ERASMUS ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ (2012-13) 11.04.2012, Çarşamba

KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ- DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ- ERASMUS Prof. Dr. Necati TÜYSÜZ Rektör Yardımcısı, Dış İlişkiler Prof. Dr. Miraç AKÇAY Erasmus Kurum Koordinatörü Uzman Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN Uzman Şener KARAOSMANOĞLU Okutman Zehra ŞAHİN *Her bölümde Erasmusla ilgilenen Bölüm Erasmus Koordinatörleri vardır.

TEMEL BİLGİLER Erasmus faaliyet süresi, aynı akademik yıl içerisinde tamamlanabilecek 3 ile 12 ay arasında bir süre olabilir.(Güz/Bahar/Güz-Bahar) Faaliyetin 1 Haziran 2012 – 30 Eylül 2013 tarihler arasında gerçekleşmesi zorunludur. Öğrenciler, öğrenim hayatları boyunca yalnızca 1 kez Erasmus öğrencisi olabilirler. Lisans, yüksek lisans veya doktora programlarından herhangi birine ancak bir defa katılabilir. Ancak, Erasmus öğrenci faaliyetinden faydalanan bir öğrenci ayrıca Staj programından faydalanabilir.

Hibe: İlk etapta toplam hak edişlerin %80i ödenir. %20lik dilimler döndükten sonra başarılı olunduğu/belgeler eksiksiz teslim edildiği takdirde ödenir. Erasmus hibesi sadece bir burstur, tüm harcamalarınızı karşılaması beklenemez. Öğrenim anlaşmasında belirlenen ders programında yer alan ECTS kredisinin üçte ikisinden başarılı olamayan öğrencinin kalan ödemesinin kısmen veya tamamen yapılmaması veya yapılmış bulunan ödemenin iadesinin istenmesi hakkı saklıdır. Öğrencilerin yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmedikleri ve öğrenci olarak yapmakla yükümlü oldukları sorumluluklarını yerine getirmedikleri durumunda hibenin %20si ödenmez. Harç Ücreti: Öğrenci, kendi kurumuna harç öder. (dersi kaydı yapılır, ancak ders seçilmez) Misafir olunan kurumda eğitim-öğretim ücreti ödenmez. Yurt dışında alınan eğitim KTÜ’de denk sayılır.

Maddi Destek Tek Dönemlik Almanya; Örnek Hesaplama: 425Euro*tahmini süre(4,5ay)=1912,5Euro İlk taksit (%80) : 1912,5*0,8=1530Euro Son taksit (%20) : 1912,5-1530=382,5Euro (yükümlülüklerin yerine getirilmesi şartıyla)

Süreç ● Nominasyon (isimlerin bildirimi) ● Gidilecek kurumun web sayfasını ziyaret ediniz (deadlines, akademik takvim, Erasmus öğrencilerine sunulan imkanlar, varsa özel koşullar) ● Gidilecek kurum tarafından bilgilendirilme ● Öğrencilerin Başvuruları-Hazırlanacak Belgeler 1) Application Form (Online ya da Hard Copy) 2) Öğrenci Belgesi (Student Information) 3) Learning Agreement 4) Ders Tanınma Belgesi 5) Transcript of Records (İngilizce Transcript (Ö.İ.D.B ‘dan temin edilebilir ya da ingilizce dersler için KTÜ Bilgi Paketi) 6) Accomodation Form (erken başvuru, erken kalacak yer edinme) ● İmza Aşaması - Öğrenci İmzası - Bölüm Koordinatörü İmzası - Kurum Koordinatörü İmzası ● Hazırlanan belgeler yurt dışına öğrenciler tarafından, ilk taratılmış (scanned) olarak, daha sonrasında ise postaya verilmek üzere gönderilecektir. Gönderilecek belgelere mutlaka bir ön yazı ekleyiniz. Karşı kurumun imzası olan belgeler çift nüsha gönderilerek, 1 nüshası geri talep edilmelidir.

BELGELER NASIL HAZIRLANMALI? Kesinlikle bilgisayarda doldurulmalı. (Elle doldurulmayacak) Renkli çıktı olmalı Orijinal olmalı 2’şer nüsha hazırlanmalı 1) Dış İlişkiler Ofisi İçin 2) Karşı Kurum için İmza için karşı kuruma gönderilen belgelerin karşı kurum tarafından imzalı ve mühürlü şekliyle ofise teslimi sağlanmalı Program süreci bitiminde sıkıntı yaratabiliyor!!! Üniversitemizin Erasmus Kodu; TR TRABZON01 ‘dir. Lütfen DETAYLI okuyun!!!!! (Web sayfası, haberler, mailler v.s.)

