DOĞRUDAN TEMİN USULÜ (Md. 22/(d)) BENDİNE GÖRE YAPILACAK ALIMLAR AYNUR UZUNDUMLU MALİ HİZMETLER UZMANI

Giriş Harcama politikasındaki etkinlik, saydamlık, hesap verebilirlik kavramları son yıllarda sık sık gündeme gelmiştir. Bu kapsamda 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 sayılı “Kamu İhale Kanunu” olarak değiştirilmiş, kapsamı genişletilerek “Kamu İktisadi Kuruluşları, İktisadi Devlet Teşekkülleri, Sosyal Güvenlik Kuruluşları gibi özerk bütçeli kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşları da kamu denetimine alınmıştır.

Özellikle küçük harcamaların idareler bazında çokluğu, işin ivediliği, küçük yerleşim alanlarında istekli veya tedarikçi bulunmasındaki güçlükler ve ihale işlemleri, kamunun mal ve hizmet alımını geciktirmiş bazen güçleştirmiştir. Kamunun ihtiyaç temini için en kolay ve en sık başvuracağı DOĞRUDAN TEMİN usulü ise piyasadan fiyat araştırması yapılmak suretiyle karşılanabilmesine olanak tanınmıştır.

Tanımlar Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları, İstekli : Mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini, Yüklenici : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi, İdare : İhaleyi yapan kurum ve kuruluşları, İhale Yetkilisi : İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini,

İhale : 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda yazılı usul ve şartlarda mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri, Teklif : İsteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve bilgileri, görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü, Doğrudan Temin : 4734 sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü,

Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı : Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alım yapmakla görevlendirilecek kişi ve kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan belgeyi, Sözleşme : Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı, İfade etmektedir.

İHALE USULLERİ VE DOĞRUDAN TEMİN KAVRAMI BİRİNCİ BÖLÜM İHALE USULLERİ VE DOĞRUDAN TEMİN KAVRAMI

1.İHALE USULLERİ 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 18. maddesi gereğince, idarelerce mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanacaktır. Açık İhale Usulü Belli İstekliler arasında ihale usulü Pazarlık usulü Bu kanununa göre yapılacak ihalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulü temel usullerdir. Diğer ihale usulleri Kanunda belirtilen özel hallerde kullanılabilir.

2.DOĞRUDAN TEMİN NEDİR? Doğrudan temin usulü, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 4.maddesinde, “Bu kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usul” şeklinde tanımlanmıştır. Doğrudan temin bir ihale usulü değildir. Özel bir alım yöntemi olup ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçların temin edilmesidir.

Doğrudan temin konusunu oluşturan ihtiyaçlar ile doğrudan temin yöntemine göre ilişkin olarak Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinde; “Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temin usulüne başvurulabilir :

Hükümlerine yer verilmiştir. d) 2013 yılı için Büyükşehir Belediyesi sınırları dahilinde bulunan idarelerin (44.287 TL), diğer idarelerin (14.755 TL “ilçelerde uygulanacak sınır.”) Türk Lirasını aşmayan ihtiyaçları ile; temsil ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ilişkin alımlar Hükümlerine yer verilmiştir.

Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir. Bu bentte yer alan parasal sınırlar Kamu İhale Kurumu tarafından her yıl 1 şubat tarihinden geçerli olmak üzere güncellenmektedir. Söz konusu parasal sınırlar, bir defada yapılabilecek harcamaya ilişkin sınırı göstermektedir. Asıl olan, bir defada yapılan harcamanın (KDV Hariç) bu sınırları aşmamasıdır.

DOĞRUDAN TEMİN (22/d) ALIM SÜRECİ İKİNCİ BÖLÜM DOĞRUDAN TEMİN (22/d) ALIM SÜRECİ A. 22(d)’ YE GÖRE ALIMLARDA İZLENECEK YOL 1.İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI Doğrudan temin 22/d bendinde yazılı tutarı aşmayan ihtiyaçların karşılanması için alıma karar verilebilmesi, öncelikle alıma konu ihtiyacın (mal-hizmet-yapım) tespit edilmesi gerekmektedir.

Süreklilik arz eden mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin kalemlere veya gruplara bölünmek suretiyle bu bent kapsamında değerlendirilerek alınması; Kanunun temel ilkelerine aykırılık teşkil ettiğinden bu yöndeki uygulamaların sorumluluk doğuracağı hususuna gereken hassasiyet gösterilmelidir.

