ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI & BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI 27 ARALIK 2012

Bilindiği üzere; Yıl içerisinde öğrencilerle ilgili Birim Öğrenci İşleri, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile birlikte, birbiriyle bağlantılı, birbirini izleyen birçok işlem yapılmaktadır. Bu işlemlerden bazılarının sonucu, belli süreler içerisinde Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına iletilmektedir. Bu nedenle söz konusu üç birimin koordineli çalışması, işlemlerin gecikmeden, zamanında yerine getirilmesi açısından önem taşımaktadır.

Yapılan işlerle ilgili olarak zaman zaman bazı aksamalar olmakta ve işleri süresinde sonuçlandırmakta sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu sıkıntıların küçük önlemlerle ve bu tür bilgilendirme toplantılarıyla giderilebileceği düşüncesiyle belirlediğimiz konuları sizlerle paylaşmak istiyoruz.

KESİN KAYIT-KABUL Üniversitemizde 2013-2014 Eğitim-Öğretim Yılı kesin kayıtları 2-6 Eylül 2013 tarihleri arasında yapılacaktır. Bu nedenle birimlerimizin birim iletişim ve kayıt bilgilerinin Mayıs ayından itibaren güncellenmesi uygun olacaktır.

KESİN KAYIT-KABUL OBİS’te özellikle bilgi girişi manuel yapılan (özel yetenek sınavı, yatay geçiş vb.) öğrencilerin bilgi girişlerinin eksiksiz olarak (T.C numarası ve fotoğrafı eklenmiş olarak) yapılması, Öğrencilerin kimlik/nüfus bilgilerinde değişiklik olması durumunda da gerekli güncellemenin yapılması önem taşımaktadır.

KAYIT YENİLEME Ders kaydı yapılabilmesi ve öğrencilere ders atanabilmesi için yeni açılan derslerin kodlama standardına uygun olarak, ders türleriyle birlikte (Z, OZ, S) tanımlanması ve ders değişiklikleri (kapatma, eşdeğer, vb.) tanımlarının OBİS’te, Ders İşlemleri-Ders Tanımla/Düzelt menüsünden yapılması; Eğitim-Öğretim Rehberinde yer alan bölüm ders programlarının “asilprg” işaretlenerek OBİS’te, Ders Programı Oluştur menüsünden oluşturulması;

KAYIT YENİLEME Seçmeli ders koşullarının Ders İşlemleri/Seçmeli Ders İşlemleri menüsünden kontrol edilerek gerekli düzeltmelerin yapılması, varsa seçmeli ders grupları oluşturulması ve OBİS Koordinatörlüğüne bilgi verilmesi; Kayıt yenileme işlemi yapması beklenen öğrencilerin danışmanlarının OBİS’te, Danışman Hoca Atama menüsünden atanması/kontrol edilmesi;

KAYIT YENİLEME Sistem tarafından katkı payı/öğrenim ücreti bilgilerinin doğru olarak hesaplanabilmesi için; çalışılan yıl ve yarıyıl itibariyle tüm öğrencilerin dönem uzatıp uzatmadıkları (aktif sınıf, aktif yarıyıl, toplamdaki yarıyıl) ve son öğrenci durum (KD, KS, KY, Mezun, Okuyor vb.) bilgilerinin OBİS’te, Öğrenci İşlemleri-Öğrenci Dönem-Durum Kontrolü menüsünden kontrol edilmesi ve tamamlanması,

KAYIT YENİLEME Yeni dönem için sistem tarafından hesaplattırılmış olan katkı payı/öğrenim ücreti miktarlarının kontrol edilerek onay verilmesi, sorun olması halinde OBİS Koordinatörlüğü ile bağlantı kurulması gerekmektedir.

KATKI PAYI VE ÖĞRENİM ÜCRETİ Katkı payı/ öğrenim ücreti iadesi ile ilgili yapılması gereken işlemler yazı ekinde birimlere gönderilmiştir. OBİS.NET üzerinden de öğrencilere gerekli duyuru yapılmıştır. Öğrencilerin 15 Ocak 2013 tarihine kadar IBAN numarası girişlerini yapmaları gerekmektedir.

KATKI PAYI VE ÖĞRENİM ÜCRETİ Yapılan protokol gereği Halk Bankasının, öğrenciler tarafından yatırılan katkı payı/öğrenim ücreti vb. ödemeleri için herhangi bir ücret ve masraf almaması gerekmektedir. Bu konuda öğrencinin bilgilendirilmesi yararlı olacaktır.

KATKI PAYI VE ÖĞRENİM ÜCRETİ Bütün ödemelerin sistem üzerinden yapılmasını sağlamak amacıyla manuel ödeme gerektiren durumlarda OBİS Koordinatörlüğü ile bağlantıya geçilecektir.

YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ Yabancı uyruklu öğrencilerin sisteme girişleri ile ilgili olarak, Öğrenci İşlemleri/ Kimlik Bilgi İşlemleri menüsünden girişlerin, (Yabancı Uyruk Numaraları, burslu olup olmadıkları, hangi bursa tabi oldukları, ülkelerindeki ve Türkiye’deki adres vb.) ayrıntılarına dikkat edilerek eksiksiz olarak girilmesi gerekmektedir. Ayrıca KKTC uyruklu öğrencilerin sisteme kayıtlarının, yabancı uyruklu öğrenci olarak yapılması gerekmektedir.

YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİ Yabancı uyruklu öğrencilerin Sosyal Güvenlik Kurumu girişlerinin, öğrencinin kayıt tarihini takip eden 1 ay içerisinde yapılması gerekmektedir.

KAYIT DONDURMA Kayıt dondurdu durum bilgisi, OBİS’e zamanında işlenmeli ve açıklama kısmına kararın tarihi ile kayıt dondurma nedeni açıkça belirtilmelidir. İki yarıyıl kayıt dondurulmuşsa her iki yarıyıla da durum bilgisi işlenmelidir. Kayıt donduran öğrencilerin OBİS’te toplam yarıyılları daha özenli kontrol edilmelidir. Bu durum katkı payı/öğrenim ücretlerinin hesaplanmasında, burslu öğrencilerin bursluluk durumunun devamı için önem taşımaktadır.

BÖLÜM/PROGRAM AÇMA KAPAMA Bölüm/program açma dosyaları hazırlanırken istenen kriterlerin yerine getirilmesi gerekmektedir. Öğrenci alınabilmesi için bölüm/programlarda kendi alanında ve kadrolu Öğretim Elemanına sahip olma koşulu dikkate alınmalıdır.

BÖLÜM/PROGRAM AÇMA Meslek Yüksekokulları tarafından alınan (bölüm-program açma kapama, genel kontenjanların bildirilmesi, ders programları vb.) kararlar mutlaka öncelikle MEYOK’a gönderilmeli, MEYOK’tan çıkan şekliyle Eğitim-Öğretim Komisyonunda görüşülmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gelmelidir.

SINAV CETVELLERİ Sınav cetvellerinin (Yarıyılsonu, tek ders, yaz okulu) akademik takvimde belirtilen ÖİDB son teslim tarihi göz önüne alınarak ve ders programında yer alan sıraya uygun olarak hazırlanıp gönderilmesi gerekmektedir.

NOT/DERS DEĞİŞİKLİĞİ Sistem üzerinden not değişikliği yapmak için OBİS açma talepleri ile çok sık karşılaşılmaktadır. Bu durum hem birimlerde hem de Başkanlığımızda işgücü ve zaman kaybına neden olmaktadır. Eğitim-Öğretim Yönetmeliği ve akademik takvimde belirtilen tarihler dışında OBİS açılması isteklerinin en aza indirilmesi için birimlerde (öğretim elemanlarının not girişlerini zamanında yapmalarının istenmesi, danışmanların kayıt yenilemeleri zamanında ve doğru onay vererek yapmalarının istenmesi vb.) gerekli önlemler alınmalıdır.

NOT/DERS DEĞİŞİKLİĞİ Eğitim-Öğretim Komisyonunun 12.12.2012 tarihli toplantısında bu konuda alınan karar gereğince “Hatalı girilen veya zamanında girilmeyen notlar /ders kayıtları için, öğretim elemanının/ danışmanın dilekçe ile başvurusu üzerine, ilgili birim Yönetim Kurulu kararı alınması; söz konusu kararın birim öğrenci işleri bürosuna gönderilmesi, birim öğrenci işlerince ilgili öğretim elemanına otomasyona girme yetkisi verilmesi ve öğretim elemanı tarafından giriş yapılması.” şeklinde bir süreç işletilecektir. Konu ile ilgili bilgilendirme yazısı birimlerimize gönderilmiştir.

BİRİM YÖNETİM KURULU KARARLARI Yatay geçiş/dikey geçiş, kayıt dondurma gibi nedenlerle alınan Yönetim Kurulu Kararlarında öğrenci ile ilgili bilgiler tam olarak yer almalıdır. (Öğrenci Adı, Soyadı, Öğrenci No, Bölümü, Ders Kodu, Ders Adı, Eğitim-Öğretim Dönemi, Notu, Sınav Türü vb. ) Karar ilgili birimin öğrenci işleri tarafından eksiksiz olarak sisteme işlendikten sonra Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmelidir.