Özellikle Dikkat Edilmesi Gerekenler !!!!!! Erasmus Konusunda Özellikle Dikkat Edilmesi Gerekenler !!!!!! Belgenin düzenlendiği tarihin 2012-2013 olduğundan emin olunuz. Departmental ID Kodu LA‘da kesinlikle yazılı olacak. Hazırladığınız belgelerde düzen olmalı. (Receiving Institution ve Sending Institution kısımları aynı sayfada yer almalı.) Learning Agreement belgesi tek sayfa halinde olmalıdır. İmzalar bir sonraki sayfaya kaymamalıdır. Changes sayfası (ikinci sayfa) şimdi hazırlanmayacaktır. Dolayısıyla, çıktısının alınmasına gerek yoktur. Boş changes sayfasını bölüm koordinatörüne imzalatmaktan kaçınınız. Kendiniz imzalamadan hiçbir belgeyi teslim etmeyiniz. Ders Tanınma Belgesi karşı kuruma gönderilmeyecektir. Tek Dönem İçin ders kredisinin 30ECTS, iki dönemlik ders kredisinin 60 ECTS olmasına önem verilmelidir.(ECTS=Avrupa Kredi Transfer Sistemi)

İLERİKİ SÜREÇ Karşı kurumdan gelecek belgeler; ҈ Kabul Yazısı/Invitation Letter (Fotokopisi ofise teslim edilmeli) ҈ İmzalı / Onaylı LA (LA’sı karşı kurumdan onaylanıp gelmeyenlerin ödemesi yapılmayacaktır.) ҈ Gönderilen Başvuru Evrakları da karşı kurumdan imzalı geldikten sonra ofisimize teslim edilmeli ҈ Kalacak Yer Durumunuzu mutlaka netleştirin

PASAPORT İŞLEMLERİ Öğrenci Belgesi Harçsız Pasaport için Dilekçe (sitemizde yer almakta) - Tek Dönem Gidecek Öğrenciler İçin; Pasaport süresi 1 yıllık olacak - İki Dönem Gidecek Öğrenciler İçin; Pasaport süresi 2 yıllık olacak Ofisimizin sayfasından indirilip doldurulacak(TR BELGE) *** Bu belgeler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na verilecektir.***

VİZE İŞLEMLERİ Vize işlemlerine erken başlamak gerekir. (Özellikle bazı ülkeler için Çek Cumhuriyeti, Avusturya..) ¤ Direk bilgi için Konsoloslukla görüşülmeli ¤ Orijinal/Kopya Kabul Yazısı (Invitation Letter ) ¤ Learning Agreementı isteyen konsolosluklar var; İsveç gibi) ¤ İngilizce Öğrenci Belgesi ¤ Kalacak Yer Belgesi sunulacak ¤ KTÜ’den alınacak belgeler(Ofisimizin sayfasındaki ING Belge) ¤ Özel Sağlık/Seyahat Sigortası ¤ Host Institution Belgeleri

HİBE TRANSFER İŞLEMLERİ Gitmeden önce doldurulması gereken son 2 evrak - Öğrenci Bilgileri Formu - Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi (Form üzerinde kırmızı yazı var diye, belgeleri kırmızı renkte doldurmayınız!!!) ** Vize sayfası ofise iletildikten sonra öğrenciye ödeme yapılır. ** Ödemeleriniz Euro cinsinden yapılacağı için Euro hesabınız olmalıdır. Ödemeler için kullanılan banka T.C Ziraat Bankası’dır. ** Euro hesapları için bankamatik kartı yoktur. Para, sadece kişi tarafından bankadan şahsen çekilebilir, ya da bir yakına vekalet verilmesi durumunda çekilmesi sağlanabilir. (Hibe, siz yurt dışına çıktıktan sonra yatırılırsa!!!) Ayrıca, internet bankacılığı aracılığı ile Euro hesabınızdaki hibe otomatik başka hesabınıza aktarılabilir.

Erasmus Değişimi Sonrası KTÜ Erasmus Ofisi’ne Sunulacak Belgeler; Katılım Sertifikası (nihai hibeyi belirleyen belge) Transcript of Records Not Dönüşüm Belgesi Nihai Transkript Öğrenci Nihai Rapor Formu Pasaport Giriş Çıkış Sayfaları Değişim sonunda aşağıdaki belgeler birbiri ile uyumlu olmalı: Öğrenim Anlaşması(LA) Tanınma Belgesi Misafir olunan kurumdan alınan transkript Not dönüşüm çizelgesi Değişim sonunda denklik yapıldıktan sonra KTÜ’den alınan nihai transkript Notu olmayan ders alınması halinde dönüşte denklikte sorun yaşanabilir. Dikkat edilmeli. Denklik yapıldıktan sonra öğrencinin yurtdışında almış olduğu dersler orijinal isimleri ile KTÜ’deki transkriptinde yer alır.