2.ÖDENEĞİN TEMİN EDİLMESİ Ödeneği olmadan alım yapılamaz. Doğrudan temin bir ihale usulü olmadığı halde, 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesindeki; “Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz” hükmünün doğrudan temin için de geçerliliği bulunmaktadır. Zira 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 70. maddesinde “ Bütçelere, ayrıntılı harcama programlarına, serbest bırakma oranlarına aykırı olarak veya ödenek miktarını aşan harcama talimatı veren harcama yetkililerine, her türlü aylık, ödenek, zam ve tazminat dahil yapılan bir aylık net ödemeler toplamının iki katı tutarına kadar para cezası verilir” denilmektedir. Bu bağlamda e-bütçe sisteminden mutlaka ödenek kontrolü yapılmalıdır.

Öte yandan 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62 nci maddesinin ı) bendinde, “Bu Kanunun 21 ve 22 nci maddelerindeki parasal limitler dahilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, idarelerin bütçelerine bu amaçla konulacak ödeneklerin % 10’unu Kamu İhale Kurumunun uygun görüşü olmadıkça aşılamaz.” Hükmü yer almaktadır.

Bu düzenlemeye göre; 22/d bendi kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin bir mali yıldaki toplamı, alımın konusuna göre idarenin bütçesindeki mal ve hizmet alımlarında ya da yapım işlerine ilişkin ödeneklerin % 10’unu aşamayacaktır. Bu oranın aşılarak bir alım yapılmasının zorunlu olduğu durumlarda ise ancak Kamu İhale Kurumunun izni ile (d) bendinin hükmünün uygulanması mümkün olabilecektir.

Planlanabilir ihtiyaçların salt parasal limitin altında kalmak amacıyla parçalara bölünerek, doğrudan teminle karşılanması ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa aykırılık teşkil etmektedir. Bu durumda işin niteliğine göre ilgililerin idari, mali ve cezai sorumluluklarını gündeme getirir.

3.YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ 22/d bendi kapsamında ihtiyaçları temin ederken (yaklaşık maliyetin tespiti zorunlu olmamakla birlikte) , yaklaşık maliyet tespit etmekte yarar bulunmaktadır. Zira bu yolla belirlenen söz konusu alımın mevcut parasal limit altında kalıp kalmadığını bilmemiz gerekmektedir. Tespit edilen yaklaşık maliyet bir hesap cetvelinde gösterilmelidir.

Yaklaşık maliyetin tespiti veya yaklaşık maliyetin belirlenmeyeceği durumlarda Piyasa fiyat araştırması yapılırken, fiyatların mutlaka yazılı teklif alınmak suretiyle tespit edilmesi gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Faks, e-mail gibi yollarla da fiyat alınması mümkündür. Ancak yapım işlerinde fiyat araştırmasının Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde belirlenen yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin esas ve usullere göre yapılması zorunludur.

Bir defada birden fazla mal, hizmet veya yapım işi karması için fiyat araştırması yapılması mümkün olup, 22/d bendi kapsamındaki alımlarla genel kabul görmüş bir uygulama olarak en az iki kaynaktan fiyat sorulmalıdır. Yalnız bir kişiden/firmadan fiyat alınması fiyatın araştırıldığını göstermez. Başka bir kamu kuruluşundan alımın yapılacağı durumlarda piyasada fiyat araştırması yapılmasına gerek bulunmayıp, ilgili kuruluş tarafından bildirilen fiyatlar yeterli olacaktır. Örneğin, akaryakıt alımlarında Sanayi ve Ticaret Müdürlüklerinden veya akaryakıt dağıtım şirketlerinden, bunların Web sitesinden alınacak fiyat listesi yeterli olacaktır.

Yetkili servislerinden yapılacak yedek parça alımlarında da yetkili servislerce ibraz edilen yedek parça fiyat listesi, fiyat araştırması yapıldığını gösteren bir belge olarak kabul edilecektir. Piyasada fiyat araştırması yapmakla görevlendirilen kişi ya da kişiler, alım yapılması uygun görülen kişi ya da firmaları piyasa fiyat araştırması tutanağında göstereceklerdir.

4- ONAY BELGENİN DÜZENLENMESİ: Doğrudan temin uygulamasında onay belgesi düzenlemesi zorunludur. Nitekim bu zorunluluk kamu ihale Genel Tebliğinde de ‘’.…22’ nci maddeye göre ihtiyaçların karşılanmasında onay belgesi düzenlenmesi, onay takiben ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılması ve buna ilişkin belgelerin dayanakları ile onay belgesine eklenmesi zorunludur. ‘’ şeklinde ifade edilmiştir. Bu bağlamda 22/d kapsamında alımı yapılacak işe ilişkin olarak idarelerce düzenlenen yaklaşık maliyet hesap cetveli, alımın niteliğine göre hazırlanan şartname ve/veya sözleşme tasarısı onay belgesine eklenir ve bu onay belgesi ihale yetkilisince onaylanır.

