ORYANTASYON Nedim Kaya Kasım 2011 Ders: İnsan Kaynakları Yönetimi Dersi Veren Öğretim Elemanı: Yrd. Doç. Dr. Yavuz KAHRAMAN

Sunum Planı Oryantasyon tanımı Oryantasyon süreci Oryantasyon sürecinde eğitim Oryantasyon kontrol listeleri Oryantasyonda karşılaşılabilecek sorunlar Oryantasyon uygulamasının faydaları Örnek oryantasyon uygulamaları

Tanım Oryantasyon: İşletmeye iş için başvuran bir personel adayının, bu dileğinin kabul edilmesinden sonra, işletmenin yeni bir personeli olarak işe başlayabilmesi konusunda yapılan eğitim ve uyum sağlama sürecidir. Çalışan Oryantasyonu: çalışanların yeni iş çevresiyle tanıştırılması ve adaptasyonudur.

Oryantasyon süreci Oryantasyon süreci temel olarak üç bölümden oluşur; genel oryantasyon, departman oryantasyonu ve işe yönelik oryantasyon.  Genel oryantasyonda şirketin tamamının yönetimine dair bütün branş ve departmanlar için geçerli olan bilgilendirmeler yapılır. İşle alakalı olmayan sağlık, güvenlik, sosyal haklar, ilk yardım ve acil durum prosedürleri, fiziki yapıdan bahsedilir. Departmana yönelik oryantasyon kısmında ise sadece o bölümdeki kişiler için daha fazla gerekli olan bilgiler ve işleyiş detaylarından bahsedilir. İşin detayına yönelik oryantasyon sürecinde ise iş ile ilgili gereklilikler, zorunluluklar, beklentiler, uygulamalar ve işle ilgili olarak çalışma arkadaşları ile olan iş temelli ilişkiler ele alınır.

Oryantasyon süreci Oryantasyon Programı İşletmenin Tanıtılması: İşletmenin tarihi, örgütsel yapısı, üst yönetim pozisyonları ve yöneticiler, üretilen mal ve hizmetler, üretim hattı. Personel Haklarının Açıklanması: Ücret ödeme yöntemleri ve ödeme günleri, resmi tatil ve bayram izinleri, çalışma saatleri ve mola süreleri, sigorta düzenlemeleri. Tanıştırma: İlk yöneticiyle, diğer yöneticilerle, eğitimcilerle, çalışma arkadaşlarıyla, personel danışmanlarıyla.

Oryantasyon süreci Oryantasyon Programı İşle İlgili Bilgilerin Açıklanması: Çalışma yeri, işi oluşturan görevler, iş güvenliği, işin konumu, işin amacı, işin diğer işlerle ilişkisi. Eğitim programının açıklanması: Çalışanın uyumunu kolaylaştıracak ilgili olduğu işe yönelik eğitimlerin verilmesi amacıyla programın belirtilmesi muhtemel belirsizlikleri ve iş kayıplarını önleyecektir. Eğitimin zamanında verilmesi personeli yetersizlik duygusundan kurtaracak, iş arkadaşları ile de daha uyumlu olmasını kolaylaştıracaktır.

Oryantasyon süreci Yeni Çalışanın İntibak Planlaması Yeni çalışana yönelik çalışma yapacak insan kaynakları sorumluları ve yöneticileri için bazı aktivitelerin yapılması yol gösterici olacaktır. Aşağıdaki soruların cevapları yeni işe başlayacak personele yönelik planlama yapılmasında önemli bir alt yapı oluşturacaktır. Çalışanın iş/kariyer geçmişi nasıldır? Çalışandan performans sergilemesi umulan zaman dilimi nedir? (geçici, destek veya kalıcı personel) Çalışanın en verimli çalışabileceği pozisyon nedir? Çalışanın en verimli çalışabileceği kişiler kimlerdir? Çalışana yönelik iç ve dış kaynaklar nelerdir? Personele ve birimlere yönelik özel durumlar var mı?

Oryantasyon süreci Oryantasyon Fazları İşyerine yeni gelecek personelin yönlendirilmesi, başarılı ve verimli iş ilişkileri sağlayabilmek için çok önemlidir. İşe başlayacak personelin ilk günü, ilk haftası ve ilk ayı başarılı bir iş süreci için oldukça dikkat isteyen bir zaman dilimidir. Yeni elemanın en kısa sürede yeni işi, iş yeri ve iş arkadaşları ile kaynaşabilmesi için organizasyon yapısını, kendisinin organizasyondaki rolünü ve verimli çalışmasını engellemeyecek şartları öğrenmelidir.

