1.2.9 Hesap verebilirlik – Performans ölçümü, raporlama, izleme & değerlendirme 3. Hafta: Kurumların raporları & izlemesi Mr Petri Huovinen, Finlandiya Hazine

11. Gün 12 Ekim 2011

Değerlendirmeler ve hesap verebilirlikteki rolleri

Değerlendirmeler hakkında Değerlendirmeler önceden, eş zamanlı veya sonradan yapılabilir. Şu amaçlar için yapılır: Hedef veya standart koymak için, Yatay karşılaştırma (kıstas alma) Artzamanlı karşılaştırma olarak (yönelim çalışmasının zaman serisi) Değerlendirme uzun bir süredeki yönelimleri ve değişiklikleri içerebilir; aynı zamanda operasyonel doğruluk ve başarı hakkında da olabilir.

Değerlendirme ihtiyaçları (1/2) Avrupa Birliği’ne katılmak; örneğin, bölgesel ve yapısal fonlardan destek kullanma ve etkisiyle ilgili Bakanlıkların stratejik yönetimi zenginleştirme ihtiyacı; göstergelerin gelişimini gerektirir. Stratejik önemi olan fonksiyonların ve projelerin izlenmesi değerlendirme verilerini gerektirir. Değerlendirme, liderlik reformu ve performans yönetiminin bir parçası olarak görülüyordu. Sektörler arası görevler, operasyonel politikalar ve programlar geniş bir değerlendirme yelpazesi gerektirir.

Değerlendirme ihtiyaçları (2/2) Değerlendirmeler normal yıllık raporların ürettiği bilgiyi tamamlar. Yıllık raporlar her zaman operasyonların uzun vadeli etkilerini göstermez. Değerlendirmeler, etkililiğin, verimliliğin ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi için veri temin edebilir. Değerlendirmeler aynı zamanda etkililiğin ve verimliliğin gelişimini etkileyen ölçümlerin, interaktif ilişkilerin ve yapısal etkenlerin etkisi hakkında da bilgi verebilir. Değerlendirme verileri, stratejilerin ve stratejik planların revize edilmesine ve daha önce yapılan stratejik seçimlerin ne kadar iyi olduğunun değerlendirilmesinde yardımcı olur.

Değerlendirmenin odağı hakkında örnek Değerlendirmede şunlar olabilir: Sektördeki kurumun pozisyonunun ve rolünün değerlendirmesi Organizasyonel yapısının ve yönetim sisteminin verimliliği Ortaklıklarının ve ağlarının işleyişi Ortamında ve operasyonlarındaki değişikliklere yanıt verme kapasitesi

Operasyonların ve finansmanın etkililiğini ve performansını değerlendirmenin amacı Operasyonlar ne kadar başarılı ya da etkili olmuş? Operasyonların ve çıktılarının kalitesi uluslar arası bağlamda kıyaslanınca durumu nasıl? (diğer ülkelerle ve diğer karşılaştırmalar yönünden) Operasyonların vizyonları ve görevleri gerekçelendirilebilir mi? Müşterilerin ve toplumun ihtiyaçlarına ve işletme ortamındaki değişikliklere cevap veriyor mu? (müşteri açısından ve gelecek açısından) Sektör kaynaklarını mümkün olduğunca etkili ve uygun olarak kullanmış mı? (maliyet etkinlik açısından) Operasyonun temel dış maliyetleri ve etkileri – çevresel etki, amaçlanmayan etki ve bölgesel kalkınma etkisi- göz önünde bulundurulmuş mu? (sosyoekonomik açıdan)

Değerlendirmeler ve Performans Yönetimi Kolay hedefler koyup hedeflere ulaşmanın performans yönetimi açısından bir tehlikesi vardır: Hedefleri belirlemek ve hedeflere ulaşılmasını izlemek her zaman içinde seçimleri barındırır. Değerlendirme, bu seçimlerin haklı çıkıp çıkmadığının anlaşılmasına, dolayısıyla kontrol ve raporlama sisteminin gelişimi için değerli veri yaratmaya yardımcı olur.

Değerlendirmeye ne zaman ihtiyaç duyulur? Toplumsal etkilerin harici genel değerlendirmesi çoğunlukla şu durumlarda yapılır: Operasyonların önceki genel değerlendirmesinin üzerinden zaman geçtiğinde (uygulamada birkaç yıl) Önemli yeni zorluklar çıktığında Örneğin, müşterinin ihtiyaçları değiştiğinde, işletme ortamı değiştiğinde,yeni prosedürler geldiğinde, mevzuat değiştiğinde Operasyonlarda ciddi sorunlar, kesintiler ya da eksiklikler olduğunda Örneğin, hizmet üretiminde kriz, uzun iş yapma süresi veya sıra, müşteri memnuniyetsizliği

Finlandiya Hazine’de İzleme projeleri – proje portföyü

Genel Bilgi Proje raporu Hazine’nin planlama ve raporlama sürecinin merkezi bir parçasıdır. Rapor döngüsü: normalde Hazine’nin yönetim grubuna yılda 5 kere Projenin ilerleme raporu şu bilgileri içerir: Zaman ölçeği Maliyetler İş miktarı Ulaşılan sonuçlar/ çıktılar ve kalitesi Riskler ve risklerin yönetimi

