Sık Kullanılan Fonksiyonlar ve Uygulamaları MICROSOFT EXCEL Sık Kullanılan Fonksiyonlar ve Uygulamaları Mesut ŞEN Nisan 2014

Mesut Şen kimdir? 1978 Yılında Bursa ‘da doğdum. İlk ve Orta Eğitimlerimi Bursa’da yaptım. Sakarya Üniversitesi Endüstriyel Elektronik bölümünden mezun oldum. İş hayatına 1996 yılında Lise’den mezun olduktan sonra ISIŞAH A.Ş. ‘de Satınalma personeli, daha sonra Üretim planlama alanında görev yaptım. Aynı sürelerde firmanın bilgi işlem sorumluluğunu da yaptım. Daha sonra birçok yerel radyoda programcı ve teknik masa görevlisi olarak çalıştım. 1999 – 2000 yıllarında Motorola Türkiye bünyesinde Güney Marmara Bölgesi Hareketli Test Operatörü(DTO) olarak görev yaptım. 2002 yılında askerlik görevinden sonra Erişim Bilgisayar ‘da yazılımcı ve teknik personel olarak görev yaptım. 2004 yılında Çağplas A.Ş. ‘de bilgi işlem sorumlusu ve İdari İşler sorumlusu olarak görev yaptım . Bugün itibariyle Freelance olarak Masaüstü ve Web yazılım işleri yapmaktayım. İnternet Sitesi http://www.m-sen.net Facebook https://www.facebook.com/mesut.sen.524 E-Mail m.sen@m-sen.net mesutsen@İkayder.org

DOSYAlar ve sunum Bu derse ait içeriklere http://www.ikayder.com ve http://www.m-sen.net/dersler/İkayder/dersler/ adreslerinden ulaşabilirsiniz…

KONU – 1 Mıcrosoft excel ‘e hızlı bakış Bir alan seçmek, kolon ve satırları seçmek, kolon ve satır genişliklerini ayarlamak, Mutlak adresleme, Hücrelere ve alanlara ad vermek, çalışma sayfası dışındaki hücreleri ve alanları kullanmak. Köprü oluşturmak, Hücreleri biçimlendirmek, Listeyi sıraya dizmek, yazdırılacak alanı belirlemek

Excel ? Excel Microsoft tarafından geliştirilmiş ve Office yazılımı içerisinde satışı yapılan bir elektronik tablo hesaplama programıdır. İlk olarak Apple bilgisayarlar için EXCEL for Macintosh 1.0 olarak piyasaya sürülmüştür. Daha sonra farklı platformlarda da çalışmak üzere Excel 2.0 geliştirilmiştir. Ardından da bu alanda birçok yazılımı geride bırakarak günümüze kadar hayatta kalmıştır.

Excel ? 1982 yılında Multiplan adıyla piyasaya sürülmüştür. 1985 yılında Apple bilgisayarlar için Excel For Macintosh 1.0 1990 yılında Excel 3.0 1992 yılında Excel 4.0 1994 yılında Excel 5.0 1996 yılında Office 95 ismiyle Excel 6.0 (Access programları ile birlikte) Bugün Excel olarak genellikle Office 2003 (XP), Office 2007, Office 2010 ve Office 2013 (Office 365) paketleri içerisinde kullanılmaktadır. Biz bu dersimizde Office 2007, Office 2010 ve Office 2013 sürümlerini dikkate alacağız.

EXCEL ‘in bölümleri

EXCEL ‘in bölümleri

Bir alan seçmek Excel ‘de bir alan seçmek çok basittir. Bir alanı seçebilmek için açık olan çalışma alanında Mouse yardımıyla başlangıç noktası seçilerek Mouse sağ tuşu bırakılmadan son hücreye kadar hareket edilerek seçilebilir. Bunun dışında SHIFT tuşuna basarak son hücre Mouse ile tıklanarak bir alan seçilebilir. Klavyeden ise; SHIFT tuşu basılı halde ok tuşları ile hareket edilerek bir alan seçilebilir. Klavyeden CTRL + SHIFT tuşları basılı halde ok tuşlarına basılırsa ok yönündeki tüm alan seçilebilir.

Bir alanı seçmek ne işe yarar? Bir alanı seçmek; seçili olan alandaki verileri(bilgileri) Biçimlendirme Ad vermek Grafik oluşturmak Fonksiyon referansı olarak kullanmak Sıralama ve Filtreleme gibi işlemler için kullanılabilir.

