Belge Envanteri ve Saklama Planları Belge Muhafazası Belge Yönetimi Dersi 28 Mayıs 2009

Belge envanteri, belge yönetimi programını oluşturma ya da geliştirme amacıyla kurumsal belge aktivitesini ortaya çıkarmak için yapılan ön bir araştırma ve analiz dökümüdür. Envanterler, yaşam döngüsü içerisinde belgelerin hangi süreler içerisinde ne tür işlemlere tabi tutulacağı konusunda belli bir plan oluşturmak için gerekli olan bilgiyi sağlarlar. Bunlar, belge yöneticileri ve arşivcilere, belge üreticilerinden işlevlerine ve içerdiği verilere kadar kurumsal belge aktivitesini bütün yönleriyle yansıtan özel bilgi sağlarlar. Belge Envanteri:

Hangi belgelerin saklanacağına ve sürelerinin ne olacağına karar vermeden önce, kurumlarda mutlaka bir belge envanter çalışması yapılmalı ve bu doğrultuda bir liste oluşturulmalıdır. Envanterler, potansiyel varlığı saptanmak istenen belgelerin niteliğinden, türüne, işlevlerinden, yerleşim yerlerine, kullanım sıklığından bunları yöneten personele kadar belgeler ve belgesel işlem süreçleri hakkında bilgi sağlarlar. Belge Envanteri:

Belge Envanteri: Belge envanter formları elde edildikten sonra yapılacak olan analiz, belge yönetimi sisteminde önemli bir aşamayı oluşturan ve ayıklama-imha faaliyetinde kullanılacak olan saklama planlarının hazırlanmasının yolunu açar. Belge serileri, belli konu içeriğine sahip belge gruplarıdır. Söz konusu kavram, günümüzde belgesel işlemlerde yararlanılan en yaygın ve geleneksel gruplama şeklidir. Genellikle belgeler günümüzde de belge serileri altında tanımlanmaktadırlar. Envanterlerde de belgeler genellikle seriler düzeyinde tanımlanır ve gruplara ayrılır. Seri düzeyinde hazırlanan bir envanter, kurumda üretilen her belgenin kim tarafından, ne zaman ve niçin üretildiğini ortaya koyabilmeli, belgenin düzenlenmesi, konusu, içeriği ve amacı hakkında temel veriler sağlayabilmelidir.

Belge Envanteri: Envanter çalışmaları ile ortaya çıkan bu bilgilerden, serilerin yıllık büyüme oranı ve toplam hacmi hakkında da veriler elde edilebilir. Aynı zamanda envanterlerden aktif olan ve/veya aktif olmayan depolama yerlerinde serilerin ne zamandan beri ve hangi şartlar altında saklandığı, sahiplerinin kim olduğu, ne sıklıkla kullanıldıkları, serilerde yer alan bilgilerin başka bir bilgi kayıt aracına aktarılıp aktarılmadığı, dizininin ya da daha farklı tanımlayıcı araçlarının olup olmadığı konular hakkında bilgiler de elde edilebilmektedir.

Belge Envanteri: Belge envanter çalışması sona erdikten sonra, belge yöneticisi kurumda üretilen her türlü belgenin değerini ve ne kadar süre ile saklanacağını belirleme işlevini yerine getirir. Envanter çalışması kuruluşun bütün birimlerini ve bütün belge türlerini içerecek şekilde geniş tutulmalıdır. Serilerin kağıt, manyetik, optik, mikroform gibi ortamlardan hangisi üzerinde kayıtlı olduğu; erişim ve kullanım için kullanılması gereken herhangi bir araca gereksinim duyulup duyulmadığı gibi temel bilgileri de içermelidir.

Belge Envanteri: Genel olarak herhangi bir envanterde yer alması gereken bilgileri şu şekilde listelemektedir: -- Belge serilerinin adları ve üretim tarihleri, -- Birim veya ofislerdeki yerleşim yerleri ve eğer gerekiyorsa bina, kat ve oda bilgileri, -- Belgelerin depolandığı donanım türüne ait bilgiler, -- Çekmece, raf veya diğer depolama gereçlerine ait numaralar, -- Belgelerin ne sıklıkla kullanıldığına ilişkin bilgiler-günlük, haftalık, aylık veya yıllık, -- Belgelerin kayıtlı tutulduğu medyanın türü-kağıt, mikrofilm, elektronik veya optik gereçler, -- Belgelerin hacmi-miktarı, -- Belgelerin muhafaza edildiği gereçler-klasörler, ciltler, kasetler vb. -- Belgelerin değeri-yaşamsal, önemli, yararlı ve önemsiz, -- Saklama koşulları/gereksinimleri.

