Her bir iş sürecinin bilişim sistemiyle nasıl gerçekleştirileceği, hedeflenen iş yapma biçimi göz önüne alınarak tartışılır. 3) Bir işlevin tamamı için bilişim sistemindeki iş ve bilgi akışı gereksinimi tanımlanır. Satın Alma İşlevi Malzeme/Hizmet Belirleme Satın Alma Siparişinin Verilmesi İş Birimlerinden İstek Toplama Alınacak Stok Kalemi ve Miktarı Satın Alma Siparişi Önödeme (Avans) Bildirimi Boş SAİ Dolu SAİ Toplam SAİ SAE Sipariş Gönder Onaylı Sİpariş Ödeme İsteği Ödeme Emri

“Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar İŞ SÜREÇLERİ, İŞ VE BİLGİ AKIŞI: Satın Alma 1 2 Depo Yönetimi Satın Alma İstekleri (SAİ) Teklif Toplama ONAY E ONAY E 3 3 Tedarikçiler Fiyat Listeleri Tedarikçiler Nakit Akışı Hakedişler 4 Satın Alma Siparişi (SAS) Teslim Alma ve Kabul Cari Hesap (Ödeme) 3 Depo Yönetimi

Kalite Yönetim Sistemleri Bilişim Sisteminin Kapsama ve Etki Alanı Yasalar, Düzenlemeler, Kalite Yönetim Sistemleri Alıcılar, Satıcılar Ortaklar İş Süreçleri ile İş ve Bilgi Akışı Kuralları Yönergeler (Prosedürler) Görev Tanımı Donanım Ağ VTYS Uygulama Yazılımı Veri Tanımları Bilişim Teknolojisi Ürünleri Uygulama Bilişim Sistemi Sistem Tasarımı Uygulama Kuralları

Dağıtım anahtarıyla görevlere/işlere “Bilişim Sistemi” Derken Karşılaştığımız Kavramlar KÂR VE MALİYET İZLEME MODELİ KÂR Satış Geliri Satılan Malın/Hizmetin Maliyeti (SMM) + Ek Maliyet Edinim Maliyeti Satış Faturası + Malzeme Maliyeti Doğrudan İşçilik Araç Amortisman Alış Faturası Ücretler + Taşıma Maliyeti Dolaylı İşçilik İşletme Malzemeleri Dağıtım anahtarıyla görevlere/işlere dağıtım. Alış Faturası Hizmet Alım Stok Değerleme

Bütünleşik Bilişim Sisteminin Kapsamı Kurumsal Zekâ (İş Zekâsı) KARAR DESTEK SİSTEMİ Kararlar YÖNETİM DESTEK UYGULAMALARI Kurallar Bilgiler Yönetim Bilgi Sistemi (YBS - MIS) Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) İŞLETİMSEL SİSTEMLER (İş Yönetimi Uygulamaları) Stok Yönetimi Hizmetin/ Üretimin Planlanması, Gerçekleşmesi Satın Alma Satış Bakım, Onarım Veriler Depo Yönetimi İnsan Kaynakları Maliyet Cari Hesap ve Muhasebe Finans OT/VT (Otomatik Tanıma/Veri Toplama) UYGULAMALARI VERİTABANI YÖNETİM SİSTEMİ (VTYS) DONANIM VE İLETİŞİM AĞI Uygulama Sunucuları Veritabanı Sunucuları “Web” Sunucuları E-Posta Sunucuları Kullanıcı Uçları İletişim Ağı Birimleri Bilişim Güvenliği

2- Bilişim Sistemi Yatırımı

İnsanın İçindeki Sistem Eğer otomobiller bilgisayar yongaları (çipleri) kadar hızla gelişseydi, bir Rolls Royce bugün saatte 1.6 milyon kilometre hızla gider, uzunluğu da 1 milimetre olurdu. (Al Gore, Ulusal İletişim ve Bilişim Altyapısı konuşması, 1994) Tüm insan yanlışları sabırsızlıktan, amaca yönelik olanın zamansız kesintiye uğratılmasından ve sözde sorunun sözde bir çitle çevrilmesinden doğar! (Franz Kafka, “Aforizmalar”, 1920’ler)

Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Doğru Yöntem Paket yazılımların uyarlanması ya da özel yazılımların geliştirilmesi çalışmaları, bilişim sistemi geliştirme projesi olarak ele alınır ve proje gerçekleştirme yöntemi uygulanır. Projeyi, bir proje takımı gerçekleştirir. Çalışma aşamaları saptanır, her aşamanın çıktısı belgelenir ve proje takımının onayına sunulur. 8 1 2 3 4 5 6 7 Gerçek Uygulamaya Geçiş Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi Yazılım Proje Başlama Raporu Gereksinim Raporu (Şartname) Sistem Tasarım Raporu Kullanım Kılavuzu Sistem Altyapısının Kurulumu Veri Hazırlama, Veri Girişi ve Veri Aktarımı

Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Bize Uyarlanmış Yöntem 8 1 2 3 4 5 6 7 Gerçek Uygulama Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi 8 3 5 6 2 Gerçek Uygulama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum (???) ve Sınama Gereksinim Tanımlama

Bir Anı: 13. ÇUBUK

Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Yol Boyu Tuzak! 8 1 2 3 4 5 6 7 Gerçek Uygulama Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi Şartnameler Teknoloji açıklıyor; işlevsel yapıyı, beklenen işleyişi anlat(a)mıyor. Para ve Süre Pazarlığı Sistemin etki alanı, toplam sahip olma maliyeti, yeterince tanımlanamıyor. SÖZLEŞME ÖNERİLERİ 1- Yazılım ve hizmet KAPSAMINI ayrıntılı tanımlayın. 2- Yazılım/proje bedelini “ADAM/GÜN” üzerinden değil, TOPLAM TUTAR üzerinden kesinleştirin. * Proje Yöneticisi - - - - - 450 TL/Gün * Yazılım Uzmanı - - - - - - 350 TL/Gün * Destek Elemanı - - - - - - 250 TL/Gün * Teknisyen - - - - - - - - - - 150 TL/Gün 3- PROJE PLANINI ve İŞİN SÜRESİNİ belirleyin. 4- HAKEDİŞ koşullarını ve ÖDEME DÜZENİNİ proje planına bağlayın. 5- VERİ HAZIRLAMA işlerini ve görev bölüşümünü tanımlayın. 6- KESİN KABUL (İŞ BİTİŞ) koşullarını kesinleştirin. 7- Proje aşamalarında çalışacak KİŞİLERİ belirleyin. 8- BAKIM ANLAŞMASINI, proje bedeli üzerinden değil, YAZILIM LİSANS TUTARI üzerinden yapın. * Yıllık tutar, yazılım bedelinin %10-18’i kadardır.

Çağırın şu bilgi işlemciyi! SORU: Projeyi yöneten kim? Bilişim Sistemine Yatırım Yaparken: Yol Boyu Tuzak! 8 1 2 3 4 5 6 7 Gerçek Uygulama Proje Hazırlıkları Gereksinim Tanımlama Yazılım Değerlendirme ve Seçme Sistem Tasarımı Uygulama Yazılımı Uyarlama ve Geliştirme Kurulum ve Sınama Kullanıcı Eğitimi Şartnameler Teknoloji açıklıyor; işlevsel yapıyı, beklenen işleyişi anlat(a)mıyor. Para ve Süre Pazarlığı Sistemin etki alanı, toplam sahip olma maliyeti, yeterince tanımlanamıyor. 3K: Kavramlar, Kurallar, Kararlar - Sistem geliştirmek “toplantı” yapmak mıdır? - Yazılım dediğin, “çalışma biçimi” midir? - Uygulama kurallarını kim belirler? - Kararların sorumluluğunu kim üstlenir? - Bilişimciler hangi dilde konuşur? - Terimlerden hepimiz aynı şeyi mi anlıyoruz? - “Küçük işleri” de sistem mi yapsın? - Bir bilişim sistemi kaç rapor eder? - Bir kullanıcı kaç raporla çalışır? - “Performans” da ne ki? Zaman kalmadı! Çağırın şu bilgi işlemciyi! SORU: Projeyi yöneten kim?

3- Bilişimci Destek mi, Köstek mi?