Doğrudan temin suretiyle yapılacak alımlarda belge düzeni bakımından uyulması gereken kurallar konusunda Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerinin gözetilmesi gerekmektedir.   Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre onay belgesinde; -alım konusu işin nevi, niteliği , -varsa proje numarası, -miktarı

-gereken hallerde yaklaşık maliyeti, -kullanılabilir ödeneği ve tertibi, -alımda uygulanacak usulü, -avans ve fiyat farkı verilecekse şartları yer alır ve söz konusu belge harcama yetkilisinin imzasını taşır.

5- PİYASA FİYAT ARAŞTIRMA TUTANAĞININ DÜZENLENMESİ : İhale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler piyasa araştırması sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirleyerek piyasa fiyat araştırma tutanağı tanzim ederler.

6-SÖZLEŞME YAPILMASI : Mal veya hizmet yada yapım işinin belli bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanması zorunlu olup bir defada yapılacak alımlarda ise sözleşme yapılması idarelerin takdirindedir. Bu bağlamda alımın sözleşmeye bağlanması öngörülmüş ise ihale yetkilisi ile yüklenici arasında sözleşme imzalanır. Sözleşmenin notere tescili zorunlu değildir.

Sözleşme tanzim edilmesi durumunda, Damga Vergisi Kanunu hükümlerine göre binde 8,25 oranındaki sözleşmeden doğan verginin sözleşme bedeli üzerinden hesaplanarak sözleşme imzalanmadan önce peşin olarak bağlı vergi dairesine veya muhasebe birimine yüklenici tarafından alındı karşılığı yatırılması sağlanmalıdır.

7- MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ: 22/d’ye göre yapılacak mal alımlarında Muayene ve Kabul Komisyonu kurulmadan idare yetkilisince kabul işlemleri yapılabilir. Bu takdirde, Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Şayet mal muayene ve kabul komisyonu kurulacak ise, işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az 3 kişilik muayene ve kabul komisyonunca yapılır. Mal veya yapılan iş yükleniciye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.

8- ÖDEME BELGELERİNİN DÜZENLENMESİ: 22/(d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; Onay Belgesi, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Düzenlenmesi gerekli görülmüşse sözleşme Fatura Gereken hallerde, muayene ve kabul komisyon tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde düzenlenmiş belge, Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi , Ödeme Emri Belgesine bağlanır.

Alım bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde diğer ödemelerde Ödeme Emri Belgesine : Fatura Taşınır İşlem Fişi Gereken hallerde muayene ve kabul komisyon tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise düzenlenmiş belge, Bağlanmalıdır.

B. 22/(d) MADDESİNE GÖRE DOĞRUDAN TEMİNİN GETİRDİĞİ KOLAYLIKLAR 1.sözleşme yapma zorunluluğun bulunmaması: 22/(d) bendinde yazılı tutarı aşmayan ihtiyaçların karşılanmasında sözleşme yapılması zorunlu değildir. Ancak idarece gerek duyulması halinde yazılı bir sözleşme yapılması mümkündür. Akaryakıt alımı, taşıt bakımı ve onarım gibi alımlarda sözleşme yapılmasının yararlı olacağı söylenebilir. Ayrıca belirli bir süreyi gerektiren işlerde sözleşme yapılması ileride çıkabilecek bir çok sorunun çözümü için gerekmektedir.

2. İhale dokümanı hazırlanması zorunlu değildir 2. İhale dokümanı hazırlanması zorunlu değildir. 22/(d) bendine göre yapılacak alımlarda yaklaşık maliyet tespiti de zorunlu değildir. 3. İhale komisyonu kurulması ve ihale kararı alınması zorunlu değildir. 4. İlan yapılması ve geçici veya kesin teminat alınması zorunlu değildir. 5. Yazılı teklif alınması zorunluluğu yoktur.

6. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik şartlarının aranılması zorunlu değildir. 7. Şartname hazırlanması zorunlu değildir. 8. Katılma yasaklarının bulunup bulunmadığının teyidi zorunlu değildir. 9. Yapım işi gerçekleştirilmesi halinde uygulama projesi hazırlama zorunluluğu bulunmamaktadır.

C. 22/(d) MADDESİNE GÖRE İDARELERİN UYMASI GEREKEN ZORUNLULUKLAR 1. Ödenek temini 2. Doğrudan temin işlemlerini yürütmek üzere “en az bir kişi” yazılı olarak görevlendirilmelidir. 3. Görevlendirme her bir işlem için tekrarlanmalıdır. Genel görevlendirme mümkün değildir. 4. Görevlendirilen kişi ve kişiler piyasada fiyat araştırması yapmalıdır. 5. Fiyat araştırması sonucunda tespit edilen fiyat, alımdan önce ihale yetkilisince onaylanmalıdır. 6. Mevzuattan kaynaklanan (Fatura, onay, Taşınır İşlem Fişi, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı) zorunluluklar yerine getirilmelidir.