Belge Envanteri:

Saklama planI: Saklama planı, belgelerin ne kadar süre saklanacağını gösteren ve kurumdaki bütün belgesel kaynağın listesini veren temel bir belge kontrol aracıdır. Ayrıntılı bir belge envanter tablosunun aksine saklama planları, personelin kolayca kullanabileceği biçimde özet verilerden oluşur. Genellikle saklama planlarında, belge serilerinin yeri, adı ve bu serilerin birimde, kurumda ve kurum dışında saklanabileceği sürelere yer verilmektedir.

Saklama planI:

Saklama planI: Belge saklama planları belgelerin içerdiği bilginin değerine bağlı olarak hazırlanır; belgelerin kayıtlı bulunduğu ortam bu değerlendirmede önemli değildir. Fakat belge kayıt gereçleri de kendi içinde bir belge saklama planına göre kontrol altında tutulmalıdır. Çünkü belge kayıt ortamları da bir kullanım süresine sahiptir.

Saklama planI: Belge kullanıcılarının tümü işlemlerini belge saklama planına uygun olarak yürütmek zorundadır. Yüksek depolama kapasitesi ve düşük depolama maliyeti, bir belge saklama politikasında sürekli olarak göz önünde bulundurulması gereken iki önemli değerlendirme unsurudur. Saklama planının tam ve düzenli işletilmesi ile, depolanmış dosyalar daha verimli bir biçimde kullanıma sunulur; düzensizlik ve yığın oluşumu engellenir ve belge erişimi hızlanır. Belge saklama planları, yalnızca kurumsal arşivlerdeki güncel dönemlerde değil, belge merkezleri, genel arşivler ya da ulusal arşivlerdeki yarı güncel ve güncel olmayan dönemlerde de işlerliğini sürdürür.

Belge MuhafazasI: Belgelerin isteyerek ya da istemeyerek zarar görmesi veya imha edilmesi olasılıklarına karşı alınması gereken önlemler ‘belge koruma’ faaliyeti olarak bilinir. Muhafaza süresi belge yaşam döngüsünün bütün evrelerinde sürdürülen bir faaliyettir. Yaşam döngüsü evrelerinde evrenin türü ve özelliğine göre farklı muhafaza yöntemleri kullanılır.

Belge MuhafazasI: Belge muhafazası konusunun önemli unsurlarından biri afete karşı koruma ve iyileştirme çalışmalarıdır. Bu çalışma sonunda afete karşı koruma ve iyileştirme planı oluşturulur. Söz konusu plan, afetten önce, afet sırasında ve afet sonrasında belgelerin ne tür bir uygulama içinde yönetileceğini yazılı ve ayrıntılı olarak gösteren plandır. Bu plan ayrıca afet sonrasında yaşanabilecek olası durumlar için de ilkeler ve uygulamalar içermelidir. Söz konusu plan kuruluşun ağır bir afet karşısında hayatta kalmasına veya afetten sonra eski durumuna dönmesine yönelik önlemlerden oluşmalıdır.

Belge MuhafazasI: Kuruluşlar, herhangi bir afette faaliyetlerini sürdürebilmek için gerekli olan bütün adımları atmada sürdürülebilir bir yaklaşıma sahip olmalıdırlar. Afet çalışmalarında göz önünde bulundurulması gerekenler şu şekilde genelleştirilebilir: 1. Herhangi bir afet karşısında her bir personelin belli bir sorumluluğu yerine getirebileceği bir kriz ekibinin oluşturulması, 2. Afet karşısında yararlanılabilecek kurtarma tekniklerinin ve iyileştirmeye yönelik ilke ve uygulamaların belirlenmesi, 3. Olası bir afetin neden olabileceği engelleme süresinin ve afet türüne göre ortaya çıkabilecek maliyetin belirlenmesi, 4. Önemli belgelerin ve bilgisayar veri kayıtlarına ait yedeklerin kuruluş dışında daha uygun bir yerde depolanması, 5. Kritik durumlarda bilgisayar ve bilgisayarla ilgili diğer donanımların kullanılabileceği ve faaliyetlerin sürdürülebileceği alternatif yerleşim yerlerinin belirlenmesi,

Belge MuhafazasI: 6. Oluşturulan planın kurum içinde duyurulması ve yapılan hazırlıkların doğrudan kullanabilecek şekilde hazır hale getirilmesi, 7. Periyodik olarak afete hazırlık planının canlandırılması, test edilmesi ve daha uygun hale dönüştürülmesi.