Oryantasyon süreci Oryantasyon Fazları – İlk Gün ve Öncesi İlk gün öncesi organizasyonu İş yerinin bulunduğu yer bilgisinin verilmesi /Mesai saatleri bilgilendirmesi / Ulaşım imkânları / İş yerine giriş kartı Çalışma alanı düzenlemesi Çalışma alanında masa, mobilya gibi çevresel şartlarının yerine getirilmesi / Çalışmaya uygun ergonomik koşulların sağlanması / Telefon, bilgisayar, yazıcı gibi ofis malzemelerinin temin edilmesi. Başlangıç Yeni başlayan çalışana yönelik ideal bir buluşma ve karşılama düzenlenmesi. / Diğer çalışanların, yeni çalışan hakkında bilgilendirilmesi

Oryantasyon süreci Oryantasyon Fazları – Çalışanın İlk Günü Yeni çalışanla ilişkili herkesin bilgilendirilmesi ve tanıştırılması. Çalışanla oryantasyon planının gözden geçirilmesi ve planlama Pozisyon tanımı, iş tanımı, performans beklentilerinin izahı Çalışma saatleri, güvenlik bilgileri, iş yeri çevre birimlerinin belirtilmesi Bilgisayar, yazıcı gibi ofis malzemelerinin çalıştığının kontrol edilmesi İş yeri e-posta sisteminin ve intranet kullanımının anlatılması. Resmi evrakların ve kurum içi formların doldurulması.

Oryantasyon süreci Oryantasyon Fazları – Çalışanın İlk Haftası Departman organizasyon yapısının gözden geçirilmesi, işe ve çalışana yönelik detayların gözden geçirilmesi, çalışanın pratiklere başlaması. Mümkünse tecrübeli bir çalışanla yeni elemanın badi yapılması. Görülmesi gereken eğitimler hakkında bilgilendirme.

Oryantasyon süreci Oryantasyon Fazları – Çalışanın İlk Ayı İş amaçlarının ve planlarının gerçekleştirilmesi Performans yönetim sistemine giriş. Performans yönetim planı ve kariyer adımlarının yönetici ile beraber tamamlanması Müşterilerle ve paydaşlarla görüşmelerin başlaması. Oryantasyon planının geliştirilmesi.

Oryantasyon Sürecinde Eğitim Eğitim ve geliştirme teknik ve metotları iki grupta incelenebilir. Bunlardan ilki iş odaklı programlardır. Bu programlar, eğitim ve geliştirme faaliyetlerini doğrudan iş performansı ile ilişkilendirirler. Örneğin, iş başında eğitim, çıraklık eğitimi, simülasyon eğitimi, sistematik iş rotasyonu ve transferi. İkinci grupta, iş dışına dayalı programlar yer almaktadır. Örneğin, konferans yöntemi, bilgisayar destekli eğitim ve programlı eğitim gibi. Bir işletmenin kullanabileceği eğitim metotları iş başı eğitim metotları, iş dışı eğitim metotları veya iş başı – iş dışı eğitim metotlarından oluşan bir kombinasyon olmak üzere üç başlık altında incelenebilir.

Oryantasyon Kontrol Listeleri – İlk Gün Hoş geldin yapıldı mı ve ilk gün planı tartışıldı mı? Çalışma alanı gezdirildi mi? Çalışma alanı dışındaki dinlenme mekânları, kafeterya gibi alanlar tanıtıldı mı? Çalışana özel bilgisayar ve çevre uygulamalarına ait şifre ve kullanıcı bilgileri verildi mi? Çalışma arkadaşları ile birlikte yemek yendi mi? Eğer yapıldıysa iş yeri badisi ile tanıştırıldı mı? İş tanım kartı ve dokümanları gözden geçirildi mi? Organizasyon şeması izah edildi mi? Şu bilgilerin verilip verilmediği kontrol edildi mi?: Çalışma saatleri, mesai bilgileri, ofis uygulamaları, kullanıcı bilgileri, iş yeri güvenlik bilgileri, çeşitli kurallar.

