Belge Yönetimi Programı ve Yaşam Döngüsü

... konulu sunumlar: "Belge Yönetimi Programı ve Yaşam Döngüsü"— Sunum transkripti:

1 Belge Yönetimi Programı ve Yaşam Döngüsü

2 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi programı, belge yönetimi disiplininin öngördüğü kurallar doğrultusunda oluşturulan ve belgesel işlemlerin daha etkin ve ekonomik olarak sürdürülmesi konusunda ilke ve uygulamalar içeren plandır. Bu plan, üretilmelerinden arşivlerde depolanmalarına kadar belgelere uygulanacak işlemleri ve söz konusu işlemlere konu olan işletme unsurlarını her yönüyle içeren belge kontrol aracıdır. ZİRA… belge yönetimi programI:

3 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi programı, her türlü kurumsal belgenin üretimi, üretim öncesi tasarımı, kullanımı, dağıtımı; belgelere ve içerdikleri bilgiye hızlı erişimi sağlamak amacıyla dosyalama ve dizinleme sistemlerinin geliştirilmesi; güncel olmayan belgelerin sistemden çekilmesi ve/veya yönetilmesi; kaynakların mikroformlara kaydedilmesi; bilgisayar, optik tarayıcılar ve modern enformasyon teknolojilerinin diğer unsurları ile uyum içinde çalışması gibi belge yönetimi sistemi içinde yer alan pek çok konuya ayrıntılı olarak yer verilen yazılı ilkeler bütünüdür. belge yönetimi programI:

4 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi programları genel olarak ulusal ve kuruluş düzeyinde olmak üzere iki türde hazırlanmaktadır. Ulusal program, ülkenin yasal durumu, siyasi ve yönetsel hiyerarşik yapısı, ulusal ve uluslar arası standartlar, bilgisayar ve iletişim altyapısı gibi pek çok unsura bağlı olarak oluşturulur. Ulusal programda yer alan ilkeler, kurumların yönetsel yapılarında, iş akış sistemlerinde veya belge türlerinde yaşanabilecek faklılıkları kapsayacak şekilde geniş tutulur. belge yönetimi programI:

5 belge yönetimi programI:
Kurumsal düzeyde hazırlanan programlar ise, ulusal programda yer alan ilkeler temel alınarak kurumsal yapılanma doğrultusunda oluşturulur. Kurumsal programlarda genellikle güncel safhada yapılan işlemlere daha fazla ağırlık verilmesine rağmen, belgelerin üretimden arşivlerde düzenlenmesine kadar geçireceği bütün evrelere yer verilmekte ve bu doğrultuda her bir evrede yapılması gereken işlemlere ilişkin ilkeler belirlenmektedir. belge yönetimi programI:

6 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi programı, günlük aktiviteler sırasında üretilen kurumsal belgelerin yönetilmesinde uyulacak kuralları ortaya koyan programdır. Söz konusu programın kurum ve kuruluşlara sağladığı yararlılıklar şu maddelerle açıklanabilir: --- Kamusal belgelerin kontrol altına alınması, korunması, imha edilmesi veya uzun bir süre depolanması için standartlar ortaya koymaktadır. belge yönetimi programI:

7 belge yönetimi programI:
--- Belgesel işlemler konusunda danışma/kontrol hizmetleri ve eğitim olanakları sağlamaktadır. Bu olanaklar şu şekilde sıralanabilir: - Kurumsal belge, seri ve fonların yasal düzenlemelere, ulusal politikalara ve yönetsel kurallara uygunluğunu denetlenebilir, - Arşivsel değerlendirmeyi de kapsayacak şekilde belge envanteri oluşturulur ve sahip olunan belge kaynakları bütün olarak değerlendirilir, - Belge saklama ve ayıklama-imha işlemleri sürdürülür, - Belge depolama faaliyetine yön verilir, - Belge koruma ve bakımını sağlanır, belge yönetimi programI:

8 belge yönetimi programI:
- Üretim ve muhafaza işlemlerini de içerecek biçimde belge sistemlerinin tasarımı ve uygulamasına kaynak oluşturulur, - Belge dosyalama, dizinleme ve erişim işlemleri desteklenir, - Mikrografik depolama ve sayısallaştırma işlemleri için politika oluşturulur ve hayata geçirilir, - Elektronik belge kayıt gereksinimleri saptanır ve çalışanlara rehber olarak sunulur, - Önemli belgelerin güvenliğini planlanır, afete hazırlık ve iyileştirme planları hazırlanır ve uygulanır. belge yönetimi programI:

9 belge yönetimi programI:
--- Dokümanları mikrofilmlere aktarma ya da sayısallaştırma konularında kuruluşlara ya da kurumun tümüne rehberlik eder. Ulusal veya yerel kamu kuruluşları, mikroform ve/veya optik ortamlar gibi yüksek kapasite ve düşük maliyetli alternatif depolama gereçlerini kullanarak kağıt kullanımı, çıktı tüketimi, depolama ve dağıtım maliyetini kontrol altına alabilir Aynı zamanda belge yönetimi programları güncel olmayan belgeleri ulusal arşivlere devretme konusunda yol gösterici bir rehberdir. Güncelliğini yitiren belgelerin ulusal arşivlere devredilmesi, kurumsal iş akışının daha nitelikli yürümesini sağlayacağı gibi, belgelerin ulusal arşivlerde daha güvenilir bir ortamda depolanmasına imkan tanıyacaktır(State of…, 2004:3-4). belge yönetimi programI:

10 belge yönetimi programI:
Genellikle küçük kurumlarda oluşturulan belge yönetimi programı yalnızca belgelerin depolanması ve yeniden erişilmesi faaliyetleri ile kısıtlı iken büyük kurumlarda oluşturulan belge yönetimi programları çok sayıda unsuru ayrıntıları şekilde kapsamaktadır. Büyük bir kurumda oluşturulan belge yönetimi programında bulunması gereken unsurlar ya da söz konusu programın kapsadığı konular şu şekilde listelenebilir: belge yönetimi programI:

11 belge yönetimi programI:
● Belge yönetimi idarecisi ve personeli ● Belge envanteri ve belge değerlendirme ● Belge saklama ve ayıklama-imha planları ● Yaşamsal belgelerin yönetimi ve kontrolü ● Arşiv dosyalarının yönetimi ve kontrolü ● Elektronik enformasyon yönetimi sistemleri ● Mikrografi yönetimi ve kontrolü ● Aktif olmayan dosya yönetimi ve kontrolü (belge merkezleri) ● Arşiv yönetimi ● Form yönetimi ve kontrolü ● Yazışma yönetimi ve kontrolü ● Posta yönetimi ● Rapor yönetimi ve kontrolü ● Yönerge (talimat) yönetimi ve kontrolü ● Reprografi (baskı yoluyla çoğaltma) yönetimi ve kontrolü ● Belge yönetimi el kitabı belge yönetimi programI:

12 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi programları, belge yönetiminin amacını bilen ve bu doğrultuda kurum ve kuruluşun türü ve yapısına göre uygun bir program oluşturabilecek yetkinliğe sahip belge yöneticileri tarafından yürütülmelidir. Bununla birlikte belge yönetimi biriminde görevli personelin, kurumun görev, sorumluluk ve teşkilat yapısını tam olarak bilmesi de önemlidir. Belge yönetimi biriminde görevli personelin, hangi belgenin hangi seri ve/veya fona ait olabileceğini; fonların ve serilerin ne tür bir yapı üzerinde oluşturulduğunu; kurum ve kuruluşlarda bulunan bütün birimleri ve bu birimlerde ne tür belgelerin üretildiğini bilmesi gerekir. Aynı zamanda belge yönetimi programı, söz konusu alanda yaşanan gelişmeleri ve/veya kurumsal değişiklikleri takip edebilmek için eğitimi programları ile sürekli olarak desteklenmelidir. belge yönetimi programI:

13 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi programında yer alan diğer bir unsur ise belge yönetimi el kitabı veya rehberidir. Belge yönetimi, kurumlarda üretilen her türlü belgenin üretim kontrolü, düzenlenmesi, muhafaza altına alınması ve tekrar erişilebilir kılınması için yararlanılan bir kontrol sürecidir. Kurumlarda çalışan herkes belge ya da belgesel işlemlerle ilgili olarak belli bir dereceye kadar sorumludur. Bu nedenle çalışanlar, belge yönetimi programının uygulanmasından da belli bir düzeyde sorumludur. Belge yönetimi rehberleri, belge yönetiminin misyon ve vizyonunu, belge yönetimi programına yönelik kurumsal, birimsel ve/veya bireysel düzeyde ortaya konan rol ve sorumlulukları ve belge yönetimi ilkelerini çalışan herkese duyurmak amacıyla düzenlenir. Diğer bir ifade ile söz konusu rehberler, belge üretiminden hazırlanmasına, uygulanmasından depolanmasına ve düzenlenmesine kadar her ilke ve uygulamaları sorumlu personele duyuran bir bilgi ve başvuru kaynağı olarak hizmet verir. belge yönetimi programI:

14 belge yönetimi programI:
Belge yönetimi rehberleri, belge yönetimi programı içinde yer alan politika ve işlemleri ayrıntılı olarak değerlendiren kaynaklardır. Belge yönetimi rehberleri, farklı evrelerde yerine getirilmesi gereken rol ve sorumluluklar, işlemlerin yürütülmesinde yararlanılan standartlar ve personel eğitimi gibi çeşitli konularda ayrıntılı içeriğe sahip olur. Aslında belge yönetimi rehberleri belge yönetiminin bütün unsurlarını içerir. Bu bağlamda by rehberlerinde yer alması gereken konulara baktığımızda by programında bulunması gereken unsurları da görmüş oluruz. belge yönetimi programI:

15 belge yönetimi programI:
Bir belge yönetimi el kitabında bulunması gereken konular: Bölümler-- Bölüm İçerikleri 1. Belge Programı-- Tanımlar, amaçlar, politikalar ve personel sorumlulukları 2. Belge programının temel evreleri-- Belge sınıflama, dizinler, belge saklama planı 3. Belge kodları-- Belge sınıflama kodları, saklama ve düzenleme kodları 4. Belge sistemi içindeki dosya türleri-- Konu dosyaları, vaka/proje dosyaları, özel dosyalar 5. Saklama planı-- Kalıcı, yarı-kalıcı belgeler ve kısa süreli belge saklama 6. Belge depolama-- Kuruluşun hizmet verdiği site(ler) ve diğer yerleşim merkezleri 7. Programın yıllık olarak değerlendirilmesi-- Her değerlendirmeden sonra programın amaçları ve gereksinimleri

16 belge yönetimi programI:
8. Kâğıt, mikroresim ve elektronik belgeler için üretim ilkeleri ve depolama işlemleri-- Depolama için belgelerin hazırlanması, sınıflandırılması, kodlanması, çapraz referansların hazırlanması, sıralanması; belgelere erişimin sınırlandırılması; belgelerin sistemden ve dosyalardan çıkarılması ve depolama gereçlerinde muhafaza edilmesi işlemleri, yöntemleri ve süresi konuları 9. Belgelerin düzenlenmesi-- Düzenleme işlevi, saklama planının uygulanması, belgelerin paketlenmesi (kutulara yerleştirilmesi) ve etiketlenmesi, depolardaki aktif olmayan belgelere erişim ve imha 10. Belgesel işlemleri içeren kılavuzlar: Dağıtım, muhafaza ve kullanım-- Genel politikalar ve işlemler, belgelerin sınıflandırılması, belge sınıflama-saklama planları ve yönetsel sorumluluklar

17 belge yönetimi programI:
Sonuç olarak bir belge yönetimi programını özetlemek gerekirse şu faktörlerin tümünü kapsayacak bir yapı içinde tasarlanmalıdır: 1. Üretim, sağlama, işletim, dosyalama, depolama ve erişim işlemlerine yönelik kurumsal bilgilerin muhafaza edildiği bütün kayıt gereçlerine yönelik (kağıt, manyetik, optik, mikroform, ses kaseti, video vb.) sistematik kontrol sağlayabilmelidir. 2. Kurum ve kuruluşlarda yapılan bütün faaliyetleri belgelemek; çalışanlar ve/ veya hizmet alanlar bağlamında kurum ve kuruluşlarla ilgilisi olan her birey ya da kurumu yasal olarak koruyacak kanıtları (belgeleri) sağlamak zorundadır. 3. Kullanılmakta olan her tür belge kayıt gerecini tanımlamak, depolamak ve bunlara erişebilmek için standart politika ve süreçler ortaya koymalıdır. 4. Gizli belgelere erişimi kontrollü bir biçimde gerçekleştirecek ilke ve uygulamalar içermelidir. Diğer bütün belgeleri sistematik ve doğru bir biçimde dağıtma özelliğine sahip olmalı ve aynı zamanda doğru bir biçimde erişim sağlayabilmelidir.

18 belge yönetimi programI:
5. Her türlü belgeyi kazalardan ve afetlerden koruyacak ilke ve uygulamalar içermelidir; kurumsal faaliyetlerin devamı için gerekli olan ya da tarihi veya araştırma değerine sahip olan belgeleri afete karşı önlem alma ve iyileştirme planları ile kontrol altına almalıdır. 6. Kurumsal ve yasal gereksinimler ışığında geliştirilen saklama ve imha programına göre belge değerlendirme işlemlerini sürdürecek yapıya sahip olmalıdır Personel, kullanım, donanım ve işlem performansını değerlendirmek için maliyet ve etkinlik kontrolü sağlamalıdır. Bu tür bir kontrol, her bilgi ve/veya belgenin üretimi, kullanımı ve işletiminde aranan niteliği arttıracak; işçilik maliyetini, gereksinim duyulan çalışma alanını ve kaybedilen ya da yanlış dosyalanan belge miktarını azaltacaktır. 8. Program ve program yürütümü hakkında gerekli bilgiye eşit biçimde sahip olmaları ve yapılan değişiklikleri düzenli olarak izleyebilmeleri için çalışan bütün personele eğitim ve öğrenim olanakları sağlamalıdır.

19 belge yönetimi programI:
Dünyada Belge Yönetimi Programlarına Örnekler: University of California Records Management Program Government of Alberta (Canada) Records Management Program