Bilişimci Destek, Köstek: Danışmanlık Üzerine… Nasıl olmayacağını bilenler, nasıl olacağını bilenleri rahatsız etmesin!.. Sorunların alabildiğine karmaşıklığı, her türden uzmana (danışmana) bir aldatmaca fırsatı verebilir. (Server Tanilli, “İnsanlığı Nasıl Bir Gelecek Bekliyor”, 2000)

Bilişimci Destek, Köstek: Danışmanlık ve Destek Alırken DANIŞMANLIK HİZMETLERİ ALIRKEN Gerçekten konunun uzmanı olup olmadığını anlamak için referanslarını isteyin; referanslarla görüşün. Daha önce yaptığı işleri araştırın. Yapmak istediğinizi anlatın. Çözümünü, önerilerini sorun, sorun, sorun… Açıklamasını isteyin. Yabancı sözcük kullanan, anlamadığınız şeyler söyleyen, kafanızı karıştıran danışmanla çalışmayın! Size sağlayacağı hizmetleri, yapacağı işlerin yolunu yöntemini, teslim edeceği raporları/çıktıları açıkça belirtmesini isteyin. Danışmanlık Hizmetleri Sözleşmesi yapın. DESTEK İSTERKEN, DESTEK ALIRKEN Türkçe konuşmasını isteyin. Saptadığı ya da öngördüğü sorunu, doyurucu biçimde açıklamasını isteyin. Yapacaklarını sırayla anlatmasını isteyin. İşi yaparken ya da yaptıktan sonra, neler yaptığını ayrıntısıyla açıklamasını isteyin. Daha sonra başınıza gelebilecek olası sıkıntıları söylemesini isteyin.

Bilişimci Destek, Köstek: Danışmanlık ve Destek Alırken SİSTEM ÇALIŞMIYOR, SİSTEM DURDU! İletişim ağının yoğunluğundan ötürü yavaşlama olabilir.  İletişim altyapısının hızı baştan dünülmeli. Bellek yetersizliğinden kilitlenme olmuştur.  Verimliliği yüksek, güçlü sistemlere yatırım yapın. Veritabanına erişim yavaşladığından veriye ulaşılamıyordur.  Kullanıcı sayısına uygun altyapı kurun. Yazılım yanlışı vardır.  Nitelikli ürün/hizmet edinme hakkınızı savunun! SİSTEM BÖYLE YAPIYOR! SİSTEM DEĞİŞTİ! Kullanıcı, neyi neden yaptığını bilmiyordur.  Nitelikli hizmet edinme hakkınızı savunun! Kullanıcıyı eğitin. Sistem güncellenmiş olabilir.  Yenilikler devreye alınmadan önce onay verin. Veriler bozulmuş, yitirilmiş olabilir.  Sistem yenilense bile verilerini saklamak zorundalar. Kanmayın!

BİR DİLEK, BİR ÖNERİ Bilgisayarda yaptığınız her şeyi en az bir dış ortama (CD, çubukbellek, taşınır disk) YEDEKLEYİN! Yedeklerden birini başka bir yerleşimde (evde, işyerinde) bulundurun!

İnternet (Bilgisunar) Sitesi 4- ÖRNEK: İnternet (Bilgisunar) Sitesi Kurmak, İşletmek

Erişim Birimi (Kablosuz) İletişim Ağının Yapısı İLETİŞİM AĞI: Çok sayıda bilgisayarın ve donanım biriminin, - iletişim kablolarıyla, telefon ağıyla ya da kablosuz iletişimle, - gerektiğinde erişim birimlerinin ve yönlendiricilerin kullanılmasıyla birbirlerine bağlanarak veri alışverişi yaptığı düzen. Geniş Alan Ağı IP Omurga Yedek Bilgisayar Güvenlik Duvarı Yönlendirici Modem (Çevirge) Ana Bilgisayar IP Wi-Fi IP IP IP Sunucu Erişim Birimi (Kablosuz) Uçbirimler Yedek Sunucu Yerel Alan Ağı İletişim ağına bağlanan kullanıcı çevrimiçi (onlayn) olur, çoğunlukla gerçek zamanlı işlem yapar.

