Çalıştay: Başbakanlık Uzmanları İçin DEA 13 Ekim 2009 EuropeAid/125317/D/SER/TR Oturum 3 Hükümet ve Kamu Kurumları için DEA Danışma Süreci

Neden Danışma?  Danışma daha fazla şeffaflık demektir – iyi yönetişimin dolayısıyla daha iyi düzenlemenin önemli ilkesidir  Danışma kamu kurumlarının açıklığını ve netliğini artırır  Politika süreci aktif katılım ve ilgili paydaşların katılımıyla daha da iyileşitirilir  Danışma ile ilgili paydaşların belirli bir düzenleme teklifine dair katkılarına açık olunacağından, karar süreci daha hesap verilebilinir ve bilinçli olur

Daha iyi bir danışma için  Danışma sürecinizin hedef ve amaçları açık mıdır?  Danışma sürecinde soracağınız sorular yeterince açık mıdır?  Tüm ilgili paydaşlar tanımlanmış mıdır?  Danışma sürecinde ne tür yöntem(ler) kullanacağınıza karar verdiniz mi?  Danışma süreci için yeterli kaynaklara sahip misiniz?  Sürece dair bütün hukuki zorunlulukları göz önüne aldınız mı?  Danışma sürecini en iyi biçimde kamuoyuna duyurdunuz mu?

Daha iyi bir danışma için  Gerçekçi bir danışma takviminiz var mı? Bütün paydaşlara konuyla ilgili değişik hususları göz önüne almak için yeterli zaman tanıdınız mı?  Danışma sürecinin sonunda elde edeceğiniz geri bildirimleri analiz etmek için plan yaptınız mı?  Danışmanın gelişim sürecini planladınız mı?  Danışma sürecinde elde edeceğiniz tecrübeleri ve öğrendiklerinizi gelecekteki süreçleri iyileştirmek üzere kullanabileceğiniz bir sistem geliştirdiniz mi?

Danışma sürecinin evreleri  Planlama  Uygulama  Analiz ve Değerlendirme

Danışma sürecinin planlanması  Danışma sürecinin konusu – Örn: Yeni bir politika / yasa taslağı / birincil veya ikincil düzenleme? Eğer konunuz bakımından net bir bakış açınız varsa, danışma süreciniz çeşitli bakımlardan en etkili sonuçları vereceği gibi aşağıdaki türden soruları da daha kolay yanıtlayabilirsiniz: Kime danışılacak? Ne tür danışma yöntemi (leri) kullanılacak? Danışma sürecinin ne kadar süremesi gerektiği?

Danışma sürecinin planlanması  Danışmanın hedefi – ve amaçlarda netlik örn. Danışma süreciyle gerçekleştirilmek istenen nedir? Danışmas sürecinde sorulacak sorular sizin için net midir?  Danışmanın zaman çizelgesi – Örn. Danışma süreci yasama zamanı ile uyumlu mu?  Kaynaklar– Örn. Danışma sürecinde kullanılacak insan kaynakları, para, zaman  Danışma için hedef kitlenin tanımlanması -

Paydaş Haritası Etki İlgi Düşük etkiYüksek etki Düşük pay En düşük öncelikli paydaş grubu Karar ve görüş ifadesi için faydalı, lobicilik Yüksek pay Önemli paydaş grubu belki güçlendirilmesi gerekir En kritik paydaş grubu

Danışma sürecinin planlanması  Danışmada kullanılacak yöntemlerin doğru tanımlanması Örn. Seçilen yöntemler danışmanın amaçlarıyla uyumlu mudur? İlgili paydaşların bu yöntemleri kullanarak danışma sürecine katılmaya istekli olacağını düşünüyormusunuz?  Danışmanın İletişimi Örn. Danışma kamuoyuna doğru biçimde duyuruldu mu?  İçsel ve dışsal uzmanlık gereksinimi Örn. Danışma sürecinin planlanması, yönetimi ve değerlendirilmesi için elinizde gerekli uzmanlık var mı? Kurum dışından uzmanlık yardımına gerek var mı?  Göz önüne alınması gereken hukuki zorunluluklar Örn. Danışma sürecinde ve sonrasında kurumunuzun göz önüne alması gereken hukuki hususlar var mıdır?

Danışma süreci  Danışma için doğru yöntemi seçmek Örn. Her danışma yönteminin güçlü ve zayıf yanları vardır. Her danışma sürecine bağlı olarak değişik yöntem (ler) gerekebilir.

Danışma süreci  Danışma sürecini yönetmek Başarılı olmanız için gerekenler:  Çok önceden ilgili paydaşları tanımlayıp bunların bir listesini / veri tabanını oluşturun.  Paydaşlarla iletişimden sorumlu birini atayın ve bu kişi onların olası sorularını yanıtladığı gibi geri bildirimlerini de alabilmeli.  Yaklaşık olarak bir danışma süreci tanımlamalısınız  Belirli bir son tarihiniz olmalı ama danışma sürecinin belirli durumlarda uzatılması gerekebilir, bu yüzden gerekli esnekliğe de sahip olmalısınız.  Danışma sürecinde elde edeceğiniz geri bildirimleri ne tür işleme alacağınız konusunda önceden düşünmüş olmalısınız. Örneğin: sonuçlar yayınlanacak mıdır?