KOLON / SATIR SEÇMEK Bir kolonu seçmek için «A,B,C…» olarak tanımlanmış olan kolon başlıkları Mouse ile tıklanarak veya klavyeden «CTRL + BOŞLUK» tuşlarına basarak seçilebilir. Bir satırı seçmek için «1,2,3…» olarak tanımlanmış olan satır başlıkları Mouse ile tıklanarak veya klavyeden «ALT + BOŞLUK» tuşlarına basılarak seçilebilir.

KOLON genişliği Bir kolonun genişliğini ayarlamak için kolon başlığı üzerinde Mouse ile gelinir başlığın sağ kısmına yaklaşıldığında kursor + şeklini aldığında sağa veya sola doğru hareket ettirilerek kolon genişliği ayarlanabilir. Kolon genişliğini içerisinde bulunan veriye uygun olarak Otomatik Ayarlanması için Mouse kursorü + halini aldığında çift tıklanarak otomatik olarak kolon genişliğinin ayarlanması sağlanabilir.

Satır yüksekliği Bir satırın yüksekliğini ayarlamak için satır başlığı üzerinde Mouse ile gelinir başlığın alt kısmına yaklaşıldığında kursor + şeklini aldığında yukarı veya aşağı doğru hareket ettirilerek satır genişliği ayarlanabilir. Satır yüksekliği içerisinde bulunan veriye uygun olarak Otomatik Ayarlanması için Mouse kursorü + halini aldığında çift tıklanarak otomatik olarak satır yüksekliğinin ayarlanması sağlanabilir.

Mutlak adresleme Excel çalışma alanında bulunan her kutucuk (Hücre) bir referans numarası ile adlandırılmıştır. Bu adlandırma; bulunduğu kolonun Harfi, bulunduğu satırın numarası şeklindedir. «A9, H27, J200, AD992» gibi. Bu referans numaraları bize fonksiyonlarımızda hangi hücreler ile işlem yapacağımızı belirlemede kullanılır. Bir formülde, bir hücreye, bir alana referans verirken 4 tip referans kullanabiliriz. Relatif : Bir formülü bir başka hücreye kopyaladığımızda kolon ve satır numaraları değişir. = G10 bir relatif bir referanstır. « Çünkü Excel aslında mevcut hücreden kaç satır aşağıya veya yukarıya, kaç kolon sağa veya sola referans verildiğini tutar »

Mutlak adresleme Mutlak : Formülü bir başka hücreye kopyaladığımızda kolon veya satır numaraları değişmez. =$A$87 Karışık : Formülü bir başka hücreye kopyaladığımızda kolon veya satır numaralarından hangisi mutlak ise o sabit kalır, relatif olarak belirtilen değişir. =$H78 >>> Burada kolon adı sabit «mutlak» satır numarası «relatif» tir. =H$78 >>> Burada kolon adı relatif, satır numarası sabit «mutlak» tır. Bir formülü yazarken seçili hücreyi mutlak olarak tanımlamak için F4 tuşuna basarak mutlak hale getirebiliriz

Mutlak adresleme Ad (Named Range) : Ad tanımlanırken önceki üç referans tipinden hangisi kullanıldıysa o geçerli olur.

Hücrelere / alanlara ad vermek Formül yazarken F3 tuşuna basılarak tanımlı olan alanlar görüntülenebilir! Mutlak adresleme yöntemiyle formüllerimizde sabit kalmasını istediğimiz alanları belirleyebiliyoruz. Ancak bu seferde formüllerimiz çok karmaşık ve okunması zor hal alıyor.

Çalışma sayfası dışındaki hücreleri ve alanları kullanmak Bazen verilerimiz farklı çalışma sayfalarında hatta farklı çalışma dosyalarında olabilir. Farklı çalışma sayfalarındaki verilere ‘ = ‘ ile ulaşabiliriz. Yada; Sayfaİsmi!HücreAdresi veya ‘Sayfaİsmi’!HücreAdresi şeklinde de ulaşabiliriz. Farklı çalışma dosyasındaki verilere yine ‘ = ‘ ile ulaşabileceğimiz gibi; ‘[ÇalışmaDosyasıİsmi]Sayfaİsmi’!HücreAdresi şeklindede ulaşabiliriz =[Kitap1.xlsx]Sayfa1!A93 =‘C:\Deneme\[Kitap1.xlsx]Sayfa1’!A93 ÖRNEK

Köprü oluşturmak (hyperlınk) Excel kullanıcılarının kullandığı Hyperlink özelliği, Excel dosyalarımız içinde dolaşmayı kolaylaştırır.