Oryantasyon Kontrol Listeleri – İlk Hafta Çalışma alanındaki gerekli tüm işe yönelik malzemelerin tamamlandı mı? İlk hafta çalışmaları hakkında bilgilendirme yapıldı mı? Departman personel müdürü ile şu maddeler gözden geçirdi mi? Tüm resmi işlemlerin tamamlanmış olması, prosedürlerin ve çalışan haklarının bildirilmesi, sağlık sigortası ve benzeri sosyal hakların bildirilmesi, çalışmaya yönelik zaman planı.

Oryantasyon Kontrol Listeleri – İlk Aylar Çalışanlar iş tanımı detayları, performans standartları ve iş kuralları gözden geçirildi mi? Çalışana oryantasyon süreci ile ilgili kampus kültürü, kampus yapısı, sağlık, güvenlik ve sosyal hakların gözden geçirildi mi? İlk altı ay Performans standartları ve iş süreci gözden geçirildi mi?

Oryantasyonda karşılaşılabilecek sorunlar Kırtasiye prosedür işlemlerinin çok olması Aşırı bilgi yüklemesi Bilgi kirliliği oluşma ihtimali Korkutucu yöntemler kullanılma tehlikesi Çok fazla birebir iletişim yapılmasına neden olması Kısa süreli anlatımda çok şeyin anlaşılması durumu Takip zorluğu olması Programın planlamadan ilerlemesi Yeni elemanın yeni iş hakkında tamamen bilgisiz olması Elemanın kendini yabancı olarak görmesi

Oryantasyonun Faydaları Başlangıç maliyetinin azalması: oryantasyon eğitimi sürecinin iyi yönetilmesi ile yeni çalışanın mevcut işleyişe uyum sağlaması kolaylaştırılır ve hızlandırılır. Böylece en kısa sürede adam/gün işleyişi normal standarta ulaşır ve gün/mesai kayıplarından kaynaklanan zarar önlenir. Çalışan anksiyetesinin düşürülmesi: yeni işe başlayan elemanlarda farklı bir ortama ve şartlara geçmekten dolayı anksiyete oluşabilir, bu da işe odaklanmayı engelleyebilir. Oryantasyon programı ile çalışanın endişe ve korkularının azaltılması sağlanabilir.

Oryantasyonun Faydaları Çalışanın özgüven kaybının önlenmesi: yeni personel henüz yeni ortama hakim olmadığından yetersizlik duygusuna kapılıp kendisini değersiz hissedebilir. Oryantasyon sürecinin iyi işletilmesi ile çalışanın kendine olan güveni artırılır.

Oryantasyonun Faydaları Yönetici ve çalışanların zaman kaybının önlenmesi: oryantasyon ile mevcut çalışanların ve yöneticilerin yeni çalışanlara dağınık ve plansız öğretme faaliyetlerinden kaynaklanan kayıplar minimuma indirilir. Gerçekçi iş beklentisinin sağlanması: oryantasyon süreci ile işe yeni başlayan personelin özellikleri daha iyi anlaşılır ve iş ataması yapıldığında daha gerçekçi planlama yapılması sağlanır ve ileride karşılaşılabilecek verimsizlikler de önlenmiş olur.

Örnek Oryantasyon Uygulamaları - NASA NASA’da yeni çalışmaya başlayacak personele yönelik “Başarılı ilk gün için 20 adım” isimli bir süreç listesi vardır. Oryantasyon kapsamında adımını atan elemana yönelik 20 madde aşağıdaki gibidir; Danışmanlar iş ile ilgili resmi belgelerin doğruluğunu önceden kontrol ederler. İlk gün için mevcut çalışanlara, yeni çalışanın geleceği bildirilir. Güvenlik ve emniyet birimleri yeni çalışan hakkında bilgilendirilir. Güvenlik yeni elemanı karşılar ve eşyalarının taşınmasında yardım eder Mümkünse yeni çalışanın danışmanı da ilk binaya gelişte çalışana eşlik eder Uygun ofis ortamı çalışan gelmeden önce hazır edilir. Oryantasyon sorumlusu kişi güler yüzlü, iyi giyimli, pozitif olur Yeni çalışan için törensel bir şekilde karşılanır ve yemin eder Sorumlu kişi formların doldurulmasında yeni çalışana destek olur. Form işlemleri bittikten sonra yeni çalışma ortamına götürülerek destek sağlanır