Sıkça Sorulan Sorulardan Bazıları Türkiye' de bir bursa sahip olduğum halde yine de Erasmus programından para alarak yararlanabilir miyim? Evet kendi ülkenizde burs alıyorken Erasmus programından da para alarak yararlanabilirsiniz. Vize işlemlerinde bana kim yardım edebilir? Vize işlemleri yararlanıcıların yükümlülüğündedir. Ulaşım masrafları karşılanıyor mu? Ulaşım masrafları Erasmus hibesinin dışındadır. Yararlanıcının kendisine aittir. Erasmus öğrencisi olarak bölümümün karşılıklı anlaşmasının olmadığı fakat üniversitenin anlaşmasının bulunduğu bir üniversiteye gidebilir miyim? Hayır / Evet !!! Gideceğim ülke veya üniversiteyi kendim seçebilir miyim? Yalnızca üniversitelerin anlaşmalı oldukları yurtdışındaki ortak üniversitelere gidilebilmektedir. Ancak üniversitenizde ikili anlaşma yapmaya yetkili olan kişilere isteklerinizi bildirmeniz, istediğiniz ülke üniversiteleriyle ikili anlaşma yapılmasını sağlayabilir.

Erasmus öğrencisi olarak gittiğim üniversitede kayıt parası ödeyecek miyim? Hayır. Karşı üniversite, LLP/Erasmus programı kapsamında gelen öğrenciden herhangi bir kayıt, sınav veya öğrenim ücreti talep edemez. Ancak sigorta akademik malzemelerin fotokopisi, laboratuar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli materyallerin kullanılması için ek bir ödeme talep edilebilir. Erasmus öğrencisi olarak yurt dışında bulunduğum sürede kendi üniversiteme kayıt yaptıracak mıyım ve  katkı payımı ödemem gerekir mi? Evet. Kendi üniversitenize kayıt yaptırmak ve öğrenci katkı payı (üniversite harcı) ödemek zorundasınız. Ancak ders seçmezsiniz. Gittiğim üniversiteden 5 ders alıp 3'ünden başarılı 2’sinden başarısız olduğumda ne olur? Başarısız olunan dersler döndükten sonra kendi üniversitenizde tekrar alınır. Gittiğim üniversitenin kendi öğrencileri ile benim sahip olacağım teknik ve sosyal imkanlar aynı olacak mı? Evet. Örneğin, laboratuar imkanlarından eşit olarak faydalanabilirsiniz. Fakat, diğer öğrenciler için ücrete tabi olan olanaklar (fotokopi vs.) sizin için de aynı ücret karşılığını ödemeniz koşuluyla geçerlidir. Merkez (Ulusal Ajans) veya üniversite tarafından kalacak yer ayarlanır mı? Gidecek öğrenci veya öğretim elemanına kalacak yer ayarlanması Merkezin veya üniversitelerin sorumluluğunda değildir. Gidilecek üniversitenin Erasmus koordinatörlüğü öğrencilere nerede kalınabileceği, üniversite ve şehirdeki konaklama imkanları ile ilgili bilgi ve tavsiyeler verecektir.

ERASMUS’un Öğrencilere Kazandırdıkları ●Yurtdışı deneyimi ● Çok kültürlü ortamda ders işleme ● Değişik kültürleri tanıma ● Kendi kültürünü tanıtma ● Yeni arkadaşlar edinme ● Eğitim sonrası iş/mesleki bağlantılar ● Farklı bir okulda öğrenci olabilme ● Farklı bir sistem görebilme ● Akademik Tanınma

Karşılaşılacak Muhtemel Problemler Gitme Aşamasında; ● Evrakların zamanında hazırlanmaması ● Başvuru tarihlerini kaçırma ● Yabancı dil (İngilizcenizi ve/veya gideceğiniz ülkenin dilini iyi öğrenin) ● Ailenin doğru bilgilendirilmemesi Yurtdışındayken; ● Kültür Şoku/Adaptasyon ● Kültürel/dini problemler/Ön yargılar ● Karma yurtlar ● Konaklama Döndükten Sonra; ● Derslerin tanınmaması ● Gerekli belgelerin teslimi (Erasmus dosyası)

SON TAVSİYELER İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. İşlemlerinizin zamanlaması ve zamanında tamamlanması sizin sorumluluğunuzdadır Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz. Sabırlı olun. (aynı e-mailin birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi) Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın! Web sayfamızı etkin kullanınız. Çoğu sorunuzun cevabı orada.

Ziyaret için (belge, bilgi, imza, mühür, 1 soru!!!) DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ İLETİŞİM BİLGİLERİ Prof. Dr. Miraç AKÇAY Erasmus Kurum Koordinatörü 377 3303 – akcay@ktu.edu.tr Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN 377 3338 - ofinaf@ktu.edu.tr seyhan.caglar@ktu.edu.tr Uzm. Şener KARAOSMANOĞLU 377 3337 - sener.kara@ktu.edu.tr Okt. Zehra ŞAHİN 377 3348 - zehra.sahin@ktu.edu.tr Ziyaret için (belge, bilgi, imza, mühür, 1 soru!!!) Hafta İçi Her Gün Saat: 14:00-17:00

İyi bir Başvuru Süreci Geçirmeniz Dileğiyle TEŞEKKÜRLER SORULAR&CEVAPLAR İyi bir Başvuru Süreci Geçirmeniz Dileğiyle