GEÇİCİ MEZUNİYET BELGESİ/DİPLOMA Basımı gerçekleştirilen diploma veya geçici mezuniyet belgelerinin imza sürecinin gecikmeden tamamlanması sağlamak üzere Rektörlüğe görevli olarak gelen her personelin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gelerek belgeleri teslim alması, Aynı yerleşke içerisinde bulunan birimlerden Rektörlüğe gelen personelin diğer birimlerin belgelerini de teslim alması yararlı olacaktır.

GEÇİCİ MEZUNİYET BELGESİ/DİPLOMA Bazı birimlerin Geçici Mezuniyet Belgelerine Mühür basmadığı gözlenmektedir, Yönerge gereği birim mührü mutlaka basılmalıdır. Basımı yapılan diplomaların imza sürecinin uzamaması açısından; Vekalet işlemlerinde kullanılan Form II belgesinin zamanında sisteme aktarılması, Gelecekte de elektronik imza uygulamasına geçilmesi yararlı olacaktır.

GEÇİCİ MEZUNİYET BELGESİ/DİPLOMA Öğrencinin mezuniyetine ilişkin belgelerin yanında Üstün Başarılı/Onur Öğrencisi listesinin de gönderilmesi gerekmektedir. Öğrenciye diplomasının hazır olduğuna ilişkin bilginin, Daire Başkanlığımızdan teyit alındıktan sonra verilmesi yararlı olacaktır. Başkanlığımız web sayfasında da konuya ilişkin bilgilendirmeler yapılmaktadır.

İSTATİSTİK Her ayın son iş günü mesai bitimine kadar olan sayısal değişikliklerin, Aylık İstatistik Formuna işlenerek takip eden ayın 2. haftasına kadar Başkanlığımıza gönderilmesi, Gönderilen Aylık İstatistik Formundaki sayısal bilgilerin OBİS/ENSBİS’te bulunan verilerle uyuşmasının sağlanması gerekmektedir.

İSTATİSTİK Öğrencilerin durum bilgisi değişikliklerinin OBİS’teki Öğrenci İşlemleri/Durum Bilgileri menüsünden zamanında güncellenmesi, Öğrenci İşlemleri/Kimlik Bilgi İşlemleri menüsündeki yarıyıl/toplam yarıyıl bilgileri, istatistiki bilgileri etkilediğinden tüm öğrenciler için dikkatle kontrol edilmesi gerekmektedir.

DİSİPLİN CEZALARI Verilen disiplin cezalarının süresi içerisinde YÖKSİS’e girilebilmesi için, birimler tarafından üç gün içerisinde OBİS/ENSBİS’e bilgi girişlerinin yapılması gerekmektedir.

YAZIŞMALAR Bazı yazışmalarda doğru desimal numarası kullanılmadığı görülmektedir. Bu konuda Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı Doğrultusunda uygulama yapılması gerekmektedir; Cevabi yazılarda bazen ilgi yazımızın belirtilmediği, bazen de başka konuya ait yazının ilgi tutularak gönderildiği görülmektedir; Doğru dosyalama ve arşivleme açısından belirtilen konulara dikkat edilmesi gerekmektedir.

YAZIŞMALAR Birimlerden gelen yazıların çoğu konunun aciliyeti gerekçe gösterilerek Başkanlığımıza bırakılmakta, Başkanlığımız personeli tarafından Rektörlük Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilmektedir. Birimlerden gelen bütün yazıların, Daire Başkanlığımıza ulaşma tarihi de göz önüne alınarak ekleriyle birlikte Rektörlük Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir.

YAZIŞMALAR Birimlerden tarihli-süreli olarak istenen yazıların cevaplarının zamanında gelmemesi nedeniyle telefonla bilgi alınmaya çalışılmaktadır. Bu durum da sağlıklı bilgi alınamamasına, zaman ve emek kaybına neden olmaktadır.

GENEL Birim öğrenci işleri personelinin, öğrenci işleriyle ilgili sorunların çözümü konusunda öncelikle Fakülte / Yüksekokul sekreterlerine başvurmaları, çözüm getirilememesi halinde Daire Başkanlığımızla iletişime geçilmesinin uygun olacağı düşünülmektedir.

GENEL Başkanlığımızca yürütülen işlerle ilgili olarak birimlerden istenen bilgilere ait belgelerin (kontenjanlar, koşullar, ders programı değişikliği, ders programı oluşturma, eşdeğerlik, istatistik bilgi formu vb.) belirlenen formatta gönderilmesi önem taşımaktadır.

SONUÇ Birimlerde yürütülen işlerin akademik takvime, çalışma takvimine ve son gönderme tarihine uygun olarak planlanması ve yürütülmesi halinde herhangi bir sorun yaşanmayacağı düşünülmektedir.

TEŞEKKÜRLER