HÜCRELERİ BİÇİMLENDİRMEK Excel ‘in en temel özelliği hücrelerin biçimlendirilmesi özelliğidir. Her hücre ayrı ayrı veya toplu olarak biçimlendirilebilir. Bir hücreyi biçimlendirmek için Mouse ‘un sağ tuşuna basılıp « Hücreleri Biçimlendir » tıklanabilir, yada klavyeden CTRL + 1 tuşlarına basılarak biçimlendirme menüsüne ulaşıla bilinir.

Listeleri sıraya dizmek Excel ‘in 2007 versiyonları öncesinde listede bir kolona göre sıralama yapılabilirken, 2007 ve sonrası versiyonlarda birden fazla kolona göre sıralama yapılabilmektedir. Bir listeyi bir kolona göre sıralamak için kolon başlığı seçilir ve Ribbon menü üzerindeki A->Z veya Z->A butonuna tıklanarak sıralama yapılabilir. Birden fazla kolona göre sıralama yapmak için Özel Sıralama (Custom Sort) tıklanarak birden fazla kolona göre sıralama yapılabilir.

Yazdırma alanı belirlemek Excel ‘de belirli bir alanın yazıcıdan çıktısının alınması amacıyla kullanılır. Bir yazdırma alanını belirlemek için Sayfa Düzeni sekmesinden Yazdırma Alanı butonu tıklanarak belirlenebilir.

KONU – 2 Mıcrosoft excel sık kullanılan fonksiyonlar ve uygulamaları

Genel bilgiler Excel içerisinde fonksiyonları kullanabilmek için veya hücre içerisinde = ifadesi yazılarak başlanabilir. Fx ‘e tıklantığında Excel’in tüm fonksiyonlarının listelendiği menü görüntülenir. Buradan uygun fonksiyon seçilerek gerekli verilerin yolları gösterilir. EXCEL 2003 _________________ 329 adet EXCEL 2007 _________________ 341 adet EXCEL 2010 _________________ 402 adet EXCEL 2013 _________________ 453 adet Fonksiyon bulunur. Ortalama 70 – 80 arası fonksiyon bilinerek genel birçok işlemi yapabilmek mümkün.

Genel bilgiler Bir formül yazılırken dikkat edilmesi gerekenler; Formüller = ile başlamalıdır. Formüller yazılırken boşluk kullanılmaz. Formüller içerisinde açılan parantezlerin tümünün kapatılması gereklidir. Formül yazılırken sabit sayılar, hücre adresleri, hücre adları ve bölge adları kullanılabilir. Alan adları ve Hücre adlarında Türkçe karakter kullanılması tavsiye edilmez