Örnek Oryantasyon Uygulamaları - NASA Çalışan güvenlik brifingi alır Elemana çalışma ortamı, kantin, ATM’ler gibi konularda bilgi verilir. Yeni çalışana masa, sandalye, bilgisayar, e-posta adresi temin edilir. Çalışma arkadaşları tarafından “hoş geldin” e-postası alır. Telefon numarası, telefon sağlanır. Organizasyon şeması izah edilir. Bağlantı olunacak kişiler listesi ve telefon numaraları verilir. NASA logolu eşantiyon malzemeleri hediye edilir. Mümkünse iş şemasında bulunan müdürler ile eleman tanıştırılır Çalışanın organizasyon, performans beklentileri ve gelişim hedefleri hususunda soruları cevaplandırılır Mümkünse çalışan öğle yemeğine amirleri ile birlikte katılır. Çalışan “Center First” gün aktivitelerine katılır. Oryantasyon danışmanı ve yönetici toplantılar, projeler, tur ve organizasyonlar hakkında bilgi verir. Yönetici ve danışmanla birlikte “Başarılı ilk gün için 20 adım” gözden geçirilir. Yönetici ve danışman ilk 30 gün gerçekleşecek düzenli toplantıları belirtir.

Örnek Oryantasyon Uygulamaları ABD’de 300’den fazla şirketin uyguladığı 12 oryantasyon kuralı Oryantasyon programı gelecekteki eğitimlere yönelik şemsiye babında bir bakışa sahip olmalıdır. Oryantasyon sadece birkaç günlük etkinlikten ibaret değildir. Oryantasyon zamana yayılması gereken süreç olduğundan çalışana verilecek bilgilendirmeler uygun yer ve zamanda verilmelidir. Yeni çalışana kendini iyi hissedecek bir ortam hazırlanmalıdır. Küçük hataları görmezden gelinmeli ve desteklenmelidir. Kurum içi kültür yeni çalışana bildirilmelidir. Örneğin, şirket kıyafet biçimi, çalışanların birbirine hitap şekilleri, ast-üst ilişkileri belirtilmelidir. Yeni çalışana yönelik tüm ofis gereçleri ve sicil numarası, telefon numarası gibi bilgiler düzenlenmelidir. İnsan kaynakları yönetimi, iş birimi müdürlüğü ve oryantasyon danışmanlı eşgüdümlü davranmalıdır. Süreç ölçülü bir şekilde ilerletilmeli bilgi ve etkinlikler aşırı dozda sunulmamalıdır.

Örnek Oryantasyon Uygulamaları ABD’de 300’den fazla şirketin uyguladığı 12 oryantasyon kuralı Çalışanın kendi sorumluluğunu alacağı seviyeye gelene dek sabırlı davranılmalıdır. Farklı birimler aynı zaman diliminde farklı işleri yeni çalışana yükleyerek çalışanı bunaltıcı bir süreç oluşturmamalıdır. Yeni çalışanlara yönelik programda konuşmacı olsun veya videodan konuşma izletilebilir. Bunun için kullanılan araç gerecin kusurlu olmamasına dikkat edilmelidir Oryantasyon programı kapsamında şirketin tarihi, genel işleyiş, başarılar gibi içeriklere sahip sunumlar, videolar düzenlenmelidir. Bunun için kullanılacak video sistemi, ses sistemi gibi ekipmanların düzgün çalıştığından emin olunmalıdır. Oryantasyon sürecine dair harcanan vakit bazı yöneticiler tarafından iş kaybı olarak değerlendirilebiliyor fakat araştırmalara göre iyi yönetilmiş oryantasyon süreci ileriki dönemlerde maliyeti azaltmaya yönelik etki yapmaktadır. Çalışanın ailesine yönelik mektup gönderme, hoş geldin mesajı, organizasyon bülteni göndermek, sosyal aktivite daveti gibi etkinlikler de oryantasyon sürecine katkı sağlar. Yukarıdaki 12 madde her şirketin kendi şartları altında değişikliklerle güncellenerek uygulandığında özellikle toplu oryantasyon programlarında verimi artıracaktır.

Tesekkür ederim