Verilerin uzak bilgisayarlarda tutulması hizmetleri. İletişim Ağının Yapısı İLETİŞİM AĞI: Çok sayıda bilgisayarın ve donanım biriminin, - iletişim kablolarıyla, telefon ağıyla ya da kablosuz iletişimle, - gerektiğinde erişim birimlerinin ve yönlendiricilerin kullanılmasıyla birbirlerine bağlanarak veri alışverişi yaptığı düzen. BULUT BİLİŞİM: Verilerin uzak bilgisayarlarda tutulması hizmetleri. Geniş Alan Ağı IP Omurga Yedek Bilgisayar Güvenlik Duvarı Yönlendirici Modem (Çevirge) Ana Bilgisayar IP Wi-Fi IP IP IP Sunucu Erişim Birimi (Kablosuz) Uçbirimler Yedek Sunucu Yerel Alan Ağı İletişim ağına bağlanan kullanıcı çevrimiçi (onlayn) olur, çoğunlukla gerçek zamanlı işlem yapar.

İnternet (Bilgisunar) Nasıl Çalışır? www.fto.org.tr 1 Sitenin adı tarayıcıya girilir: 2 Erişmek istenen sitenin adı İSS’ye ulaşır. Siteler, Veriler İSS, site içeriğini tarayıcıya iletir. 6 İnternet Servis Sağlayıcı (İSS) IP Kullanıcı Ucu (Kullanıcı Hesabı, IP-İnternet Adresi) İSS, site içeriğini okur. 5 3 İSS, adı girilen sitenin adresini (IP’sini) DNS’den öğrenir. İSS, adresini öğrendiği sunucuya erişir. 4 IP IP IP IP Örün (“web”) Sunucu (İçerik Sağlayıcı) İSS Alan Adı Sistemi (DNS)

Bilgisunar Siteleri ve “WEB” (Örün) www: “world wide web” – Dünya çapında örümcek ağı, örün… Bilgisunarda sunulan hizmetler kümesi. Bir örün sayfasında birbirleriyle bağlantılı metinler yer alır. Buna, “üst metin” denir; sayfalar “html” (üst metin dili) ile geliştirilir. (Sağ tıkla “Kaynağı Göster” işlemi seçilip görülebilir.) Örün tarayıcı (“browser”) bu dili çözerek sayfayı görüntüler. Örün sayfaları, iletişim ağı üzerinde “http” (üst metin aktarma kuralı) kullanılarak taşınır/iletilir. Bir örün sitesinin adresi tarayıcıya yazılırken hangi kurala göre iletileceği de belirtildiğinden adreslerin başında “http://” öneki yer alır.

Kavaklıdere - ANKARA Postanesi E-Posta Nasıl Çalışır? 10 20 30 PK. 20, Kavaklıdere ANKARA 40 50 … Kavaklıdere - ANKARA Postanesi Posta Kutuları İSS – ada.net.tr hk E-Posta Alanları E-Posta Alanları hk @ ada.net.tr posta alanı adı “adres” simgesi İSS adı İSS’de duran postaları kendi bilgisayarınıza indirebilirsiniz… E-İmza: Ağda ileti gönderen kişinin kimliğini belirtmeninin yanı sıra iletinin içeriğinin yolda değişmediğini kanıtlar.

İnternet (Bilgisunar) Sitesi Kurma ve İşletme Seçenekleri 3 İçerik ve görseller hazırlanıp yüklenir. Site yayına açılır. (İSS-Barındırma) 1 ODTÜ’ye başvurulup site için alan adı alınır. (İSS-Yıllık Ödeme) 2 İçerik ve görseller için görüntü tasarımı yapılır. (İSS, grafiker) Stok, Cari Hesap, Muhasebe 4 Güncel şirket bilgileri siteye yüklenir. - - - - - - - - - - - - - - - - - Sitenin yazılımı, sistemden alıp yayımlar ya da sistem siteye yükler. 1 3 Kullanıcı, verileri sitede bilgilerin yayımlandığı sayfaya girer/yazar. Muhasebe Kayıtları Veri Dosyası 2 Sistemden alınan veri dosyası siteye yüklenir.

Bitirirken… Sistem İnsan SIKILMAYI KABULLENMEK! Dünyayı kurtaracak sır: SIKILMAYI KABULLENMEK! (Fransız filmi “9.99 Frank”, 2010)