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar Mantıksal ve matematiksel fonksiyonlar Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar IF (EĞER) Bilgisayarları üstün yapan özelliklerden birisi karar verebilme mekanizmasıdır. Bir işlemin sonucuna göre karar verip (Doğru-Yanlış) oluşuna göre sonuç üretebilirler. IF (EĞER) fonksiyonu da bir karar (Mantıksal) fonksiyondur. =IF(Koşul;Doğruysa;Yanlışsa) =EĞER(Koşul;Doğruysa;Yanlışsa) SÖZ DİZİMİ Bir personelin maaşının B2 hücresine, aylık ürettiği parça sayısı D2 hücresine yazılmış olsun, personel 500 adet parçadan fazla ürettiğinde prim sistemi ile %10 ödüllendirildiğinde alacağı primi hesaplayalım. =EĞER(D2<500;0;B2*0,10) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar AND ( VE ) Tüm verilen koşulların doğru olup olmadığını denetler, Tümü doğru ise DOĞRU, bir tanesi yanlış ise YANLIŞ ifadesi döner. =AND(Koşul1;Koşul2;Koşul3…) =VE(Koşul1;Koşul2;Koşul3…) SÖZ DİZİMİ Az önceki örnekte C2 hücresinde personelin prim sistemine dahil olup olmadığını belirten E veya H ifadesinin olduğunu, personel prim sistemine dahil ise prim alabileceğini düşünerek formülümüzü yenileyelim. =EĞER(VE(C2=’’E’’,B2<500);0;B2*0,10) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar OR ( YADA ) Tüm verilen koşulların doğru olup olmadığını denetler, Tümü yanlış ise YANLIŞ,diğer durumlarda doğru döner. =OR(Koşul1;Koşul2;Koşul3…) =YADA(Koşul1;Koşul2;Koşul3…) SÖZ DİZİMİ Yine aynı örneğimizi geliştirmeye devam edelim. Eğer personel aylık çalışma süresi içerisinde raporlu gün sayısı 0 dan büyükse 500 parça üretip üretmediğine bakılmaksızın prim hesaplaması yapalım. =EĞER(VE(D4=’’E’’;YADA(C2>=500;E2=0));B2*0,1;0) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar NOT ( DEĞİL ) Mantıksal değer DOĞRU ise YANLIŞ, YANLIŞ ise DOĞRU değerini döner. =NOT(Mantıksal Değer) =DEĞİL(Mantıksal Değer) SÖZ DİZİMİ Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar ıferror ( eğerhata ) Excel içerisinde yazdığımız formüllerin değerleri değiştirildiğinde bazen #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NULL! Gibi hatalar verir. Bu hataların listemiz içerisinde gözükmesi oldukça sinir bozucu olabilir. Bu hatalardan kurtulmak için IFERROR veya EĞERHATA fonksiyonu kullanılır. =IFERROR(Değer;Hatalıysa Değer) =EĞERHATA(Değer;Hatalıysa Değer) SÖZ DİZİMİ Örnek olarak kullandığımız tabloda personelin ürettiği parçanın maaşına bölünerek birim maliyetini bulalım. =EĞERHATA((B2/C2);0) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar MIN ( MİN ) Liste içerisinde belirtilen hücrelerin değerlerinden en düşük olanı verir. =MIN(C2:C8) =MİN(C2:C8) SÖZ DİZİMİ Tablomuzdaki en düşük parça üretim sayısını bulalım. =MİN(C2:C6) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar MAX ( MAK ) Liste içerisinde belirtilen hücrelerin değerlerinden en büyük olanı verir. =MAX(C2:C8) =MAK(C2:C8) SÖZ DİZİMİ Tablomuzdaki en yüksek parça üretim sayısını bulalım. =MAK(C2:C6) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar ABS ( MUTLAK ) Verilen değer 0 dan büyük ise aynı değeri, küçük ise pozitif değerini(+ değerini) geri döner. Basit ve çok kullanılan bir fonksiyondur. =ABS(C2) =MUTLAK(C2) SÖZ DİZİMİ Tablomuzdaki Halil MOR isimli personel hatalı üretim yaparak -200 adet hatalı parça üretmiş olduğunu varsayalım ve mutlak değerini alalım. =MUTLAK(C5) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar Round ( yuvarla ) Bu fonksiyona ait YUKARIYUVARLA, AŞAĞIYUVARLA,KAT, TAVAN gibi varyasyonları vardır. Biçimlendirme ile bir sayının görünen kısmını ayarlamak sayı üzerinde herhangi bir değişiklik yapmaz, sadece görünümünü değiştirir. Hesaplamalarda olduğu gibi kullanılır. Ancak YUVARLA fonksiyonu ile sayı üzerinde istenilen yuvarlama yapıldıktan sonraki hali kullanılır. =ROUND(Sayı;Sayı_Rakamlar) =YUVARLA(Sayı;Sayı_Rakamlar) SÖZ DİZİMİ Tablomuzda hesapladığımız birim parça maliyetini sonunda hiç küsürat olmayacak şekilde yuvarlayalım. =YUVARLA(I2;0) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar RoundUP ( YUKARIyuvarla ) Ondalık değerleri verilen hassasiyet değerine göre yukarıya (üst değere) yuvarlar. =ROUNDUP(Sayı;Sayı_Rakamlar) =YUKARIYUVARLA(Sayı;Sayı_Rakamlar) SÖZ DİZİMİ Tablomuzda hesapladığımız birim parça maliyetini sonunda hiç küsürat olmayacak şekilde yuvarlayalım. =YUKARIYUVARLA(I2;0) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar RoundDOWN ( AŞAĞIyuvarla ) Ondalık değerleri verilen hassasiyet değerine göre aşağıya (alt değere) yuvarlar. =ROUNDDOWN(Sayı;Sayı_Rakamlar) =AŞAĞIYUVARLA(Sayı;Sayı_Rakamlar) SÖZ DİZİMİ Tablomuzda hesapladığımız birim parça maliyetini sonunda hiç küsürat olmayacak şekilde yuvarlayalım. =AŞAĞIYUVARLA(I2;0) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar

Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar MOD ( MOD ) Verilen matematiksel bölme işleminden kalanı verir. =MOD(Sayı;Bölen) SÖZ DİZİMİ Tablomuzdaki çalışanların ürettiği parçaları 20 ye bölüp, kalan değeri bulalım. =MOD(C2;20) ÖRNEK Mantıksal & Matematiksel fonksiyonlar