Danışma süreci  Yazılı Danışma Bu danışmada sık kullanılan yöntemlerdendir ve bu yüntemi uygulamaya karar vermişseniz aşağıdaki hususlar önemlidir:  Danışma dokümanının içeriği ve şekli  Danışma konusunda paydaşların anlayabileceği biçimde bir özet durum tanımı ve detaylara ulaşabilecekleri kaynakların referansları  Stil olarak örneğin, soruları koyu harflerle yazmanız doğru olacaktır.  Basit ve akıcı bir dil kullanınız, fazla teknik terim kullanmayınız  Kısaltmalardan kaçınınız  Dokümanı hazırlarken herkesin kamu kurumlarının işleyişine dair bilgi sahibi olamayabileceğini aklınızda tutunuz.  Danışma için paydaşlara göndermeden, konuda uzman olmayan meslektaşlarınıza taslak dokümanı gösterip anlaşılabilriliğini test ediniz.

Danışma süreci  Danışma için kullanılabilecek bazı başka yöntemler:  Internet  Danışma Komiteleri  Yorum / Teklif mekanizmaları  Anketler  Mülakatlar  Odak Gruplar  Toplantılar ... Hangi yöntemi ya da yöntemleri seçerseniz seçiniz, içinde bulunulan durum ve danışmanın konusuyla olan bağlantısını göz önüne alınız. Her yöntemin güçlü ve zayıf yanları vardır!

Analiz ve Değerlendirme  Danışmanın sürecinden en fazla faydayı sağlayabilmek bakımından bazı önemli hususlar vardır:  Kamu kurumları ve paydaşlar danışmanın analiz ve değerlendirme aşamalarının birbirinden farklı olduğunun bilincinde olmalıdırlar.  Karar alma süreci her kurumun kendi yönetim yapısına ve içsel işleyişine bağlıdır ve bu danışmanın analiz ve değerlendirme süreçlerinden farklı kabul edilmelidir.

Analiz ve Değerlendirme  Danışma sürecinin sonuçlarının analiz edilmesi ve yorumlanması  Geri bildirim ve yayın süreci  Danışma sürecinin gözden geçirilmesi

Analiz ve Değerlendirme  Danışma sürecinin analizi ve sonuçlarının değerlendirilmesi  Danışma süreci biter bitmez, analiz başlamalıdır ve sorulan anahtar soruların yanıtlarının yorumlanması gerçekleştirilmelidir.  Danışma sürecinde alabileceğiniz olası yanıtları dikkate alarak, kullanılacak analiz seviyesini kararlaştırmış olmalısınız.

Analiz ve Değerlendirme  Danışma sürecinin analizi ve sonuçların değerlendirilmesi Hangi danışma yöntemini kullanırsanız kullanın, etkin sonuçlar için şu hususlara dikkat edilmelidir:  Elde ettiğiniz sonuçların bütüncül ve kontrol edilmiş kayotlarını tutunuz.  Geri bildirimlerin elinize geçtiğini ilgili paydaş(lar)a teyit ediniz  İlgili ana hususları içeren geri bildirimleri analiz etmeye yönelik bir yöntem belirleyiniz.  Danışma sürecine katılanların ve dile getirdikleri hususların bir profilini oluşturunuz.  Katılımcıların önemli hususlara dair yorumlarınıın politika üreçleri bakımından olası etkilerine dikkat ediniz.  İdealist ve uygulamaya yönelik olan çözümler arasındaki farkı dikkate alınız.  Danışma sürecinin daha da genişletilip genişletilmeyeceği konusunda bir karar vermeye çalışınız.

Analiz ve Değerlendirme  Geri bildirim ve sonuçların yayınlanması  Paydaşlar bir danışma sürecine katıldıklarında görüşlerinin sürece etki etmesi beklentisi içinde olurlar. Bu çerçevede sonuçları yayınlamak danışma sürecinin şeffaflığı ve güvenilirliğini artırıcı olacaktır.  Eğer danışma sürecinin sonuçlarını yayınlayacaksanız:  Bütün geri bildirimlerin listesini yayınlayınız.  Teklfi edilen anahtar bölümleri yayınlayınız  Fakat, bunu yaparken de gizlilik gerektirebilecek hususlara da dikkat ediniz.

Analiz ve Değerlendirme  Danışma sürecinin gözden geçirilmesi  Danışma sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır ve geri bildirimlerin analizi tamamlandığında gerçekleştirilmelidir.  İlgili kamu kurumunun danışma sürecinin etkinliğini görebilmesini ve geleceğe yönelik olarak iyileştirme yapılabilmesini sağlar

Analiz ve Değerlendirme  Danışma sürecinin gözden geçirilmesi  Önemli bazı hususlar:  Danışma konusu ve amaçları ile hedef paydaş kitlesinin uyumu  Bütün paydaşlar için katılım eşitliğinin olup  Uygulanan yöntemle danışmanın amaçlarının arasındakği uyum  Kaynak kullanımı – maliyet etkinlik?  Süreçten öğrenilenler  Süreç boyunca zaman kullanımı- iyileştirme yapılması mümkün müdür?

Karar alma sürecine doğru Tüm bunların sonunda sonuçları DEA sürecine eklemlemelisiniz

Danışma konusunda uluslararası en iyi uygulamalar  Erken danışmada en iyi uygulamalar: Almanya, İsveç, İtalya ve İngiltere  Resmi süreçlerde en iyi uygulamalar: Almanya, İsveç  Danışılan paydaş kapsamı bakımından en iyi uygulamalar: Avusturya, Danimarka, Finlandiya  Danışma tekniklerinde en iyi uygulamalar: Finlandiya, Hollanda, Danimarka  Danışma süresi belirlemede en iyi uygulamalar: İsveç ve İngiltere  Geri bildirimlerin yayınlanmasında en iyi uygulamalar: Avusturya ve Almanya  Danışma sonucundaki geri bildirim kullanımında en iyi uygulamalar: Avusturya, İtalya, İsveç