Neden? Devam eden projelerin ilerlemesi ve durumu hakkında bilgi Proje planları ile karşılaştırılan projelerin güncel durumunun tablosu Sapmaları ve ihtiyaç duyulan önlemleri fark etmeyi mümkün kılar

Proje izlemenin hedefleri hakkında Strateji uygulamanın daha iyi izlenmesi Strateji ve hedeflere göre faaliyetlerin daha iyi yönlendirilmesi Strateji uygulama faaliyetlerinin daha iyi değerlendirilmesi Proje portföyü ve strateji arasında bağlantı Projeler arasında önceliklendirme ve koordinasyon Proje portföyüne odaklanma Strateji, hedefler ve projeler arasında daha iyi bağlantı çalışma ortamındaki ilgili değişikliklere daha iyi yanıt verme yetisi Portföyde toplanan projeler, sınıflandırılmaları ve ilerlemelerinin izlenmesi Tutarlı proje ilerleme raporu Yeni başlayacak projelerin analiz fonksiyonuna ve inceleme fonksiyonuna başlama Projeleri bir bütün olarak daha iyi anlama Risklerin ve kaynakların daha iyi yönetimi Daha iyi önceliklendirme

Proje İlerleme Raporu (1/3) Projenin Adı Bölüm/Birim: Proje Kodu: Projenin sahibi ve proje yöneticisi : Raporun Tarihi : Projenin Hedefi : Projenin fazı: Projenin genel durumu: Hedef Zaman ölçeği Maliyetler Kaynaklar Çıktıların kalitesi Riskler Projenin atmosferi 1= planlara uygun 2= küçük sapmalar (kontrol edilmeli) 3= büyük sapmalar (yanıt verilmeli) 4= hedefe ulaşılamıyor (karar gerekiyor)

Proje İlerleme Raporu (2/3) … devamı Tüm projenin planlanan/gerçekleştirilen hazırlılık derecesi (%) Çıktılar 1. Çıktı 2. Çıktı … her bir çıktının kalitesi her bir çıktının planlanan / gerçekleşen hazırlılık derecesi Maliyetler Projenin bütçesi (esas / şu anki) kümülatif maliyetler (planlanan/ gerçekleşen) Tahmini nihai maliyetler Kaynaklar İlk başta öngörülen iş miktarı Kümülatif iş miktarı (planlanan / gerçekleşen) Tahmini toplam iş miktarı

Proje İlerleme Raporu(3/3) … devamı Zaman Ölçeği (başlama tarihi ve bitirme tarihi) Tahmini zaman ölçeği Riskler, İlk 5 (olasılık* ciddiyeti= kritikliği) Eleme önlemleri Sonraki dönemde projedeki en önemli görevler Projedeki önemli açık sorular Proje yöneticisinin özeti

İzleme Süreci Proje ilerleme raporu proje yöneticisi tarafından hazırlanır Proje yönetimi ofisi raporları yorumlar; proje portföyünü ve analizini oluşturur. Bölümlerin yönetim grupları proje portföyüyle ve analiziyle ilgilenir. Hazinenin yönetim grubu proje portföyüyle ve analiziyle ilgilenir. Analize göre önemli eksiklikleri olan projeler -> Düzeltici önlemleri içeren plan bir haftada hazırlanıp Hazine’nin Genel Müdürü’ne teslim edilir.

Proje portföyü izleme raporu Proje portföyünün ve tek projelerin değerlendirilmesinde bu renkler kullanılıyor: Planlara uygun Küçük sapmalar  kontrol edilmeli Büyük sapmalar  yanıt verilmeli Hedefe ulaşılamıyor-> Devam etmek için karar almak gerekli Bilgi yok/ değerlendirilmemiş Projenin Adı Hedef Zaman Ölçeği Maliyetler Kaynaklar Kalite Riskler Atmosfer Son tahmin Önceki tahmin Sapmalarla ilgili işaretler OK = Fark edilen sapmalar çözülmüş ve/veya artık özel önlem almayı gerektirmiyor = Sapmalar önlem almayı ve sürekli izlemeyi gerektiriyor = Projenin durumu düzeltici önlemler gerektiriyor

Proje Portföyü Özeti Proje Portföyü OLUMLU: xxx Hedef Zaman Ölçeği Maliyetler Kaynaklar Kalite Riskler Atmosfer OLUMLU: xxx GELİŞTİRİLMESİ GEREKENLER: xxxx Proje Yönetim Ofisi’nin portföy değerlendirmesi

Tek bir projenin raporu Proje xx Hedef Zaman Ölçeği Maliyetler Kaynaklar Kalite Riskler Atmosfer Boyutu Eur: xx Süresi: Başlama xx.xx.20xx Kişi/ yıl sayısı: xx Bitirme xx.xx.20xx Proje Yönetim Ofisi’nin Analizi: xx Proje Yönetim Ofisi’nin tavsiye ettiği önlemler Bölümün yönetim grubunun yorumları Xx Proje Yönetim Ofisi’nin portföy değerlendirmesi

12. Gün 13 Ekim 2011

Takım Çalışması (her iki grup için) Kurumunuz için bir performans raporu/ hesap verebilirlik raporu taslağı hazırlayınız. Yapı İçeriğinin/ performansın temel özellikleri Türkiye’de olan bir rapora göre veya Finlandiya’daki rapor örneklerine göre yapmanıza gerek yoktur- yeni bir model, yapı ve içerik oluşturabilirsiniz!